恒大地产全国性材料物资采购供应管理制度
第一章 总则
一、广州恒大材料设备有限公司(以下简称材料公司)、佛山市恒大金属建筑材料有限公司(以下简称金属公司)及各项目公司主要负责全国性材料物资的采购供应工作。
二、集团公司及各外地项目公司计划部门负责装修通知(包括样板房和豪华装修或超豪华装修)下发到荆州建筑设计院、材料公司、金属公司、工程部、招标中心。
三、集团工程部、外地项目公司工程部负责全国性材料物资使用计划的申报工作。
四、集团预决算中心、外地项目公司预决算部负责施工单位所用的全国性材料物资款的核算工作。
五、集团财务中心、外地项目公司财务部负责全国性材料物资的财务核算及其款项的代付代扣工作。
第二章 全国性材料物资采购供应方式
一、材料公司统一采购供应施工单位的材料物资，明细如下：
人造砂岩、锈石、外墙砖、涂料、瓦、消防通道及管井防火门、卫浴五金、洁具-陶瓷、洁具-龙头、抛光砖(含阳台砖)、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯(筒灯)、园林灯具、户内配电箱、电线电缆、钢塑复合管及管件、PVC管材及管件、公共区配电柜、大堂门拉手及五金、彩砖、广场砖、防水材料(防渗剂)、钢骨架塑料复合管、不锈钢井盖、给水阀门、球墨铸铁管、橱柜、淋浴间隔、入户门、铁艺栏杆。
二、材料公司统一采购供应各项目公司的材料物资，明细如下：
0#柴油、安全帽、工程制服、铁皮围墙、垃圾筒(小区高层住宅及公共区)、标识牌(门牌号、楼层号、楼幢号等)、广告伞(含接待伞)等。
三、金属公司统一采购供应施工单位的材料物资，明细如下：
铝合金门窗(含玻璃及五金配件)、木地板、户内门(含门锁及五金配件)。
四、集团公司结同战略合作关系，签订年度合同，确定厂家、品牌、规格型号和价格，由各项目公司负责采购供应的材料物资，具体明细如下：
厨房电器、热水器、空调、发电机组、电梯、变频供水设备。
五、上述材料物资范畴(模板)以外的其他材料物资由各施工单位按需据实自行采购供应。
第三章 全国性材料物资样板管理
一、需要提供样板的材料物资：
1、由材料公司统一采购供应施工单位的材料物资，需提供样板的材料物资明细如下：
锈石、外墙砖、涂料、瓦、消防通道及管井防火门、卫浴五金、洁具-陶瓷、洁具-龙头、抛光砖(含阳台砖)、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯(筒灯)、园林灯具、户内配电箱、电线电缆、钢塑复合管及管件、PVC管材及管件、公共区配电柜、大堂门拉手及五金、彩砖、广场砖、防水材料(防渗剂)、钢骨架塑料复合管、不锈钢井盖、给水阀门、球墨铸铁管、橱柜、淋浴间隔、入户门、铁艺栏杆。
2、金属公司统一采购供应施工单位的材料物资，需提供样板的材料物资明细如下：
铝合金门窗(含玻璃及五金配件)、木地板、户内门(含门锁及五金配件)。
3、由各项目公司负责采购供应的材料物资，需提供样板的材料物资明细如下：
厨房电器、热水器
二、需要材料物资样板的部门单位：
荆州建筑设计院、材料公司、金属公司、各项目公司及供货单位。
三、定板、封存及发放管理：
1、材料物资原始样板由集团董事局领导、荆州建筑设计院、材料公司、金属公司、集团招标中心共同签名确认，此类样板仅定壹套分别封存于材料公司、金属公司，并由其负责保管。
2、据实所需派生出来的若干套样板，由材料公司、金属公司分别负责协调供应商将材料物资样板送到荆州建筑设计院，再由荆州建筑设计院确板盖章后发放。
3、集团系统自行生产的材料物资只须提供壹套材料物资样板存放在荆州建筑设计院，并由其负责保管。
4、所有材料物资样板须登记造册，由使用部门自行管理。
第四章 全国性材料物资采购供应合同的管理
一、全国性材料物资年度购销合同的签订与管理
1、集团董事局确定全国性材料物资种类明细后，由荆州建筑设计院、集团招标中心、材料公司共同组建招标小组，由其初选全国知名品牌厂家。
2、集团董事局领导及招标小组成员通过洽谈，现场确定中标单位、中标产品(含品牌、规格型号、价格等)。
3、集团公司统一举行“恒大地产集团与全国知名品牌材料供应商签约仪式”，在仪式现场由集团公司、材料公司、金属公司分别负责与相关材料商签订全国性材料物资年度购销合同。
4、集团档案中心、财务部、材料公司或金属公司各存档壹份合同原件。
二、全国性材料物资年度供货合同的签订与管理：
1、荆州建筑设计院负责设计出图时将各项目开发建设所需的全国性材料物资列出明细，并在图纸上注明，并负责全国性材料物资的定板、封板及发放工作。
2、集团招标中心、外地项目公司负责签订施工合同时将该项目所需的全国性材料物资列出明细，并在合同中写明。
