篇2：网络科技股份公司常用公文范例

　　网络科技股份公司常用公文范例

　　**网络科技股份有限公司

　　关于印发《××××××××》的通知

　　各中心/部门:

　　《××××××××》已经公司总经理办公会研究通过，现印发给你们。本制度自下发之日起实施，如与前期相关制度规定不一致的以本制度为准。请认真组织学习，严格执行。

　　附件：××××××××

　　**网络科技股份有限公司

　　20**年×月×日

　　**网络科技股份有限公司

　　关于××××××××××××的报告

　　集团公司:

　　根据集团公司的要求，**科技公司于20**年×月×日至×月×日对××××××××进行了调查，现将情况汇报如下：

　　一、××××行业的区域划分

　　1.(略)

　　2.(略)

　　二、各区域发展情况及特色

　　1.(略)

　　2.(略)

　　三、存在问题及解决办法

　　(一)存在问题

　　1.(略)

　　2.(略)

　　(二)解决办法

　　1.(略)

　　2.(略)

　　3.(略)

　　附件：1.×××××

　　2.×××××

　　3.×××××

　　**网络科技股份有限公司

　　20**年×月×日

　　★写作要点：

　　1. 请示与报告要分开，虽同属上行文，但有严格区别。报告对上级没有肯定性的批复要求，而请示则相反;在行文时间上，报告是事中或事后行文，请示则是事前行文;上级对下级报送的报告，可做批示也可以不做批示，如确需批示时，只能使用“批示”;请示则不论上级同意与否按理都应及时作出批复。

　　2. 报告通常使用“三段式”，主要有以下表现形式：情况-做法-问题(意见);情况(做法)-问题-今后意见;情况-问题-今后意见;情况-原因(责任)-下一步做法;情况-原因-责任及处理意见;情况-问题-建议等

　　**网络科技股份有限公司

　　关于××××××××××××的请示

　　集团公司:

　　为了×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

　　特申请××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

　　妥否，请批复。

　　**网络科技股份有限公司

　　20**年×月×日

　　★写作要点：

　　3. 行文对象必须是上级单位，且有领导或指导关系的直属上级。

　　4. 行文逻辑为“为什么要请示”和“请示什么问题”。“为什么要请示”通常包括请示的依据、背景和缘由;“请示什么问题”即要求上级单位为我们解决什么及怎样解决。

　　5. 结尾用语一般为“可(妥、当)否，请指示”、“是否可行，请批示”，一些涉及重大问题的解决措施的请示，可将“请批示”写作“请指示”;申请资金、物资设备的请示多将“请批示”写作“请核示”。

　　6. 要坚持一文一事，即一份请示只能向上级请示批注一个问题;请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。

　　**网络科技股份有限公司关于访问学习的函

　　××××公司：

　　通过贵我两方在××××的合作中，我公司领导层认识到与公司存在一定差距。因此，我公司拟定了访问贵公司的计划，希望可以通过访问学习贵公司的管理模式、先进理念以提高我公司人员素质，促进贵我双方在未来的发展中深入、广发地开展合作。

　　是否同意，请函告。

　　联系人：×××

　　电话：××××××

　　**网络科技股份有限公司

　　201×年×月×日

　　★写作要点：

　　行文中可使用“就以下事项与贵单位进行商洽”之类的表述，清楚明确表述相关事宜。同时合理使用礼貌用语，不恭维、不逢迎。注意敬辞、谦辞的正确使用。

篇3：科技网络科技股份公司公文处理办法(暂行)

　　科技网络科技股份公司公文处理办法(暂行)

　　第一章 总则

　　第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和文书质量，结合公司实际情况，制定本办法。

　　第二条 公司行政人力部是公司内公文处理工作的管理机构，主管公司公文处理工作，并负责指导公司各中心/部门的公文处理工作。

　　第三条 公文处理应当坚持实事求是、规范、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第四条 在公文处理工作中，必须严格执行本办法，确保行

　　文质量和行文安全。

　　第二章 公文种类

　　第五条 公司的公文种类主要包括：

　　(一)通知：发布规章制度，传达上级部门以及集团公司的

　　指示精神，要求各部门周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达;

