篇2：上市公司档案管理制度

　　上市公司档案管理制度

　　一、总则

　　一、本制度根据《中华人民共和国档案法》、《电力工业企业档案分类规则》及有关部门的规定～结合我公司具体情况制定。

　　二、档案管理工作的基本任务是做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

　　三、本制度适用×××××有限公司档案管理。

　　二、档案管理的体制

　　一、综合管理部是公司档案工作的主管部门。

　　二、公司设臵档案室～由综合管理部专人负责档案管理～统筹、协调和组织公司的建档立卷工作～督促检查指导下属公司档案员对档案资料的收集和管理归档工作～代表本公司对外联系有关档案业务。

　　三、归档采取部门立卷制～公司各部门设臵兼职档案管理员～定期将部门资料视情况移交公司档案室存档～各部门兼职档案员应相互协调～对部门间有串联的文件应严格按照事由发生制原则交事情经办部门归档。

　　四、下属公司档案工作在业务上接受上级档案部门的监督和指导。

　　五、档案工作坚持集中统一管理原则。根据本公司管理体制规定～文书、科技档案由档案室负责管理。本制度分别制定各类档案的各类制度。

　　六、档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主～以各所属电力公司档案人员为辅的管理网络。网络活动应传达和贯彻有关公司档案工作的政策和要求～开展档案业务培训～使公司档案实行规范、标准化管理。

　　三、档案管理

　　(一)文件材料归档要求

　　1、归档的文件材料必须准确地反映本公司及下属公司投资、项目建设、生产营运、科研、基本技术和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

　　2、下属公司在生产活动中形成的文件材料～由下属公司档案员负责收集、整理立卷～完好保存～并定期将档案目录上交本公司档案管理部门～以备公司档案室随时调取。

　　3、归档的文件材料必须完整、系统、准确～各项签字手续完备～书写材料要益于长期保管～禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。

　　4、下属发电公司文件材料的归档范围和保管期限分别以国家《电力工业企业档案分类规则》和《电力工业系统技术档案保管期限表》为标准。

　　5、凡本公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料都必须移交档案室归档～任何部门和个人都不得占为已有。

　　6、工作人员因工外出学习、考察及参加各种会议的文件材料～应按文件归档范围的要求交公司档案室归档。

　　二、档案保管

　　1、接收档案要认真验收～并办理交接手续。

　　2、存放档案必须有专用的档案室～做好办公、阅览、档案室三分开。档案室应具有良好的环境～具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全措施。

　　3、定期检查档案室的安全措施～档案室的温、湿度分别控制在14?-24?和45%-60%。

　　4、档案室内严禁烟火～不准堆放易燃、易爆物品～下班前要切断电源～关闭门窗。

　　5、档案室内案卷排列要科学～便于利用和保管。

　　6、定期进行室藏档案的清理、校对～做好帐物相符。

　　7、凡离、退职人员都必须向档案室交还所借档案～并由档案室负责人在离职单上签字。

　　8、档案管理人员的工作调动～必须要办理档案数量和状况的交接手续。

　　三、档案鉴定与销毁

　　1、根据国家档案局及有关部门规定～编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期,16-50年,、短期,15年以下,三种。

　　2、日常的鉴定工作由档案室负责～对新入库的档案应正确划分保管期限。

　　3、库存档案的定期鉴定由鉴定小组负责进行～鉴定小组由公司主管档案工作的领导、档案人员和业务技术人员组成～对超过保管期限的档案提出存毁意见～由档案部门写出鉴定报告～在保管单位备考表中注明鉴定意见～由小组负责人签名～并注明鉴定日期。

　　4、销毁的档案需严格掌握～销毁前要编制清册～提出销毁报告～经档案主管领导审批。销毁的档案要严格执行保密规定～将作废档案送至指定地点监销。

　　5、档案销毁清册要永久保存。

　　四、档案统计

　　1、档案管理要建立健全统计工作～统计数据以原始记录为依据～做到准确可靠。

　　2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计。

　　五、档案信息开发利用

　　1、档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容～要积极开展档案的二次整理和编研～利用档案信息资源～有效地为公司及下属公司的各项工作服务。

