仁和物业行政管理规章制度：档案管理实施

　　十七、档案管理实施细则

　　1.总则

　　1.1为了加强本单位档案业务，进一步提高档案管理水平，根据国家档案部门有关档案管理的规定，制订本细则。

　　1.2档案是指本单位在各项管理活动中形成的全部档案的总和，包括各项管理规章制度标准、记录，教育培训，财务管理、产品生产、经营项目、设施设备、维修改造等各项服务活动中形成的档案。

　　1.3档案工作是本单位各项管理的基础工作，是维护本单位经济利益、权益和历史面貌的一项工作。

　　1.4本单位档案工作实行集中统一管理。

　　2.档案管理体制

　　2.1本单位成立综合档案室，负责统筹、协调、组织、管理本单位档案工作;配备档案员一人，负责综合档案室档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。

　　2.2档案员必须忠于职守,具备中专以上文化程度,熟悉档案管理知识，有档案管理工作经验。

　　2.3综合档案室由本单位主管行政工作的领导分管，并由主管领导实行监督。

　　2.4各部门应指定本部门档案管理人员，负责本部门形成的文件材料的、整理和归档工作，并向档案室移交需公司归档的档案。

　　3.文件材料的形成与归档

　　3.1凡本单位在各项业务工作中形成的具备保存价值的文件材料都必须向档案室归档。归档的具体范围：时间和要求按归档制度的规定执行。

　　3.2文件材料的形成和积累须纳入各部门工作计划和有关人员岗位职责。

　　4.档案的管理

　　4.1本单位档案分为文书档案、基建档案、物业档案、业主档案、管理档案等。

　　4.2编制宗卷目录、卷内文件目录、专题目录及底图目录等档案检索工具;按《档案著录规则》进行档案室著录工作。

　　4.3档案鉴定。根据上级档案部门有关规定编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期和短期三种。

　　档案鉴定分两次进行：归档前对文件材料价值进行鉴定;归档后，对保管期满档案的存毁进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。

　　4.4建立档案管理统计工作。编制基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次，档案利用效果、编研情况进行统计、统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。

　　4.5档案库房管理。配备专门档案库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等工作。

　　4.5.1档案放存应有铁制箱柜，箱柜排列方式要便于查找。

　　4.5.2对照片、胶片、磁带、光碟等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行修补和复制。

　　4.5.3定期对档案库房进行检查、清理、核对工作，做到帐物相符;对破损档案及时进行修补和复制。

　　4.6档案管理现代化

　　4.6.1档案管理现代化是本单位现代化管理的组成部分，应列入本单位现代化管理的整体计划。

　　4.6.2.逐步采用以电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置，通讯设施和办公自动化等现代化管理手段。

　　5.开发档案信息

　　5.1在本单位内部实行档案开架阅览。

　　5.2在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。

　　5.3开展档案编研工作，根据本单位工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。

　　5.4在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。

　　5.5积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，本单位应给予表扬和奖励。

　　6.附则

　　本细则根据工作需要可进行补充。

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