　　(二)决定：对公司重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员、变更的决定事项;

　　(三)通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况;

　　(四)请示：向上级就某一问题或事项请求指示与批准;

　　(五)报告：向上级汇报工作，反映情况，提出意见或

　　建议，答复上级的询问;

　　(六)会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项;

　　(七)函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，咨询

　　答复问题，向政府有关部门提出请示等。

　　第三章 公文格式

　　第六条 公文一般由紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、印发日期和页码等部分组成。不符合下列要求的，退回拟制部门重新办理。

　　(一)发文字号：应当包括单位代字、年份、序号。

　　(二)签发人：上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　(三)标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位，标题为二号方正小标宋简体。公文标题中除法规、规章名称加书名号之外，一般不用标点符号。

　　(四)主送单位：指公文的主要受理单位，公文中出现的单位(部门)名称一律使用全称或者规范化简称、统称。

　　(五)正文：应正确使用结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。一般第一层用三号黑体字、第二层用三号楷体字、第三层和第四层用三号仿宋_GB2312字标注。正文文字一律使用 WORD 编辑，字体为三号仿宋_GB2312。

　　公文中应使用国家法定计量单位;人名、地名、数字、

　　引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文号;标点符号应使

　　用全角。

　　(六)附件说明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。图表等只能作为附件来发送。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1. *****”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

　　附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

　　如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

　　(七)成文日期：以最终的签发日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。

　　(八)印章：公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。

　　(九)附注：公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

　　(十)抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

　　(十一)联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。成文日期属最后签发机关负责人签发的日期。

　　(十三) 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

　　(十四)页边距上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米，行间距一般设定为固定值26-30磅。

　　第七条 公文中各组成部分的标识规则，参照国家《党政机机关公文格式》GB-T 9704-20** 标准执行。

　　第四章 行文规则

　　第八条 行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。

　　第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。

　　第十条 公司各中心/部门不得对外正式行文，应由公司行政人力部统一办理。

　　第十一条 “请示”应当一文一事，只主送一个单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

　　第五章 公文编号

　　第十二条 公司形成的公文根据内容和重要程度和行文方向，按以下规定编号：

　　(一)**科技字〔20**〕×号：以公司名义向上级部门报送公文，适用于上报请示、报告等文种。

　　(二)**科技发〔20**〕×号：以公司名义向各中心/部门发布章程、办法、规定、实施办法、实施细则等，适用于公司重大决定、通知、通报等文种。

　　(三)**科技函〔20**〕×号：以公司名义向非隶属单位进行工作商洽、咨询和答复的。

　　第十三条 以相关组织机构名义的发文只限于包括在相应职权范围内的事项。其标注方式为：在“**科技”后加组织机构代字组成，即为“**科技×〔20**〕×号”。具体如下：

　　(一)党支部：代字“党”，发文编号“**科技党发〔20**〕×号”。

　　(二)董事会：代字“董”，发文编号“**科技董发〔20**〕×号”。

　　(三)工会：代字“工”，发文编号“**科技工发〔20**〕×号”。

　　(四)行政人力部：代字“人”，发文编号“**科技人发〔20**〕×号”。

　　(五)财务部：代字“财”，发文编号“**科技财发〔20**〕×号”。

　　第六章 发文办理

　　第十四条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括起草、会签、审核、签发、校对、印制、用印、分发等程序。

　　第十五条 公文起草应当做到：

　　(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定。

　　(二)观点明确，重点突出，结构严谨，条理清晰，表述准确，文字精练，全面客观地反映实际情况，实事求是地提出和解

　　决问题。

　　(三)正确使用公文种类，符合公文格式要求。

　　(四)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

　　(五)由各中心/部门主办的公文，由该中心/部门负责起草并履行发文程序;需以集团公司名义对外发送的公文，由该中心/部门负责起草并履行发文程序。

　　第十六条 公文会签应当做到：

　　(一)公文起草完毕后，要认真填写“陕西**网络科技股份有限公司发文稿纸”(详见附件1)，并在“拟稿人”、“部门审核”处签名，填写“日期、标题、主送、抄送、附件”等内容。

