篇2：置业有限公司档案管理规定

　　置业有限公司档案管理规定

　　1.0 目的

　　为规范、指导公司档案管理工作，制定本规定。

　　2.0 范围

　　本指导书适用于公司档案管理工作。

　　3.0 术语

　　档案：本规定所提及档案是指公司在管理、开发、销售、招商、招租、后勤服务、上级来文等各种介质的文字材料及音像、电子文件。

　　4.0 职责

　　4.1 办公室

　　4.1.1 档案室在办公室的领导下对公司各种门类、各种载体的档案实行集中统一管理，对各部门的档案工作进行监督和指导。

　　4.1.2 担负本公司各种门类、各种载体档案的收集、整理、保管和利用工作。

　　4.1.3 对有关部门的档案人员进行业务培训。

　　4.1.4 负责本公司档案工作的统筹规划，制定和修订统一的档案工作规章制度，并组织实施。

　　4.1.5 负责本公司图书资料的管理、利用工作。

　　4.1.6 完成领导交办的其他档案工作任务。

　　4.1.7 负责对各部门的档案工作进行监督和指导。

　　4.2 各中心/部门负责人

　　负责指导本部门相关人员根据本规定督导员工向档案室送交应归档文件。

　　5.0 内容

　　5.1 档案管理

　　5.1.1 公司在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应及时归档，由档案室统一整理，任何部门和个人不得据为己有。

　　5.1.2 归档的文件材料要齐全完整，包括管理、开发、销售、招商、招租、后勤服务、上级来文等各种材料及音像、电子文件。

　　5.1.3 归档的文件材料应保持自然联系，区分不同价值，结合行文机关、问题、时间、名称等特点进行分类，做到文件排列有序，层次分明，能正确反映本公司活动的基本面貌。

　　5.1.4 档案盒封面填写清楚、书写正规，标题要简明扼要，保管期限划分准确，文件装订整齐、美观、牢固，档案盒排列有序，编制归档文件目录一式二份。

　　5.1.5 定期检查、清点档案保存情况，确保档案完好无损。

　　5.1.6 对档案资料进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记，经总经理核准后由二人监销，并在清单上签字。

　　5.1.7 编制必要的档案目录和检索工具，将目录录入电脑,做到每个员工一个档案，每个客户一个档案，每个单位一个档案，充分细化，做好利用工作，积极为本公司的各项工作搞好服务。

　　5.2 档案借阅

　　5.2.1 公司工作人员因工作需要查阅档案，需说明情况，办理登记手续，经本部门、办公室负责人签字，分管副总或总经理审批方可调档查阅。

　　5.2.2 借阅者利用档案不得超出工作范围，否则，档案室有权拒绝提供。

　　5.2.3 借出档案一般只提供复印件，特殊情况需原件者，根据文件重要程度、分级报有关领导批准，办理借阅手续，方可借出。借阅期限一般不超过3 天，以免丢失。

　　5.2.4 借阅者必须爱护档案，不得私自转借、复制、涂改、污损、划线等，更不能随便乱放。严禁泄密。如有违反，严厉追究当事人的责任。

　　5.2.5 外单位人员查阅档案，必须持单位介绍信，并写明查阅者身份、利用目的、要求和范围，经公司总经理批准后才能查阅。未经领导批准，不得复印和拍照。

　　5.3 文件材料(资料)归档

　　5.3.1 归档范围

　　凡是公司在管理、宣传、开发、销售、招商、招租等项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、帐簿、凭证、报表、声像、电子文件、图书、技术资料、证书等材料均应归档，由档案室统一管理(总经理特批由部门自行管理的除外)。

　　5.3.2 归档时间

　　5.3.2.1 各部门上报需总经理、副总经理审批的材料，由专职秘书登记后转交档案室整理归档。

　　5.3.3.2 用印、传真材料，由专职人员登记后转交档案室整理归档。

　　5.3.3.3 销售、招商、招租等经营活动中办理完毕的材料，由有关部门随时转交档案室整理归档。其中,一次性付款客户档案签订合同后一周内移交档案室,按揭付款客户档案完成按揭手续后2 周内移交档案室。

