物业投标过程参考
确定投标意向并成立工作机构
物业管理企业在获得投标信息后,即可按企业的拓展计划,确定投标意向,相应成立投标工作领导组,由公司总经理或有关部门经理及方案编制人员组成,开展可行性研究工作。
获取招标文件
收到招标邀请函通知书后,投标工作小组应迅速组织齐备公司经营资质的有关资料和证件,按招标单位规定送交预审,获取招标文件后,应详细阅读文件内容,熟知各项要求,特别是对招标文件中投标保证书、履约书、奖罚措施等项应仔细分析研讨,并向招标单位确认投标书中不清楚事项,以便作准备。
考察物业现场
投标单位应多次组织人员到物业现场进行现场实地考察,对照图纸、设计说明书及招标文件有关内容、仔细分析,从而为管理方案的构想奠定基础。
成本测算
投标单位应组织富有经验的财会人员和物业管理人员根据拟承接物业的管理服务范围、类型、档次、标准等进行专题分析,作出较为精确的测算,对国家规定的管理服务单价可不必计算。在确定单价时,要从竞争战略高度和战术要求上去推敲,单价确定后与工作量相乘,便可得出管理服务费总标价。
编制标书
投标单位在作出投标报价决策之后,就应组织编写人员分工合作,按照招标文件中的各项要求编制标书。投标书的主要内容概要介绍如下:
1. 介绍投标企业的概况和经历
首先介绍投标单位的位置、规模、经营资质等级、企业性质、机构、资本、人员结构等基本情况,着重介绍现辖物业类型、名称、管理面积及历年获得的效绩、成果、经验。
2. 分析投标物业的管理特点
通过对投标物业建筑架构、配套设施、周边环境、居民结构等方面进行分析、综合其布局、功上的特点,列出管理上的难点, 提出相 应的管理措施 。
3. 拟定质量管理目标和采用的管理方式
质量管理目标,是指管理单位在合同期内应取得怎样的社会效益、经济效益、环境效益、其质量考核标准以国家职能部门和当地主管部门制定的相关法规文件为依据。
管理方式,是指管理单位对投标物业在管理运作、综合服务等方面拟采用的方式,如实行"一体化管理"、"以区养区",推行ISO9002质量体系规范化运作等方式。
4. 拟定管理服务内容
包括开发建设期间将提供的管理服务内容、物业竣工验收期间的管理服务内容、住户入住及装修期间的管理服务内容、实质运作期间的管理服务内容。重点是实质运作的管理服务内容,大体分为为房屋管理、保安、清结、维修、绿化、社区文化活动等七大服务,内容力求周详。
5. 物质装备计划
本着合理配置、保障利用的原则,对员工住房、管理办公用房以及各类设备和用具,拟出一个周密的计划,计划中应确切列出住房面积、物品分类单价及金
6.管理人员配备
根据物业实际需求设置管理骨干、专业人员、,力求精简高效,在管理层、操作层人员的年龄、学历、职称(技术人员)、用功类型上均要按一定比例配置。对各岗位人员应制订出相应的岗位职责和条件。
7.管理规章制度
包括管理单位员工内部制度和约束各方的公共契约,各项制度均要以国家法律为准绳,以地方政府相关法律为依据,结合实际而定,使之具有合法性、实用性和可操作性,也才能产生约束力。
8.档案建立与管理的设立
应按标准化、电脑化建立档案管理流程,将系统收集环境资料(图片)、建筑工程资料、图纸、住户档案资料、装修维修记录、文书档案、财务报表、小区荣誉等各类资料进行整理、分类、编目进入电脑储存,以备检查利用。
9.经费收支预算
根据招标文件中提供的数据,以及实地考察了解到的材料进行测算,制定经费收支测算表。
10.提出经营、管理、服务的新思路
为提高管理水平,投标者可在创建安全文明单位、实施科学化、规范化管理、开展增收节支、服务承诺等诸方面提出即务实又能体现创新的大思路,以确保管理目标的实现。 以上仅是标书的基本内容,至于详略取舍可依据所投物业的实情而定。
编制和封送标书应注意的几个问题
1、 投标文件中的每一空白均需填写,如有空缺,则视为放弃意见。
2、 投标文件应字迹清楚、整洁、纸张统一,装帧美观大方,最好用打字方式。
3、 计算数字要准确无误,无论单价、合计、分部合计、总标价及其大写数字均应仔细核对。
4、 不得改变标书格式,不得涂改,个别字句如经修改,应在修改处加盖投标单位负责人的印章。
5、 封送标书遵照一般惯例,准备正本一本,副本两本,分别包装封印,封套上写明送交地址、收件人、投标编号、物业名称等,法人签字并盖投标单位公章。
www.pmCeo.com 物业经理人网篇2:某市物业管理投标文件格式、内容
某市物业管理投标文件格式、内容
投标文件一
投标综合说明书
业主:_____________