3、材料公司采购供应施工单位的全国性材料物资，先由材料公司与项目公司、施工单位签订《代付代扣材料款三方协议》后，再由材料公司与施工单位签订《材料供货合同》。
4、金属公司采购供应施工单位的全国性材料物资，先由金属公司与项目公司、施工单位签订《代付代扣材料款三方协议》后，再由金属公司与施工单位签订《材料供货合同》。
5、集团各分公司档案中心、各财务分部、材料公司或金属公司各存档壹份合同原件，集团预决算中心或各分公司预决算部留壹份合同复印件。
第五章 全国性材料物资计划管理
一、材料计划种类：分年度材料计划、月度材料计划、临时用料计划三类。
二、计划模板编制：
材料公司、金属公司编制各自负责的全国性材料物资计划模板(含材料类别、品名、编码、规格型号、单位、供货周期及用料时间等)。
2、对于计划模板以外的材料物资，材料公司或金属公司均不予以供货。
三、计划填报、审核与提交：
1、年度材料计划
①集团工程各部、各外地项目公司于每年
12月20日须将下年度材料计划分别提交材料公司、金属公司。
②材料公司、金属公司于每年
12月25日须分别将各自负责统计汇总的集团系统的年度材料计划(仅为预算、不作结算)提交供货单位。
2、月度材料计划：
①集团工程各部、各外地项目公司于每月20日须将后3个月的材料计划分别提交材料公司、金属公司。
②材料公司、金属公司于每月25日须分别将各自负责统计汇总的后3个月的材料计划提交供货单位。
3、临时用料计划：
①如有漏报、临时急用或需补报材料计划的，须向材料公司或金属公司提交临时用料计划表，但每月不得超过3次。
②临时用料计划到货时间由集团工程部、各外地项目公司工程部与材料公司或金属公司协商确定，此项计划不列入考核。
第六章 全国性材料物资库存管理
一、需要库存的材料物资：
1、需要在供货单位仓库设置库存的材料物资：
①材料公司：
锈石、外墙砖、涂料、瓦、消防通道及管井防火门、洁具-陶瓷、抛光砖(含阳台砖)、瓷片、户内配电箱、电线电缆、钢塑复合管及管件、PVC管材及管件、公共区配电柜、彩砖、广场砖、防水材料(防渗剂)、钢骨架塑料复合管、不锈钢井盖、给水阀门、球墨铸铁管、橱柜、淋浴间隔、铁艺栏杆。
②金属公司：
铝合金门窗(含玻璃及五金配件)、木地板、户内门(含门锁及五金配件)。
③各项目公司：
厨房电器、热水器、空调、发电机组、电梯、变频供水设备等。
2、需要在材料公司仓库设置库存的材料物资：
锈石、外墙砖、涂料、瓦、卫浴五金、洁具-陶瓷、洁具-龙头、抛光砖(含阳台砖)、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯(筒灯)、园林灯具、户内配电箱、电线电缆、公共区配电柜、大堂门拉手及五金、彩砖、广场砖、防水材料(防渗剂)。
3、需要在金属公司仓库设置库存的材料物资：
铝合金门窗(含玻璃及五金配件)、木地板、户内门(含门锁及五金配件)。
二、材料物资库存量的设置：
①原则上须保证按每种材料物资年度计划总量的10%储备。
②部分超出10%库存量的材料物资的库存与供货单位协商一致并签订补充协议。
第七章 全国性材料物资提(发)货及验收管理
一、在供货单位所在地材料物资的验收及提(发)货管理：
1、在供货单位所在地验收及提(发)货的材料物资：
①材料公司：
人造砂岩、锈石、外墙砖、涂料、瓦、消防通道及管井防火门、卫浴五金、洁具-陶瓷、洁具-龙头、抛光砖(含阳台砖)、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯(筒灯)、园林灯具、户内配电箱、电线电缆、钢塑复合管及管件、PVC管材及管件、公共区配电柜、大堂门拉手及五金、彩砖、广场砖、防水材料(防渗剂)、钢骨架塑料复合管、不锈钢井盖、给水阀门、球墨铸铁管、橱柜、淋浴间隔、入户门、铁艺栏杆。
②金属公司：
铝合金门窗(含玻璃及五金配件)、木地板、户内门(含门锁及五金配件)。
③各项目公司：
厨房电器、热水器、空调、发电机组、电梯、变频供水设备等。
2、验收及提(发)货人员：材料公司或金属公司或项目公司的2名仓管员和1名质检员。
3、验收及提(发)货要点：
1)、是否为该供货单位生产的材料物资。
2)、是否符合产品规格、型号、数量及等级等要求。
二、在收货目的地的材料物资的验收管理：
1、验收要点：
①对板：根据验收样板(有样板的材料)或比照相关技术参数(无样板的材料)对所送材料进行验收或者抽检验收，所有不合格产品(包括非订单上的材料)一律不得接收。
②点数：必须准确核实供货单位所送材料与订货清单或送货通知的材料名称、规格型号、数量，按实收数量计数开单。
③抽检：依据材料物资类别采取抽检10%的检查方法或执行GB/T2828.1-20**标准。