　　5.3.3.4 人事管理、后勤服务工作中形成的文件材料，由有关部门在一个月内移交档案室整理归档。

　　5.3.3.5 财务部每年形成的会计档案，由财务部负责整理、装订成册，保存一年后向档案室移交。

　　5.3.3.6 公司内部的刊物、宣传资料、图书等材料由有关部门随时移交档案室归档。

　　5.3.3.7 工程部应在相关工程竣工后一个月内将工程资料整理后移交档案室。

　　5.3.3.8 照片、底片、录音、录像、电子文件材料，由有关部门随时移交档案室归档。

　　5.3.3.9 上级来文传阅后，连同办结的材料一同由有关人员移交档案室归档。

　　5.3.3.10 上述文件材料以外的资料，由有关部门或人员随时移交档案室归档。

　　5.3.3 归档要求

　　5.3.3.1 归档的文件资料必须是原件。重要文件一式两份。复印件必须在交接登记簿上说明情况。

　　5.3.3.2 归档的文件材料要齐全、准确、系统、不漏页、不破损。文件的制成材料符合长期保管的要求。

　　5.3.3.3 照片和底片的影像要相符，文字说明齐全，录音、录像要填写录制背影和内容。

　　5.3.3.4 承办部门向档案室归档时，要办理交接手续。

　　5.4 档案保密工作

　　5.4.1 档案工作人员必须严格遵守保密制度，确保公司机密，不得超越制度规定向任何人提供档案或扩大利用范围，不得向他人泄露档案内容，否则，公司将严肃处理，情节严重者追究当事人刑事责任。

　　5.4.2 利用档案者必须办理借阅登记，在档案室查阅，需复印必须副总以上领导批准，如借出须经分管副总和总经理批准，重要文件必须经总经理批准。

　　5.4.3 借出档案要按时催还，归还时如发现文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应报告领导及时追查。

　　5.4.4 档案员要定期对档案抽查清点，发现丢失及时向领导汇报，并积极主动的查找。

　　5.5 档案库房管理

　　5.5.1 档案库房专用，不能存放与档案无关的物品。

　　5.5.2 库房档案厨架排列整齐，便于档案的搬运、存放、查找。

　　5.5.3 做好防盗、防潮、防火、防霉变工作。库房钥匙由专人保管。

　　5.5.4 保持清洁，做到勤擦、勤扫、无污物。

　　5.5.5 适时通风、下班前注意安全检查。

　　5.5.6 严禁在房屋周围存放易燃物，禁止在库房内吸烟。

　　5.5.7 非因工作需要，任何人不得进入库房。

篇3：汽车维修档案管理规定

　　汽车维修档案管理规定

　　汽车维修档案管理制度

　　汽车维修档案管理工作，是汽车维修的基础管理工作，也是企业生产、技术管理的基础工作。

　　1.汽车维修档案由业务部门负责收集、整理、保管。汽车大修、总成大修、汽车二级维护的维修档案一车一档，一档一袋，档案内容包括辽宁省汽车维修合同、检验单、辽宁省汽车维修竣工出厂合格证存根、辽宁省机动车维修结算清单等;汽车一级维护、小修的资料在维修登记本中保存。

　　2.维修档案应保持整齐、完整。一车一档装于档案袋中，不得混杂乱装。档案袋应有标识，以便检索。

　　3.档案放置应便于检索、查阅，同时防止污染、受潮、遗失。

　　4. 车辆维修竣工后，检验员应在车辆技术档案中记载总成和重要零件更换情况及重要维修数据(如气缸、曲轴直径加大尺寸)。

　　5.单证入档后除工作人员外，一般人员不得随意查阅，更改，抽换。如确需更正，应经有关领导批准同意。

　　6. 车辆维修档案保存期2年。

　　汽车维修车辆进出厂登记制度

　　1. 维修车辆进厂维修，由业务部门负责在进厂登记本(或电脑)上做好登记工作，记录进厂时间、车型、车牌号、驾驶员姓名、车辆所属单位、驾驶员报修项目、车辆装备的齐全情况(如有缺件应详细记录)、油箱中存油量等内容。一般情况下，随车工具等与车辆维修无关的物品由托修方自行保管。如需置于车内，应清点登记并上锁。登记完毕后双方经手人员共同签字，办理车辆移交手续。