　　(二)主办中心/部门负责人根据发文内容及领导分工，在两个工作日内将草拟公文报送其分管领导会签。分管领导出差、开会、请假等特殊情况两天以内的，可顺延两天，两天以上的在报请分管领导同意后，可越级签发。

　　(三)分管领导应在两个工作日内完成公文审核，并签署姓

　　名及注明日期。

　　(四)对需要其他部门核实、把关、知悉的事项，需多个领

　　导同时会签的文件，主办部门应主动与协办部门协商，由其分管

　　领导分别会签。

　　第十七条 公文审核应当做到：

　　(一)公司行政人力部履行审核程序，秉着“已发的不重发，没必要发的不发，能不发的不发”原则进行核实修正。

　　(二)审核文稿应把好五关：

　　1.行文关：确定是否需要行文，以何名义行文;

　　2.内容关：审查行文内容是否真实、准确，观点是否正确;

　　3.政策法规关：审查行文内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规;与公司已经公布、仍在执行的政策、规定有无矛盾;如提出新的政策、规定、建议，按照职责权限是否经公司相关决策会议或有关部门研究，是否需要废止现行有关政策、规定;

　　4.文字关：审查文字是否条理清楚、合乎逻辑;遣词造句、

　　标点符号、数字及计量单位、人名、地名、专用术语是否准确、

　　规范;

　　5.体例格式关：审查公文文种、标题、主送单位、抄送单

　　位等是否符合规定。

　　(三)进行必要的加工修改，应遵循以下原则：

　　技术性的修改由公司行政人力部全权负责;涉及实质性内容的修改由主办部门/中心征求有关部门或领导的意见后进行修改。

　　(四)拟稿人负责将分管领导会签后的公文及公文电子文档

　　报送至公司行政人力部综合文秘，由公司行政人力部履行审核程序。公司行政人力部收文后要在一个工作日内审核完毕，由拟稿中心/部门提交公司主要领导签发。

　　第十八条 公文签发应当做到：

　　(一)所有以公司名义的发文，需经分管领导审批后，由总经理或董事长签发。支部文件由支部书记签发，工会文件由工会主席签发。

　　(二)遵循“谁主导谁撰写”原则，公司召开的董事长办公会议、总经理办公会议 、经营分析会、专题会议、工作例会等重要会议，由行政人力部撰写会议纪要并履行发文程序;业务相关专题会议或其他会议，由发起中心/部门撰写会议纪要并履行发文程序。所有会议纪要须于两个工作日内完成。

　　(四)若主要领导因公出差，凡须主要领导签发的文件，由主办中心/部门负责人请示后，报临时主持工作的其他领导审批签发。

　　(五)未经行政人力部审阅的文稿，不得报送主要领导签发。

　　紧急公文经请示主要领导后，可特事特办，采取特殊措施保证及

　　时签批、发出。

　　第十九条 公文校对应当做到：

　　(一)实行“文责自负”原则，以公司名义行文的文件，在文件正式印发前，需由文件起草部门最终校对签字。

　　(二)公司行政人力部对公文质量进行复核，重点审查领导签批情况、审批、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，是否存在语法错误及错别字，确保准确无误后两个工作日内印发。

　　第二十条 公文印制、用印应当做到：

　　(一)公文印制的格式、标准，要参照国家公文格式的细则执行。

　　(二)公文印制应做到保证质量。公文的各个组成部分都要

　　符合规格要求，安排得当，排列匀称，端正大方。

　　(三)公文制成后，一律加盖公章(会议纪要除外)。公文加盖公章后，方能生效。用印应端正、清晰，位置正确。

　　(四)印章应加盖在正文右下方，下切发文时间的中间，上沿应不压正文。若正文末页无空档，可另加空白页注明发文时间并盖章，同时在该页左上方标明“(此页无正文)”;联合发文，印章顺序应与发文单位的顺序相一致。

