置业有限公司员工档案管理规定

日期:2020-10-18  类别:最新文章  编辑:物业经理人  【下载本文Word版

  置业有限公司员工档案管理规定

  1.0目的

  为配合公司档案室根据公司管理要求和客观需要予以管理,确保档案及相关信息的完整和安全,特制定本规定。

  2.0范围

  本规定适用于全公司。

  3.0术语

  3.1员工档案(人事档案):是全面考察、了解和正确考评、使用员工的依据,员工信息是准确了解公司人力资源现状,以便进行短期和长期人力资源规划的依据,员工档案和信息管理工作是人力资源工作的重要组成部分。

  3.2员工信息管理:是指根据公司现在或将来可能的需要,对员工档案及其他文件材料进行加工、整理、提炼而形成的规范、有序的公司员工的人事资料

  4.0职责

  4.1人力资源部

  4.1.1人力资源部对收集到的归档材料按规定进行整理、装订,并按员工顺序号进行存放保管;

  4.1.2为确保档案的准确,每半年对内部档案进行检查、核对;对保存的内部档案应不定期查看,做到防蛀、防潮;每年年底清理当年离职员工内部档案。

  5.0内容

  5.1员工档案包括员工的人事档案材料和内部档案(员工进入公司后根据公司有关规定形成的应该归档的各种材料)。

  5.1.1内部档案材料:员工求职资料;员工的应聘资料及签署的各类协议;员工本人提供的身份证、学历证、学位证、外语等级证书、户口本、各种资格证以及其他相关证件的复印件;1寸近期免冠照片2张;员工转正申请表、异动交接手续、解除劳动合同协议、员工履历表、劳动合同等;综合一览表:反映员工的职务、岗位变迁情况及奖惩、违纪记录等情况;其他能反映员工情况的综合材料,如:述职报告培训记录等。

  5.1.2内部档案的收集和补充:公司员工内部档案应及时、全面地收集到公司档案室统一保管。各部门应主动将平时形成的公司员工应归档材料及时送交人力资源部审核后归档。驻外机构在当地招聘的人员,须建立详细的人事资料存档备查,并将所招聘的主要个人资料整理汇总后交人力资源部审核后存档。档案管理人员根据公司文件,收集公司员工的工作调配、干部任免、职称评聘等材料。人力资源部可根据需要和档案材料欠缺情况,通知有关人员补充材料。各部门人员应协助人力资源部做好档案收集和补充工作。档案管理人员对收集到的存档材料应进行认真鉴别,存档材料应真实准确、完整齐全、文字清楚。

  5.2内部档案的保管

  人力资源部对收集到的归档材料按规定进行整理、装订,并按员工顺序号进行存放保管;为确保档案的准确,每半年对内部档案进行检查、核对;对保存的内部档案应不定期查看,做到防蛀、防潮;每年年底清理当年离职员工内部档案。

  5.3内部档案的查(借)阅

  5.3.1查(借)阅员工内部档案的人员,须是部门经理级以上管理人员,且只能查(借)阅其下属的档案;

  5.3.2除职能部门外,一般不得跨部门查(借)阅员工内部档案;

  5.3.3如确有必要,只能查(借)阅同级以下人员档案并经被查人上级领导同意;

  5.3.4查(借)阅员工内部档案的人员须按要求填写《员工档案调阅登记表》,经分管副总经理批准后方可查(借)阅。

  5.3.5公司员工内部档案一般不外借,特殊情况需借阅,借用人须说明充分理由并报总经理批准;档案借出时间不超过2天,如需超期借阅,应补办手续,借阅人员应妥善保管被借档案,确保被借档案的安全和保密。

  5.4员工信息管理

  5.4.1员工信息的建立和收集、补充:据收集的员工内部档案,提炼、整理所需各类相关信息,建立人力资源信息管理系统;根据公司相关文件,收集公司设置和人员调整情况及员工异动、职务变化情况并及时修改、补充相关人事信息;及时向人力资源部提供部门人员异动信息。

