KA房地产公司档案管理制度

　　文件编号: 档案管理制度 版 次 A

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　　为了公司档案管理的统一性、完整性、规范性和安全性，充分发挥档案的有效作用，维护公司合法权益，防止档案丢失、损坏、被盗、受潮、蛀蚀等，特制定本制度。

　　一、编制依据：

　　(一)《中华人民共和国档案法》

　　(二)《国营企业档案管理暂行规定》

　　(三)《**工业企业档案分类规划》

　　(四)《**企业网、机关档案归档范围及保管期限》

　　二、总则

　　(一)公司档案是指各职能部门及个人在房地产开发建设中所形成的，对公司有保存、查考价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。

　　(二)公司档案是公司在各项工作中形成的全部档案的总和，包括行政管理、营销策划、工程开发建设、财务审计、人事劳资、设备等。

　　(三)档案是公司的宝贵财富，必须坚持集中统一管理，按照《档案法》规定，任何部门和个人不得以任何形式和手段将应归档的文件、资料据为己有。

　　(四)公司档案由公司总工程师分管，行政隶属总经办。

　　(五)公司开发建设的工程项目各施工、监理单位应遵照本制度有关条款执行。

　　二、归档范围：

　　(一)行政管理，归口单位总经部。

　　1、本级组织所形成的各种会议记录、总结、报告、文件资料及上级组织下发的文件资料等;

　　2、本公司总经理工作会、司务会、专题会、工程协调会会议记录、纪要、决定;

　　3、本公司中长远规划、工作计划、总结及制定的规章制度等;

　　4、本公司的资质证书、工商、税务登记、营业执照等各项证书;

　　5、本公司形成的各类行政性经济合同、民事案件等;

　　6、本公司向上级及有关部门呈送的请示、报告及汇报资料及其上级批示等;

　　7、本公司的《简报》、机构沿革、大事记等;

　　8、上级及本公司法律事务等工作的资料;

　　9、公司《章程》法人治理结构的便宜，议事规则，董事会、监事会的预案、议案、决议等。

　　(二)财务审计，归口单位财务部

　　1、财务工作计划、总结、上级及本公司有关财务管理方面的制度、规定、办法、通知;

　　2、有关财务、税费检查的文件资料;

　　3、各类财务报表、凭证、帐簿、工资表等;

　　4、固定资产的新增、调拨、报废、核资的请示、批复等文件资料;

　　5、上级及本单位关于审计工作的决定、规定、请示、批复等;

　　(三)人事劳资，归口单位：人力资源部

　　1、有关本公司机构设立、撤消、合并、更名和改变关系的决定、通知等文件;

　　2、有关本公司定员、定编的文件资料;

　　3、有关本公司干部任免、聘用文件资料;

　　4、本公司人员有关专业技术职务聘用资料;

　　5、本公司临时短聘人员聘用计划、考核及聘用工资待遇、解聘等;

　　6、关于本公司人员退职、退休、调动、奖惩等资料;

　　7、本公司工资计划、报表、奖金、津贴、福利等方面的文件资料。

　　(四)新征，归口单位：行政部

　　1、新征受让土地选点、评估、洽谈、科研报告、董事会(董事长)批复等原始资料;

　　2、新征受让土地合同、法律文书等原始资料;

　　3、新征受让土地规划、国土进窗报批等全部原始资料;

　　4、规划许可证、国土证、红线图等全部原始资料;

　　5、拆迁公告、差遣补偿等资料。

　　(五)住宅营销分配，归口单位：总经部、财务部

　　1、入园人员资格界定资料;

　　2、购房人员购房申请、户型选定、交纳认购保证金等资料;

　　3、《购房须知》、《楼书》;

　　4、住宅预售报告、批复及证书;

　　5、首付款有关资料;

　　6、住宅分配到户及个人银行按揭等资料;

　　7、住宅房价结算等资料;