④开单：验收合格的材料物资开具《进仓单》或《收货单》或《工地收货单》。
⑤核单：保证《进仓单》与《订货清单》、《收货单》与《订货清单》、《工地收货单》与《送货通知》一致。
⑥传单：各单据所有联必须由所有参与验收人员确认签名后再按其规定联传至各相关单位，在传递过程中需填写《单据签收表》，以明确单据的去向。
2、从供货单位送货到施工现场的材料物资的验收管理：
①材料公司的验收：
供货单位送货到施工现场后，材料公司配送部2名仓管员、质检部1名质检员及供货单位代表共同按样板及《订货清单》上注明的材料物资名称、编码、规格型号、数量及等级等进行验收，验收不合格的材料物资不予收货;验收合格的材料物资，由材料公司配送部仓管员开具《广州恒大材料设备有限公司收货单》，双方参与验收人员共同在《广州恒大材料设备有限公司收货单》(一式五联)上签名确认。
②材料公司现场收货完毕后，立即协调各项目公司工程部项目经理及施工单位代表共同按样板及《送货通知》上注明的材料物资名称、编码、规格型号、数量及等级等进行现场收货，验收合格后，由材料公司配送部仓管员开具《工地收货单》，项目公司工程部项目经理、材料公司仓管员和质检员、施工单位代表等现场验收人员须共同在《工地收货单》(一式六联)上签名确认。
③金属公司或各项目公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。
3、从供货单位送货到材料公司仓库的材料物资的验收管理：
①供货单位送货到材料公司仓库后，材料公司配送部2名仓管员、质检部1名质检员及供货单位代表共同按样板及《订货清单》上注明的材料物资名称、编码、规格型号、数量及等级等进行验收，验收不合格的材料物资不予收货;验收合格的材料物资，由材料公司配送部仓管员开具《广州恒大材料设备有限公司进仓单》，双方参与验收人员须共同在《广州恒大材料设备有限公司进仓单》(一式五联)上签名确认。
②金属公司或各项目公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。
4、从材料公司仓库送货到施工现场的材料物资的验收管理：
①材料公司送货到施工现场后，各项目公司工程部项目经理协调施工单位代表共同按样板及《送货通知》上注明的材料物资名称、编码、规格型号、数量及等级等进行现场收货，验收合格后由材料公司配送部仓管员开具《工地收货单》，材料公司2名仓管员和1名质检员、项目公司工程部项目经理、施工单位收货代表等现场验收人员须共同在《工地收货单》(一式六联)上签名确认。
②金属公司或各项目公司参照上述规定执行。
第八章 单据管理
一、单据类别：
1、《广州恒大材料设备有限公司进仓单》：一式五联，第一联：存根(配送部);第二联：供货单位;第三联：财务部;第四联：计划部;第五联：质检部。
2、《广州恒大材料设备有限公司收货单》：一式五联，第一联：存根(配送部);第二联：供货单位;第三联：财务部;第四联：计划部;第五联：质检部。
3、《工地收货单》：一式六联，第一联：存根(项目公司);第二联：材料公司;第三联：施工单位;第四联：财务部;第五联：预决算部;第六联：工程部。
4、金属公司、项目公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。
二、单据印制：所有单据按集团制定的标准版本自行印制。
三、单据领用：所有单据的领用必须造册登记备查。
四、单据使用：
1、供货单位送货到施工现场，材料公司负责验收的材料物资，由材料公司配送部仓管员负责开具《广州恒大材料设备有限公司收货单》，材料公司2名仓管员、1名质检员及供货单位代表共同在该《收货单》上签名确认，作为材料公司支付供货单位材料物资款的唯一依据。金属公司、项目公司参照执行。
2、供货单位送货到施工现场，由材料公司收货后现场交付给项目公司及施工单位的材料物资，由材料公司配送部仓管员负责开具《工地收货单》，材料公司2名仓管员、1名质检员、项目公司工程部项目经理、施工单位代表共同在该《工地收货单》上签名确认，作为项目公司代扣代付材料物资款的唯一依据。金属公司参照执行。
3、材料公司送货到施工现场，直接交付给项目公司及施工单位的材料物资，由材料公司配送部仓管员负责开具《工地收货单》，材料公司2名仓管员、1名质检员、项目公司工程部项目经理、施工单位代表共同在该《工地收货单》上签名确认，作为项目公司代扣代付材料物资款的唯一依据。金属公司参照执行。
4、所有送货到材料公司仓库的材料物资，由材料公司配送部仓管员负责开具《广州恒大材料设备有限公司进仓单》，作为盘库的依据。金属公司、各项目公司参照执行。
