P物业分公司办公环境管理制度

　　1.目的：为加强分公司的管理建设、提高效率，形成 “高度自律、积极务实、团结协作、锐意进取"的行为规范，使职员与分公司的共同发展。"

　　2.范围：适用于分公司全体。

　　3.职责

　　3.1各部门负责人负责贯彻落实。

　　3.2总经办负责监督实施。

　　4.方法及过程控制

　　4.1安全管理

　　4.1.1安全管理工作以预防为主，总经办每月对分公司办公区域进行安全防范检查，并做好相关质量记录，消除隐患，确保安全，各部门负责人须对部门的安全区域进行安全防范检查，并做好相关质量记录，消除隐患，确保安全。

　　4.1.2信息管理员对传媒公布的公共预警信息，应及时传达至各部门并做好记录，由各部门落实做好预防措施，各部门也可根据当地传媒公布的公共预警信息及时处理。

　　4.1.3分公司办公场地的各类紧急突发事件由总经办负责安排人员处理并作好相关记录，各部门办公场地各类紧急突发事件由各部门负责人安排人员处理并作好相关记录。

　　4.1.4消防管理工作参照当地有关消防管理规定执行。

　　4.1.5易燃、易爆、有毒等危险物品，严禁带入办公区域。

　　4.1.6前台文员负责询问来访人员来访目的并做好引导工作，严禁各类与工作无关的推销人员、衣冠不整者进入办公区域。

　　4.1.7消防安全系统

　　4.1.7.1办公区域内的灭火器，不得随意挪动和使用，其维护工作由安全管理部实施，并做好相关质量记录。

　　4.1.7.2防火门由安全管理部负责开关，除紧急状态下，不得随意打开防火门。

　　4.1.7.3不得将任何物品阻塞在消防通道上，确保消防通道随时畅通无阻。

　　4.1.8管理服务中心的安全管理工作：

　　4.1.8.1工程部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。

　　4.1.8.2安全管理部应检查办公区消防设施是否保管妥当，灭火器材摆放是否规范，有无损坏、丢失现象。

　　4.1.8.3各岗位职员应加强安全防患意识，下班时应将重要资料放入安全地点，锁好抽屉，关好电源及门窗。

　　4.1.8.4管理服务中心实行24小时服务制度，值晚班时应与安全管理部配合注意防火、防盗工作。

　　4.1.8.5分公司办公区晚间的安全管理由安全管理部负责，值班安全人员应定时巡查以下重要部位，并做好相应的记录：

　　4.1.8.5.1消防设施、配电房;

　　4.1.8.5.2领导办公室、电脑室、档案室、财务室;

　　4.1.8.5.3水源、空调的关闭情况;

　　4.1.8.5.4加班情况。

　　4.2办公设备管理

　　4.2.1设备包括：照明系统、电脑网络系统、空调系统和背景音乐、办公桌椅、柜、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其它设备。

　　4.2.2照明系统：工程主管负责每天检查一次办公区域及公用部分照明系统运行状况，如发现异常应及时联系、处理。

　　4.2.3电脑网络系统：

　　4.2.3.1信息管理员(可兼任)为分公司电脑管理总责任人，信息管理员负责分公司每台电脑的日常维护及管理，每周对电脑存贮内容进行抽检，确保电脑内信息的合理与有效性。各部门职员也本着节约能源的态度，在离开办公区域一个钟以上者须将电脑显示屏关闭。

　　4.2.3.2经分公司电脑培训合格或具有电脑操作证的职员方可单独使用电脑，否则须在信息管理员的陪同下使用;

　　4.2.3.3启动与关闭的一般程序：

　　4.2.3.3.1启动电源插座开关;

　　4.2.3.3.2启动电脑主机开关;

　　4.2.3.3.3启动显示器开关(电脑开始正常操作);

　　4.2.3.4关闭电脑程序：

　　4.2.3.4.1在“开始”栏选择“关闭计算机”对话框，用鼠标点击“关闭计算机”，

　　4.2.3.4.2关闭电脑程序按开启程序的反方向操作。

　　4.2.3.5电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用时，可将电脑转换为休眠状态;

