篇2：内审员培训教材：形成文件的质量管理体系

　　内审员培训教材：形成文件的质量管理体系

　　第二部分 形成文件的质量管理体系

　　一、概述

　　ISO9001族标准制定要达到的目标之一是使所要求的文件数量和详略程度与组织所期望的过程活动的结果具有更强的关联性。鼓励采用过程方法和系统的管理。过程存在于组织之内，基本的方法只要识别过程和以最适度的系统的方式对其进行管理。

　　ISO9001标准要求对建立的质量管理体系形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性和允许组织在选择对其质量管理体系形成文件的方式有更多的灵活性。

　　必须强调，ISO9000族标准一直要求一个形成文件的质量管理体系而不是一个文件体系。

　　二、 质量管理体系文件

　　1 质量管理体系常用文件类型

　　在质量管理体系中使用下述几种类型的文件：

　　a) 质量手册;

　　b) 质量计划;

　　c) 规范;

　　d) 记录;

　　e) 指南：阐明推荐的方法或建议的文件;

　　f)形成文件的程序、作业指导书和图样：提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件 。

　　2 对文件的要求

　　标准要求质量管理体系文件至少应包括：

　　a) 形成文件的质量方针和质量目标;

　　b) 质量手册;

　　c) 标准要求形成的程序;

　　d) 组织为确保其过程有效策划、运行和控制所要求的文件;

　　e)标准要求的记录。

　　上述文件可以采用任何形式或类型的媒体。示例如下：

　　●纸张(硬拷贝)

　　● 磁盘

　　●电子或光学的计算机盘片

　　●照片

　　●原版样品

　　3 组织确定其所需文件的数量和详略程度及使用的媒体应考虑以下因素：

　　●组织的规模及活动类型;

　　●过程及其相互作用的复杂程度;

　　●人员的能力。

　　4 文件撰写指导

　　4.1 文件撰写的事前准备

　　⑴ 选定各部门负责撰写文件的代表。

　　⑵ 文件撰写的基本训练。

　　⑶ 拟定文件格式、段落编排、流程图绘制等规则。

　　⑷ 拟定文件清单、文件编号及撰写计划

　　A.文件清单的拟定可分为两大类：

　　a.依据ISO9001条文的要项，将公司现行的作业依据条文的要项逐一检查，并以条文为架构拟定出公司所需要的文件。

　　b.依据公司的流程、依据公司现行之作业流程拟出文件清单。

　　c.撰写计划的拟定：一般公司需文件少则按ISO9001：2000的要求，必须有6份程序文件，其他由企业根据自己的实际需要选择30份左右，多则上百份，因此在文件撰写时所需耗费的时间、人力、财力及物力是可以想象的，故必须于文件撰写前先拟好撰写计划,有效的掌控进度。文件撰写计划可包含以下项目：文件名称、文件编号、适用条文、负责部门、负责人员、预定完成日期、实际完成日期......等。

　　B.文件编号可参考以下方式择一使用

　　a.依文件种类区分

　　OO-■■-◇◇◇(例：VA-QP-001)

　　其中OO：公司英文缩写

　　■■：文件类别: QM-质量手册

　　QP-程序书

　　QS-标准书

　　◇◇◇：流水号(从001开始)

　　b.依部门文件区分

　　OO-★-◇◇◇(例：VA-S-001)

　　其中OO：公司英文缩写

　　★：部门别：A-行政部 S-业务部

　　Q-品管部 M-制造部

　　◇◇◇：流水号(从001开始)

　　c.依条文要项区分

　　OO-▲▲- (例：VA-01-001)

　　其中OO：公司英文缩写

　　▲▲：条文要项

　　◇◇◇：流水号(从001开始)

　　[以上方式仅供参考，企业可依需求编排]