1.根据己收到的招标编号为物招审字(__)第(__)号的______物业的招标文件,遵照《**市物业管理招标投标管理办法》的规定,我单位经考察现场和研究上述工程招标文件、招标文件补充通知,招标答疑纪要的所有内容后,我方愿以我方所递交的标函摘要表中的总投标价,承担上述物业的全部管理工作。
2.一旦我方中标,我方保证按我方所递交的标函摘要表中承诺的期限和招标文什中对承包期限的要求如期按质提供服务。
3.一旦我方中标,我方保证所提供的物业管理质量达到我方所递交的标函摘要表中承诺质量等级。
4.一旦我方中标,我方保证按投标文件中的物业管理管理班子及管理组织设计组织管理工作,如确需变更,必须征得业主的同意。
5.我方同意所递交的投标文件在投标有效期内有效,在此期间内我方的投标有可能中标,我方将受此约束。
6.我方同意招标书中各条款,并按投标标价总额3%交纳保证金**万元(大写)。若我方违约,则扣除所缴纳的全部保证金。
7.除非另外达成协议并生效,招标文件、招标文件补充通知、招标答疑纪要、中标通知书和本投标文件将构成约束我们双方的合同。
投标单位:______(印鉴)
法定代表人或委托代理人:_______(盖章、签字)
日期:______年___月___日
投标文件二
企业法人地位及法定代表人证明
一、法定代表人证明
法定代表人资格证明书
单位名称:**物业管理公司
地址:**省**市**街**号
姓名:性别:
年龄:民族:
职务:技术职称:
身份证号码
**系**物业管理公司的法定代表人。负责为**物业提供物业管理服务,签署上述物业的投标文件,进行合同谈判,签署合同和处理与之有关的一切事务。
特此证明
投标单位(盖章)
日期:___年__月__日
上级主管部门(盖章)日期:___年__月__日
二、营业执照
三、资质证书
四、法人代码证书
投标文件三
**物业管理公司简介
.......
投标文件四
物业管理专案组配备
一、本物业由我公司抽调有丰富管理经验和较强指挥能力的人员组成物业管理班子。董事总经理,统筹整项发展计划,为此专案最高负责人。
董事总经理,统筹整项发展计划,为此专案最高负责人。
董事,专责处理该项发展计划的物业管理服务工作。此先生在香港及台湾前后共有十年的专业物业管理经验,而对物业管理顾问的经历计有香港新界**发展计划、香港**大厦、台湾台北市**集团超高层大楼、台北市**集团总部大楼、上海外滩**广场、上海**百货公司、武汉**广场、北京**大厦及珠海**广场等。
投标文件五
对合同意向的承诺
一、承包方式:物业设计图纸预算。
二、服务价款的计算方式:
1、各项服务的工作量依照物业设计图纸及行业常规计算;
2、普通服务单价依照国家服务行业统一收费标准计算;
3、特定服务单价参照国家类似服务统一收费标准,并适当浮动,予以确定;
4、设备的购置租赁价及材料价格按本市有关规定执行;
5、管理期间,凡遇有关政策性调整,按政策调整规定执行。
二、在计算服务费用总成本的基础上,乘以我方招标承诺的优惠百分比作为实际收取费用。
四、服务款项收取方式。
篇3:对外承接物业管理投标方案编制标准作业程序
对外承接物业管理投标方案编制标准作业程序
一、目的
规范公司对外参加物业管理的投标工作,确保投标书的编制质量,为通过市场竞争拓展公司牧业管理的规模打好基础。
二、适用范围
适用于物业部对外承接物业时的投标书的编制工作。
三、职责
1、公司总经理负责对外投标书编制工作的组织安排和质量控制。
2、公司各职能部门抽调业务骨干组成投标编制小组,负责投标书的具体编制工作。
四、程序要点
1、投标书编制小组的组织
(1)公司在接到物业管理招标书邀请(或议标书邀请)后,由公司总经理召开经理办公会议决定是否参加投标竞争。如决定参加投标,则应由公司总经理亲自挑选各部门业务骨干组成投标书编制小组,并由公司各部门负责组成对外投标小组,具体操作书编制工作以外的其他工作(详见《对外投资标准作业程序》。
(2)投诉书编制小组的分工如下:
①财务部抽调业务骨干负责开办费用、管理成本、预期效益的测算;
②物业部抽调业务骨干负责日常管理工作方案、难点、重点管理方案的拟定、编制;
③办公室、人事部抽调业务骨干负责拟接项目的人员配置,设备、设施配置,以及编制投标方案资料的收集、提供;
④品质部抽调业务骨干负责管理目标、管理计划、质量保证措施、服务承诺的编制;
⑤经营部抽调业务骨干负责及时全面地收集拟接项目的信息。
2、物业管理投标书的结构与内容
(1)拟接物业的基本概况。
(2)公司接管后准备采取的管理方式。
(3)针对管理的难点、重点所采取的针对性措施。
(4)为开展物业管理所配置的人力、物力资源。
