篇2：学校后勤物业公司档案管理制度

　　学校后勤物业公司档案管理制度

　　一、归档要求

　　归档文件的总要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

　　1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

　　3、文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后。

　　4、文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。档案盒编号原则取部门汉语拼音首字母;如公司为“LDWY-01”;仙林学生公寓为“*LGY-01”;东区公用房“DQGF-01”;以此类推。

　　5、按各类档案资料的保密级别、保存期限，必须以规定的格式逐件填写文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;文件目录放在卷首。

　　6、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　二、归档范围

　　1、各类具有查考利用价值的文件材料：公文、传真、图表、电子版资料、图片、PPT、报刊、录音、录像等;

　　2、各项会议形成的文件材料;包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

　　3、报刊、杂志及发表的稿件、理论性文章;

　　4、有效证照、证件、印章;资金、业务往来方面的文件材料：含合同、特约服务协议、重要报表等;

　　5、规章制度体系(含部门)、内部发文：包含总经理批示后的各项决议、公司决定等;

　　6、工作总结、计划;楼宇接管数据、流程，与相关部门的交接资料;

　　7、具有法律效力及保存价值的文件;

　　8、办公电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

　　9、获得的社会荣誉资料;

　　10、其他有必要归档管理的资料：包括声像形式记录下来的对公司物业管理与服务产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

　　三、 档案保管期限

　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期、短期、临时四种。长期为十至五十年左右;短期为十年以下，三年以上;临时为半年至三年。

　　2、确定公司档案保管期限的原则

　　(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　(4)凡是需要“持续改进”，每半年或每年度均要修订的文件材料，列为临时保管。

　　四、档案级别

　　1、档案分受控档案和非受控档案两类。档案的受控由部门提议，品质技术部、经理办核定受控和非受控。

　　2、受控档案需加盖受控章，只许在特定场所翻阅或特定人保管，不许外借或外传;确有工作需要时，需经公司总经理批准。

　　3、对已到保存期限的档案要请相关部门根椐保存期限的要求，填写《报废申请单》报品质技术部经总工程师批准后，进行销毁。

　　五、档案的借阅

　　1、借阅档案必须严格履行登记手续，借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

　　2、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准;借阅非本部门的业务档案须经档案分管副总批准。

　　3、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总经理批准。

　　4、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　5、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关规定办理。

　　六、电子、纸质档案的存储

　　1、公司所有区域办公电脑必须按要求存放公司相关的文件、资料，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

　　2、各物管处主任即为电脑档案管理责任人。须定时对本部门的电脑按照公司要求进行检查;经理办将对各部门电脑档案的管理进行检查。

　　3、各部门电脑档案管理责任人每学期，将部门电脑档案拷入指定的移动硬盘进行备份，同时过往文件不许删除、覆盖，并标注拷贝日期。

　　4、所有归档的文件标题不宜过于简要，标题中需注明“关于××通知、报告、申请”等，并标注具体日期。

　　5、重要的文件(会议诀议、电子考勤记录)等不仅要电子备份，还要求纸质备份;防止丢失。

　　七、罚则

　　1、凡违反本制度，公司人事变动交接时造成文件资料不全或丢失的，一经发现，根椐《*物业奖惩办法》规定，给予部门文件管理人二级处罚;部门负责人二级处罚，在全公司通报批评。

　　2、未经总经理批准转借、复印或携带受控文件或档案外出的，视具体情况，对部门负责人和当事人书面检查，在全公司通报批评;如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。借阅后凡不按期限归还的需限期归还，并根椐《*物业奖惩办法》相关规定，视拖延期限的长短给予借阅人一级或二级处罚。

　　3、在外借过程中造成档案遗失的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司秘密，造成恶劣后果者，椐《*物业奖惩办法》相关规定，给予当事人三级处罚。

