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海尔集团档案管理规定

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海尔集团档案管理规定

  海尔集团档案管理规定

  第三十六条 管理部门

  各级综合部设立综合性档案室,并指定专人负责档案管理工作。人事、财务、营销等专业档案可由相应职能部门负责管理。

  第三十七条 归档范围

  包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料:

  一、管理文件:在经营活动中具有重要依据的各类文件,包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记;各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等;

  二、立项文件:包括项目的可行性报告、评估报告和合作合同、章程等文件,以及政府部门关于项目立项的各种批复文件等;

  三、证照文件:经营活动中产生的各类证件、执照等;

  四、资信文件:验资、审计、评估报告等;

  五、合同文件:经营活动中产生的各类合同、协议等;

  六、项目开发报批文件:征地文件、规划报建文件、施工及竣工验收文件等;

  七、技术和设备文件:设备、技术资料等;

  八、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等

  九、声像信息类:公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。

  十、其他需要归档的重要文件。

  第三十八条 收集归档

  一、档案在形成过程中,经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理,不遗漏、不丢失,保证全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。

  二、凡属归档范围的文件,经办部门或单位的资料员应在文件办理完毕一个工作日内将原件及时归档,不得私自留存;文件的复印件可存于本部门备查。

  三、以管理中心、筹建处、项目名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由本级综合部负责收集、整理,按年度立卷归档。

  四、为避免归档档案的遗漏和混乱,档案员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。

  第三十九条 分类编目

  一、档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。

  二、档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求,并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。

  第四十条 档案保管

  一、档案室必须做好放火、防潮、防蛀、防盗工作,保持档案完好无缺;一旦出现险情,必须立即向公司行政领导报告。

  二、严禁无关人员进入档案室;非档案管理人员无故不许在档案室逗留。

  三、档案发生损毁或丢失时,根据给单位所造成损失的大小,按规定对有关责任人进行处罚。

  第四十一条 档案借阅

  一、借阅任何文件资料,必须办理书面审批及借阅登记手续,归还存档时,经检查无误方可办理注销手续;

  二、借阅非机密性文件(包括复印件),须经综合部负责人批准;借出原件,须报管本单位副总经理以上人员审批;

  三、因办理相关政府事务所需的资料,须经综合部负责人批准方可借出;

  四、借阅机密性文件(包括复印件),须经分管行政副总经理批准;绝密性文件(包括复印件),须经总经理批准;

  五、外部人员来查阅资料,应出具其单位书面证明,并经分管行政副总经理以上领导批准,方可查阅;

  六、任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批准;

  七、借阅档案者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。

  第四十二条 档案移交

  若档案需要向政府部门(专业档案馆)或外单位移交,应将档案移交的详细目录上报行政副总经理或以上领导审批,方可移交。

  第四十三条 档案销毁

  档案销毁需经管理中心批准,并需档案管理员和管理中心综合部负责人同时在场监督。

  第四十四条 其他

  人事、财务、营销等专业档案的管理可根据其特点增加其他要求,但必须遵守本规定基本原则,并由各职能部门负责。

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篇2:航空大学后勤集团文书档案管理规定

  航空大学后勤集团文书档案管理规定

  文书档案是集团工作运行的记录,是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度,严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作,特制订本规定。

  一、文书档案管理的基本原则

  文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则,以集中管理为主。

  集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。

  集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理,以便于及时利用和维护文书档案的完整与安全。

  保密性文书按照上级规定执行。

  二、归档文书的范围

  1.学校和上级部门签发、转发的文件。

  2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。

  3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作计划等。

  4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。

  5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。

  6.相关的法律法规及标准。

  7.具有查存价值的资料。

  三、管理部门及职责

  1.集团党政办公室:负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。

  负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。

  2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。

  3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。

  4.各单位应确定一名文件管理人员,负责本单位文件的管理与归档工作。

  5.管理职责

  ⑴ 搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。

  ⑵ 积极开展文书档案的提供与利用工作。

  ⑶ 进行文书档案鉴定与统计。

  ⑷ 保证文书档案质量,防止丢失、损坏。

  四、文书档案的点验

  办公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验:

  1.检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺应及时询问递交人进行追查补齐。

  2.对领导审批的文件,应确认领导签署的意见是否已办理,如已办理,应在办理结果一栏签字,并将相关文书合并统一归档。

  3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字,主管领导审批签发,并注明签发日期。

  五、立卷

  1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

  2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理,每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起,不得分开,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后;转发在前,原件在后。

  3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复,应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。

  4.卷内文件应按照发文时间先后顺序,依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写,页号在公文右下角连续填写。

  5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首, 备考表放在卷尾。

  6.填写完整档案盒各项内容,将整理好的公文,放入档案盒存入文件柜。

  六、归档管理

  1.各单位文件管理人员应在每年一月底前,将上一年度的文件整理归档,归档时应按照立卷要求整理。

  2.个人不能保存应归档的公文。

  3.拟制、修改和签批的公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

  4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外,需翻印的须经办公室主任批准。翻印时,应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时,应当加盖复制单位印章。