(5)开展物业管理一段时间后所力争达到的管理目标。
(6)为有效地提高物业管理水准所必要的服务承诺。
(7)费用投入和成本测算。
(8)经济效益分析。
(9)社会效益预测。
(10)需要招标单位协助解决的问题。
(11)本公司的优势和长处。
(12)物业管理后的工作进度安排。
3、投标书的编制要求。
(1)“拟接管物业的基本概况”要求详细列出拟接管物业的地理位置、环境、占地面积、建筑面积、栋数、层楼、楼宇结构特点、基本设施、设备、住户基本构成、验收移交情况等。
(2)“准备采取的管理方式”要求针对拟接管物业的自身特点编制出总体管理方案和分项管理方案。
(3)对拟接物业的管理难点、重点应有针对性地列出具体的管理措施。
(4)人力、物力资源要求详细列出:
①拟接管理物业的组成架构;
②拟接物业的人事定编和岗位设置、岗位描述;
③主要业务骨干的配置人选和人员素质介绍;
④为开展工作前期投入的设备、设施。
(5)管理目标要求具体列出明确的总体目标和详细分项目标。目标要求有可操作性和可考核性。
(6)服务承诺要求针对广场业主的要求和物业管理服务的物点列出有鲜明特色的服务措施来。
(7)费用投入和成本测算要求针对拟接广场的现状和管理要求、难度逐项测算出前期投入和管理成本。
(8)经济效益分析要求按照物业管理“以区养区、保本微利”的特点详尽地计算出拟接物业后的经济效益。
4、投标书的编制程序
(1)总经理依据经营部收集到的拟接物业的信息和现场实地考察的结果给出编制投标书的原则和要求。
(2)编制小组开始详细依照第3条的要求逐条完成单项编制工作。
(3)总经理在单项工作编制完毕后开始组织汇编。
(4)汇编后打印、装订成册报总经理审批(大的项目尚需报董事会批准)。
五、记录
六、相关支持文件
《人事定编管理标准作业程序》
七、附录
《物业管理成本测算法》
篇4:物业管理招投标实战技巧的分析
物业管理招投标实战技巧的分析
第一部分 物业管理招投标的基本程序--知己知彼,百战不殆
物业管理企业介入市场方式的发展
接管方式
直接应聘方式
投标方式
条例的要求
第二十四条 国家提倡建设单位按照房地产开发与物业管理相分离的原则,通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业。
住宅物业的建设单位,应当通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业;投标人少于3个或者住宅规模较小的,经物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门批准,可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业管理企业。
第五十七条 违反本条例的规定,住宅物业的建设单位未通过招投标的方式选聘物业管理企业或者未经批准,擅自采用协议方式选聘物业管理企业的,由县级以上地方人民政府房地产行政主管部门责令限期改正,给予警告,可以并处10万元以下的罚款。
物业管理招标与投标的 一般过程
1.准备阶段
选择招标方式(公开招标/邀标)
成立招标领导小组(相关部门和专家)
确定招标项目、招标指导思想及原则
向社会发布招标公告。
相关链接--招投标方法和组织
方法:
注重目标物业管理与服务总体策划的招投标方式
确定物业管理费报价及费用测算的招标方式
无标底二步综合竞争招标方式(先服务质量比较,后价格评价)
组织
开发商招标 /小业主招标 /委托代理机构招标
2.招标阶段
)编写招标书 --(案例:招标文件)
拟招标的物业基本情况
物业管理内容(基础服务管理、特殊要求管理)
对招标的有关说明(物业管理委托期限,物业移交日期、给物业管理提供的条件,以及其他需要说明的问题)
物业管理考核标准与奖惩措施
投标开标时间
投标单位资质审查
招标项目交底(标前会议,或者先到现场视察,再集中开标前会)
投标书的报送(物业机构)
3.开标阶段
评标委员会(专家组成)审阅投标文件
现场答辩(沟通)
评标委员会采用会议形式审查和评议各投标单位的标书
评标委员会确定预选中标单位
公证员宣读公证书,确认中标单位(如有必要)
4.中标和订立合同
资料整理与归档
合同的主要条款
附件
物业管理招标的内容
(一)非经营性物业管理招标的内容
1.前期顾问服务内容
开发设计建设期间提供的管理顾问服务
物业竣工验收前的管理顾问服务
住户入住及装修期间的管理顾问服务
2.实质管理服务内容