　　第二十一条 公文分发应当做到：

　　(一)公文加盖公章后方可分发，一般按下列原则：

　　1、凡涉及全局性的公文，分发至公司中心/部门;凡属于党内事务的公文发至支部书记、支部委员;其他事务性的公文根据具体事宜确定发文对象。

　　2、上行或平行的公文，在行政人力部印制完毕后，交由拟稿中心/部门两份文件(一份对外报送，一份存底)。

　　(二)发文应及时、迅速，向上级部门报送的上行公文，由报送部门自公文印制后 24 小时内上报，并落实后续跟进事宜。

　　第七章 收文办理

　　第二十二条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、传阅、批办、承办、催办等程序。

　　第二十三条 公司收文办理由行政人力部统一负责，接收公文时应当逐件清点，核对无误后签收并登记。

　　第二十四条 公司领导或有关人员外出开会带回的属公司收文范围的文件，应交行政人力部按收文办理程序处理。

　　第二十五条 对需要办理的公文，公司行政人力部应当填写《陕西**网络科技股份有限公司收文处理单》(附件2)，提出拟办意见报相关领导批示或者转有关部门办理。

　　第二十六条 公司行政人力部收文管理人员要根据领导批示和工作需要，将公文及时报送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误，公文在同一节点的滞留时间不超过一个工作日。

　　第二十七条 承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿，对于没有时限要求的，原则上在五个工作日内办理完毕。不能及时办理完毕的，承办部门需与发文单位及时沟通，与发文单位达成一致后可延期办理。

　　第二十八条 需要两个以上部门办理的公文，应当明确主办部门，对紧急公文应当明确办理时限。

　　第二十九条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导协调或裁定。

　　第三十条 审批公文时，对有具体请示事项的，审批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。

　　第三十一条 送领导批示或者交有关部室办理的公文，公司行政人力部收文人员要负责催办，将相关办理责任人、结果登记在册，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　第三十二条 关于电子文件的规定：

　　(一)公司行政人力部确定专人负责电子文件的接收、登记、发送和传递。

　　(二)电子文件应及时接收，及时汇报公司行政人力部负责人，并将电子文件按收文办理程序处理。

　　第八章 公文归档

　　第三十三条 公文办理完毕后，应及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。

　　第三十四条 要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

　　第三十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字

　　迹材料必须符合存档要求。

　　第三十六条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

　　第九章 公文管理

　　第三十七条 公文由公司行政人力部统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第三十八条 上级单位的公文，除秘密级和注明不准翻印的

　　以外，其他的公文经分管领导或集团办公室负责人批准，可以翻

　　印。

　　第三十九条 因业务需要查阅某文件须经公司行政人力部负责人同意，涉及密级文件必要时须报公司分管领导批准。

　　第四十条 关于公司重大商业机密或者其他密级高的文件，应分类锁在文件柜内。

　　第四十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经公司行政人力部负责人批准，可以销毁。销毁公文应当由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

　　第四十二条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第十章 公文保密

　　第四十三条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“公开”四级。

　　(一)A级：绝密，是指最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害的，仅限于公司内部个别人员知悉。包括：公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料(例如：公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等);客户的资料及供应商资料;一切装备的技术资料;所设计的图文资料;专有技术;公司认为是绝密的其他重要资料属于绝密范围。

　　(二)B级：机密，是指重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害的，仅限于文件处理过程中的相关人员知悉。 包括：公司的规划;财务资料、统计资料;重要会议记录;公司对外交往中签订的合同、协议;公司经营情况属于机密范围。

　　(三)C级： 秘密，是指一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害的，仅限于公司内部员工知悉。 包括：公司主体基本资质、产品资质;公司人事档案、人事合同和协议、职员工资性收入;尚未进入市场或尚未公开的各类信息属于秘密范围。

　　(四)公开是指公司可对内、对外公开的，不会损害公司的权益和利益的各类文件资料。包括：一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件。

　　第四十四条 公司行政人力部负责密级文件的归口管理。负责文件密级的确定、变更核准和密级文件的标识;负责外来密级文件的核准、保管、分发方式和范围;负责对各中心/部门密级文件使用、保管的监督检查。公司各中心/部门负责本部门涉及到的密级文件的管理，指定专人负责密级文件的调档借阅、使用登记及归档等工作。