  5.各单位应设立专用文件柜,保持归档文件清洁,防止受潮、虫蛀、腐蚀。

  七、归档文书的借阅

  1.借阅归档公文应履行借阅手续,填写《档案借(查)阅登记表》。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。

  2.原则上案卷不许借出,只供在办公室查阅,需借出的须经主管领导或办公室批准。

  3.借阅期限一般不超过十天,到期应及时归还。需延长借阅时间的,应经办公室主任同意。到期未还的,文件管理人员应及时催促借阅人员归还。

  4.借阅归档公文的人员必须爱护档案,不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、转借档案。

  5.因工作需要复制档案时,必须经办公室主任批准。

  6.借阅档案归还时,文件管理人员应当面认真查验档案的完整性,发现遗失、损坏时,应查问借阅人员原因,并报办公室主任。

  7.集团以外的单位借阅归档公文时,须经主管领导同意,并按规定办理借阅手续。

  八、公文保存期

  1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。

  2.指导工作运行类公文保存期为三年。

  3.一般短期通知类公文保存期为一年。

  九、公文的收回与销毁

  1.不具备归档和存查价值的公文,经过办公室主任批准后,可不作为归档公文存档。需销毁时,由文件管理人员填写《文件销毁清单》,注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期,批准人和销毁人应签名。

  2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。

  集团各职能部门行文下发的公文由本部门负责收回并销毁。

  各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。

  3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理,已到保存期的公文应编写收回与销毁公文的通知和目录,明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。

  收回的公文应建立收文登记。

  4.收回过期公文,文件管理人员应填写《文件销毁清单》,销毁人和监督销毁人应在清单上签名,并注明销毁日期。

  6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅,并加盖“作废保存”印章。

  十、电子文档的处理

  1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。

  2.各单位应有专人和专门设备,对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。

  3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集团党政办统一备案。

  十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

  十二、本规定自公布之日起执行。

篇3:汽修企业技术档案管理规定

  汽修企业技术档案管理规定

  1、技术档案,指本企业进行生产经营活动所用的一切重要图片、图纸、光碟、图书、报表、技术资料、有关设备、技术的文字说明等技术文件,整理后归并文件档案。

  2、本厂设置技术档案有:维修汽车技术质量档案,车间、办公室基建档案、技术标准、规程、工艺文件、统计报表等生产技术档案、设备档案和科研产品开发档案。

  3、本厂技术档案室由技术部门负责建立、保管、运用或提供使用。保管工作由技术部指定专人负责。

  4、每当档案资料进入本企业、技术部应在一周内建立档案。建档时要分类编号,登记立卷归档,并进行必要的整理编制卡片,以利查阅。

  5、技术档案不外借。内部技术人中办理借阅手续后,可以借阅,但属秘密的资料不得外借,不得随便复印。技术档案阅后要及时归还并办理归还手续。

  6、技术部定期对技术档案进行鉴定,确定保管年限,及时毁销失去使用价值的档案。

篇4:华科大涉档案利用规定

  华科大涉档案利用规定

  一、校内外单位或个人,持介绍信、身份证、校园卡等有效证明,可以利用本馆已开放的档案(代他人查询档案者,须出示被查人有效证件);对未开放的档案,须经档案形成部门及档案馆同意,必要时还须经主管校领导审查同意。

  二、查阅本人参与的科研项目档案,持本人校园卡等有效证件即可查阅;查阅非本人参与的科研项目档案,须持归档部门或项目所在院系介绍信,并持利用者校园卡等有效证件方可查阅。

  三、校内单位或个人利用组织部、纪委办公室、监察处、人事处、审计处、财务处等部门的档案以及其他部门的涉密档案,须经相应归档单位同意后方可查阅。

  四、校外单位查阅档案,应经学校归口部门及档案馆领导批准,凭介绍信和工作证方可查阅。介绍信应明确利用目的、内容及联系方式等。

  五、本馆档案原则上限馆内查阅,一般不外借。校内有关部门确需借出档案时,须持有关部门负责人签字并加盖公章的借出申请,经档案馆领导签字后方可借出。档案借出时间原则上不得超出两周,不得转借,确需续借应持档案到档案馆办理续借手续。借出档案者须对档案的安全、完整和保密负责。如借出档案发生损毁,应追究借用人员的相应责任。

  六、利用本馆档案须专题专用,未经允许,任何单位和个人不得擅自公布;利用者对摘录、复制的未开放档案,应妥善保管,严格保密,不得扩散或转让;利用本馆档案汇编出版、陈列展出或者制作专题数据库等,应征得本馆同意,并注明材料来源;利用本馆档案制作的各种出版物,应向本馆提交两套备存。

  七、查阅利用档案用于公益目的的,本馆不收取费用;用于个人或者商业目的的,按照有关规定收取费用。在校学生免收档案查询费。

  z科技大学档案馆

篇5:公司档案管理规定

公司档案管理规定

一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到:

①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

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