物业管理的人力安排/保安服务/清洁服务/房屋及设施的维修保养服务/财务管理服务/绿化园艺管理服务/其他如上门特约服务等
(二)经营性物业管理招标的内容
内容:前期顾问服务/实质管理服务
主要目标--利润目标
前期顾问服务中重要服务内容是代业主制订物业的租金方案和租赁策略
实质管理服务中不断保持物业市场地位,维系收益的提升
第二部分 物业机构投标的过程--明知山有虎,偏向虎山行
投标前期工作
取得从业资格(国家资质/地区性资质)
筹措资金
收集招标物业相关资料
(1)报章杂志
(2)网络传输
(3)同行业公司
(4)考察现场
进行投标可行性分析
招标物业条件分析
(1)物业性质(住宅小区 /服务型公寓 /写字楼 /商业楼宇)
(2)特殊服务要求(经营/联盟/特色服务)
(3)物业招标背景(特指性/背景)
(4)物业开发商状况(设计/施工质量 /招标原因)
本公司投标条件分析
(1)以往类似的物业管理经验
(2)人力资源优势
(3)技术优势(信息管理技术/绿色工程/高科技防盗安全设施 )
(4)财务管理优势(核算制度/分析方法/管理流程)
(5)劣势分析(竞争分析)
竞争者分析
(1)潜在竞争者(技术“黑马” /背景“黑马”
(2)同类物业管理公司的规模及其现接管物业的数量与质量(规模大小可能影响选择判断 )
(3)当地竞争者的地域优势
(4)经营方式差异
风险分析
经营风险/政策风险/是否套取资料
投标实施步骤
(一)购买阅读招标文件
(二)考察现场
前期介入查看房屋及设施设备/图纸
已经竣工视察项目标准:
工程项施工是否符合合同规定与设计图纸要求
技术经检验达到国家规定的质量标准
设备调试、试运转达到设计要求
确保外在质量无重大问题
周围公用设施分布情况
主要业主情况 (服务策划的重点)
当地的气候、地质、地理条件
制定管理服务方法及工作量
制定资金计划:预付款、保证金/接管期间费用支出
财务测算
明确领会了招标文件中的各项服务要求、经济条件
计算或复核过服务工作量
掌握了物业现场基础信息
拥有分析所需的、适合当地条件的经验数据
方案评估与调整
封送标书、保函
评标/答辩准备
第三部分 物业管理服务方案编制技巧--找出亮点,放出光芒
第一节:提高管理服务水平 的整体设想与策划
A、采取什么样的物业管理模式
B、定下什么样的服务承诺
C、确定工作中的重点
D、采取什么样的具体措施
相关链接--定位(案例)
别墅
“五星级酒店”与“五星级酒店物业管理”
环境营造与CIS运用 (行为环境 /视觉环境 /情感环境 )
写字楼
全方位整体经营/大厦整体形象 /楼宇设备管理
指导思想:真诚合作、专业保障、长远承担
新建住宅区(开发商招标)
标识导视系统
CI设计
信息处理指挥中心
远程电子购物系统
研究制订TY小区住宅小区生活质量的评价指标
消灭房屋空置率
旧住宅区(业主招标)
调研: “一个根本矛盾,两个意识被动,三个服务漏项”。
利益的根本矛盾/物业保值、增值意识被动/物业管理服务意识被动/物业形象服务缺乏/私人个性服务缺乏/沟通服务缺乏
物业管理改进工作
1、管理酬金定额收取,彻底照顾业主利益。
2、制定个性化酒店家居服务套餐式物业管理服务。
3、引入形象设计与建设概念,提升物业公司的形象。
4、提供物业租赁服务,满足业主需求
5、创造静态管理服务,提升管理层次。
6、开通渠道,保障有效沟通。
7、实行物业管理报告制度,提倡工作透明化
8、实施“温馨家园计划”,增加居民归属感。
9、倡导“邻居守望”,加强居民自治意识。
10、加强各方沟通,保障专业服务。
第二节:拟采取的管理方式、
工划、物质装备情况
一、拟采取的管理方式
A、组织系统B、运作程序系统
C、信息反馈系统D、激励系统
二、工作计划
A、前期管理工作计划
B、入住前期管理工作计划
C、正常期管理工作计划
三、物质装备计划
A、管理用房
B、员工宿舍
C、器械、工具、装备以及办公用品计划
第三节:管理人员的配备、人员培训及人员管理
一、管理人员的配备
A、制作人员配备图
B、管理人员职称、履历表、简历
C、各部门人员概况
二、管理人员的培训
A、培训计划
B、培训目标
C、培训内容
D、培训方式
三、管理人员的管理
A、确定标准,严格招聘
B、量才适用,合理配置
C、规范管理,分层实施
D、素质评价,绩效考核
E、激励驱动,留住人才
第四节:管理规章制度和住宅区档案的建立与管理
一、管理规章制度
A、管理规章制度B、内部岗位责任制
C、管理运作制度D、员工考核制度
二、住宅区档案建立与管理
A、档案管理运作环节
B、档案资料的分类
第五节:各项指标的承诺及完成承诺指标采取的措施