　　2、公司档案开发和提供利用～必须严格执行保密制度。

　　3、根据档案的机密程度～确定不同的利用范围～规定不同的利用审批手续。外单位人员查阅公司档案～应持介绍信～经主管领导批准方予接待。未经允许不准拍照、复制、转抄～不准将档案带出公司外。

　　4、利用档案均需办理登记手续～爱护档案～不得折叠、拆卷～随意更改和涂写～如发现损坏、丢失和泄密～应追究责任。

　　5、正本档案均不出借～一律在阅览室查阅～情况特殊者需经领导批准。

　　六、档案管理人员

　　1、档案工作人员要忠于职守～具备专业知识和档案管理知识～熟悉和了解公司的各项管理活动。

　　2、档案管理人员的工作安排要相对稳定～有利积累经验～开展工作。

　　四、文书档案管理

　　文书档案是记述和反映公司及下属公司经营的规划、方针政策、国家法律、法规和生产经营各项活动的真实原始记录～是公司的基本情况和历史面貌的记录～是查考、研究和总结的主要依据。

　　(一)基本任务

　　1、对公司文件材料进行归档。

　　2、公司专职档案员应收集公司及下属公司每年所行成的文件材料～确保文件材料收集齐全、完整。

　　3、文书档案案卷格式执行GB/T9705-88标准。

　　二、文书档案管理的内容

　　1、行政管理方面

　　(1)公司注册成立的相关文档资料。

　　(2)公司召开会议的记录、纪要～讨论通过的文件。

　　(3)项目投资的信息分析、登记、立项相关材料。

　　(4)规定、制度、通知、决定、决议、办法、通报、请示、报告录入。

　　(5)计划、规划、统计报表。

　　(6)工作总结、报告。

　　(7)文档录入。

　　(8)人事管理方面材料。

　　2、经济合同类文件:生产经营活动中形成的相关合同、协议、法律文书等。

　　五、技术档案管理

　　一、技术档案管理的内容

　　1、下属公司工程建设中形成的文件:合同、合同附件、谈判协议、议定书各设计阶段的有关文件、审查议定书、国外设备材料验收及设计联络、开箱检验、记录、商检及索赔,电力基建方面,办公、生活福利建筑方面,生产技术管理方面的文件。,详见附件,

　　2、公司及下属公司在生产经营活动中形成的技术文件资料、技术专利、技术科研成果等。

　　二、技术文件的收集办法

　　1、技术文件的收集由各所属电力公司档案员收集完整后由各所属电力公司存放保管～并将档案目录定期上交公司档案室～以备公司档案室调取。档案室在收集技术文件后须及时填写《技术文件入档单》通知有关领导和专业。

　　2、下属公司基建工程应于工程竣工交接验收后～在30天之内由下属公司基建部门将竣工图及工程档案移交下属公司档案室～规模大的工程项目～可分阶段归档～施工图,翻译版和竣工图,均作永久保存～并将档案目录及相关资料报公司档案室。

　　3、下属公司在基建施工、重大技术改进工程项目或每次科研成果进行鉴定验收时～必须有公司技术部门参加～对应归档的技术文件材料进行验收～以保证技术文件的完整性、准确性、系统性。

　　4、下属公司国内购臵或国外引进的设备随机技术文件、图纸、产品说明书、均由下属档案室集中统一收集后～将档案目录交公司档案室。设备开箱时须有档案人员,或兼职人员,参加并负责收集。

　　财务和人事档案由相关部门按各专业的档案管理标准做好档案的整理、立卷、存档工作。

　　六、档案的安全与保密

　　一、档案是公司的机密～档案室是机要室～无关人员一律不得入内。

　　二、档案管理人员不准向有关人员泄漏、散布或谈论档案的内容～一经发现～应视其情节轻重予以严肃处理。

　　七、档案的查阅与借用

　　一、凡本公司有关人员～因工作需要借阅档案者～应做好登记～一般只允许在档案室查阅。查阅协议、合同及其他重要技术资料必须经公司综合管理部同意方可查阅。

　　二、本公司有关人员如有实际情况必须借出者～须办好手续～当天归还～如超过两天以上者～须经公司领导批准签字后～才能借出～但须如期归还。

　　三、借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损坏～不得转借他人或外单位～如有违反者～视情节轻重严肃处理。