　　8、办理产权证书等形成的全部资料。

　　(六)工程技术部分，归口单位：工程部、行政部

　　1、征地受让土地手续办妥后，工程启动的初步可行性研究报告与批复;

　　2、规划设计任务书、设计、图纸文件、报告、审查与批复;

　　3、工程可研、环评报告与批复;

　　4、初勘任务书及出勘资料;

　　5、初设任务书及初设图纸文件(含概算)初设审查与批复;

　　6、施工详勘及详勘资料;

　　7、施工设计任务书及施设图纸、文件(含预算)、资料审查与批复;

　　8、工程进窗报建报批过程中，所形成的全部资料、文件、证书;

　　9、工程建设各阶段验收报告;

　　10、工程竣工图、竣工验收报告;

　　11、工程设计、监理、施工、设备、物资材料等招标全过程形成的所有请示、报告、批复、纪要等资料;

　　12、在项目委托过程中所形成的方案、工程量计算、确认签证等资料;

　　13、所有设计修改、变更中形成的全部资料;

　　14、设备、材料、产品出产证书、技术参数指标、开箱验收等资料;

　　15、工程各类款项支付审批手续等资料;

　　16、工程审计、决算等全部资料。

　　(七)电力土木建筑分会

　　1、分会章程、组织机构沿革、分会组成领导成员名单等;

　　2、分会工作规则、各会议工程报告等;

　　3、分会年度工作计划总结;

　　4、各类专业会议形成的全部资料;

　　5、各类课题论文及评审意见;

　　6、土建分会评审专家库的全部资料。

　　四、归档要求

　　(一)档案资料的形成是全过程的产物，而不是事后追索。因此，必须保证其准确性、完整性、系统性，任何工作人员不得因工作贻误而造成资料档案的遗失或流失。

　　(二)所有归档的图纸文件资料必须符合永久保存条件，凡圆珠笔、铅笔填写或复印资料均不能作为永久保存条件归档。

　　(三)工程技术档案按工程技术档案管理办法执行。

　　(四)设计单位提供的图纸、计算书、说明书及设计文件必须先交档案室签收，然后再按有关规定分发。任何个人不得中间截留。

　　(五)设备物资开箱资料必须由物资部和档案室工作人员共同签收后归档。

　　五、档案机构及其职责、档案管理的方式

　　1)档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

　　2)公司人力资源档案由人力资源部统一管理，在没有人力资源部授权的情况下，各部门、经办人不允许保存应当归档的资料。

　　3)财务档案管理由财务部负责，营销客户档案及业务经营文件资料管理由所在业务部门负责，管理方式应与公司其它档案保持一致，行政部定期检查各业务部归档管理情况。

　　4)档案一律存放在档案盒或档案袋里，然后放在专门的档案柜里。档案柜应有门锁，未使用时必须上锁。

　　5)公司及各部门、员工有保护档案的义务。

　　6) 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。

　　7) 档案工作由公司行政经理统一领导，行政部负责接收，收集、整理、立卷、保管由指定的由行政部保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

　　8) 行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

　　六、档案的管理

　　1) 整理办法：

　　① 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

　　② 步骤：

　　A. 收集

　　① 文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

　　② 企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

　　B. 整理 根据分类和成立时间整理。

　　C. 分类 根据下述分类方法分类

　　D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

　　2)过程管理：

　　① 属于公司保管的档案：公司及各下属公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的五日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交行政部保管，任何人不得据为己有。

　　② 部门保管的档案：在每季头一个月五日前汇编成册上报行政部，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交行政部。

　　3)在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

　　七、归档要求或条件

　　1、 代表公司发展历史的

　　2、 有参考、存查价值的

　　3、 对将来工作有延续性

　　4、 有保密等级要求的

　　5、 劳动人力资源档案

　　6、过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　归档时，各部门或经办人应及时将有关材料整理立卷，一般在某事项完成后一个月内，办理移交手续。通常情况下，归档文件为原件，相关部门或人员可以保存复制件。有多份原件时，相关部门或人员可以持有原件，但“绝密”、“机密”级文件除外。