　　4、凡违反本制度第六条，无故不归档的备份文件材料的，不按规定存放电子、纸质档案，不按规定接受检查，根椐《*物业奖惩办法》相关规定，视情节给予相应级别的处罚。

　　八、附则

　　1、本制度自20**年5月1日生效。

　　2、本制度由*物业经理办负责解释。

篇3：区住建局档案管理制度

　　区住建局档案管理制度

　　为加强本单位各种档案的收集、整理、保管、统计和利用工作，特制定本制度。

　　一、档案归档制度

　　(一)归档范围：在各项工作活动中形成、使用的公文、录音、录像、相片和各种报告、总结、计划等，均属归档范围。

　　(二)归档时间：文书档案第二年上半年完成，声像档案在工作活动之后随时归档。

　　二、档案保管制度

　　(一)非档案管理人员不得进入档案室。

　　(二)档案室内严禁吸咽，不得将易燃、易爆物品和其它杂物带入档案室，消防设备经常保持齐备，严防事故发生。

　　(三)档案室内电灯用毕后立即关闭，每日下班后切断电源，并认真检查，发现问题及时处理。

　　(四)档案室内有防虫、防鼠、防火、防潮、防尘、防高温、防强光和通风等设施。

　　(五)档案室内经常保持整齐、清洁，同时根据档案室内气温变化随时通风，调整档案室温湿度。

　　三、档案统计制度

　　(一)建立健全各种工作制度，设立档案收进登记、移出登记等各种记录本。

　　(二)对档案利用情况进行登记，及时填写阅档登记簿。

　　(三)登记统计要实事求是，准确无误，填报人要签名盖章。

　　四、档案借阅制度

　　(一)本单位人员借阅时，一般档案由档案管理人员酌情处理;机密档案需经主管主任批准。

　　(二)非本单位人员借阅时，需持单位介绍信和有关证明，一般档案，由档案员负责;机密档案，必须经分管领导批准后方可查阅。

　　(三)查阅档案，一般只准在指定地点查阅，特殊情况要经

　　主管主任批准，并履行借阅登记手续。借阅时间为当天借当天还，

　　如需延长时间要说明理由，但不得超过三天，用后按期归还。

　　(四)查阅者如需原件的复印件，需经分管领导批准方可复制，机密档案不准复制。

　　(五)借阅档案者应爱护档案，不准损坏、涂改、拆换、勾划，不准加注符号和各种标记。

　　(六)因借阅档案造成损坏、丢失、泄密的，根据情节轻重，给予处罚或依法追究刑事责任。

　　五、档案保密制度

　　(一)档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

　　(二)对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

　　(三)对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

　　(四)凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

　　(五)利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

　　(六)对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。

　　(七)发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

　　六、档案移交制度

　　各站所形成的技术档案由各站所按照档案整理的要求进行整理，并在每季度末将整理好的档案材料送局办公室审核。审核通过的档案材料办理移交手续交综合档案室存档;审核不通过的的档案材料退回责任站所按要求重新整理，逾期不交或整理不合格的追究责任站所领导及相关人员的责任。

　　从本制度自下发之日起执行。

篇4：集团公司人事档案管理制度

　　集团公司人事档案管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为加强集团人事档案管理工作、提高和完善人事档案管理水平，以更好地为人力资源工作及其它各项工作服务，特制订本制度。

　　第二条 人事档案的管理工作由集团人力资源部负责监督管理，本制度适用于集团人力资源部，各子公司参照执行。

　　第二章 人事档案管理的基本原则

　　第三条 人事档案管理是人力资源管理工作的一个重要组成部分，是选贤举能、知人善任、全面考察了解和正确考评、使用员工的重要依据。

　　第四条 人事档案管理的工作内容包括：制定集团公司人事档案工作规章制度、负责接受、鉴别、整理、保管、转递、提供集团公司员工的人

　　第五条 员工人事档案属于集团公司的机要文件,人力资源部应该依据国家有关档案保密的法规和制度予以管理，确保档案的完整与安全。

　　第六条 人事档案管理人员必须做到：忠诚朴实、坚持原则;责任心强，刻苦钻研业务、努力做好本职工作;严格按规定管理人事档案，不得擅自转移、分散和销毁档案，不得擅自向他人泄露档案内容。

　　第三章 人事档案的内容

　　第七条 人事档案由全面真实反映个人历史情况的材料构成，建立人事档案时需要建立人事档案目录，其内容主要包括：

　　一、新聘员工档案内容：

　　1、员工登记表

　　2、聘录意见表

　　3、个人声明

　　4、应聘人员结构化测试问卷

　　5、体检报告

　　6、凡由集团人力资源部聘用的员工，试聘报到时，均将本人最高学历证书原件、职称证书原件(包括工程、财会、技术等)、上岗证或资格证书原件交集团人力资源部代为保管。

　　7、毕业证原件、学位证原件、上岗证原件、职称证原件等证件代管收据

　　8、个人简历、照片、身份证复印件;毕业证、学位证、上岗证、职称证等复印件

　　9、蓝光实业集团有限公司员工试用期协议

　　10、保密承诺书、技术保密协议

　　11、廉洁自律书

　　二、转正员工档案内容需要增加：

　　12、家访回执单

　　13、经济担保书

　　14、转正申请

　　15、****员工转正意见表

　　16、劳动合同

　　17、保险登记表

　　18、其他

　　三、在职员工档案内容的补充资料

　　19、外培协议(原件)