A、制定各项指标的承诺
B、指标承诺的百分制
第六节: 社区文化活动及环境社区文化
A、社区文化活动的主要内容
B、社区文化制度建设
C、社区文化人员配备
D、社区文化活动场地
E、社区文化经费来源
F、社区文化活动计划
第七节: 便民服务与收支预算
一、便民服务
A、完善整体配套设施的前期介入
B、入住期的便民服务措施
C、日常期便民服务
D、服务项目
二、经费测算
A、经费测算的依据及说明
B、收入统计表
C、支出统计表
D、分期(例五年期)管理收支计划与分析
E、增收节支措施
倒推法: 零基预算的编制程序
①由各部门提出预算期内可能发生的费用项目及费用额,而不考虑这些费用项目以往是否发生用发生额是多少;
②将全部的费用项目分为必须保证支出的费用项目和费用额可以增减变动的费用项目两大类;
③对各费用支出额可以增减增减变动的费用项目进行成本效益分析,并按照成本效益的大小进行排序;
④将预算期内可动用的经济资源在各费用支出之间进行分配。
分配时,首先满足必须保证支出的费用项目,然后再按成本效益的高低,将经济资源在费用额可以增减变动的费用项目之间进行优化分配。
实行二级核算
各项目(管理处)独立建帐,公司进行监督和指导
第八节:(如有必要) 智能化系统的管理与维护
A、智能化系统的组成及日常运行
B、智能化系统的保养、维护
C、高科技在物业管理中的作用及发展规划
第九节:日常物业管理
A、治安管理B、车辆管理
C、环境管理与环保建设
D、对电梯等电气进行专业化管理
E、商业门店的管理
第十节: 物业维修养护计划和实施
A、两个基金的建立与增值情况
B、公用设施维修养护计划
C、房屋本体维修养护计划
D、两个基金的使用情况及分析
第四部分 物业管理投标展示技巧--创造条件,打动他人
赢得赞同是关键!!
投标书是竞标过程中重要的交流媒体
它要有机会在很短的时间内传递大量的信息
利用各种技巧以加强投标书的有效交流
强大的说服力使评标人员接受你的观点!
投标书的分册
分三到四册效果较好。
《主标书》--将各项主要内容、新管理方法和支持性文件明细目录归为一册,系统的体现;
《工作策划和方案》--计划性的日常工作规划、工作流程
《管理运作制度》--展现管理的规范归为一体;
《 CIS手册》( 如有必要)--从视觉上展示管理的形象
分项重点的展示
在招标书上对各分项目有一些要求,顺着各个项目内的要求逐个来叙述,加上其中的方案等内容,体量较大--可读性不高,易感到疲倦。
各分项之前有加个引言或提要--突出主要观念及与新思想
用引言或短句来强调重点--更能记住这些信息,吸引继续详细了解其中内容。
版面的编排
开篇处的空白尤为重要,增加这里的空白空间,同时用一个大号字作开头,能起到提高可读性,强调主题的效果。
页面也不能太拥挤,应留有50%的空白于边缘和内容之间。
句号、逗号和副标题等各种符号是引导阅读者注意力的路标,如果有必要作区别的话,可变化字体和字型,但要注意不同的字体服务不同的目的。
在字行间距上也要考虑一些因素,为了阅读时眼睛的舒适,可以适当增加行间距,然而过大的行间距却使人显得内容缺乏联系。
图形、图片的应用
在投标书上增加图形、图片、图表是很非常必要的,加强了投标书的可读性和信服力
在投标书中穿插使用图表、图形或图片等形象能够吸引阅读者的视觉兴趣,让人理解概念,提高投标书的雄辩效果。
一图胜千言---也许还不仅如此。在整个投标书中以公司标记,为标的物业设计的标志及其它图形用来作背景图案,不仅能提高可读性,而且能够为整个投标书创造出连续性的主题。
色彩的运用
研究结果表明色彩的作用能提高和增加理解力达73%,提高阅读愿望的程度达80%。
体现投标书的整体性,同时营造出自己的风格,提高投标书的可读性。
利用不同的色彩来标识出投标书各项目,既可帮助阅读者区别各章节内容,同时也能提高投标书的可读性和舒适性,也能利用彩色的变化来吸引阅读者的注意力,调整阅读过程的情绪,加强其对投标重点的记忆。
投标现场/答辩展示的技巧--有效沟通,赢得支持
运用视觉辅助材料
通过看和听,人们记住的时间会更长
采用水平模式而不是垂直模式
提高影响力的方式
视觉材料展示的结构
新的方式和内容
强调的重点
相关的数据
文字和图画安置的位置
引论或注解的放置
以创造性的方式展示出来
分析你的听众
人员的背景--专业/非专业
特征
与其他投标活动的关系
环境因素
会场的布置--礼堂/教室/U型会议/环桌
展示设备--种类/位置
报告/答辩位置
音响效果--麦克风的种类/音量
做一流的报告/答辩者
你才是主角!
