质量记录的编写

日期:2020-01-14  类别:最新文章  编辑:物业经理人  【下载本文Word版

  质量记录的编写有关的物业管理文本,文件名:质量记录的编写●质量记录的概念(1)质量记录是记载本组织的产品或服务过程质量形态、质量管理体系运行状态和结果的文件。就服务质量形成状态来说,不仅记载其质......

  文 件 名:质量记录的编写

  ●质量记录的概念

  (1)质量记录是记载本组织的产品或服务过程质量形态、质量管理体系运行状态和结果的文件。

  就服务质量形成状态来说,不仅记载其质量从始到终的形成过程状态,也应记载其质量形成的最终状态和结果。

  基于以上的质量记录的内涵,各组织在确立质量记录的对象时,可以根据实际需要和合同要求而定。质量记录不只是记载产品质量最终状态或结果,质量记录应记载整个产品质量功能产生、形成、验证、保持和实现全过程和体系运行过程及其结果。

  (2)质量记录是反映一个组织的产品满足质量要求程度或质量管理体系运行有效与否 的客观证据的文件。

  质量记录应该能够直接、间接地证明服务工作能否满足技术要求、合同要求和法规要求,能够证明本组织的质量管理体系是否按规定条件运行,是否达到预期的有效性。在合同环境下应能证实组织按合同规定履行了相应要求,并已获得了满意的结果。

  (3)质量记录是进行可追溯性,采取纠正和预防措施,进行质量改进的重要依据。

  服务质量管理活动的追溯主要是依据质量记录。采取纠正措施以及进行质量改进活动也都需要依靠质量记录所提供的信息来分析评价和验证。

  (4)质量记录表格应受控,填好的记录应管理。

  对质量记录表格应像文件一样进行控制,对填写好的质量记录,应制订质量记录的标识、编目、归档、存贮、保管和处理程序,并贯彻执行。特别要明确规定每种记录的保存期。

  ●质量记录编制原则

  (1)必要性

  从整体上考虑质量记录必须能够充分地证实质量活动及服务质量形成的全过程,必须有充分 的数据、证据证明体系运行的有效性。但并不是说质量记录越多越好,在编制时必须对各项 记录进行重要性、必要性、使用价值等方面逐一评审和取舍,只挑选必要的原始事实和数据 作为质量记录。

  (2)规范化

  编写质量记录要尽量采用统一的格式和内容使之规范化,以便于对其进行管理,也便于运用 计算机进行处理。

  (3)经济实用性

  要获得信息需要支付费用,因此一定要注意信息成本,要经济实用不要搞花架子,对于在现 有条件下无法保证其准确性的或对目前工作没有多少意义的信息应考虑不作为质量记录。 记录质量信息一定要考虑本部门、本组织的具体情况,按轻重缓急作出取舍。

  ●质量记录的基本内容

  (1)管理评审记录。

  (2)员工教育、培训、技能和经验的适当记录。

  (3)与服务有关要求的评审结果及评审所引发的措施的记录。

  (4)确定与服务要求有关的设计和开发输入的记录。

  (5)设计评审结果及任何必要措施的记录。

  (6)设计验证结果及任何必要措施的记录。

  (7)设计确认结果及任何必要措施的记录。

  (8)设计和开发更改的记录。

  (9)设计和开发更改的评审结果及任何必要措施的记录。

  (10)供方评价结果及评价所引发的任何必要措施的记录。

  (11)产品惟一性标识记录。

  (12)顾客财产发生丢失、损坏或发现不适用情况的记录。

  (13)监测装置自行校准或验证依据的记录。

  (14)监测装置失效时,对以往测量结果的有效性进行评价的记录。

  (15)内部审核记录。

  (16)产品检测符合接收准则及产品放行人员的记录。

  (17)不合格的性质及随后采取任何措施的记录。

  (18)采取纠正措施的记录。

  (19)采取预防措施的记录。

  ●质量记录编制的要求

  (1)记录名称

  质量记录的名称应简洁明了,准确地体现所要记录的对象或记录的内容。

  例如:合同评审报告

  进货检验记录

  (2)记录编号

  质量记录应进行统一编号以便进行控制,常用的编号包括记录代号、记录分类号、版本号 、 顺序号等。组织可根据自己的具体情况设计质量记录编码系统。总之,记录表格是受控 文件,要很好地管理。