  5.4.2员工信息的查询:除职能部门外,查询员工信息只能是部门经理级以上的管理人员,且只能查询下属部门的员工信息;部门经理级以下员工因工作或项目需要查询公司员工信息,须经部门负责人同意,并报分管副总批准;对查询事务按公司规定办理,由人力资源部负责管理。

  5.4.3员工信息的统计和分析:人力资源部统计月末员工基本情况(如当月员工人数、员工流入和流出情况等),并制作员工信息统计报表;人力资源部统计职能部门所需信息报表和查询部门所需临时报表;人力资源部根据每月月末信息报表统计员工流失情况和制作季末、年末报表,分析当年人力资源发展趋势。

  5.4.4员工信息的上报和存档:人力资源部于每月10号前上报上月统计资料总经理;人力资源部月末、季末、年末报表应统一归档管理。

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篇2:置业有限公司档案管理规定

  置业有限公司档案管理规定

  1.0 目的

  为规范、指导公司档案管理工作,制定本规定。

  2.0 范围

  本指导书适用于公司档案管理工作。

  3.0 术语

  档案:本规定所提及档案是指公司在管理、开发、销售、招商、招租、后勤服务、上级来文等各种介质的文字材料及音像、电子文件。

  4.0 职责

  4.1 办公室

  4.1.1 档案室在办公室的领导下对公司各种门类、各种载体的档案实行集中统一管理,对各部门的档案工作进行监督和指导。

  4.1.2 担负本公司各种门类、各种载体档案的收集、整理、保管和利用工作。

  4.1.3 对有关部门的档案人员进行业务培训。

  4.1.4 负责本公司档案工作的统筹规划,制定和修订统一的档案工作规章制度,并组织实施。

  4.1.5 负责本公司图书资料的管理、利用工作。

  4.1.6 完成领导交办的其他档案工作任务。

  4.1.7 负责对各部门的档案工作进行监督和指导。

  4.2 各中心/部门负责人

  负责指导本部门相关人员根据本规定督导员工向档案室送交应归档文件。

  5.0 内容

  5.1 档案管理

  5.1.1 公司在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料,都应及时归档,由档案室统一整理,任何部门和个人不得据为己有。

  5.1.2 归档的文件材料要齐全完整,包括管理、开发、销售、招商、招租、后勤服务、上级来文等各种材料及音像、电子文件。

  5.1.3 归档的文件材料应保持自然联系,区分不同价值,结合行文机关、问题、时间、名称等特点进行分类,做到文件排列有序,层次分明,能正确反映本公司活动的基本面貌。

  5.1.4 档案盒封面填写清楚、书写正规,标题要简明扼要,保管期限划分准确,文件装订整齐、美观、牢固,档案盒排列有序,编制归档文件目录一式二份。

  5.1.5 定期检查、清点档案保存情况,确保档案完好无损。

  5.1.6 对档案资料进行鉴定,对确无保存价值的档案进行登记,经总经理核准后由二人监销,并在清单上签字。

  5.1.7 编制必要的档案目录和检索工具,将目录录入电脑,做到每个员工一个档案,每个客户一个档案,每个单位一个档案,充分细化,做好利用工作,积极为本公司的各项工作搞好服务。

  5.2 档案借阅

  5.2.1 公司工作人员因工作需要查阅档案,需说明情况,办理登记手续,经本部门、办公室负责人签字,分管副总或总经理审批方可调档查阅。

  5.2.2 借阅者利用档案不得超出工作范围,否则,档案室有权拒绝提供。

  5.2.3 借出档案一般只提供复印件,特殊情况需原件者,根据文件重要程度、分级报有关领导批准,办理借阅手续,方可借出。借阅期限一般不超过3 天,以免丢失。

  5.2.4 借阅者必须爱护档案,不得私自转借、复制、涂改、污损、划线等,更不能随便乱放。严禁泄密。如有违反,严厉追究当事人的责任。

  5.2.5 外单位人员查阅档案,必须持单位介绍信,并写明查阅者身份、利用目的、要求和范围,经公司总经理批准后才能查阅。未经领导批准,不得复印和拍照。

  5.3 文件材料(资料)归档

  5.3.1 归档范围

  凡是公司在管理、宣传、开发、销售、招商、招租等项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、帐簿、凭证、报表、声像、电子文件、图书、技术资料、证书等材料均应归档,由档案室统一管理(总经理特批由部门自行管理的除外)。