　　2.业务部门应对进厂车辆进行标识，待修车、在修车、竣工车应分别在不同区域停放，以免发生意外。顾客车辆由厂保卫部门负责看管。

　　3.车辆修竣检验合格后，由厂方通知托修人验收付款，然后由业务部门与托修人当面按进厂时登记清单清点交接。交接双方在交接单上签字。交接完毕后由业务部门在出厂登记本中做好记录，并开具出厂证，厂门卫凭出厂证查对车牌号后放行出厂。

　　汽车维修竣工出厂合格证管理制度

　　1. 竣工出厂合格证是汽车维修质量合格的凭证。

　　2. 机动车维修经营者对经整车修理、总成修理、小修和专项修理后的修竣车辆均应签发《辽宁省汽车维修竣工出厂合格证》，未签发的机动车不得交付用户使用，用户对未签发《辽宁省汽车维修竣工出厂合格证》的可拒绝交纳维修费用。

　　3. 质量检验员负责机动车维修竣工质量检验和签发《辽宁省汽车维修竣工出厂合格证》。签发合格证时应认真填写车牌号码、厂牌型号、维修类别、维修项目、进、出厂日期、质量保证期等内容，《合格证》一式三联，第一联“质量保证卡”应及时交予托修方，第二联为维修企业存根，第三联为“维修管理部门存根”。

　　4. 任何单位和个人不得伪造、倒卖、转借、涂改《辽宁省汽车维修竣工出厂合格证》。

　　汽车维修合同管理制度

　　汽车维修合同管理工作是充实和完善汽车维修档案制度、规范汽车维修经营行为、营造透明的汽车维修消费环境、促进行业又好又快发展的有力举措，是保障承托修双方的合法权益的重要手段。

　　1. 汽车维修企业进行二级维护、总成修理、整车修理前应当与托修方签订《辽宁省汽车维修合同》。

　　2. 承托修双方根据《中华人民共和国合同法》等有关规定，在平等、自愿、协商一致，愿意履行承托修双方权利义务的基础上签订《辽宁省汽车维修合同》。

　　3. 汽车维修合同应装入汽车维修档案，入档后除工作人员外，一般人员不得随意查阅、更改、抽换。如确需更正，应经有关领导批准同意。

　　4. 维修合同签订后，任何一方不得擅自变更或解除。承、托修双方因不可抗力不能履行合同的，可部分或者全部免除责任。当事人迟延履行后发生的不可抗力的，不能免除责任。

　　5. 承、托修双方在履行合同中发生纠纷时，应及时协商解决。协商不成的，任何一方均可向当地经济合同仲裁部门申请仲裁或直接向当地人民法院起诉。维修车辆在质量保证期内发生质量问题，当事人也可到所在地道路运输管理机构提请调解处理。

篇4：某院(校)借阅档案的暂行规定

　　某院(校)借阅档案的暂行规定

　　一、学校档案室库存档案，主要供学校各级领导和各院部处室人员查阅。

　　二、外单位借阅档案，须持单位介绍信，经档案立卷主管部门负责人批准后方可借阅;借阅有密级规定的档案，需经校区档案管理委员会批准后方可借阅。

　　三、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的，在办理查阅手续后即可查阅;

　　四、借阅档案须填写借阅档案登记表和档案利用效果登记表。归还档案时， 档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等;检查无误后注销;

　　五、借阅档案者必须对档案妥善保管，不得转借、拆卸、调换、污损、抽页、涂改、圈划及在案卷上标注符号，确保档案原貌的完整和清洁;如发现以上情况，要追究使用人员的责任，酌情处理;

　　六、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只许在档案室内进行，利用者对其机密内容负有保密责任;

　　七、借阅档案要及时归还，借阅超过一定时间不能归还者，应办理续借手续。借阅者如出差或调动工作时，应将所借档案全部归还。寒暑、假日前，要将所借档案送还档案室，如需继续使用，应重新办理借阅手续;

　　八、凡毁坏、丢失档案的，其责任者应填写过失登记单，对造成重大损失者档案部门有权依法建议有关单位给予责任者处罚和行政处分;

　　九、利用人员应将利用效果及时向档案部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材,以更好地提供利用;

　　十、校区档案室或各部门专兼职档案人员应积极开展档案服务，最大限度地开发档案信息资源，为学校各项工作服务。

篇5：小区物业客服部档案管理制度规定(适用于部门文员)

