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教职工小区业主档案管理标准作业规程

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教职工小区业主档案管理标准作业规程

  教职工小区业主档案管理标准作业规程

  1.0 目的

  规范业主档案的保管与跟踪工作

  2.0 适用范围

  适用于物业服务中心客服部业主档案的保管与跟踪。

  3.0职责

  物业服务中心客服部负责人负责监控业主档案的保管与跟踪工作。前台接待员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

  4.0程序要点

  4.1业主档案内容

  4.1.1《业主资料表》、《业主验房表》、(相关整改资料过程记录)

  4.1.2经审核的《装修申请表》和相关图纸及装修施工资料。

  4.1.3《物业管理服务协议》、《装修管理服务协议》。

  4.1.4其它应保存的资料。

  4.2业主档案的跟踪。

  4.2.1当发现下列情况变化时,客服部物管员应将变化情况记录在业主档案中。

  A、通讯电话联络方式发生变化时;

  B、业主发生更替时。

  4.3业主档案永久保存。

  4.4具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

  4.5本规程执行情况作为客服部档案管理员绩效考评的依据之一。

  5.0相关记录

  5.1《业主档案目录》

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篇2:教职工小区服务中心档案资料管理制度

  教职工小区服务中心档案资料管理制度

  一、项目服务中心相关文件档案由服务中心经理负责统一保管工作,文件包括:通知、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要以及资料:小区建筑施工技术 图纸、设施设备使用说明书、规章制度、合同、法律法规等的存档、整理和保管。

  二、项目服务中心相关业务有关的档案由服务中心客户部负责统一保管如:小区业主档案、相关合作、服务单位的资料、合同、协议、内部工作有关的文件、表格。

  三、所有的资料文件要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公岗位。

  四、文件资料要合理归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序还是按内容、按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚的标明。

  五、要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经服务中心领导审核,公司总经理审批后按指示进行销毁处理。

篇3:住宅区物业档案的建立和管理

  住宅区物业档案的建立和管理

  住宅区的档案资料是物业管理的重要资源,建立完善的档案并进行科学的管理是十分必要的。因此,我们将在接管CC名门物业管理的同时,对CC名门所有物业管理档案进行接管,包括建筑施工、竣工验收图纸、资料、和业主、住户档案资料等。在原来档案的基础上,进行科学分类,并不断进行补充完善,应用计算机实施规范化管理,从而建立完整的资料档案库。

  一、档案的接管

  1、成立管理处档案资料室,专门负责CC名门档案的接管与管理工作。

  2、制定档案接管与管理的工作流程,档案资料管理规章制度,档案资料管理员(兼)岗位责任制。

  3、对于CC名门的工程技术、小区管理、经营财务、人事管理、规章制度及往来文件、质量管理文件档案资料及其他档案,进行分类编号、科学建档,具体内容见附表。

  二、档案的管理

  1、充分运用计算机技术进行管理。在现代信息社会,广泛地应用计算机,参与各行业、各方面的工作,已成为现代化管理的重要手段。在档案管理上,充分发挥计算机所具有的数据处理快、贮存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势,实现档案管理的科学化和现代化。

  2、采用计算机贮存与原始文书档案双轨制,实现档案资料贮存方式多元化。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存,以利于保存、查找和利用。同时,运用录像带、录音带、胶卷、照片、图纸、图表、幻灯片等多种形式贮存信息,使抽象的档案资料具体、形象化,更易于运用与接受。

  3、做到档案组卷分类科学化。编制统一的档案组卷分类说明书,规定应按部门分类,以内容分类,按同一年度,同一保存期限,同一保密程度的顺序进行组卷,逐一编号、登记造册、编辑目录,分柜保存。住户档案资料分类原则是每组团按柜、每栋按位、每单位按盒、每户按册建档,但要充分考虑原接管档案分类的实际。