  5.3.2 归档时间

  5.3.2.1 各部门上报需总经理、副总经理审批的材料,由专职秘书登记后转交档案室整理归档。

  5.3.3.2 用印、传真材料,由专职人员登记后转交档案室整理归档。

  5.3.3.3 销售、招商、招租等经营活动中办理完毕的材料,由有关部门随时转交档案室整理归档。其中,一次性付款客户档案签订合同后一周内移交档案室,按揭付款客户档案完成按揭手续后2 周内移交档案室。

  5.3.3.4 人事管理、后勤服务工作中形成的文件材料,由有关部门在一个月内移交档案室整理归档。

  5.3.3.5 财务部每年形成的会计档案,由财务部负责整理、装订成册,保存一年后向档案室移交。

  5.3.3.6 公司内部的刊物、宣传资料、图书等材料由有关部门随时移交档案室归档。

  5.3.3.7 工程部应在相关工程竣工后一个月内将工程资料整理后移交档案室。

  5.3.3.8 照片、底片、录音、录像、电子文件材料,由有关部门随时移交档案室归档。

  5.3.3.9 上级来文传阅后,连同办结的材料一同由有关人员移交档案室归档。

  5.3.3.10 上述文件材料以外的资料,由有关部门或人员随时移交档案室归档。

  5.3.3 归档要求

  5.3.3.1 归档的文件资料必须是原件。重要文件一式两份。复印件必须在交接登记簿上说明情况。

  5.3.3.2 归档的文件材料要齐全、准确、系统、不漏页、不破损。文件的制成材料符合长期保管的要求。

  5.3.3.3 照片和底片的影像要相符,文字说明齐全,录音、录像要填写录制背影和内容。

  5.3.3.4 承办部门向档案室归档时,要办理交接手续。

  5.4 档案保密工作

  5.4.1 档案工作人员必须严格遵守保密制度,确保公司机密,不得超越制度规定向任何人提供档案或扩大利用范围,不得向他人泄露档案内容,否则,公司将严肃处理,情节严重者追究当事人刑事责任。

  5.4.2 利用档案者必须办理借阅登记,在档案室查阅,需复印必须副总以上领导批准,如借出须经分管副总和总经理批准,重要文件必须经总经理批准。

  5.4.3 借出档案要按时催还,归还时如发现文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况,应报告领导及时追查。

  5.4.4 档案员要定期对档案抽查清点,发现丢失及时向领导汇报,并积极主动的查找。

  5.5 档案库房管理

  5.5.1 档案库房专用,不能存放与档案无关的物品。

  5.5.2 库房档案厨架排列整齐,便于档案的搬运、存放、查找。

  5.5.3 做好防盗、防潮、防火、防霉变工作。库房钥匙由专人保管。

  5.5.4 保持清洁,做到勤擦、勤扫、无污物。

  5.5.5 适时通风、下班前注意安全检查。

  5.5.6 严禁在房屋周围存放易燃物,禁止在库房内吸烟。

  5.5.7 非因工作需要,任何人不得进入库房。

篇3:汽车维修档案管理规定

  汽车维修档案管理规定

  汽车维修档案管理制度

  汽车维修档案管理工作,是汽车维修的基础管理工作,也是企业生产、技术管理的基础工作。

  1.汽车维修档案由业务部门负责收集、整理、保管。汽车大修、总成大修、汽车二级维护的维修档案一车一档,一档一袋,档案内容包括辽宁省汽车维修合同、检验单、辽宁省汽车维修竣工出厂合格证存根、辽宁省机动车维修结算清单等;汽车一级维护、小修的资料在维修登记本中保存。

