篇2：工程公司声像档案整理保管规则

　　工程有限公司声像档案整理、保管规则

　　一、声像档案的分类、组合、编排、制作说明、刻盘由公司信息管理员负责，办公室负责检查、监督、编目和归档。

　　二、分类、编号

　　照片按问题分类，集中存放重要照片，必须将底片及相关文字资料一起归档。

　　录音带、录像带、摄像带按年代—问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

　　三、文字说明的编写

　　文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

　　编写文字说明的要求：

　　（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

　　（2）照片按自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加以文字说明。

　　（3）时间用阿拉伯数字表示

　　四、编制格式

　　1．照片编制采用横写格式。其格式为照片／底片号—文字说明—参见号—摄制时间—摄制者。

　　2．录像带、录音带、摄像带、光盘的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

　　五、案卷要求

　　1．将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

　　2．卷内目录：

　　照片、底片以主题填写卷内目录；

　　录音、录像带、摄像带光盘以盒为单元填写卷内目录。

　　3．卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

　　六、声像档案的保管

　　1、声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

　　2、保管条件：底片、胶片库、照片库、录音、录像带库应保持在温湿度相对合理的地方(20℃左右，50％以下湿度)；

　　3、底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

　　4、对库存的照片档案，要一年检查一次。

篇3：商街物业公司人事档案保管制度

　　商街物业公司人事档案保管制度

　　□ 目 的

　　第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

　　第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

　　第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

　　□ 人事档案保管制度的基本内容

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体

　　位置;再次，在目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

　　检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误

　　等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

　　--突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

　　--对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　--发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：

　　①取出应转走的档案;

　　②在档案底账上注销;

　　③填写《转递人事档案材料的通知单》;

　　④按发文要求包装、密封。

　　在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　(

　　4)保卫保密制度。具体要求如下：

　　①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

　　②库房备有必要的防火、防潮器材。

　　③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

　　④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

　　⑥离开时关灯关窗，锁门。

　　(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：

　　①人事档案的数量。

　　②人事档案材料收集补充情况。

　　③档案整理情况。

　　④档案保管情况。

　　⑤利用情况。

　　⑥库房设备情况。

　　⑦人事档案工作人员情况。

　　二、人事档案利用制度

　　□ 目 的

　　第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

　　□ 人事档案利用的方式

　　人事档案的利用有多种方式：

　　(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

　　(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

　　(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档

　　案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求

　　出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

　　3.人事档案利用的手续

　　在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

　　(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 ，手续齐全，则给予批准。

　　(2)外借手续。

　　首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

　　其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。

　　再次，人事档案部门对其进行审核、批准。

　　然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

　　最后，归还时，及时在外借登记上注销。

　　(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

　　首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明。

篇4：工业园管理中心档案保管规程

　　工业园管理中心档案保管规程

　　1、由行政事务部文员专职负责公司档案的保管。

　　2、归档资料要进行登记，编制全行目录。

　　3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

　　4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。

　　5、库存档案必须图物相符，账物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司的实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经鉴定需销毁的档案，由档案室编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格做好档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

篇5：雅园物业档案收集保管管理制度

　　雅园物业档案收集、保管管理制度

　　档案管理工作是公司的一种重要基础工作，建立健全档案收集、保管制度是提高工作效率，实现管理规范化，工作标准化的重要举措之一。各部门在日常工作中产生下列文件均请按有关要求及时交行政办公室归档。

　　一、各种会议材料（实时上报存档）

　　1、董事会及公司、管理处各类办公例会的会议记录、纪要；

　　2、公司、管理处各种专题工作会议的会议记录、纪要或报告；

　　二、各种文件材料（实时上报存档）

　　1、公司、管理处下发的通知、通报、决定、规定；

　　2、管理处所有对客通知；

　　3、管理处各种活动的纪实性材料照片及总结报告；

　　4、工作计划、总结；

　　（1）公司、管理处的年度、月度工作计划、总结；

　　（2）公司、管理处各部门的年度、月度工作计划、总结及各种专项工作方案及总结；

　　（3）公司、管理处预算及各阶段预算执行情况总结。

　　5、公司、管理处各部门的情况汇报、工作报告、批示过的请示报告；

　　6、公司、管理处制定的工作流程、岗位职责及各种规章制度，公司、管理处各部门制定的工作手册及各种工作规范；

　　7、公司、管理处大事记（行政办公室编写）；

　　8、公司人力资源部及公司、管理处各部门组织实施培训的培训记录、培训大纲和教案；

　　9、各管理处设备台帐及建筑档案（定期变更内容）、各种维修改造的施工图纸和技术文件。

　　三、外来文件（实时上报存档）

　　1、各行政管理机关行业主管部门下发的需贯彻执行的决定、通知、规定、条例等；

　　2、对工作有参考借鉴价值的各种资料；

　　四、工作记载性文件（对客资料每周收一次，内部管理资料每月收一次，各种工作记录后延一个月上报）

　　1、物业部：

　　记载客户报修、返修或投诉事宜的记录和工作票、车位管理档案、客户缴费历史记录，客户签署的各种单据（包括入住手续文件等），各种经营性文件；

　　2、工程部：

　　所有值班记录、运行记录、维修记录、保养记录（包括外包单位的工作记录）、交接班记录，二次装修工作记录；

　　3、保卫部

　　所有值班记录、工作记录（包括外包单位的工作记录）、交接班记录及外管局及有关对口管理单位备案资料，联系资料；

　　4、保洁部

　　所有工作记录（包括外包单位的工作记录）；

　　五、其他材料

　　如其它材料需要收集，按行政办公室通知办理。

　　注：

　　1、财务档案、人事档案不在此例，自行存档严格管理。

　　2、各管理处会所及租赁单位发出的各种对客通知及经营性文件亦需备案存档。