　　第十一章 附则

　　第四十六条 本办法由公司行政人力部负责解释，自20**年1月1日起施行。

　　第四十七条 本办法所述内容如与国家、集团相关管理办法不一致的，从其规定。

　　附件：1.陕西**网络科技股份有限公司发文稿纸

　　2.陕西**网络科技股份有限公司收文处理单

　　3.常用公文范例

篇4：仁和物业行政管理规章制度：公文管理规定

　　仁和物业行政管理规章制度：公文管理规定

　　三、公文管理规定

　　为规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作，特制定本规定。

　　第一条 职责：

　　1. 总经理负责所有文件审批。

　　2. 行政人事部经理负责公司文件格式及内容的审核，用印管理。

　　3. 行政人事部主管负责公司文件格式及内容的审阅。

　　4. 行政人事部助理负责公司文件收发及归档。

　　5. 部门经理负责本部门文件的拟制与审核。

　　6. 管理处经理负责管理处文件复核。

　　7. 管理处客服助理负责管理处文件的打印及文号的管理工作。

　　第二条 程序要点

　　1. 公文格式

　　1.1 公文种类：

　　A) 按《国家行政公文处理办法》有关规定要求，常用行政文书包括：命令、令，决定，公告、通告，通知，通报，议案，请示，批复，意见，函，会议纪要;

　　B) 根据物业管理特点，可引入以下文件类别：

　　--上行文：请示，报告，总结;

　　--下行文：批复，决定，通知，通告，通报;

　　--平行文：函，会议纪要。

　　1.2 文件标题：

　　A) 行政发文统一使用以上文件类别，字间距要适当，以清晰、美观为原则;

　　B) 公司内部文件统一使用带公司名称的信笺纸打印(对外文件除外)。

　　C) 标题统一使用二号黑体字，放在公司名称横线以下，文号上方居中位置。

　　1.3 发文字号。简称文号，包括机关代字、年号和顺序号三项内容：

　　A) 根据发文顺序及发文时间对文件编号;

　　B) 物业管理公司文号作为以下统一规定：

　　--发文文号：

　　**(字)**发 [********] ***号

　　文件序号(每年由001开始编号)

　　发文日期，前四位为年份

　　公司代号

　　公司及管理处简称

　　如：仁和(字)物发[20**0930]016号，是指仁和物业管理有限公司20**年9月30日所发的公司第16个文件;国土(字)物管发[20**0506]026号，是指国土家园物业管理处20**年5月6日所发的管理处第26号文件。

　　C) 文号统一使用小4号楷体字，放在文件标题下一行的居中位置;

　　D) 公司文号由行政人事部助理统一管理，管理处文号由管理处服务助理统一管理;

　　E) 发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　1.4 秘密等级和紧急程度，用来确定公文发送方式及办理速度：

　　A) 普通文件不加注明;

　　B) 秘密文件必须在文件的左上角位置注明“秘密”字样;

　　C) 急件必须在文件的左上角位置注明“急件”字样;

　　D) 为示区别，一般用红色字体进行标注，统一使用2号宋体字。

　　1.5 主送机关。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的机关：

　　A) 应放在文号下方，正文之上，专行顶格，结尾用“冒号”;

　　B) 主送机关不止一个时，要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列，中间用“顿号”隔开;

　　C) 根据文件内容量，一般选择使用4号或小4号楷体字。

　　1.6 正文是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：

　　A) 正文文字一律至左而右横排;

　　B) 要合理的划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字;

　　C) 正文字体与主送机关保持一致;

　　D)页面设置采取统一格式：页面距一般统一控制为2厘米，页眉页脚控制为1厘米。

　　1.7 附件通常指随正文发出的补充说明材料：

　　A) 如果该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明“附件：***”字样;如果附件较多，还须编上序号1、2、3......末尾用分号，最后一个附件用句号结束;文件无附件的，无须注明;

　　B) 要写明附件的全称;

　　C) 附件字体与正文相同。

　　1.8 落款指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身份)署名：

　　A) 落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相当于书信中具名的位置;

　　B) 如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行“(此页无正文)”字样;

　　C) 落款字体与正文相同。

　　1.9 日期：

　　A) 一般应写发文日期;