展现个人气质--热情/微笑/灵活
保持仪表堂堂
着装--应和大家相似(正式点好)
姿势--站立(更具有感召力)
声音的手势
保持一定的音量
发音的清晰和表达
音量及调整
重音和节奏
报告/答辩过程中
正确使用视觉媒体
讲出更多的东西
不挡住屏幕位置
正确把握时间
与听者融合
鼓励交流
答辩常见问题
项目的基本情况和数据
财务预算的合理性和合法性
目标和承诺的实现方式
管理工作的流程
力资源问题
......
答辩应对技巧
引用数据
用法规政策说话
过往成功的经历和方法
自信果断和技巧性拖延结合
是也“是”,不是也是“是”
......
运用身体位置和动作
位置--站在视觉材料的右边
目光接触--信心的体现
手势和举止--不要紧握手或物品
篇5:浅谈如何编写物业管理投标书的经验与看法
浅谈如何编写物业管理投标书的经验与看法
随着《物业管理条例》等一系列关于物业管理的法规规定的颁布实施,物业管理逐步走向规范化,参与招投标成为物业管理企业进入市场获取项目的必经途径,按照行业发展方向必将成为唯一的途径。物业管理投标书是物业管理企业对物业管理项目招标方招标文件的回应,是对投标准备工作的总结,是投标企业的投标意图、报价策略与目标的集中体现,其编制质量的优劣将直接影响投标竞争的成败。因此,投标企业除了应以合理报价、先进技术和优质服务为其竞标成功打好基础外,还应注意如何包装自己的投标文件,如何在标书的编制、装订、密封等方面给评委留下良好的印象,以争取关键性评分。
由于进行招投标的物业项目的不同性质和不同要求,其投标书的内容要求也应相应呈现差异,投标企业在实践中可根据具体情况自行发挥。以下就投标书的编写和注意事项浅谈一点我们的经验和看法:
一、物业管理投标书的组成
物业管理投标书,即投标人须知中规定投标者必须提交的全部文件,一般主要包括:
1.投标致函
投标致函实际上就是投标者的正式报价信,其主要内容有:
(1)表明投标者完全愿意按招标文件中的规定承担物业管理服务任务,并写明自己的总报价金额;
(2)表明投标者接受该物业整个合同委托管理期限;
(3)表明本投标如被接受,投标者愿意按招标文件规定金额提供履约保证金;
(4)说明投标报价的有效期;
(5)表明本投标书连同招标者的书面接受通知均具有法律约束力;
(6)表明对招标者接受其他投标的理解。
2.附件
附件的数量及内容按照招标文件的规定确定。但应注意,各种商务文件、技术文件等均应依据招标文件要求备全,缺少任何必须文件的投标将被排除在中标人之外。这些文件主要包括:
(1)公司简介。概要介绍投标公司的资质条件、以往业绩等情况。
(2)公司法人地位及法定代表人证明。包括资格证明文件(营业执照、税务登记证、企业代码以及行业主管部门颁发的资质等级证书、授权书、代理协议书等)、资信证明文件(担保函、已履行的合同及商户意见书、中介机构出具的财务状况书等)。
(3)公司对合同意向的承诺。包括对承包方式、价款计算方式、服务款项收取方式、材料设备供应方式等情况的说明。
(4)物业管理专案小组的配备。简要介绍主要负责人的职务、以往业绩等。
(5)物业管理组织实施策划等。说明对该物业管理运作中的人员安排、工作规划、财务管理等内容。
二、物业管理投标书的主要内容
物业管理投标书除了按规定格式要求回答招标文件中的问题外,最主要的内容是介绍物业管理要点和物业管理服务内容、服务形式和费用。
1.介绍本物业管理公司的概况和经历
除了介绍本公司的概况外,主要介绍本公司以前管理过或正在管理物业的名称、地址、类型、数量,要指出类似此次招标物业的管理经验和成果,并介绍主要负责人的专业、物业管理经历和经验。
2.分析投标物业的管理要点
主要指出此次投标物业的特点和日后管理上的特点、难点,可列举说明,还要分析招标人对此类物业及管理上的期望、要求等。
以下列举部分不同性质物业管理中的重点、难点的分析供参考:
(1)住宅小区
对于住宅小区而言,舒适便捷是业主最起码的要求,高档次的优质服务则是其更高的享受追求,因此其物业管理应当突出的是:
①环境管理。要求物业管理能维护规划建设的严肃性,定期进行检查维修,禁止乱凿洞、乱开门窗等对房屋规划外观和建筑结构的破坏性行为,禁止个别业主随意改动房屋结构或乱搭建行为,保证业主的居住安全。
②卫生绿化管理。定时对小区公共场所进行清扫保洁,及时清运垃圾,并对卫生用具进行清洁消毒;加强小区绿化养护,派专人管理绿化带、花草树木,禁止人为破坏行为。
③治安管理。成立负责小区安全的专门部门,负责小区内的治安巡逻与防范,确保住户财产安全。