　　4.2.3.6正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。

　　4.2.4 空调系统

　　4.2.4.1分公司办公区域空调由总经办根据季节和气温的变化，合理安排定时开关时间，管理服务中心由总经办指定专人负责。

　　4.2.4.2每季度至少进行一次空调设备保养工作，由工程部安排专业人员进行，并做好记录。

　　4.2.5背景音乐系统管理：为营造一个轻松、和谐的办公环境。总经办每天早晨上班前五分钟打开背景音乐系统，音量保持在标识范围内，上班时间内背景音乐只能播放无演唱的音乐，下班时间可以播放歌曲并稍微调大音量。

　　4.2.6办公桌、椅、柜管理：职员不得随意变换办公椅位置，确须要挪动，使用后须按编号放回原位。

　　4.2.7打印机：

　　4.2.7.1联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机;

　　4.2.7.2打印机启动与关闭的一般程序：

　　4.2.7.2.1启动打印机开关;

　　4.2.7.2.2放好所需打印的纸张;

　　4.2.7.2.3在电脑对话框进行打印操作;

　　4.2.7.2.4关闭程序按启动程序的反方向操作。

　　4.2.7.3打印机应避免频繁的开关机操作;

　　4.2.7.4正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作;

　　4.2.7.5打印文稿须进行校对，并经部门负责人批准签字后方可予以打印，非正式的资料须采用回收纸打印，避免浪费纸张;

　　4.2.8复印机：

　　4.2.8.1复印机管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源;

　　4.2.8.2开启复印机开关，复印机需自动预热;

　　4.2.8.3检查复印纸是否放好(可以开始工作);

　　4.2.8.4复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关;

　　4.2.8.5正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。

　　4.2.8.6复印程序：

　　4.2.8.6.1复印人员做好登记，调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按“开始”键复印;

　　4.2.8.6.2复印机管理人员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在《打印/复印记录表》上签名确认;不属实的，将情况汇报总经办处理：一般情况下，第一次违规给予口头警告;第二次或以上违规给予书面警告处分;

　　4.2.8.6.3如果复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。

　　4.2.8.7复印机一般情况下每天开机、关机各一次，尽量避免频繁开关。

　　4.2.9传真机：传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。

　　4.2.9.1接收传真：

　　4.2.9.1.1传真机一般设置为自动接收，管理人员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定;

　　4.2.9.1.2收到传真件后，由传真机管理人员及时将传真件取下，并将传真的有关内容登记在《收发传真登记表》内;

　　4.2.9.1.310分钟以内通知接收部门/人领取传真件，并要求在《收发传真登记表》中签收，并注明签收时间。

　　4.2.9.2发送传真：

　　4.2.9.2.1传真机管理人员依据传真审批单的内容在《收发传真登记表》上登记;

　　4.2.9.2.2传真机管理人员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;

　　4.2.9.2.3传真机管理人员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件，直至对方收到为止，然后将实际发送的时间登记在《收发传真登记表》内。

　　4.2.9.3传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。

　　4.2.10碎纸机：

　　4.2.10.1碎纸机是对分公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具，普通文稿无须利用碎纸机进行销毁;

　　4.2.10.2碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物(书钉或胶纸等)取出，以免损坏机器;

　　4.2.10.3按照碎纸机要求，一次不得超过最大放入量，一般情况下，不得超过三张复印纸的厚度;

　　4.2.10.4操作人员按以上要求，打开碎纸机电源，将须切碎的纸张放入切纸口，让碎纸机自动切碎纸张;

　　4.2.10.5当碎纸机箱内的碎纸装满后，操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作;

　　4.2.10.6正确使用碎纸机的程序按碎纸机有关操作说明书进行操作。

　　4.2.11信息管理员负责每天上班后将最新的天气预报、公司新闻、人员外出、会议通知等信息输入条屏，知会分公司各部门。

　　4.2.12各岗位职员上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向直接上级报告，并采取相应的补救措施。