　　20、体检报告

　　21、任免通知

　　22、奖惩通报

　　23、各种测评

　　24、民主评议

　　25、述职报告

　　26、离职手续

　　27、总结

　　28、其他

　　第八条 各有关部门应主动将平时形成的应该归档的人事档案材料在三个工作日内送交人力资源部归档。

　　第九条 人力资源部可根据需要和档案欠缺材料的情况，要求各部门有关人员补充材料。

　　第十条 个人资料更改后需要在一周内报人力资源部进行有关信息的更改。

　　第四章 人事档案的管辖

　　第十一条 集团人力资源部管辖的人事档案范围：

　　1、集团总部全体人员

　　2、和骏公司中心总经理及以上人员

　　3、嘉宝公司总部中心总经理及以上人员,下属子公司总经理

　　4、蓝光科技公司、和骏物流公司总经理助理及以上人员

　　5、各子公司人力资源部工作人员

　　6、各子公司财务、审计人员

　　第五章 人事档案的借阅

　　第十二条 人事档案的借阅权限是：集团总部各部门总经理级及以上人员，各子公司负责人，可借阅本单位、所属人员的人事档案。

　　第十三条 借阅人事档案需要事先填写《****人事档案借阅申请表》或者《****人事档案借阅登记表》(见附件一、附件二)，集团总部和各子公司经部门负责人、各子公司负责人审批后方可借阅，借阅时间一般不得超过半天。

　　第十四条 人事档案中的员工个人证件的管理与借用，具体规定如下：

　　1、员工任职期间，确因有关部门需对上岗证(资格证)进行年度审验，或其它确有必要的情况，需要临时取用本人的有关证件或者复印件，由本人提出申请，由该单位人力资源部统一填写《员工档案证件(复印件)取用审批表》(附件三)、经部门或子公司负责人书面审批同意，可向人事部门办理临时使用手续。

　　2、借用证件原件有关手续：

　　(1)、凭审批手续借用证件原件。

　　(2)、一般员工交押金1000元/本，部门副总经理及以上人员交押金2000元/本。

　　3、员工未经批准同意离职，员工凭离职手续清单及员工证件代保管收据，在人力资源部取回由公司代保管的证件原件。

　　4、员工未经批准擅自离职的，人力资源部不得返还其证件，并收取每人每天5元的保管费，直至其按规定办完全部离职手续。

　　5、员工未经批准临时取用本人相关证件，时间一般为一周，最多不超过半个月。凡逾期未还者，超过的时间罚款50元/天，由当事人交财务部。

　　第六章 人事档案的调动

　　第十五条 因员工调动，人事档案需要调入或者调出，档案管理人员在收到人员调入或调出通知书后，填写《人事档案移交清单》(附件四)办理档案移交，调入方与调出方人事档案管理人员各执一份。

　　第七章 人事档案的保管与整理

　　第十六条 员工人事档案按规定使用专用档案盒与档案夹进行收集、整理、装订、存放。

　　第十七条 为确保档案的正确性，对员工人事档案建立目录、进行登记和统计，每半年检查、核对一次，发现问题及时解决，保证人事档案的准确性。

　　第十八条 利用微机管理人事档案。建立人事档案电子文档，进行密码保护、定期进行维护，以保证人事档案的安全与保密。

　　第十九条 收集的人事档案材料应真实准确、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备、具有保存价值，需经集团公司领导审查盖章或由本人签定的，应在盖章、签字后方能归入员工人事档案。

　　第二十条 员工的人事档案材料原则上不得使用圆珠笔、铅笔、红色、纯蓝色墨水和复写纸书写。

　　第二十一条 对离职人员建立离职人员档案，建立离职人员人事档案目录，对其分类进行整理、保存。

　　第八章 附则

　　第二十二条 本制度由集团人力资源部制定，并负责解释和修订。

　　第二十三条 各子公司应参照本制度，对本单位的人事档案进行科学管理，集团人力资源部负责对各子公司的人事档案进行定期监督与检查。

　　第二十四条 本制度自公布之日起执行。

　　附件：1、《****人事档案借阅申请表》

　　2、《****人事档案借阅登记表》

　　3、《员工档案证件原件(复印件)取用审批表》

　　4、《档案移交清单》

篇5：P有限公司档案管理制度

　　P有限公司档案管理制度

　　一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

　　二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

　　三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

　　四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

　　五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

　　六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

　　七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

　　八、归档资料必须符合下列要求：

　　①文件材料齐全完整;

　　②根据档案内容合并整理、立卷;

　　③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

　　九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

　　十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。

　　十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。