　　B) 会议通过的文件应写会议通过的日期;

　　C) 重要的文件应写签发的日期;

　　D) 日期的字体与正文相同，放在落款下面正下方位置。

　　1.10盖章是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，一般情况下文件都应加盖印章(单位经理署名除外)：

　　A) 盖章应在公文打印校对完之后进行，由管理印章的工作人员经手并登记;

　　B) 印章应盖在落款和年月日中间，即“骑年盖月”位置。

　　1.11公文文尾。指落款以下的页面部分，位于末页下端，包括：抄送机关、印刷机关、印刷时间和印刷份数等内容：

　　A) 公文文尾与文件日期中间应有间隔，一般需用一直线分割以示区别;

　　B) 公文文尾字体与正文相同，另行顶格;

　　C) 抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关，再写抄送机关;

　　D) 打印时间指打印的时间，打印机关和打印时间排在一行，通常用两条黑色横线夹住，与版头摇相呼应;

　　E) 打印份数指的是打印的总份数，位于底线的偏右侧位置。

　　2. 发文办理。包括交拟、拟议、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等一系列工作：

　　2.1 交拟或拟议：经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部门或人员;

　　A) 拟稿人员接受任务后，对所要撰写的文书进行酝酿和构思：

　　--深入领会意图，掌握其精神实质;

　　--注意提炼观点，选择材料;

　　--安排文稿的结构、搭好文件的骨架;

　　--如果对原交拟意图不清或需要有重大修正时，须征得交拟人同意，不可擅自作主。

　　2.2 撰写和审核(正规文件须打印，一般情况下，有管理部或服务助理负责打印，拟稿人进行校对)：

　　A) 拟稿人在拟议得基础上，按照拟议得设计撰写文稿，撰写时应注意：

　　--不与国家法律、法规相违背;

　　--把握各种文书的特点、规律和写作方法;

　　--坚持观点与材料相统一。

　　B) 交拟人对拟稿人的文件进行审核：

　　--审查文稿内容，看其主旨是否符合交拟原意，是否违法;

　　--所提的任务、措施或方法是否切实可行;

　　--所规定的步骤和期限是否恰当;

　　--主送和抄送单位规定的是否恰当;

　　--文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。

　　C) 行政人事部主管和管理处经理审核文件以下内容：

　　--文稿体式和格式是否完备、规范;

　　--所用文种和名义是否恰当;

　　--文件的密级和紧急程度是否恰当;

　　--文件表达是否通顺、清晰、严密，符合标准的，附上《发文审批表》交拟稿部门签署后报总经理审批;不符合的退回拟稿部门。

　　2.3 签发：总经理对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是的拟写批语。同意签发的，注明“同意发文”字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还行政人事部或管理处重新撰写。

　　2.4 盖章和发放：

　　A) 盖章部门管理人员依据总经理签准的意见加印：

　　--总经理未签准的公文一律不能盖章;

　　--盖章的份数严格按照文件要求印发的份数要求盖章;

　　--须将盖章文件至少保留一份存档(对特殊约定的按约定处理);

　　--对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。

　　B) 发放。发放(装封和发送)工作要迅速、准确、安全：

　　--发文登记：由文件管理人员将要发放的文件进行登记后，依据发放范围(包括：主送单位、抄报部门、抄送部门)填写《发放记录》;

　　--采用快捷方式发放文件，并落实收到情况;

　　--将发放情况记录在《发放记录》中;

　　--次年2月底将当年的《发放记录》与所发文件底稿移交档案室保管;

　　--重要文件接收方需签收。

　　3. 收文办理。一般包括：收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等一系列工作。

　　3.1 收拆指文书的收进和拆封：

　　A) 公司行政人事部或管理处客户服务部为收拆工作的主要部门;

　　B) 凡封套上写明给本机关或管理部收讫的文件由管理部拆封;写明由管理处或客户服务部收讫的由客户服务部拆封;写明为具体部门或具体人收讫的信，由收信部门/人拆封，拆封时应注意：

　　--检查信封内文件是否齐全，发现问题，要做出必要的记载和及时处理;

　　--取净封内文件及附件，注意保持信封和文件的完好;