  (3)记录内容

  按记录对象要求,确定记录表格和记录内容,并要求在实际操作中认真填写。

  (4)记录人员

  在记录表上设计好记录人员签写栏,包括操作人员、检验人员、技术人员、管理人员或有关 审核人员等。

  (5)记录时间

  一般情况下,年、月、日的填写设计在记录表的首部或尾部。时、分、秒的填写设计在记录 栏目中,根据活动程序的时间进行准确的填写。

  以上主要讲述了记录表中通常包含的内容,每个组织可以根据自己不同的需要和实际情况,灵活进行编制。总的原则是能够准确、充分地记录证实质量活动的过程和结果。

物业经理人:www.pmceo.cOm

篇2:物业公司ISO9000程序文件:质量记录的控制

  物业公司ISO9000程序文件:质量记录的控制

  EJ-QP6.5 质量记录的控制

  1.目的:

  建立质量记录的收集、编目、查阅、传递、标识、保存等管理程序,以确保服务满足规定要求,能提供足够的有效证据。

  2.适用范围:

  适用于本公司质量记录的管理。

  3.引用文件:

  3.1质量手册第4.16章

  3.2 ISO9002标准第4.16章

  4.职责:

  各部门负责人应确保本公司所产生、发出的质量记录与本部门质量工作有关的记录按规定的程序收集、传递、标识、编目和保存。

  5.工作程序:

  5.1质量记录的收集、传递:

  5.1.1各部门负责人应确保本部门所产生的质量记录及本部门质量记录分门别类得到完整收集,并按有关信息反馈渠道及流程及时传递。

  5.2标识、书写:

  5.2.1负责人应确保本部门产生或收集的质量记录数据,所记录的内容(项目)等进行必需的标识,标识应与质量记录所记录的内容一一对应,易于查阅。

  5.2.2所有的质量记录应字迹清楚,基本内容齐全,能分清各类名称等。每一份质量记录均应有日期。

  5.2.3所有记录中的数据不允许用涂改液涂改,其书写记录时有错应用横线划掉,并且要能识别原记录。

  5.3编目:

  5.3.1为了便于查阅存放记录的资料表,文件柜应按类存放,并建立目录,目录应存放在方便查阅的地方。

  5.3.2各部门可根据各部门的实际情况自行编目归档。

  5.3.3综合办公室应对所有质量记录编制一个总的《质量记录一览表》,该表除标明质量记录名称、编号外,应有存放地点、责任人、保管年限,应注明版号、发布日期,《质量记录一览表》应发放到各部门,并抄送一份报管理者代表。

  5.4贮存、保管:

  5.4.1各部门负责人应确保质量记录完好无损,记录的内容完整清晰,可随时作为质量体系运作的有效证据提供给需方或其代表或第三方机构审核。

  5.4.2如需查询有关质量记录,经该部门责任人同意,并填写《文件/资料借阅登记表》,查阅完毕,尽快还回,做好登记,以防遗失。

  5.5保管年限:

  5.5.1综合办公室根据各部门的实际情况,对各种不同的质量记录的用途及合同中的规定或有关服务对保存质量记录的要求,作适当规定,并在《质量记录一览表》中明确。

  5.5.2各部门保存的公司程序文件涉及到的每一种质量记录的表格需登记在《质量记录一览表》中。

  5.6质量记录的修改:

  5.6.1各部门员工如在填写质量记录过程中发现设计有问题或不实用时,均有权提出修改。

  5.6.2质量记录的修改由申请修改人填写《文件修改报批单》,经管理者副代表审批,管理者代表批准后,才被认为正式有效。

  5.7处理:

  5.7.1综合办公室应对各部门超过保存年限的质量记录统一收回,进行销毁,以确保公司的技术、经营等资料不泄密。

  6.支持性文件与质量记录:

  6.1《文件/资料借阅登记表》 EJ-QR-QP6.1-01

  6.2《质量记录一览表》 EJ-QR-QP6.5-01

  6.3《质量记录控制指导书》 EJ-WI-QP6.5-01

篇3:粘合剂实业质量手册:文件资料及质量记录控制

  HS 文件类别 XX粘合剂实业有限公司

  文件资料及质量记录控制 文件编号 HS1—HR—01

  质量手册 版本A.0

  1、目的

  对与质量体系有关的文件资料及质量记录进行控制,确保各相关场所使用文件的有效版本。

  2、适用范围

  适用于与质量管理体系相关的文件资料及各阶段检验记录、内部品质稽核报告、生产报表等。

  3、职责

  3.1各部门负责编制与本部门有关的文件及质量记录。

  3.2管理者代表负责组织相关部门主管编制质量手册及审核。

  3.3董事长批准质量手册。

  3.4人资部负责对文件和资料进行控制。

  3.5各部门负责各自的质量记录保管维护及控制。

  4、定义及分类

  4.1文件: 规范工作要求(标准)或规范工作进行时的职责与步骤的书面材料。

  4.2公司文件分为三级:

  ①质量手册及控制程序(一级文件): 叙述公司方针与品质政策、及与ISO9001系列条款相关之所需程序、管理办法。

  ②指导性文件(二级文件): 作业标准、QC工程表、检验规范等。

  ③表单、表格(三级文件):与本公司的质量体系运行相关的表单、表格、质量记录等。

  4.3外部文件: 凡公司以外的相关文件均属外部文件。

  5、作业程序

  5.1文件的编号:

  文件的编号由4个英文字母和3个阿拉伯数字组成,如HS1-XS-01,各字母含义为:

  口 □ □ - □ □ - □ □

  文件的顺序号

  表示部门

  表示文件级别

  表示公司

  ① HS:表示丁氏公司 1:表示一级文件 2:表示二级文件 3:表示三级文件

  E:表示外部文件

  ② MT:管理层 SH:审核组 RD:产品开发部 MS:市场营销部 WX:维修部

  PU:采购部 PD:生产部 FD:财务部 HR:人资部 QM:质量管理部

  例: 如果是公司人资部第11份指导性文件则编号为HS2-HR-11。

  5.2文件的版本规定:

  ①文件的版本用A、B、C、D…Z表示。

  ②文件的版次用0、1、2、3…9表示。

  ③版本与版次的使用规定:文件进行了小修改后,必须更改文件的版次,如A.0→A.1或A.5→A.6;当文件进行了较大的改动后,须进行换版处理,A.0→B.0或A.8→B.0等。

  5.3文件的格式:

  ①文件的边框距离规定:

  A 装订线一侧留空白距离2cm。

  B 其它三边留空白距离1.5cm。

  C 本规定适用于本公司所有文件、资料。

  ②质量手册的文件格式:

  A 封面格式(附件一) B 正文格式由表头、正文组成。

  • 表头格式

  • 正文的格式为(1、目的 2、范围 3、职责 4、定义 5、作业程序 6、相关文件

  7、相关表单 8、附件)

  ③指导性文件格式:

  A 文字类有封面格式;表格性文件直接在表头上设置制定、审批、会签等相关栏目。

  B正文格式由表头、正文组成;各部门指导性文件视具体情况而定。

  ④表单\表格格式: 各种表单和表格的格式视具体情况而定。

  5.4文件编制、审核、批准和控制规定:

  文件的名称 文件级别 编制人 审核人 批准人 控制部门

  质量手册 一级 相关部门主管 管理者代表 董 事 长 人资部

  指导性文件 二级 相关部门主管 管理者代表

  或审核组 厂 长 人资部

  表单、表格 三级 相 关 部 门 相关部门主管 管理者代表

  或审核组 人资部

  5.5文件的归档:

  ①公司文件的归档:经批准的公司各级文件原稿均须归档到人资部进行统一管理并由文件管理员填写“文件/资料归档登记表”。

  ②外部文件的归档:与质量管理体系相关的所有外部文件均须归档到人资部进行统一管理,并填写“外部文件/资料归档登记表”。

  ③存入软盘的文件由文件管理员进行归档登记,为防止文件的丢失,所有存入软盘的文件均应有书面备份。

  ④原件背面加注“原件”以示区别。

  5.6文件的发放:

  ①文件发放前的审批:由人资部文件管理员视各部门需要而填写“文件/资料发放领用回收审批登记表”,经厂长审批后,做好发放的准备。

  ②文件发放:所发放文件必须加盖 “受控文件”印章,且需填写“文件/资料发给部门及份数审批一览表”经管理者代表审批后,方可填写“文件/资料发放领用审批表”,以确保文件/资料的有效性发放及运行。(表单发放不须加盖印章,但须填写相应控制表单)

  ③对所发放的一级和二级文件必须加盖蓝色受控印章进行管理,禁止使用无受控印章及自行复印的文件。对于三级文件发放虽不必加盖受控印章,但必须确保是现行有效版本。

  ④盖受控印章原则:作为指导性文件而发放的需盖受控印章,不做指导性文件发放的,则盖非受控印章,如对外发放图纸或指导性文件时。(向供应商及认证机构发放的文件属于非受控文件。

  ⑤视情况需要把文件原件发放给使用部门,由使用部门保管。

  ⑥分发号的规定:

  董事长:HS-01 厂长:HS-02 管理者代表:HS-03 人资部:HS-04 财务部:HS-05

  采购部:HS-06 市场营销部:HS-07 产品开发部:HS-08 质量管理部:HS-09

  生产部:HS-10 维修部:HS-11 其它:HS-12

  5.7在用文件有效性确认:

  为确保各相关部门所使用的文件均为有效文件,人资部负责人每月必须对各相关部门所用的文件进行有效性确认,防止使用失效文件,并把确认情况记录于“在用文件资料有效性检查记录表”中。

  5.8文件更改换版的管理:

  ①文件的更改

  A 当需要对文件更改时,更改单位应发出联络单给审核组,报管理者代表同意,向人资部提出更改文件的要求,人资部将所需更改的文件利用再用纸复印一份并加注”文件更改”后,交给更改文件部门主管进行文件更改;

  B 文件更改完成后,须得到原审核人以及原批准人的同意,并在”文件/资料更改申请表”上签名同意;人资部将更改好的文件进行打印、换版、归档、回收、发放,前一版文件进行作废保留控制。

  ②文件的换版管理

  A 当文件的改动较小时,只做更换版次的处理;

  B 当文件的改动较大时,须做更换版本的处理;

  C 版本和版次的更换权利由人资部负责人决定。

  ③更改文件的发放

  A 文件更改完成后,人资部文件管理员在发放文件同时向相关部门缴回更改前的文件,并在“文件/资料缴回/再发登记表”中登记,该文件的原稿要加注“作废文件保留”,其余文件要销毁,并记录在“文件/资料作废/保留/销毁登记表”中。

  ④作废文件的保留期限,原则上定为三年,个别文件视具体情况而定。须在“文件资料作废/保留/销毁登记表”中相应栏目记录保留期限。

  5.9文件损坏、遗失和补发

  ①文件损坏

  当文件使用者不小心把所发的文件损坏时,须填写“补发文件申请单”,人资部负责人同意后办理文件补发手续,并上缴损坏文件,由文件管理员进行销毁并记录表中;

  ②文件补发

  文件使用者不小心把文件遗失时,根据遗失文件的轻重对责任人进行批评或适当的处罚,补发时须填写书面申请,经人资部负责人同意后办理文件补办手续。

  5.10文件的借阅

  需临时借阅文件的人员,填写”文件/资料借阅申请单”, 经人资部负责人批准后方可借阅,并由文件管理员填写“文件资料借阅登记表”,借阅者应在指定日期归还文件,到期末归还由文件管理员收回。原版文件一律不外借,防止文件丢失或损坏。

  5.11外部文件的控制

  ①直接引用的各类外部文件,由厂长或人资部负责人批准后方可发放使用;

  ②人资部负责定期(每年初)到有关部门核查所使用的国家标准、行业标准等外部文件是否为有效版本,及时更换过期文件。

  ③人资部负责检查企业所执行的有关国家及地方等法律法规性文件的有效性;

  ④人资部对发放到企业外部的受控文件进行发放登记及更换、作废的控制。

  5.12 质量记录之归档、储存、维护原则

  ①各部门负责对本部门质量记录的保管,以每年一次(或视需要)把质量记录归档到产品开发部。

  ②质量记录编号采单据编码者,依单据号连续编成顺序排列。

  ③质量记录编号采流水号码者,依流水码由小到大连续编成。

  ④无流水号或单据编号者,依记录日期依序归档。

  ⑤归档时机有:每日整理方式(日报表)、每月整理方式(月报表)、每季整理方式(日报/周报/月报)、每半年整理方式(月报)、每年整理方式(月报、年报)。

  ⑥归档标示:整理归档完成时,质量记录之外部、封箱外部加以标示,质量记录内容及期间之质量记录,以达到易于取阅之原则,如标示于档案夹之外部或整理成叠之报表封面上。

  ⑦储存原则:储存于档案夹中,或装订成册置于箱中,摆放整齐。

  ⑧质量记录保存期限依“质量记录归档清单”所载,逾期之质量记录由厂长及人资部视情况决定销毁或继续保存。

  ⑼质量记录应妥善保管,以防止损坏、变质、遗失。

  6、使用表单

  6.1文件资料发给部门及份数审批一览表

  6.2文件资料归档登记表

  6.3文件资料发放(领用)审批登记表

  6.4在用文件/资料有效性检查记录表

  6.5文件资料更改申请(归档)表

  6.6质量记录归档清单

  6.7文件资料作废/保留/销毁登记表

  6.8文件资料借阅登记表

  6.9外部文件资料归档登记表

  6.10文件资料对外发放记录表

  6.11文件资料缴回再发登记表

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