　　四、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件～一律不外借。

　　五、外单位借阅我公司档案者～须持单位介绍信～经公司领导签字批准～方可接待～但只限于本室～一律不准外借。

　　八、附则

　　一、本制度解释权属公司综合管理部。

　　二、本制度自公布之日起执行。

　　附件:《×××××公司会计档案管理办法》

　　《×××××公司工程档案管理制度》

篇3：上市公司收发文件管理制度

　　上市公司收发文件管理制度

　　一、总则

　　一、为提高公司行政事务管理效率～规范收发管理工作～特制定本制度。

　　二、本制度适用于×××××有限公司收发文件管理。

　　二、收发管理体制

　　一、公司所有收发管理工作均由综合管理部统一负责管理。

　　二、公司指定专职或兼职人员负责收发工作。

　　三、收发业务

　　一、收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报、传真的发送、登记～以及特殊文件资料的递送。

　　二、收发人员必须根据有关文件资料～如实填写收件登记簿、发文登记表。

　　三、收发业务文件处理～按照公文处理办法执行。

　　四、收发文件资料应及时、准确送达有关人员和部门～不得延误和积压。

　　五、对公司和员工的信件、资料～负责统一接收管理。

　　六、对贵重物品、汇款、邮包～要进行专门登记～并由个人签字领取。

　　七、未经许可～不得随便代理收发工作～以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料～不得先行使用、阅读。

　　八、对投递错误的邮件～应及时退回。

　　九、对违反公司管理制度或与公司利益有冲突的文件、资料、传真件～收发人员有权拒绝收发～并将情况报告上级主管。

　　四、附则

　　一、本制度解释权属公司综合管理部。

　　二、本制度自公布之日起执行。

篇4：上市公司印信管理制度

　　上市公司印信管理制度

　　一、总则

　　(一) 为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性～有效地维护公司利益～杜绝违法行为的发生～特制订本制度。

　　二、本制度依据行政印信管理工作要求及公司有关文印管理制度。

　　三、本制度适用于×××××有限公司印信管理。

　　二、管理内容与要求

　　一、印章的启用

　　1、新印章要做好戳记～并留样保存～以便备查。

　　2、印章启用要事先发启用通知～注明启用、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油～以示首次使用。

　　二、印章的保管、交接和停用

　　1、公司各类印章必须有专人保管。

　　(1)董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印等由公司指定综合管理部专人负责保管,

　　(2)各部门印章由各部门指定专人负责保管,

　　(3)印章保管须有记录～注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

　　(4)印章移交须办理手续～签署移交手续证明～注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

　　(5)有下列情况印章须停用:

　　1、机构变动或机构名称改变

　　(2)上级部门通知改变印章图样,

　　3、印章使用损坏,

　　4、印章遗失或被窃～声明作废。

　　(6)印章停用要提出处理办法～并报经公司领导批准～及时将停用印章送制发机关封存或销毁～建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

　　三、印信管理

　　1、公司公章和介绍信统一由综合管理部归口管理。公司公章由综合管理部专人负责保管～介绍信由行政主管保管。公章和介绍信不得随意放臵、使用和擅由他人代行其职。

　　2、凡是以公司名义对外发出的文件～需经公司总经理签发后～方可用公章。

　　3、各部门对外发出的便函、报表、文字材料及办理其它事宜需用公司公章时～由各部门经理签注意见～经公司总经理同意后～方可用印。综合管理部应做好登记。

　　4、各部门对外联系工作需出具公司介绍信时～属本部门业务范围的～由部门领导在便条上签注意见后～到综合管理部用印,属于重大事项和到外省(市)办公、学习等～必须经总经理同意～可方用印。