  2.维修档案应保持整齐、完整。一车一档装于档案袋中,不得混杂乱装。档案袋应有标识,以便检索。

  3.档案放置应便于检索、查阅,同时防止污染、受潮、遗失。

  4. 车辆维修竣工后,检验员应在车辆技术档案中记载总成和重要零件更换情况及重要维修数据(如气缸、曲轴直径加大尺寸)。

  5.单证入档后除工作人员外,一般人员不得随意查阅,更改,抽换。如确需更正,应经有关领导批准同意。

  6. 车辆维修档案保存期2年。

  汽车维修车辆进出厂登记制度

  1. 维修车辆进厂维修,由业务部门负责在进厂登记本(或电脑)上做好登记工作,记录进厂时间、车型、车牌号、驾驶员姓名、车辆所属单位、驾驶员报修项目、车辆装备的齐全情况(如有缺件应详细记录)、油箱中存油量等内容。一般情况下,随车工具等与车辆维修无关的物品由托修方自行保管。如需置于车内,应清点登记并上锁。登记完毕后双方经手人员共同签字,办理车辆移交手续。

  2.业务部门应对进厂车辆进行标识,待修车、在修车、竣工车应分别在不同区域停放,以免发生意外。顾客车辆由厂保卫部门负责看管。

  3.车辆修竣检验合格后,由厂方通知托修人验收付款,然后由业务部门与托修人当面按进厂时登记清单清点交接。交接双方在交接单上签字。交接完毕后由业务部门在出厂登记本中做好记录,并开具出厂证,厂门卫凭出厂证查对车牌号后放行出厂。

  汽车维修竣工出厂合格证管理制度

  1. 竣工出厂合格证是汽车维修质量合格的凭证。

  2. 机动车维修经营者对经整车修理、总成修理、小修和专项修理后的修竣车辆均应签发《辽宁省汽车维修竣工出厂合格证》,未签发的机动车不得交付用户使用,用户对未签发《辽宁省汽车维修竣工出厂合格证》的可拒绝交纳维修费用。

  3. 质量检验员负责机动车维修竣工质量检验和签发《辽宁省汽车维修竣工出厂合格证》。签发合格证时应认真填写车牌号码、厂牌型号、维修类别、维修项目、进、出厂日期、质量保证期等内容,《合格证》一式三联,第一联“质量保证卡”应及时交予托修方,第二联为维修企业存根,第三联为“维修管理部门存根”。

  4. 任何单位和个人不得伪造、倒卖、转借、涂改《辽宁省汽车维修竣工出厂合格证》。

  汽车维修合同管理制度

  汽车维修合同管理工作是充实和完善汽车维修档案制度、规范汽车维修经营行为、营造透明的汽车维修消费环境、促进行业又好又快发展的有力举措,是保障承托修双方的合法权益的重要手段。

  1. 汽车维修企业进行二级维护、总成修理、整车修理前应当与托修方签订《辽宁省汽车维修合同》。

  2. 承托修双方根据《中华人民共和国合同法》等有关规定,在平等、自愿、协商一致,愿意履行承托修双方权利义务的基础上签订《辽宁省汽车维修合同》。

  3. 汽车维修合同应装入汽车维修档案,入档后除工作人员外,一般人员不得随意查阅、更改、抽换。如确需更正,应经有关领导批准同意。

  4. 维修合同签订后,任何一方不得擅自变更或解除。承、托修双方因不可抗力不能履行合同的,可部分或者全部免除责任。当事人迟延履行后发生的不可抗力的,不能免除责任。

  5. 承、托修双方在履行合同中发生纠纷时,应及时协商解决。协商不成的,任何一方均可向当地经济合同仲裁部门申请仲裁或直接向当地人民法院起诉。维修车辆在质量保证期内发生质量问题,当事人也可到所在地道路运输管理机构提请调解处理。

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