5、所有从材料公司仓库发出的材料物资，由材料公司配送部仓管员负责先开具《广州恒大材料设备有限公司收货单》，并注明“仓配”字样，再开具《工地收货单》，作为盘库的依据。金属公司、各项目公司参照执行。
五、单据传递：
1、《广州恒大材料设备有限公司进仓单》(手续齐全)：材料公司配送部负责将各相关联分别传递至各相关部门或单位，作为对帐、盘库依据。
2、《广州恒大材料设备有限公司收货单》(手续齐全)：材料公司配送部负责将各相关联分别传递至各相关部门或单位，作为入帐、对帐、请款支付供货单位材料款的依据。
3、《工地收货单》(手续齐全)：材料公司配送部负责将各相关联分别传递至各相关部门或单位，作为入帐、对帐、代扣代付材料公司材料款的依据。
4、金属公司、各项目公司参照上述规定执行。
第九章 盘点管理
一、材料公司库存材料盘点管理要求：
1、材料公司需根据材料物资类别、品种、规格、型号设立明细账，并根据已确认的《广州恒大材料设备有限公司进仓单》每日序时登记物资出入库明细帐;根据《广州恒大材料设备有限公司收货单》和《工地收货单》每日序时登记工地收货明细帐。
2、每月最后一天为仓库的结账日，每月1-2日为盘点时间，材料公司、财务部等部门，认真统计上个自然月材料的入库、出库及结余情况，对材料物资进行账账核对和账实核对，发现盘盈、盘亏及时查找原因，并根据集团公司的有关规定进行处理。
二、材料公司库存材料盘点程序：
1、记帐时间：每月的记帐时间为每月1日至最后一天即1个自然月。
2、盘点时间：结账时间为每月的最后一天，实地盘点时间为每月的1-2日。
3、盘点人：材料公司配送部、质检部、计划部和财务部等必须同时参加，共同清点。
4、盘点的具体事项：
(1)盘点前，仓管员必须将材料物资进行分类，按品种、规格和型号分门别类摆放整齐，并先按帐面数打印出《材料物资实物盘点表》(表样见附表一);盘点时，逐一清点实物，细心做好账、卡、物的核对工作，认真清点每种物资、仔细核对登记并编制《材料物资实物盘点表》(见附表一);盘点后，所有现场盘点人员必须在《材料物资实物盘点表》签名确认。对盘盈、盘亏的实物应及时查明原因并做好记录，不能马上查明原因的盘盈、盘亏，应及时注明待查原因，并在五天内完成。
(2)盘点期间已收到而未办妥入帐手续的货品或已办理出库手续尚未提货的货品，应另行分别存放，并予以标示。
(3)所有盘点财务都以静态盘点为原则，因此盘点开始后应停止材料物资的进出及移动。
(4)盘点使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经所有盘点人员签认始能生效。
5、对盘盈、盘亏材料的处理：由材料公司配送部出具《材料物资盘盈、盘亏处理意见报告表》(附表二)，写明盘盈、盘亏的材料物资类别、品种、规格、型号、数量、金额和具体原因，并给出初步处理意见，经财务部审核后根据盘盈、盘亏的金额大小报相关领导审批，10000元以内(含10000元)的报公司总经理审批，超过10000元的报总裁审批。审批后交财务部和配送部各一份进行帐务调整。
三、金属公司、各项目公司的库存盘点管理参照上述规定执行。
第十章 结算管理
一、由材料公司或金属公司供货给施工单位、项目公司代扣代付的结算：
1、《工地收货单》是材料公司或金属公司、项目公司和施工单位三方结算支付的唯一依据。
2、材料公司或金属公司根据各方已确认的《工地收货单》，按类别、分批次序时登记工地收货单明细帐，每月最后一天结帐，每月1-2日盘点，保证帐实相符。
3、每月3-5日由材料公司、施工单位及项目公司财务部、预决算部等共同对帐、核实，并签名确认。
4、对帐完毕后，材料公司立即提交代扣代付资金申请单，经材料公司、施工单位及项目公司财务部、预决算部共同签名确认后，提交项目公司财务部。
5、每月15-20日为项目公司财务部代付材料款给材料公司或金属公司的时间。
6、每月20日项目公司必须代付材料款给材料公司或金属公司，如果项目公司每月20日不能代付材料款，项目公司财务部必须停止该项目公司一切款项的支付，直到该项目公司帐目上的款项能够扣除支付材料款时，由材料公司或金属公司提交资金申请单，由项目公司财务部核准后直接支付给材料公司或金属公司材料款，不需项目公司董事长/总经理审批。
7、项目公司预决算部负责从施工单位工程进度款或结算款中代扣其当月所用的材料款。
8、因特殊情况，项目公司如需暂时在当月少扣、缓扣或暂时不扣施工单位材料款时，须由项目公司董事长/总经理审批。
二、材料公司供货给项目公司的货款结算：
1、材料公司与项目公司签订货物买卖合同。
2、项目公司财务部须按合同规定支付货款给材料公司。
3、如项目公司违约拖欠不予支付，由材料公司按合同规定提交资金申请单，由项目公司财务部核准后于每月20日直接支付货款给材料公司。
三、材料公司或金属公司对供货单位材料款的结算：