　　--急件拆封后要立即登记分送，密件一般交由部门主管拆信。

　　3.2 登记：

　　A) 凡重要、保密、有指导意义、要求承办、需要办复、有保存和查考价值、使用期限长的公文，都要登记;

　　B) 以下文件无须进行登记：

　　--各种无机密性的出版物

　　--一般性的简报、资料;

　　--告之性的广告;

　　--事务性的便函等。

　　C) 文书管理人员将文件登记在《收文记录》内。

　　第三条 相关文件与记录

　　《发放记录》

　　《收文记录》

　　《发文审批表》

篇5：物业公司制度手册：行文工作规定

　　物业公司制度手册：公司行文工作规定

　　根据“有利于工作，有利于保密，有利于立卷归档”的文秘工作原则，现对公司内部以及公司对外行文的程序和格式作统一要求，以便逐步建立起规范化的行文工作程序，具体规定如下：

　　一、行文规则

　　1.一般不得越级行文。必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门;

　　2.呈报的公文一文一事。

　　3.公司对外统一名称;

　　公司全称：**物业管理有限责任公司

　　辖区名称：**花园、**家园

　　今后对外一律按上述名称使用，正式对外行文，签署合同均应使用公司全称。

　　二、行文格式与要求

　　1.凡属对外行文，要使用“发文稿纸”;属公司内部行文，要用“报批稿纸”，如第一页写不下，应附双线横格纸。

　　2.标题简要明确，注明文件种类(请示、报告、函等)。

　　3.抬头(部门、称呼、职务)要注明报、送单位。

　　4.要有行文编号，以便于存放、查找和立卷归档。

　　(1)对外行文编号统一为：

　　[ ]今日今典字第×××号

　　[ ]今日今典综合第×××号

　　[ ]今日今典客字第×××号

　　[ ]今日今典经字第×××号

　　[ ]今日今典工字第×××号

　　[ ]今日今典安字第×××号

　　[ ]今日今典洁字第×××号

　　(2)内部行文编号统一为：

　　[ ]综字第×××号

　　[ ]经字第×××号

　　[ ]客字第×××号

　　[ ]洁字第×××号

　　[ ]安字第×××号

　　[ ]工字第×××号

　　5.文字内容应简练准确，不能用“大概”、“可能”等词及不准确的数字，标点符号的使用力求正确。

　　6.落款应署明承办人，部门经理要签字，注明呈文年月日，是否急件。

　　7.书写要求：字迹工整、书面干净;不用铅笔书写，不得将带有涂改的文字稿呈报给部门经理或总经理，否则，综合部有权退回，要求重抄;字不要写得太小，行距适当加大，以便批阅人批改。

　　三、行文程序

　　1.公司对外行文：

　　(1)凡需以公司名义下发的行文，由拟稿人就发文格式撰语言后，交由部门经理核稿签字;

　　(2)将签字后的文稿送交综合登记编号;

　　(3)转呈公司总经理签发;

　　(4)经打印、拟稿人校对、加盖公章后发出。

　　2.公司内部行文：

　　(1)凡属部门向公司总经理或主管副总经理请示、报告工作，须由承办人以部门名义拟文，经部门经理签字同意后，交综合部进行登记和传送;

　　(2)经公司总经理或主管领导审批(审阅)后，综合部根据批示意见，交有关部门承办。

　　(3)呈报公文的部门应适时询问报批情况。一般呈文应于两日内查询;急办公文应在当日内查询。

　　四、收文办理程序

　　1.凡属名公司的函电，由综合部拆封、登记，并按总经理或业务部门分工，转送总经理或有关部门。

　　2.公司总经理批阅的函电，一般应退回综合部，再转交承办人或存档。

　　五、发文办理程序

　　1.以公司名义发出的函电，由总经理办公室登记、编号、办理并存档;或交有关人员办理并进行登记。

　　2.以部门名义发出的内部行文，由本部门文秘人员登记、办理和存档。

　　3.行文文体：

　　国外信函 宋体A4纸

　　合同、协议、计划、总结 宋体A4纸

　　一般信函及规章制度 横格信纸

　　公司内部 楷体B5纸