　　4.2.13遇到雨天，管理服务中心应当在门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。

　　4.3灯光开启管理

　　4.3.1日常办公灯光开启管理：总经办每天上班前五分钟开启前台射灯，重要客人来访时，由总经办负责打开所有的灯光，人力资源主管负责监督。

　　4.3.2分公司职员应注意节约能源，无人办公区域灯光要及时关闭。

　　4.4机房管理

　　4.4.1信息管理员上班后须查看机房设备的运行情况，发现问题及时处理，确保不影响分公司正常办公。

　　4.4.2信息管理员应定时查看机房电源、室内温度、湿度，确保机房的安全、清洁保证正常运转。

　　4.4.3计算机系统应设置系统日志，记录开关机、应用程序的安装和运行等状况

　　4.4.4 非信息管理员要求，职员和外来人员均不得擅自进入机房。

　　4.4.5 分公司职员不得随意移动机房内的设备。

　　4.4.6机房门应随时保持关闭状态。

　　4.4.7 机房内若发生意外事故要及时向分公司总经理汇报，并作相应处理。

　　4.5办公秩序管理

　　4.5.1上班时间内，分公司职员不得做与工作无关的事务。

　　4.5.2上班时间内，分公司职员不得带领与工作无关的人员进入办公区。

　　4.6办公清洁维护

　　4.6.1总经办负责每周对各办公环境进行一次检查，并对检查情况进行通报;

　　4.6.2 管理服务中心负责人指定专人对办公区域的绿化、清洁卫生情况进行检查，并对检查情况进行通报;

　　4.6.3各部门职员在每次离开座位或下班时均须将台面收拾干净，避免资料丢失影响工作，总经办会不定期进行检查。

　　4.6.4 分公司办公区域内禁止享用一切食物，包括口香糖;职员吃下午茶时须保持台面和地面的清洁，下午茶后立刻进行清理。

　　4.7形象管理

　　4.7.1上班时间内女职员如长发须统一用头花束理、穿着工作服,鞋子不得露出脚趾;男职员上班须着工作服，系领带;职员在管理区域内统一佩带工牌。

　　4.7.2上班时间内不得在办公区大声喧哗和使用不文明语言及动作。

　　4.8资料刊物管理

　　4.8.1总经办每周对分公司所征订的刊物和购置的资料(书籍)进行清查。

　　4.8.2职员须长时间借阅(48小时以上)分公司的资料或刊物，须获得总经办同意，并进行登记。

　　4.8.3分公司报刊借阅一次不得超过2本且时间不得超过2天，分公司书籍借阅一次不得超过1本且时间不得超过1周，如需要继续借阅须到总经办处办理续借手续。

　　4.8.4离职职员须及时将所借报刊和书籍归还，如有损毁或遗失须按当前市场价赔偿，从其工资中直接扣除。

　　4.9电话使用管理

　　4.9.1分公司电话一般不得处理个人私人事务，如有紧急情况，使用时间以不超过5分钟为宜。

　　4.9.2因工作需要使用长途电话时，须在前台文员处做好登记。

　　4.9.3总经办随时了解或抽查电话的使用情况，并做好记录。

　　4.9.5接听电话要及时，铃响不应超过三声;如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话做好接听记录。

　　4.10办公区绿化管理

　　4.10.1办公区的绿色盆栽均有固定位置的摆放、标示，不得随意挪动，调换位置。

　　4.10.2盆栽的培护由环境主管严格按《盆栽培护表》的相关规定来培护盆栽。

　　4.11 茶水供应

　　4.11.1来宾若在洽谈室等候或洽谈，均使用一次性纸杯供应矿泉水;

　　4.11.2在为来宾端水时,要热情、礼貌，端水时使用双手，放水时应讲“请用茶”;

　　5.相关操作支持文件

　　*Z-CQ03-02-F1《传真使用登记表》

　　*Z-CQ03-02-F2《打印使用登记表》

　　*Z-CQ03-02-F3《复印使用登记表》

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