1、《广州恒大材料设备有限公司收货单》是材料公司、供货单位双方结算时支付的唯一依据。
2、材料公司根据双方确认的《广州恒大材料设备有限公司收货单》，按类别、分批次序时登记收货明细帐，最后一天结帐，每月1-2日盘点，保证帐实相符。
3、每月5-10日，由材料公司、供货单位及材料公司财务部共同对帐、核实，并签名确认。
4、每月10-20日，由材料公司配送部填报资金申请单按程序履行报批手续，每月20-25日由材料公司财务部按已完成报批手续的资金申请单将材料款支付给供货单位。
5、金属公司参照上述规定执行。
四、项目公司对供货单位的货款结算：
1、项目公司须按合同规定支付供货单位货款。
2、项目公司按合同应付未付而又没有提出书面的正当理由的，由材料公司按合同规定提交资金申请单给财务中心，集团财务中心核准后指令项目公司财务部直接将货款支付给供货单位。
3、款项支付后，由集团财务中心书面知会材料公司、项目公司各相关单位/部门。
第十一章 考核规定
一、材料物资计划准确度的考核：年度计划准确度须达到70%(含70%)以上;月度计划准确度须达到85%(含85%)以上。凡准确度没有达到规定要求的，每项每差1%扣罚工程部经理10元，由材料公司、金属公司负责考核。
二、材料物资计划提交时间的考核：凡没有按规定时间提交材料物资计划的，每迟交一天扣罚工程部经理500元，由材料公司、金属公司负责考核。
三、材料物资到货时间的考核：到货时间不得超过合同规定的供货周期。凡没有按供货周期到货的材料物资，每项每迟到一天扣罚材料公司总经理、金属公司总经理100元，由工程部负责考核。
四、材料物资质量的考核：质量合格率(批次)须达到100%。凡在使用过程中发现批次不合格产品，每发现一批次扣罚现场验收人员1000元，由地产集团质量监督部、计划管理中心负责考核。
五、由材料公司、金属公司及工程部提交计划管理中心复核后，交付财务分部执行。
附件：
1、《全国性材料物资年度计划申报模板》(略)2、《全国性材料物资月度计划申报模板》(略)3、《临时用料计划表》(略)4、《广州恒大材料设备有限公司订货清单》(略)5、《广州恒大材料设备有限公司送货通知》(略)6、《广州恒大材料设备有限公司进仓单》(略)7、《广州恒大材料设备有限公司收货单》(略)8、《工地收货单》(略)
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某地产集团全国性材料物资采购供应管理制度
第一章总则
一、全国性材料物资定义：由集团统一招标、签订年度合同，广州zz材料设备有限公司（以下简称材料设备公司）或地区公司负责采购供应的材料物资。
二、材料设备公司及地区公司主要负责全国性材料物资采购供应工作。
三、地区公司工程技术部负责该地区全国性材料物资计划审核、申报工作。
四、集团管理中心负责全国性材料物资配送监督管理及地区公司材料计划审批工作。
五、地区公司预决算部负责施工单位所用全国性材料物资款核算工作。
六、集团财务中心、地区公司财务部负责全国性材料物资财务核算及款项代付代扣工作。
第二章全国性材料物资采购供应方式
一、由材料设备公司统一采购供应给施工单位的材料：
人造砂岩、外墙砖、仿石砖、仿古砖、涂料、水泥瓦（含西瓦）、卫浴五金、洁具（含陶瓷、龙头）、抛光砖、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯（含筒灯）、园林灯具、水晶灯、橱柜、入户门、户内门、门锁五金、木地板、阳台栏杆、铁艺门及围墙栏杆、室内铝合金飘窗台栏杆、电线电缆、PVC及PPR等管材管件、防水材料、地弹簧、排气扇。
二、由材料设备公司统一采购供应给地区公司的材料物资：
厨房电器、对讲机、楼盘电瓶车、酒店会所物资（含乒乓球桌及挡板、钢琴、桌球台、健身器材、休闲沙发按摩床及技师凳、浴室防水电视、客房冰箱、保险箱、落地灯、台灯、电话机、清洁设备）、安全帽、保安装备、广告伞、制服。
三、由集团签订年度框架协议、地区公司负责签订合同并采购供应的材料设备：
淋浴间隔、智能化产品（含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统、数字硬盘录像机）、户内配电箱、弱电箱、给水阀门、钢塑复合管及管件、小型中央空调、空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、变频供水设备、铝合金门窗、公共区配电柜、垃圾桶及园林休闲椅、变压器、高低压开关柜、低压母线槽、高压电缆。
四、全国性材料物资增减的管理：材料类别的增减由管理中心负责报董事局主席审批；具体型号的增减由设计院或园林集团负责报董事局主席审批。