  4、加强档案的安全、保密工作。应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮的要求。贯彻执行国家保密法,管理处部分档案按其泄露、遗失会使住户、管理处利益受到重大、较大损失和不良影响分为绝密、机密、秘密三级,其他为普通档案,不同密级的档案在保管和运用方面将区别对待。

  三、档案的运用

  1、员工因工作需要借阅档案,应办理借阅登记手续,并规定借阅期限。

  2、档案的销毁,应填写销毁单,并经管理处主任批准后方可执行,销毁单由档案室管理员保存。

  附表:

  CC名门档案资料分类目录

  项目 内容

  住宅管理 1、业主委员会工作:业主委员会的章程、文件、通知、资料、历次活动记录等

  2、住户管理:住户资料(入伙通知单、购房合同、住户登记表、业主公约、住户证件、验房签收表、钥匙发放记录等)、住户投诉、回访记录,住户意见调查、统计记录

  3、社区文化:社区文化活动计划、记录(简报、照片、录像带、录音带等)、活动总结

  4、清洁卫生:清洁卫生检查结果及记录,垃圾清运合同,消杀合同及记录

  5、绿化管理:绿化工作记录及检查记录,消杀、病虫害检查防治记录、绿化设备清单、使用及保养记录

  6、车场管理:入住户办理停车卡记录、办卡车辆档案、巡视路线、记录、丢失车辆处理记录、交接班、值班记录,搬/入出记录

  7、消防、治安管理资料:上级消防文件精神,本区消防设施的管理情况及有关消防治安状况记录。

  工程技术管理 1、CC名门建设竣工资料:报建资料、CC名门红线图、规划图、总平面竣工图、、建筑物竣工图(建筑、结构、给排水、电气、煤气等)、构筑物竣工图、公共设施竣工图、室外管网竣工图(水、电、电话、煤气、消防、有线电视、智能化系统配线、排雨排污等)、绿化工程竣工图等

  2、CC名门改造变更资料:各类改造竣工图、装修及验收资料(装修申请表、责任书、装修图、施工队资料、验收资料等)、CC名门改造计划

  3、房屋及公共设施维修(维护):房屋重大维修资料、公共设施重大维修资料、日常维修资料(申请记录、回访记录、维修派工单等)、大修改造计划、故障事故报告、公共设施巡检记录等

  4、设备资料:设备管理(维修保养规范、设备台帐及更新记录、工程验收资料等)、设备技术(设备使用说明书、图纸)、设备运行、维修保养资料(通讯、水电、智能化系统、消防等)

  5、科技图书及资料:各类技术手册、标准、规范、 产品样本和资料、其他技术信息和资料等

  经营财务 1、经营管理资料:房产面积资料、经营收费标准等

  2、合同管理资料:物业委托管理合同、购房合同、垃圾清运合同、消杀合同、采购合同、工程维修合同及其他经营合同,合同更改、评审记录

  3、财务管理:各类会计凭证、账簿、报表等

  人事劳资 1、人事:员工花名册、资质证明资料、员工体检表、考核表、工伤保险资料、各类统计报表等

  2、劳资:员工工资、考勤、各类休假、奖金发放记录、各类统计报表等

  3、培训:培训计划、员工培训记录、培训考核记录等

  规章制度及往来文件 1、管理及运作规章制度

  2、政府、主管部门颁发的法律法规文件

  3、×××物业管理公司文件

  4、其他外来文件

  5、本管理处发出的通知、公告、报告、信函等公文

  质量管理文件 1、质量体系文件:质量手册、运作程序文件、作业指导书

  2、质量管理资料及记录:内部质量审核资料、管理评审资料、纠正和预防措施报告、其他记录及资料

  档案管理资料 1、档案销毁报告及清单

  2、档案接管、移交记录

  其他

篇4:CM物业客服中心档案管理暂行制度及规定

  CM物业客服中心档案管理暂行制度及规定(适用于部门文员)

  1 制度

  1.1文件资料的形成与归档

  1.1.1资料的形成:

  ⑴ 各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档,并由专人进行管理;

  ⑵ 文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划,在部门文员岗位职责中予以明确。

  1.1.2资料的归档:

  ⑴ 文件资料的归档范围

  ① 物业管理

  A. 业主资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);

  B. 清洁卫生管理;

  C. 绿化管理;

  d. 值班记录;

  e. 楼宇巡检记录;

  f. 公共区域维修记录。

  ② 质量管理

  A. 质量体系文件;

  B. 质量管理资料。

  ③ 其他资料

  ⑵ 归档要求

  ① 归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

  ② 归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

  ③ 归档的文件必须是原件。

  ④ 保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。

  档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

  ⑤ 案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

  ⑥ 文件资料的归档必须办理移交手续。

  ⑦ 所有文件资料必须及时归档。

  ⑧ 有专用柜架,在排列上架时,应按类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

  1.1.3 每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

  1.1.4档案柜要注意“七防”(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。

  1.1.5 档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

  1.2档案借阅

  1.2.1 公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

  1.2.2 文书档案只阅不借。

  1.2.3 所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

  1.2.4 服从文员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。

  1.2.5 借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由部门文员和借阅者当面核对清楚。

  1.2.6 档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

  1.2.7 调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

  1.2.8 外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件,经领导批准后,办理有关查阅手续后查阅。

  1.2.9 上级公司借阅本公司档案,须办理有关借阅手续后借阅。

  1.3档案管理人员职责

  1.3.1 忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

  1.3.2 负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

  1.3.3 及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。

  1.3.4 熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

  1.3.5 妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对借出资料按期催还。

  1.3.6 定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

  1.3.7 严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

  1.3.8 做好各种资料的保管工作,并对有些文件进行定期封存。

  1.4 公司内外档案文件管理:

  1.4.1 公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

  1.4.2 公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。

  1.4.3 所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。

  1.4.4 相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。

  1.4.5 对于一些涉及公司秘密的文件,应单独存放于带锁的文件柜内,以免发生意外。

  1.5档案销毁

  1.5.1 如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

  1.5.2 保密文件应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

  1.5.3 所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

  2 规定

  为完整系统地保存公司的各类档案,提高档案管理水平,更好地为公司的各项工作

  服务,特制定本规定。

  2.1档案管理范围:

  2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;

  2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;

  2.1.3公司文件;

  2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;

  2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;

  2.1.6公司领导讲话和年终总结;

  2.1.7其他经济、外包合同;

  2.1.8音像、图片资料;

  2.1.9其他要求归档的重要文件。

  2.2 第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管,其余各项均由总经理行政部归档保管,任何部门和个人不得以任何理由据为己有。

  2.3在外参加各种会议带回的文件,应及时移交公司行政部归档,不得自行保管、销毁。

  2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。

  2.5借阅档案时,必须遵守以下规定:

  2.5.1 办理登记手续,限期归还,不得带出公司;

  2.5.2 爱护档案,所借档案不得随意折叠和拆散,严禁涂写、更改档案;

  2.5.3 借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;

  2.5.4 档案如有遗失、损坏、泄密,要追究当事人的责任;

  2.5.5 档案借阅按阅档批准权限借阅;

  2.5.6 调离公司的人员,必须清理、移交档案文件后,方可办理调离手续。

篇5:某物业分公司档案管理实施细则

  某物业分公司档案管理实施细则

  为了加强公司档案的综合管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案资料的作用,为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》,特制定本实施细则。

  一、公司档案的立卷 和归档

  1、公司接收或下发行政公文、以公司名义签属的合同及协议等文件由综合管理部负责立卷、归档;

  2、向各项目下发的各种规范、制度、流程等文件由品质部负责立卷、归档;

  3、财务帐册、财务单据及有关文件资料由财务部负责归档;

  4、各项目的主体及公共设施、配套设施的竣工图纸,验收材料、批文报件由技术部负责归档;