　　5、本制度所述公章包括钢印。

　　四、介绍信的使用

　　1、开介绍信～必须填明公出理由、所去单位、公出人数及使用期限等。写介绍信文字应清晰～如有修改应用校正章～介绍信与存根间应盖骑缝章。严禁使用空白介绍信。

　　2、介绍信要严格执行登记编号制度～详细如实填写存根。各部门领用的介绍信存根和作废的印鉴须及时交综合管理部注销～登记存档。

　　3、加盖公章必须端正清晰～不漏盖、错盖。

　　4、负责印信人员必须严格核对是否经领导签发并掌握文件份数、印制质量～经校验与领导审核无误后再加盖印鉴。

　　5、加盖印章要齐年盖月～上不压正文～下压年月日即可。几个单位联合发文用印时～印章不可交错。

　　三、附则

　　一、本制度解释权属公司综合管理部。

　　二、本制度自公布之日起执行。

　　附:印章、介绍信使用流程

篇5：上市公司保密管理制度

　　上市公司保密管理制度

　　一、总则

　　为保障公司合法权益不受侵犯～保证×××××有限公司正常的经营管理秩序～特制定本制度。

　　二、密级划分

　　一、划分原则:合理划分、确立密级、妥善保密～适当公开。

　　二、公司密级划分为:

　　1、绝密:一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害。

　　2、机密:一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害。

　　3、秘密:一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害。

　　4、内部资料:一旦泄密会使公司利益遭受一般损害。

　　5、公开资料:公开有助于公司利益。

　　三、密级的确立

　　一、依据保密分级表确立各类文件资料的密级。

　　二、公司各部门对其产生的文件资料～提出定级意见～由总经理签发～确定后均在文件右上角注明。

　　三、属公司秘密事项但不能标明密级的～通过口头通知、传达到接触范围内的人员。

　　四、密级变更及解密

　　一、因工作需要或环境变化需要变更密级的～由原产生密件部门或综合管理部提出申请～交总经理批准变更～或由总经理直接变更。

　　二、对尚在保密期的文件事项～因工作需要或环境变化～需公开且不损害公司利益的～由原产生密件部门或综合管理部提出申请～交总经理批准解密～或由总经理直接解密。

　　三、保密期届满～除要求继续保密事项外～自行解密。

　　五、保密管理

　　一、 公司全体员工必须贯彻执行国家有关安全和保密法律、行政法规和纪律。

　　二、对保密资料须专门登记入册～并定期清查～防止丢失和错漏。

　　三、传阅保密资料由机要人员统一掌握～划定传阅范围～不得自行扩大～不得让无关人员阅看～控制传阅件的行踪～以防丢失。

　　四、保密资料不得私自复制。复印件视同原件管理～复印过程的废页及时进行销毁。

　　五、保密资料严格按领导批准的份数打印或印刷～不得擅自多印多留。草稿视同原件一样管理。打印过程形成的废页、废件及时进行销毁。

　　六、绝密件由机要人员另行打印、复印。 七、传递保密材料要有保密措施～传递应专送～不得办理无关事项～密件不得携入不利于保密的场所。

　　八、外出工作须携带保密资料～要经总经理批准。出国工作携带保密资料的～除经总经理批准外～还须经总公司和政府有关部门审批。

　　九、做好公司重要会议的保密工作。会址应选择有利于保密的地方～严格控制无关人员进入～严禁滥发会议文件～检查有无遗留材料、笔记本。

　　十、注意在通讯中的保密工作。不在无保密措施的电话、传真机上传递保密材料。建立专门的信息网络保密制度。

　　十一、公司员工需做好电子类文档资料的保密措施～个人电脑需设臵密码～未经公司领导批准严禁将电子文档、资料等外传。

　　十二、严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密件～一律须办理申请批准手续和登记手续。

　　十三、保密内容未经许可～不得擅自摘抄、翻印、复印、拷贝、摄影、转借或损坏,否则由此造成的后果由当事人承担责任。

　　十四、公司保证员工的隐私权不受侵犯～个人资料不被有意泄露。

　　六、保密纪律

　　一、不该说的话～不要说,

　　二、不该问的事～不要问,

　　三、不该看的文件～不要看,

　　四、不该记,摄、录,的事～不要记,摄、录,

　　五、不得擅自携带密件外出,

　　六、不得在公共场合谈论公司秘密,

　　七、不得在私人通信中涉及公司秘密,

　　八、不在不利于保密的地方放臵密件,

　　九、不得利用公用电话、明码电报～以及邮局办理秘密事 项,

　　十、发现泄密及时报告～采取补救措施～避免或减轻损害,

　　十一、客人问及公司秘密～应予以婉拒、避谈。

　　七、附则

　　一、本制度解释权属公司综合管理部。

　　二、本制度自公布之日起执行。