第三章全国性材料物资样板管理
一、归档原始样板：须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团、招投标中心四方签名或盖章确认，仅封存一套于材料设备公司。
二、验收原始样板：须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团三方签名或盖章确认，由材料设备公司负责发放。原则上验收原始样板于封存后3天内下发、新项目材料进场20天前下发，地区公司每个项目各1套（由工程部签收），总工室1套，材料设备公司驻地配送质检部各1套，设计院或园林集团1套，供货单位1套。
三、验收原始样板可采用实物、实物小样、图片资料等形式。
四、所有材料物资样板须登记造册，由使用部门自行管理。
第四章全国性材料物资采购供应合同的管理
一、全国性材料物资年度购销合同的签订
（一）全国性材料物资由集团常务招投标小组招标定标，材料设备公司负责签订年度合同。
（二）年度材料物资的定标、合同须报董事局主席审批。
（三）年度合同需签订补充协议的须报集团总裁审批。
二、三方协议及供货合同的签订
（一）地区公司在签订施工合同时，须列出该项目所需的全国性材料物资明细。
（二）材料设备公司在签订供货合同时，须列明产品代码和类别。
（三）地区公司在签订施工合同时，须同时签订三方协议及供货合同。材料设备公司于每月10日前将未签订“三方协议和供货合同”施工单位的名单提交集团财务中心，财务中心必须停止该单位的工程进度款，直至其签订为止。
（四）三方协议及供货合同由材料设备公司自行审批。
三、合同文本的管理：档案中心、财务部存档合同原件各壹份。
第五章全国性材料物资计划管理
一、材料计划种类：年度材料计划、三月材料计划、月度实际用料计划。
二、计划模板的编制：
（一）设计院、园林集团和材料设备公司共同下发《全国性材料物资使用手册》及《全国性材料物资统一标准表》，并注明材料编码、品名、规格型号、使用位臵。
（二）材料设备公司下发全国性材料物资计划模板，仅包含设计已选用的规格型号。
三、材料计划申报、审批流程：
（一）年度材料计划：由材料设备公司负责编制，在集团年度工程开发建设计划或重大节点计划下发后15天内编制完毕。
（二）三月材料计划：由地区公司工程部负责编制，于每月12日前提交工程技术部；工程技术部于每月15日前完成审核后提交集团管理中心；集团管理中心每月20日前完成审批后提交材料设备公司；材料设备公司于每月25日前整理汇总后提交供货单位备料。
（三）月度实际用料计划：由地区公司工程部编制下月计划并于每月1日前提交工程技术部；工程技术部于每月3日前完成审核并经主管工程公司领导审批后提交集团管理中心；集团管理中心于每月5日前完成审批后提交材料设备公司；材料设备公司于每月10日前下发下月订单至供货单位。
第六章全国性材料物资库存管理
一、各类材料物资原则上均须库存，并建立台帐、定期盘点。
二、仓库及库存量的设臵：
每个城市须设立仓库，原则上各仓库备洋房10套1000标准、5套2000标准样板房材料用量，有别墅盘的地区A型别墅备2套，BC型别墅备4套板房用量；厂家库存量原则上不少于年度材料测算量的10%和三月材料计划第1个月需求用量相比的较大值。
三、库存材料物资的补仓规定：原则上材料物资出仓后须及时补仓。
第七章全国性材料物资配送管理
一、材料分批进场管理
（一）交楼大批量材料计划可分批进场。
（二）根据工程实际进度需要，工程部组织施工单位、驻地配送质检部人员讨论后，出具材料分批进场方案，经工程技术部、管理中心现场负责人、主管领导审核后，每月15日前提交材料设备有限公司。
二、卸货管理
（一）材料物资到达现场4个小时前，材料设备公司驻地配送质检部负责人通知工程部经理及管理中心现场负责人；物资到施工现场后，材料设备公司仓管员及质检员通知工程部项目经理及管理中心现场负责人；工程部项目经理必须在30分钟内到达施工现场，组织施工单位开始卸货，要求8个小时内将材料物资卸完，并完成《工地收货单》的签字
确认工作；否则，材料设备公司将问题立即告知管理中心。（二）由于地区公司原因造成规定时间不能卸货，材料设备公司有权自行组织卸货，由此产生的一切费用由地区公司承担，费用由地区公司财务部在其帐户中直接划扣给材料设备公司。
（三）材料设备公司驻地配送质检部编制卸货台账，每月月底提交管理中心。
三、验收管理
（一）全国性材料物资分为工厂、仓库、现场验收。
（二）验收标准：参照《全国性材料物资现场验收标准》执行。工厂验收
1、根据需要可安排驻厂人员验收。
2、验收要点：是否为该供货单位生产的；是否符合产品规格、型号、数量及等级等要求。
仓库验收