　　⑸发展出一份文件范例，以供文件撰写者参考。

　　⑹收集公司目前相关之规定。

　　4.2 质量手册撰写指导

　　4.2.1 质量手册的意义

　　(1)符合ISO9001 4.2的要求。

　　(2)说明及描述公司质量管理体系。

　　(3)作为执行与维持质量管理体系的准则。

　　(4)展示公司对质量管理与质量保证的企图与决心。

　　4.2.2 质量手册的架构及内容

　　(1)封面

　　封面上需明确标示公司名称、质量手册字样、文件编号、版本、制定日期、制定者、审查者、批准者等重要讯息。

　　(2)目录

　　将手册中各章节名称、页次整理于目录中以方便索引。同时亦可将各章节与ISO9001要项的对照关系编排于目录中。

　　(3)通则

　　A.公司简介：包括公司(工厂)名称、营业项目、公司规模、公司沿革、经营理念等。

　　B.手册管理方式：手册持有的管制、制修订的规定、审核权限、分发、回收......等。

　　(4)质量方针与目标

　　质量方针与目标制定后，应由最高管理者亲笔签字以示对该质量方针与目标的承诺。

　　(5)组织机构图及权责

　　组织机构图应明确表示，并且定义权责与相互之间的关系，尤其与质量管理相关人员更应纳入说明。

　　(6)质量管理体系中质量要项的叙述

　　A.撰写重点：因质量手册为ISO9000标准与程序书间之桥梁，故应将ISO9001的要求，逐项以具体、符合公司运作的原则在质量手册中加以规范，同时将其规定索引至程序书。

　　B.撰写内容：

　　a.目 的：指本质量要项的运作目的。

　　b.范 围：指本质量要项的使用范围。

　　c.概 述：描述标准的规定与本公司质量活动的运作。

　　d.程序索引：与概述中所引用的程序书名称。

　　(7)质量手册修订记录

　　修订记录可载明修订日期、修订内容、修订版本等。

　　4.3 程序书撰写指导

　　4.3.1程序书的意义

　　(1)符合ISO9001各要项的要求，为公司各项管理的主要规范。

　　(2)延伸质量手册的要求，使所有活动更具体表现。

　　(3)规划及订定管理性质量活动的书面化文件。

　　(4)执行与管理质量体系的依据。

　　4.3.2 程序书撰写的原则

　　⑴ 程序书格式

　　程序书的格式应事先拟定，并能将文件名称、编号、页次、版次、制/修订日期及制定、审查、核准人员充分表现。

　　⑵ 内容与段落编排

　　内容与分段方式并非唯一。企业可依自己公司本身的需求进行设计。但无论如何，在撰写文件时需要有一个统一的内容段落编排方式，才不至于使文件撰写者在撰写文件时产生不一致的现象。举例如下：

　　段落编排方式：

　　① 目 的：指制订本程序的目的。

　　② 范 围：指本程序适用的范围。

　　③ 参考文件：指本程序参考的文件名称及编号，包括ISO9001条文、质量手册或其他程序书。

　　④ 权 责：指本程序的执行权责。

　　⑤ 定 义：当本程序中某些名词的用语特殊或不为大众所了解时可以在此定义。

　　⑥ 作业流程：指本程序流程，以流程图的方式清楚的表示。

　　⑦ 作业说明：是程序书中最重要的一个环节。

　　⑧ 附 件：指本程序中所提及的表单。

　　⑶ 程序书的撰写

　　程序书在所有文件撰写过程中上有极重的比率。且需衔接质量手册与标准书，故应委任熟悉的顾问公司或专家共同执行，以确认内容的完整性，并依据撰写原则来制订，方可掌控整体时程以便节省人力、时间、经费。

　　4.4 标准书撰写指导

　　4.4.1 标准书的种类

　　标准书是支援程序书于执行阶段时重要的依据，一般可以分成以下几类：

　　⑴ 生产活动：

　　A.作业标准书 B.生产条件

　　C.作业指导书 D.操作条件

　　E.工作指导书 F.施工规范

　　G.工作说明书 H.操作规范

　　I.操作标准书 J.配方

　　K.施工说明书 L.料表

　　⑵ 检验活动

　　A.进料检验标准 B.抽样计划表

　　C.制程中检验标准 D.抽样方法

　　E.首件检验标准 F.QC工程图

　　G.半成品检验标准 H.原料规格

　　I.成品检验标准 J.成品规格

　　K.检验规范 L.单项工程检查表

　　⑶ 设备仪器

　　A.设备保养规范 B.设备检查规范

　　C.设备操作标准 D.设备使用手册

　　E.量规 F量规仪器检校标准

　　⑷ 其他

　　A.包装规格标准 B.材料承认规范

　　C.料号编码原则 D.供应商评估办法

　　E.服务人员服务管理办法 F.专业知识教育训练标准

　　G.受限样品管理办法

　　4.4.2 标准书的撰写

　　标准书主要是给直接作业人员使用，因此标准书之撰写应浅显易懂，文字叙述宜简短，不应长篇大论，于适当之处辅以图形、照片说明，或是配合现场放置大型看板、海报以随时提醒作业人员。有些公司将受限样品置于样品柜、样品架或样品袋中供作业人员参考，则标准书的功效更易展现。