  5、公司下发的各类公文及各项目向业主下发的各类通知等由各项目负责归档。

  二、归档文件材料要求

  1、文件纸质较好,纸大小规格统一,一般用标准的A4公文纸。

  2、字迹端正、清楚。最好用打字油印件,抄写要用碳素墨水写,不能用圆珠笔、铅笔。

  3、文件要有明确的标题、文号、主送、抄送、抄报、抄发单位。发文稿纸上各栏内容应填写清楚。领导签发文件要用黑墨水或蓝黑墨水,不能用圆珠笔色墨水,文稿和正文同是存档。

  4、材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料,统计数字要准确。

  三、案卷质量要求:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别管理和利用。

  1、卷内文件材料必须准确反映公司管理活动的真实内容,手续完善,利于长期保存。

  2、管理内容的档案,按问题时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序:定稿在前,历次修改稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后。

  3、专题性:成套性档案(包括科研、基建、设备等)按阶段、结构、部分进行归档。

  4、确定文件材料的保存价值,分为永久、长期、短期保存。

  5、凡反映公司职能活动和基本历史面貌,对公司、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。凡反映公司一般工作活动,在长期内对公司有查考利用价值的,列为长期保管,保管期为十五年至五十年。凡在较短时间内对公司工作有查考价值的,列为短期保管,短期保管年限为一至五年。

  6、立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷或单份装订。问题单一,文件较少,又不便一起归类的,可立薄卷。

  7、卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,应在装订线一侧下角编号,不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件数的受控章,并将档号、件数填写清楚。

  8、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料有题名不要随意更改或简化。题目无实质内容或无题的要重新拟定,并在前后加[ ]。没有责任者、年、月、日的文件,要考正清楚。会议纪要应概括出主要内容。

  四、公司各部门档案员工作职责

  1、设立兼职档案员,按照公司的档案存放的具体规定履行好本部门档案工作。

  2、根据本部门的归档内容,收集、积累、整理本部门应归档的文件材料。

  五、归档时间及要求

  (一)归档时间

  1、各部门档案应在次年四月底前将文件材料整理归类后归档。

  2、基建材料和专题性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月按要求进行立卷归档。

  3、财会类档案,在会计年度终了后,由财务部门整理,立卷在本部门保管两年顺次年四月份归档。

  4、声像类档案,在声像制作,如照片、光碟、录音带、录像带完成后三个月整理好,将档案内容、时间、地点、人物和制作人标明,每张照片附上底片,登记造册后归档。

  (二)归档要求

  1、归档文件材料由归档部门兼职档案员按要求整理好后立卷,如档案不完整、不齐全、不符合归档要求,档案员有权拒绝签收,并限期改正补交。

  2、档案管理人员调离时,应办理移交手续。

  六、档案的借阅

  1、公司各部门查阅或外借档案,必须履行借阅手续,公司外有关人员要查阅档案,需经分管总经理批准。对于重要、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。

  2、不属于原文件规定的阅读范围人员或查阅不属于本人承办工作范围的档案,须经分管领导批准。

  3、档案管理人员应对档案的安全、保密和完整负责,不得随意拆卷、涂改、损毁或转借他人,否则,除负责赔偿损失外,应报请领导和相关部门处理。

  七、档案的鉴定

  1、为加强对有价值的文件材料的保护和管理,对保管期限已满的各类档案,应进行相应的鉴定工作。

  2、档案的鉴定工作,必须坚持全面的、历史的观点,认真估计档案的价值程度,并根据保管期限的规定,对不再有保存价值的过期档案进行处理,原规定欠妥的,经认真研究后延长保存年限。

  3、对某些档案材料是否销毁没有充分把握的,应作保存处理,不能仓促销毁。

  4、鉴定时,应将处理意见报分管总经理审批,由两人或两人以上在指定地点销毁,并在销毁清册上登记,销毁清册应立卷长期保存。

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