供货单位送货到仓库后，材料设备公司仓管、质检员各1名及供货单位代表共同按验收要求验收，合格的由材料设备公司开具《进仓单》，验收人员共同签名确认；不合格不得接收。现场验收
1、从供货单位送货到施工现场的：材料设备公司仓管、质检员各1名及供货单位代表按验收要求验收，合格的由材料设备公司开具《材料设备公司收货单》，验收人员共同签名确认；不合格不得接收。材料设备公司现场收货完毕后，组织工程部项目经理及施工单位代表进行现场收货，由材料设备公司开具《工地收货单》，现场验收人员共同签名确认。
2、仓配到施工现场的：由材料设备公司先开具《材料设备公司收 货单》，并将材料发送至现场，若无法及时配送，地区公司可自行提取并办理费用签证。货物至现场后由材料设备公司组织工程部项目经理及施工单位代表收货，并开具《工地收货单》，现场验收人员共同签名确认。
（三）材料设备公司、地区公司工程部共同负责全国性材料物资的品质验收，如对到货材料的品质有异议，最终由地区公司董事长裁定。
（四）地区公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。
四、退货调拨管理：
（一）已到工地的材料物资原则上一律不予退货。
（二）验收有质量问题的材料，由材料设备公司协调供货单位退货。
（三）因集团、地区公司设计变更造成施工单位确实无法使用，确需退货或调拨的：
1、非供货单位特殊加工的材料：由地区公司提出申请并附相关依据，经材料设备公司出具初步意见，报管理中心审批后，材料设备公司负责办理退货或调拨。
2、确系特殊加工的材料：由地区公司提出申请并附相关依据，由材料设备公司会同设计院研究能否适用其它项目，报集团设计院主管领导审批后，材料设备公司负责办理退货或调拨；退货最多向供应商承担50%材料货款损失，由材料设备公司与供应商及地区公司分别签订退货协议，损失由退货的地区公司承担。
3、地区公司内部各项目间调拨材料：由地区公司提出申请并附相关依据，经材料设备公司出具意见并协助办理调拨。每月2日，材料设备公司汇总上月各地区内部材料调拨情况报管理中心备案。
4、退货或调拨的材料物资必须包装完好、无破损、未过保质期。
5、退货或调拨的材料物资所产生的费用由提出申请的地区公司承担。
6、调拨的材料物资价格采用原采购价格（存在价格波动的按先进先出原则）。
（四）因地区公司计划填报错误造成无法使用的材料物资，由材料设备公司协调供货单位退货。如造成损失的，由责任公司承担费用。
第八章单据管理
一、单据类别：
（一）《进仓单》一式五联：存根（结算部）、供货单位、财务部、计划管理部、配送质检部。
（二）《出仓单》一式四联：存根（结算部）、财务部、计划管理部、配送质检部。
（三）《材料设备公司收货单》一式五联：存根（结算部）、供货单位、财务部计划管理部、配送质检部。
（四）《工地收货单》一式六联：存根（材料设备公司结算部）、材料设备公司财务部、施工单位、地区公司财务部、地区公司预决算部、地区公司工程技术部/工程部。
二、单据印制：由材料设备公司负责印制。
三、单据领用：所有单据的领用必须造册登记备查。
四、单据使用：
（一）供货单位送货给材料设备公司的材料物资，材料设备公司开具《材料设备公司收货单》，作为材料设备公司支付供货单位货款的唯一依据。
（二）材料设备公司送货给施工单位或地区公司的材料物资，材料设备公司开具《工地收货单》，作为地区公司代付代扣货款的唯一依据。
（三）进、出仓材料物资须开具《进仓单》、《出仓单》。
五、单据传递：上述单据由材料设备公司传递到各相关使用部门。
第九章盘点管理
一、材料设备公司库存材料盘点管理要求：
（一）材料设备公司需根据材料物资类别、品种、规格型号设立明细账，并根据已确认的《进仓单》每日序时登记物资入库明细账；根据《出仓单》每日序时登记物资出库明细账；根据《材料设备公司收货单》每日序时登记物资收货明细账；根据《工地收货单》每日序时登记物资供货明细账。
（二）每月最后一天为仓库的结账日，每月1-2日为盘点时间，材料设备公司、地区公司财务部负责统计上个自然月材料的入库、出库及结余情况，对材料物资进行账账核对和账实核对，发现盘盈、盘亏及时查找原因，并根据集团公司的有关规定进行处理。
二、材料设备公司库存材料盘点程序：
（一）记账时间：每月的记账时间为上月的26日至次月的25日为1个自然月。
（二）盘点时间：结账时间为每月的25日，实地盘点时间为每月的1-2日。
（三）盘点人：材料设备公司配送质检部、地区公司财务部。
（四）盘点的具体事项：
1、盘点前：仓管员须将材料物资进行分类，按类别、规格型号摆放整齐，并先按账面数打印出《材料物资实物盘点表》；盘点时，逐一清点实物，做好账、卡、物的核对工作，清点每种物资、核对登记并编制《材料物资实物盘点表》；盘点后，所有现场盘点人员须在《材料物资实物盘点表》签名确认。对盘盈、盘亏的实物应及时查明原因并做好记录，不能马上查明原因的盘盈、盘亏，应及时注明待查原因，并在五天内完成。