　　4.5 表单设计指导

　　4.5.1 表单的意义

　　在ISO9001评审的过程中，评审要求展示质量管理体系有效运行的证据。绝大多数情况下，这种证据即为“记录”。“记录”是将相关讯息填写与空白“表单”之中。无论是质量手册、程序书或是标准书，要将其落实，一定要依赖表单。因此表单设计的好与坏，将影响整个质量体系的执行情况。

　　4.5.2 表单设计的原则

　　⑴ 简洁清晰

　　要的栏位才设计进去，不必要的栏位一定不要留在表单上，以免徒增困扰。此尤以签字栏位更需注意。

　　⑵ 与程序书、标准书相结合

　　由于作业人员最常使用的就是表单，而非程序书或是标准书，因此若能将程序书或标准书所要求的重点显示或标注在表单上，则作业人员定可免去不少查阅文件的时间与精力，更可免去不必要的填写错误。

　　⑶ 与作业流程相结合

　　表单的设计应考虑作业流程，依流程顺序设计栏位顺序，以避免填写人员在表单上寻找栏位，甚至不知该填在何处，如此作业效率将大打折扣。

　　⑷ 尽量与书写习惯相结合

　　一般宜采取由左至右、由上至下之原则较为恰当。

　　4.6 文件的技巧

　　4.6.1 合理化的考虑

　　文件正式执笔撰写前应先由针对现有流程的合理性加以探讨，若有更改现行作业模式的可能性时，应与相关权责单位主管充分沟通新流程的合理性，在达成原则性的协议后方可撰写该文件。

　　4.6.2 选词用句应具备信、达、雅三原则

　　⑴ 信

　　忠于本意、不渲染、不夸张、不加油添醋、不隐瞒，将事实的真相完整的表达出来。

　　⑵ 达

　　文辞需达意、充分说明、清楚交代，让使用者能充分了解其中所欲表达的讯息。

　　⑶ 雅

　　用字选词需浅显易懂、条理分明、有条不紊，让读者能易于阅读。

　　4.6.3 以5W1H反复自我检查是否交代清楚

　　文件，对于每一事件的描述，皆应反复依5W1H的技巧自我检查是否有交待不清楚或遗漏叙述的情形，而5W1H则是以下6个字的缩写：

　　⑴ Who (人)

　　⑵ When (时)

　　⑶ Where (地)

　　⑷ What (事)

　　⑸ Why (为何)

　　⑹ How (如何)