　　小区物业客服部档案管理制度规定(适用于部门文员)

　　1 制度

　　1.1文件资料的形成与归档

　　1.1.1资料的形成：

　　⑴ 各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档，并由专人进行管理;

　　⑵ 文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在部门文员岗位职责中予以明确。

　　1.1.2资料的归档：

　　⑴ 文件资料的归档范围

　　① 物业管理

　　A. 业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);

　　B. 清洁卫生管理;

　　C. 绿化管理;

　　d. 值班记录;

　　e. 楼宇巡检记录;

　　f. 公共区域维修记录。

　　② 质量管理

　　A. 质量体系文件;

　　B. 质量管理资料。

　　③ 其他资料

　　⑵ 归档要求

　　① 归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

　　② 归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

　　③ 归档的文件必须是原件。

　　④ 保管归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。

　　档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

　　⑤ 案卷题名应确切反映卷内文件的内容，并区分保管期限。

　　⑥ 文件资料的归档必须办理移交手续。

　　⑦ 所有文件资料必须及时归档。

　　⑧ 有专用柜架，在排列上架时，应按类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　1.1.3 每月底进行一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。

　　1.1.4档案柜要注意“七防”(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。

　　1.1.5 档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

　　1.2档案借阅

　　1.2.1 公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

　　1.2.2 文书档案只阅不借。

　　1.2.3 所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

　　1.2.4 服从文员的管理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。

　　1.2.5 借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由部门文员和借阅者当面核对清楚。

　　1.2.6 档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。

　　1.2.7 调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。

　　1.2.8 外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经领导批准后，办理有关查阅手续后查阅。

　　1.2.9 上级公司借阅本公司档案，须办理有关借阅手续后借阅。

　　1.3档案管理人员职责

　　1.3.1 忠于职守，严格遵守公司档案管理制度及本细则，积极开展工作。

　　1.3.2 负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料，做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

　　1.3.3 及时立卷归档，编制总目录，卷内目录，编排入档。要熟悉管理的档案，协助查阅检索。

　　1.3.4 熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

　　1.3.5 妥善管理档案，严格执行档案供阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。

　　1.3.6 定期清理，由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

　　1.3.7 严守机密，确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

　　1.3.8 做好各种资料的保管工作，并对有些文件进行定期封存。

　　1.4 公司内外档案文件管理：

　　1.4.1 公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

　　1.4.2 公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开，每个单位都应有一个独立的档案。

　　1.4.3 所有存入档案应按照日期先后进行存档，并做好档案目录，以便查找。

　　1.4.4 相关档案存放一年后，应统一放进档案袋封存，以便日后复查。

　　1.4.5 对于一些涉及公司秘密的文件，应单独存放于带锁的文件柜内，以免发生意外。

　　1.5档案销毁

　　1.5.1 如有任何文件无需继续存放，需做销毁处理，不可随意乱丢。

　　1.5.2 保密文件应使用碎纸机处理，如是普通文件且文件较多，应撕毁后处理。

　　1.5.3 所有存档的文件均应定期进行检查，以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

　　2 规定

　　为完整系统地保存公司的各类档案，提高档案管理水平，更好地为公司的各项工作

　　服务，特制定本规定。

　　2.1档案管理范围：

　　2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;

　　2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;

　　2.1.3公司文件;

　　2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;

　　2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;

　　2.1.6公司领导讲话和年终总结;

　　2.1.7其他经济、外包合同;

　　2.1.8音像、图片资料;

　　2.1.9其他要求归档的重要文件。

　　2.2 第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管，其余各项均由总经理秘书归档保管，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。

　　2.3在外参加各种会议带回的文件，应及时移交公司秘书归档，不得自行保管、销毁。

　　2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。

　　2.5借阅档案时，必须遵守以下规定：

　　2.5.1 办理登记手续，限期归还，不得带出公司;

　　2.5.2 爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，严禁涂写、更改档案;

　　2.5.3 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;

　　2.5.4 档案如有遗失、损坏、泄密，要追究当事人的责任;

　　2.5.5 档案借阅按阅档批准权限借阅;

　　2.5.6 调离公司的人员，必须清理、移交档案文件后，方可办理调离手续。