2、盘点期间已收到而未办妥入账手续或已办理出库手续尚未提货的材料物资，应另行分别存放，并予以标示。
3、所有盘点财务都以静态盘点为原则，盘点开始后应停止材料物资的进出及移动。
4、盘点使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经所有盘点人员签字确认。
（五）对盘盈、盘亏材料的处理：由材料设备公司配
送质检部出具《材料物资盘盈、盘亏处理意见报告》，写明盘盈、盘亏的材料物资类别、规格型号、数量、金额和具体原因，并给出初步处理意见，经财务部审核后根据盘盈、盘亏的金额大小报相关领导审批，10万元以内（含10万元）的报公司总经理和董事长审批，超过10万元的报公司主管领导审批后再报董事局主席审批，审批后交财务部和配送质检部各一份进行账务调整。三、地区公司的库存盘点管理参照上述规定执行。
第十章结算管理
一、由材料设备公司供货给施工单位，地区公司代付代扣的结算：
（一）《工地收货单》是材料设备公司、地区公司和施工单位三方结算支付的唯一依据。
（二）材料设备公司结算部根据《工地收货单》编制《对账单》，并在NC系统中生成《销售发票》，每月25日结账（一个结帐月为上月26日至本月25日），每月3-7日，完成对账单报审；每月8-13日，材料设备公司配送质检部根据《对账单》与地区公司预决算部、财务部对账，并于每月13日前将各方确认完毕的《对账单》提交地区公司预决算部；地区公司预决算部根据《对帐单》填写《申请使用资金审批表》，于每月15日前办完资金审批手续。
（三）每月20日地区公司必须代付材料款给材料设备公司，如果地区公司每月20日不能代付材料款，地区公司财务部必须停止该公司一切款项的支付，直到该公司账目上的款项能够扣除支付材料款时，由地区公司财务部直接支付给材料设备公司材料款。
（四）地区公司预决算部负责从施工单位工程进度款或结算款中代扣其当月所用的材料款，因特殊情况，地区公司如需暂时在当月少扣、缓扣或暂时不扣施工单位材料款时，须由地区公司董事长/总经理审批。
（五）发包人指定分包工程中涉及发包人指定材料设备公司供货，结算时须转扣总包单位部分，原则上由工程总包单位提前出具授权书，授权现场施工单位（即分包单位）代表总包单位对《工地收货单》上相应的数量金额予以确认。特殊情况可由工程总包单位和分包单位共同在《工地收货单》上签字确认。授权书须由工程总包单位和分包单位双方加盖公章确认，材料设备公司统一编号管理，并在对帐单中须注明总包单位和授权书编号。
二、材料设备公司供货给地区公司的货款结算：
（一）《工地收货单》是材料设备公司、地区公司双方结算支付的唯一依据。
（二）材料设备公司结算部根据《工地收货单》编制《对账单》，并在NC系统中生成《销售发票》，每月25日结账（一个结帐月为上月26日至本月25日），每月3-7日，完成对账单报审；每月8-13日，材料设备公司配送质检部根据《对账单》与地区公司预决算部、财务部对账，并于每月13日前将各方确认完毕的《对账单》提交地区公司预决算部；地区公司预决算部根据《对帐单》填写《申请使用资金审批表》，于每月15日前办完资金审批手续。
（三）每月20日前地区公司必须付材料款给材料设备公司，如果地区公司每月20日不能支付材料款，地区公司财务部必须停止该地区公司一切款项的支付，直到该地区公司账目上的款项能够支付材料款时，由地区公司财务部直接支付给材料设备公司材料款。
三、材料设备公司对供货单位材料款的结算：
（一）《材料设备公司收货单》是材料设备公司、供货单位双方结算支付的唯一依据。
（二）材料设备公司每月25日与供应商结账（一个结帐月为上月26日至本月25日）；每月9-15日，由供货单位提供对账清单于材料设备公司结算部，双方核实并签字确认（供货单位盖公章）；每月 16-20日，材料设备公司结算部根据双方确认的对账清单填写《申请使用资金审批表》报财务部审核，审核后按程序履行报批手续；每月21-25日由材料设备公司财务部按已完成报批手续的《申请使用资金审批表》将材料款支付给供货单位。
四、地区公司对供货单位的货款结算：
（一）地区公司须按合同规定支付供货单位货款。
（二）地区公司按合同应付未付而又没有提出书面的正当理由的，由材料设备公司按合同规定提交资金申请单给财务中心，财务中心核准后指令地区公司财务部直接将货款支付给供货单位。
（三）款项支付后，由集团财务中心书面知会材料设备公司、地区公司各相关单位/部门。
第十一章考核规定
本制度的考核：按照管理中心下发的考核办法执行。