篇3：5S执行委员会职能文件

　　5S执行委员会职能文件

　　公司的5S执行委员会职能

　　拟定5S行动计划，这包括制定工作时间表

　　协助订立5S手册及守则，为员工执行5S工作提供指引

　　协助成立工作小组，确立每位员工执行5S的职责

　　安排有关5S知识的培训，并监察这些训练是否有效

　　举办促进5S的活动，例如工场整洁比赛、展览会等

　　监察5S的执行进行及成效

篇4：公司推行5S政策文件

　　公司推行5S政策文件

　　公司的 5S 政策

　　公司在香港从事 业务 年。作为负责任的机构及香港的一份子，除了不断提供高水准的服务和产品外，亦会致力确保所有雇员及受影响人仕的安全和健康。

　　本公司会致力透过推动5S，为雇员建立一个既安全又舒适的工作环境，并希望藉此促进同事间的互相了解，改善沟通及建立团队精神。

　　本人 负责领导推行公司的5S工作，所有雇员都要对工作场所整理负有责任，大家必须同心协力，不断改善工作环境的安全及健康。

　　本公司会成为所有雇员提供足够资料及训练，以确保大家明白如何实践良好工作场所整埋。我们亦会定期公布5S的执行进度及成效，促进全员一致投入工作场所的整理工作。

　　总经理

　　公司

　　 20 年 月 日

篇5：P邮政局文件控制程序

　　P邮政局文件控制程序

　　一、目的：建立本局有关质量活动的文件控制程序，使所有的文件得以有效控制，确保质量文件的一致性和适用性。

　　二、适用范围：适用于文件的编制、审核、批准、识别、分发、保存、修订、维护等涉及的单位和个人。

　　三、职责：

　　(一)办公室负责全局文件的控制管理工作;各县(市)局、专业公司、本部各部门各自负责县(市)局、专业公司和部门内的文件管理工作。

　　(二)分发给各单位/人员的文件由使用单位/人员依规定进行建档、保存等，实现有效管理。

　　(三)任何人皆有权提出文件的修订建议，文件的原编制部门负责文件的修订工作。

　　四、内容

　　(一)文件编写

　　1、各单位应根据质量管理体系有效运行的需要，编写足够数量的质量管理体系文件，管理者代表可以视情况分配文件的编写工作。

　　2、文件编写过程中，如文件的内容涉及到其他相关单位，负责该文件编写的人员应合理分配各单位职责，并与相关单位的领导协商讨论，取得一致意见。

　　3、为了使文件使用方便，易于管理和保存，每份质量管理体系文件都必须有对应的编号，每个编号只对应于一份文件，文件编号方法如下：

　　文件编号以文件下发时的局字号、部门号/分局号等进行区分;

　　4、文件的编制年份作为版本号。

　　5、文件编辑格式。总体上根据《**市邮政局公文处理实施细则》(泉邮[2000]局字106号)

　　(二)文件审批、发布

　　1、所有质量管理体系文件在“发文稿纸”上会签、批准后，方可发布实施，文件编、审、批权责按照《**市邮政局公文处理实施细则》(泉邮[2000]局字106号)执行，各县(市)局视情况可相应制订文件的审批、分发办法。

　　2、文件发布：文件经授权人批准签字(章)后，办公室负责局字号及办公室文件的分发，部门号/分局号文件由各部门/分局分发。

　　3、文件的分发范围和数量依规定发放;各单位收到文件后，视需要可转发;文件的分发情况在“发文登记表”中记录，接收文件的人应在“收文登记表”上记录，以示承认收到该文件;实行办公自动化的单位亦可将收发文情况在电脑中录入并保存。

　　4、各专业公司或本部各部门所制订的部门内部使用的规章制度，应由部门领导审批后，由部门文件管理人员负责分发，分发情况在“发文登记表”中记录。

　　5、网络系统中的文件和资料应打印成书面的样稿，按照上述要求由领导审批后，方可贮存在电脑中或发放相关部门和/客户。文件和资料的更改按照本程序第(五)条款要求执行。

　　(三)文件的保存和维护

　　1、文件的分发单位负责保存文件的原稿，文件持有人应确保文件的妥善管理和保存。

　　2、文件的接受者收到文件后，应确认文件的有效性，进行归档，便于识别和检索。

　　3、文件的持有人和调阅者应保持文件的整洁、清晰，非经允许不得拆卸、复印。

　　4、文件应妥善保管，对机密性的文件应限制阅读范围。

　　(四)外来文件管理：

　　1、外来的文件包括：指导工作用的国际/国家标准、设备使用说明书、上级下发的文件、相关的法规等。

　　2、外来文件按照《**市邮政局公文处理实施细则》(泉邮[2000]局字106号)进行控制。

　　(五)文件的修订：

　　1、文件的执行者在执行过程中，发现文件的规定与现状不符或已影响质量管理体系有效运行时，应填写“文件修订审批表”(泉邮办-07)，对文件提出修订的意见。所有的文件在未经过评审、再次得到批准之前，不得随意更改。

　　2、文件的修订原则上需经文件的原编制、审核、批准的相同的单位或个人修订、审核、批准;如其他人审批时，此人应获得原审批所依据的有关背景资料。

　　3、文件修订后应重新进行文件的分发(发文号改变)，发文部门应确保原有的文件持有人都得到文件的最新版本。

　　4、文件修订后，新文件重新分发情况在“发文登记表”上登记;各单位每半年对本单位发放的文件在“文件目录一览表”中汇总，对作废文件作出说明。

　　5、表格格式作为文件的附件一般应附在文件的后面，以便执行，表单需修订时，应填写“文件修订审批表”，经过单位主管批准，同时通知各使用单位进行更换。

　　6、为确保使用文件的有效版本，各收文单位在收到修订后的文件后，应将作废文件办理归档。

　　7、为防止非法修改，文件为不可擦拭的版本，不可使用铅笔编写。

　　8、办公室有权对文件接收的文件保存情况进行监督。发现不符时，应将不符情况通知相关人员，并有权要求其采取纠正措施。

　　五、应用表单

　　(一)发文登记表：按各单位原有的表单继续使用

　　(二)收文登记表：按各单位原有的表单继续使用

　　(三)文件修订审批表

　　文件资料修订审批表

　　年月日NO：

　　文件名称 　 文件编号

　　申请部门 　 申请者

　　修订原因：

　　改前内容 改后内容

　　原制订部门/人员意见：

　　编制：审核：批准：