④共用设施设备管理。即市政道路、下水管道、窨井与消防等公共设施的管理、维修、保养等工作。
⑤便利服务。为特殊住户提供各种专业有偿服务和特需服务。
(2)高层住宅
高层住宅相对于普通住宅小区而言,其特点是建筑规模大、机电设备多、住户集中,居住人员的素质也相应较高。因此,这类物业管理的重点应放在:
①机电设备管理。这是大楼的核心部分,如变配电、电梯、供水、消防、通信系统等,一旦哪一部分发生问题,必将严重影响住户生活和工作。因此物业管理部门必须备有一支技术熟练的专业人员,做好管理人员的培训,健全各项管理制度,保证能及时排除故障。
②保卫治安管理。须设专门保安部门,24小时值班守卫,建立来访人员登记制度,公共场所安装闭路电视监视系统,保证大楼每个角落都能处在保安人员控制中。
③卫生清洁管理。坚持早上清扫楼梯、走廊通道、电梯间等,收倒各楼层垃圾,清洗卫生用具,保持大楼清洁卫生。
④设施设备保养维护。主要是对公用设施、公共场所进行定期检查、维修。
(3)写字楼
写字楼作为办公场所,要求环境应保持宁静、清洁、安全,其物业管理重点应放在:
①安全保卫工作。保证防盗及安全设施运作良好,坚持出入登记制度,24小时值班守卫。
②电梯、中央空调、水电设施维护。保证工作时间上述设备正常工作,不允许出错。
③清洁卫生服务。这同高层住宅相类似,但要求更高,应当天天擦洗门窗,清扫走廊,做到无杂物、无灰尘。
(4)商业物业管理
在商业物业管理中,公司形象、居民购物方便程度是考虑的首要因素,其管理重点在于:
①安全保卫与公共安全防范工作。通常大型商业中心客流量较大,容易发生安全问题,故应保证24小时专人值班巡逻,以及便衣保安人员场内巡逻,并需制定详细可行的公共安全防范与应急工作预案。
②消防工作。管理维护消防设施,制定严格的消防管理制度和应急工作预案。
③清洁卫生工作。有专职人员负责场内巡回保洁、垃圾清扫,随时保持商场环境卫生。
④空调或供热设备管理。设立专职操作及维护人员,保证设备正常运转。
以上是针对各类型物业列举其物业管理中普遍的重点和难点,但在具体编写投标书时,投标企业应针对物业具体性质与业主在招标文件中的具体要求等情况,就最突出的问题作详细分析。
3.介绍本公司将提供的管理服务内容及功能
(1)开发设计建设期间的管理顾问服务内容
这是在前期物业管理项目的投标中特需阐述的服务内容之一。投标书中有必要简要介绍物业管理公司前期介入所应考虑的问题及其意义,以下就一些常见问题进行详细叙述以供参考:
①对投标物业的设计图纸提供专业意见。投标企业应从物业建成后管理的角度出发,考虑设计图纸是否具有操作的可行性,是否方便用户,有时甚至可以就物业的发展趋势提出一些有利于日后运用先进技术管理的设计预留建议。
②对投标物业的设施提供专业意见。投标公司应从使用者角度考虑设施的配置能否满足住户的普遍需要。
③对投标物业的建筑施工提供专业意见并进行监督。包括参与开发商重大回签会议,向业主提供设备保养、维护等方面的建议。
④提出本投标物业的特别管理建议。主要就先前所分析到的管理难点有针对性地提出施工方面的建议,以利于日后管理。
(2)物业竣工验收或接管前的准备工作内容
①制订员工培训计划。详细说明员工培训的课程内容,以及经培训后员工所应具备的素质。
②制订业主临时公约、装修管理制度和住户手册等物业公众管理文件。
③列出财务预算方案。指出日常运作费用支出,确定日后收费基础。
(3)住户入住及装修期间的管理服务内容
①住户入住办理移交手续的管理服务。说明物业管理公司在住户入住时应向住户解释的事项,及其应当承办的工作。
②住户装修工程及物料运送的管理服务。规定用户装修时应注意的问题及应提交的文件。
③迁入与安全管理服务。说明物业管理公司应当采取哪些措施,规定业主应遵守的规章制度。
(4)管理运作服务内容
①物业管理人力安排。编制物业管理组织运作图,说明各部门人员职责及其相互关系。
②保安服务。包括为聘任与培训员工、设立与实施保安制度等而应采取的措施。
③清洁服务。包括拟定清洁标准,清洁工作的措施,监督清洁工作,以及保证清洁标准的其他措施。
④维修保养服务。编制维修计划,安排工程技术人员监督保养工作的实施。
⑤财务管理服务。包括制定预算案,代收管理费、处理收支账目、管理账户等。
⑥绿化园艺管理服务。包括配置园艺工,布置盆栽,节日的装饰工作等。
⑦租赁管理服务。这是针对承租用户的管理工作,包括收取租金,提供租约,监督租户遵守规章等工作。
