上市公司复印、打印、传真管理制度

日期:2020-03-26  类别:最新文章  编辑:物业经理人  【下载本文Word版

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  上市公司复印、打印、传真管理制度

  一、总则

  一、为加强公司复印、打印、传真的规范管理~特制订本制度。

  二、本制度适用于×××××有限公司复印、打印、传真管理。

  二、管理内容与要求

  一、公司各部门需打印文件材料时~原则上由部门自行打印~除红头文件、涉及公司重要内容的文件或打印数量较大时统一交由综合管理部打印。交综合管理部打印前~应认真填写申请单~注明完成日期~并经部门经理、综合管理部签字后交付文员打印。

  二、打字员应检查打印文稿是否符合打印要求~如发现文稿字迹潦草、难辨、有出入等情况~打字员有权要求退回文稿以进行修改。

  三、来稿部门应在申请单上明确文件的发放标准(发放单位范围)~注明文件发放份数。原则上文件打印份数为一份~其余份数通过复印完成。

  四、打字员应做好打印文件的登记~定期作好电脑中对外发文的文件备份~搞好备份磁盘的保养。

  五、为维护电脑系统~保护电脑硬盘中的文件~无关人员末经许可严禁操作综合管理部电脑。

  六、对复印件要严格控制~严禁复印与工作无关的材料。涉及公司重大利益或形象、重要图纸或资料等的材料复印~必须经总经理批准。否则~其后果由申请复印部门承担。

  七、为控制各部门复印用量~达到节约用纸的目的~复印、打印用纸统一由综合管理部打字员按办公用品领用程序到综合管理部领用~并做好领用登记手续。各部门需用纸时~到综合管理部领取。综合管理部将随机抽查部门的用纸情况~对部门复印纸的领用数、使用数与存量进行核对~如发现使用数、存量与领用数存在较大差别,合理损耗除外,~将对该部门进行考核。

  八、使用人员应按使用方法正确操作复印机~如有疑问或出现卡纸、不能操作等现象~一律停止复印~并立即请综合管理部文员前来处理~严禁私自打开机器或乱按按键~如出现因人为操作不当或擅自处理故障而产生的复印机问题~将追究具体操作人的责任。

  九、公司各部门所有对外传真需经部门经理审核批准后交综合管理部操作发送。末经公司领导审核签发的文件~所有人员不得自行操作传真~所有传真件复印件须交综合管理部存档~原件由发文部门保存、归档于年终整理立卷后移交公司档案室存档。

  十、严禁使用公司传真机发送与公司工作无关的材料。

  十一、所有收到传真件都由综合管理部以传真复印件形式存档~传真原件交收件人或相关部门~符合立卷要求的于年终一并立卷。

  十二、外来业务人员或来客使用公司打印、复印、传真设备~必须经由接待的相关部门办理~涉及公司内部程序的申请后~报部门经理批准后实施。

  十三、各部门应配合综合管理部严格执行本制度。如有未按程序或违反本制度的情节发生~综合管理部应拒绝执行打印、复印、传真操作。如因综合管理部管理不力~影响本制度的实施~将视形成后果的轻重程度~参照公司有关制度对有关责任人进行处罚。

  十四、综合管理部必须认真做好电脑、复印机、传真机的日常维护保养工作~发现问题应及时报有关领导及时组织维修

  十五、凡不符合上述规定的打印、复印和传真材料~打字员有权拒绝。

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