视讯股份公司采购付款管理制度

　　第一条 为了加强对公司采购、付款的控制和管理，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，制定本制度。公司办理有关采购、付款事务时，应遵循本制度的规定。基本建设采购不属于本部分规定范围。

　　第二条 公司应该让具备良好业务素质和职业道德合格的人员办理采购与付款业务，同时确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

　　采购与付款业务不相容岗位至少包括：

　　(一)请购与审批;

　　(二)询价与确定供应商;

　　(三)采购合同的订立与审核;

　　(四)采购与验收;

　　(五)采购、验收与相关会计记录;

　　(六)付款审批与付款执行。

　　公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

　　公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。

　　第三条 采购是根据采购预算或实际需要进度(超预算和预算外)，由具有采购权的部门或使用部门填写采购物资的请示，经财务部及相关部门签署意见后，报经授权的公司领导核准后方能办理。对超出规定范围的采购业务必须由经费审核小组审核后，经授权的公司领导核准后方能办理。

　　第四条 请示中必须详细注明参考供应商、规格型号及需用日期、数量、预估单价、金额等内容，若申请物品需要采取特别运送及保存方式的，还应标注注意事项。

　　第五条 采购承办人员接到经批准的请示报告后，应备妥有关资料和预计采购供货商、数量等，呈公司授权部门办理。采购方式应视货物性质、金额大小，是否经常使用(分常用物资和非常用物资)及市场竞争情况等加以考虑，然后选定询价采购、议价采购、比价采购、合约采购、招标采购和紧急采购等采购方式。紧急采购不应经常发生，事后应补办请购手续，并应分析发生原因是否为不可抗力，有无改善计划。定期对请示报告进行检查，是否有延迟采购、计划外采购，是否符合经济采购量的要求。

　　第六条 除建筑施工项目按照基建工程项目管理外，对达到招投标规定的采购和付款工程项目可实施招投标管理。有关招投标制度的管理参照国家有关招投标文件规定执行。

　　第七条 采购部门必须建立完整的采购记录，即在每次办理完采购业务之后，将不同采购方式的订购及询价资料，分类填入供应商资料卡和系统联网，以供日后参考备用。

　　第八条 合同的订立：采购部门依据经核准的请示报告，填制采购合同。采购合同按《合同法》及公司的有关规定执行。合同的管理参见《*视讯股份有限公司合同管理制度》。

　　第九条 采购部门在确定采购日期后应通知仓储部门预作仓位安排，并安排相关人员作好卸货准备。

　　供应商交货时，公司仓管人员应就供应商检附的送货单(运单)、发票(收执联与抵扣联)与合同清单核对无误后，由其指示卸货地点，并依指定的方式卸货。

　　属计重的货物入库时，应办理过重计量。卸货完毕后，仓储人员应依计量单位核对其重量(容积)，或依计数的方式核对数量。点收无误后，仓储人员应开立入库单。

　　采购的货品，如属经常使用的商品、备件或特殊的设备，仓储人员于收妥后，依检验规范或买卖合约办理取样检验，并开立检验报告，连同样品送有关检验部门或请购部门办理检验。

　　货物检验规范应包括：(1)取样样品数。(2)依该货物性质的重要性列出检验项目。(3)各检验项目的品质标准或可接受范围。品质标准应以数值表示为原则。

　　检验部门(或单位)根据检验结果评定样品系正常或异常，并就检验情形及结果在检验报告上加以说明，以供收用与否之参考。

　　仓储部门收到检验结果为检验合格的报告后，应立即正式验收并办理入库。

　　仓储部门办妥验收入库后，应将入库单、发票等送采购部门办理请款手续。

　　若检验不合格，则依采购部门批示意见办理退货、更换、扣款或索赔。延期交货或逾期末交货的应依合约规定罚款或没收保证金。

　　注意事项：

　　取得发票的货物名称、规格、数量、金额与送货单或验收入库单必须相符。

　　货物验收，必须会同验收部门与采购部门办理。

　　如已分批收货时，仓储人员应在合同清单上注明分批收货日期、数量，以复印件送采购人员。

　　不合格的货物应通知采购部门退回或扣款。

　　第十条  仓储人员和采购人员应定期(每周)核对收货情况和已发出的采购合同，若发现有逾期未交货或已交货而逾期的情况，采购人员应及时与供应商联系，请其尽快依约送货;若合约上约定有罚款条款时，还应执行罚款。

　　若供应商愿意接受罚款，承办人员可直接在请款凭据上的金额栏内直接扣除，并在备注中注明扣款原因，供领导参考。若逾期原因为人力不可抗拒的因素所致，供应商要求免罚的，承办人员应先呈经授权审批，并将审批单附于请款凭据之后。

　　若供应商所交货物，品质不符合合同要求但仍可使用或售卖，如因紧急需要不能等待退货或更换，而改以货款中扣减的，承办人员应以书面报告呈请主管领导核准后，再通知仓储人员收货。否则，应办理退货、更换，并按合同约定条款索赔。采购部门对于货款已支付,经使用部门发现质量不符合规定时，应处罚失职人员,并应计算公司损失金额，与供应商取得联系,依照合约催讨规定的罚款,必要时依法律途径解决。

　　采购人员收回的罚款，应于当天缴至出纳入账，不得拖延或与其他货款相抵。

　　第十一条 采购部门收到仓储部门转来的请款凭证，经查核无误后，即将收货情况记于采购记录上，并按供应商分别保存。请款凭证经负责人核准后转财务部审核。

　　财务部收到采购部门转来的采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证，对其真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核后，报授权公司领导审批。若有不合规定或异常情况的，应及时向公司领导反映。

　　财务部对于已付款的原始凭证应加盖“付讫”戳印。

　　采购付款流程图如下：

　　付款流程

　　采购业务流程

　　第十二条 本制度由公司董事会负责解释。

　　第十三条 本制度自董事会通过之日起施行。

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