⑧与住户联系及管理报告。主要包括通知、拜访用户,了解情况,并定期向业主大会报告管理情况等工作。
⑨其他管理服务内容。补充说明由于招标物业的特殊功用或业主特殊要求而需要的其他特定服务。
(5)说明将提供的服务形式、费用和期限
①前期介入服务期限:通常自合同签定之日起至正式移交接管之日止为前期介入服务阶段。
②正常管理服务期限:通常自接受委托开始至业主委员选聘新的物业管理公司、签定新的物业管理合同并开始履行时止,对于物业管理服务合同的具体期限《物业管理条例》中并无明确,但很多地方法规都有细致规定,一般规定合同期限不长于三年,如《荆州市物业管理企业规范服务实施办法》第七条。
三、物业管理投标书编写注意事项
1.物业管理投标书的基本要素
物业管理投标书作为评标的基本依据,必须具备统一的编写基础,以便于评标工作的顺利进行。因此,投标企业必须对投标书的基本要素有所了解。
(1)计量单位
计量单位是投标书中必不可少的衡量标准之一。因此,统一计量单位是避免在定标和履约中出现混乱所必须的。投标书中必须使用国家统一规定的行业标准计量单位,不允许混合使用不同的度量制。
(2)货币
国内物业管理投标书规定使用的货币应为“人民币”。
(3)标准规范
编制投标书应使用国家统一颁布的行业标准与规范,如果某些业主由于特定需要要求提供特殊服务,也应按照国家正式批准的统一的服务行业标准规范,严格准确地行事。
(4)表述方式
投标书的文字与图纸是投标者借以表达其意图的语言,它必须要能准确表达投标企业的投标方案,因此,简洁、明确、文法通畅、条理清楚是投标书文字必须满足的基本要求。编制投标书时,切忌拐弯抹角、废话连篇、用词模棱两可,应尽量做到言简意赅,措辞准确达意,最大限度地减少招标单位的误解和可能出现的争议。
图纸、表格较之于文字在表达上更为直接,简单明了,但这同样要求其编写做到前后一致、风格统一、符合招标文件的要求。最好能以索引查阅方式将图纸表格装订成册,并和标书中的文字表述保持一致。
(5)理论技巧
投标书的编写不仅应做到投标目标明确、方案可行,编写人员还应熟练掌握与投标书内容相关的法律、技术和财务知识,并以服务为出发点,综合运用心理学、运筹学、统计学等方面的理论和技巧。
(6)资料真实性
投标文件应对招标文件的要求作出实质响应,其内容应符合招标文件的所有条款、条件和规定,且无重大偏离与保留。投标人应按招标文件的要求提供投标文件,并保证所提供全部资料的真实性,以使其投标文件对应招标文件的要求。否则,其投标将被拒绝。
2.物业管理投标书编写中应注意的问题
(1)确保填写无遗漏,无空缺。投标文件中的每一空白都需填写,如有空缺,则被认为放弃意见;重要数据未填写,可能被作为废标处理。因此投标公司在填写时务必小心谨慎。
(2)不得任意修改填写内容。投标方所递交的全部文件均应由投标方法人代表或委托代理人签字;若填写中有错误而不得不修改,则应由投标方负责人在修改处签字并加盖公司章。
(3)填写方式规范。投标书最好用打字方式填写,或者用墨水笔工整填写;除投标方对错处作必要修改外,投标文件中不允许出现加行、涂抹或改写痕迹。
(4)不得改变标书格式。若投标公司认为原有标书格式不能表达投标意图,可另附补充说明,但不得任意修改原标书格式。
(5)计算数字必须准确无误。投标公司必须对单价、合计数、分步合计、总标价及其大写数字进行仔细核对。
(6)报价合理。投标人应对招标项目提出合理的报价。高于市场的报价难以被接受,低于成本报价将被作为废标,或者即使中标也无利可图。因唱标一般只唱正本投标文件中的“投标报价”,所以投标人应严格按照招标文件的要求填写“投标报价表”等。
(7)包装整洁美观。投标文件应保证字迹清楚、文本整洁,纸张统一,装帧美观大方。在标书的封装过程中也要注意密封得当,一般需要在密封包缝骑缝加盖公司章,并在包装正面覆印有投标项目名称、投标书字样和投标人全称的标签。
(8)报价方式规范。凡是以电报、电话、传真等形式进行的投标,招标方概不接受。
(9)严守秘密,公平竞争。投标人应严格执行各项规定,不得行贿、徇私舞弊;不得泄漏自己的标价或串通其他投标人哄抬标价;不得隐瞒事实真相;不得做出损害他人利益的行为。否则,该投标人将被取消投标或承包资格,甚至受到经济和法律的制裁。
投标书的编写实际上也是企业的实力的体现,在竞标活动中具有重要作用,企业应该给予充分重视,调动人力物力和企业资源,做好标书编写工作,为获取投标竞争的成功打好基础。以上内容根据部分资料总结整理而成,仅供参考。
利嘉物业管理公司