　　几个部门联合办理的文件，由牵头部门立卷归档。

　　八、档案分类及编号

　　公司档案的分类及编号：指定资料员经人力资源行政部培训后，按有关档案分类及编号要求操作：

　　1)公司档案暂时分为政策法规批文类、公司文件类、工程类、合同类、人力资源类、行政类、信息类和其它类。档案分类可在1~2年调整一次。

　　2)档案编号：“档案”二字拼音的第一个大写字母+类别+日期，即DA-类别-×××-××。日期以年月日表示。例20**年7月1日可以写成20**.07.01。

　　人力资源档案：为公司所属员工人力资源档案，在编号前以“G”(公司);具体为“档案”二字拼音的第一个大写

　　字母+人力资源两字的第一个大写字母+G编号，即DA+RS+G×××。

　　3)查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。

　　九、保密等级划分及保存期限

　　公司档案分绝密、机密、秘密三个密级，其余为普通级。绝密、机密文件应标明份数和序号。密级的确定由文件的起草人或经办人提出，由核签收人或签收人审定。

　　档案保存期分永久保存、十年保存、五年保存、一年保存期。

　　需要永久保存的有：公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、规章制度、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权状况及其它债权凭证、工程设计图、核心技术，其它经核定需永久保存的资料。

　　十年保存期的有：预决算书类、会计凭证、计划资料;企业发展规划、其它经核定需十年保存的资料。

　　五年保存期的有：期满或解除的合约及其它经核定需五年保存的资料。

　　三年保存期的有：生产记录、销售记录、规划报建资料。

　　一年保存期的有：工作事项完成后，确认无长期保存必要的。

　　十、档案查、借阅和复制

　　1)因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经所属副总经理或总经理核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　2)具体规定如下：

　　① 公司“秘密”级、普通级档案，公司任何员工都可以在行政部登记后，进行查阅;查阅时，一般不允许将档案带出，若要带出时，需经所在部门负责人或行政部负责人批准。

　　② 查阅公司“绝密级”、“机密”级档案，必须经所属副总经理和总经理批准。一般不允许带出档案室。

　　③ 借阅公司秘密级、普通级档案，需经所在部门负责人或行政部负责人批准并登记。借阅时间不超过一周，需继续借阅，应办理续借手续。

　　④ 借阅公司绝密级、机密级档案，需经所在部门负责人、行政部负责人批准并登记。借阅时间不超过一天。若续借，应办理续借手续。

　　⑤ 公司绝密级、机密级档案，非经总经理特批，不允许复制，其它档案经部门负责人、行政部负责人批准，可以复制并登记。

　　⑥ 人力资源档案不允许自己查阅、借阅和复制。

　　⑦ 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

　　十一、档案备份制度

　　1)公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

　　2)各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

　　3)备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

　　十二、监督：行政部根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

　　十三、档案安全管理

　　1、防虫蛀，每年一次药物处理。

　　2、查、借、复制时，防丢失、损坏，应做到可追踪。

　　3、保密要求按公司《安全保密制度》执行。

　　十四、销毁

　　根据归档要求，经核定不需要归档的，已无存查价值的档案，每年年底进行一次整理，按下列要求处理：

　　1)、不归档的、无存查价值且无密级要求的，经登记后，由行政部直接销毁。销毁时，可以采用碎纸法、焚烧法，不允许当垃圾丢弃或卖与其它人。

　　2)、有密级要求的文件，已无存档价值需要销毁时，应登记造册，经所属副总经理和总经理审批、签字后，在1至2名监销人监督下进行销毁、并在清单上签字。

　　十五、处理条例

　　有下列行为之一，据情节轻重，给予100~1000元处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案

　　2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案

　　3. 涂改、伪造档案

　　4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

　　5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)

　　十六、 责任

　　本制度监督责任部门为公司行政部，第一责任人为各部门指定的资料员;第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

　　本制度由行政部制定，并监督执行。

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