篇2：TS16949程序文件:质量体系文件和资料控制程序

　　TS16949程序文件:质量体系文件和资料控制程序

　　⒈目的:

　　对质量体系文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。

　　⒉范围:

　　适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制。

　　⒊职责:

　　3•1管理者代表组织"手册"和"程序文件"的编制、修订、管理工作，并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制。

　　3•2"手册"和"程序文件"由总经理批准。

　　3•3各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理。

　　3•4资料员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。

　　⒋工作程序:

　　4•1文件及资料的分类与编号

　　4•1•1文件和资料分为以下几类:

　　①质量手册;

　　②程序文件;

　　③外来文件;

　　④其他质量文件。

　　4•1•2文件和资料分为受控文件和非受控文件:

　　①公司内发放的质量手册为受控文件，由管理者代表批准发放到公司外部的为非受控文件;

　　②程序文件为受控文件;

　　③受控文件用红色"受控"及"归口部门代号"印章标记。

　　4•2文件的编写

　　4•2•1管理者代表负责编写《质量手册》各个章节，手册内容应相互协调，避免重复与漏写。

　　4•2•2管理者代表组织有关部门人员根据《质量手册》的要求编写程序文件。

　　4•2•3其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。

　　4•3文件的审批

　　4•3•1质量手册由管理者代表审核，总经理批准。

　　4•3•2程序文件由主管相应要素的部门负责人审核，总经理批准。

　　4•3•3审批主要内容:

　　①内容是否符合QS-9000标准，职责是否明确、合理;

　　②各文件之间是否协调;

　　③与上级政策法规是否一致。

　　4•3•4部门业务范围的作业文件和第四层次质量文件由各部门负责人会签，管理者代表负责审批和控制。

　　4•4文件的发放

　　4•4•1质量手册与程序文件由总经理批准后的五天内发放，使用人在文件领用登记表上签字，受控文件必须加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章。

　　4•4•2质量手册和程序文件发放范围:

　　①总经理、管理者代表、副总经理;

　　②各部门负责人。

　　4•4•3外来文件(包括顾客的图纸、软件)由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门，文件原稿由资料员保管，文件作废后由资料员收回并填写销毁清单，报管理者代表批准后销毁。

　　4•4•4其他质量文件由文件制订部门根据文件内容发放给相关部门，领用人在文件领用登记表上签字。

　　4•4•5资料员编制和汇总公司质量体系文件和资料的有效版本清单，各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。

　　4•4•6如文件发生破损，由文件执行部门提出书面申请，由管理者代表批准后由资料员发放、收回破损的文件，并在备注栏中注明"更换"字样。

　　4•5文件的复审与更改

　　4•5•1质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审，每年复审一次。对不合适的文件应重新修订，对适用的文件在文件首页右上方"文件编号"处加盖红色"****年确认"印章。年份用公元纪年表示。

　　4•5•2文件如在条文上需要更改，由原编制人员或管理者代表指定人员填写更改通知单，经原审批人员或经授权人员审批实施更改，并在手册/程序文件修改记录表(见附录A)上登记。

　　4•6文件的更换与作废

　　4•6•1文件如不适合公司发展的需要应重新修订或更换，管理者代表在新文件发布后5天内通知有关部门换用新文件。

　　4•6•2新版文件实施后，原文件自行作废，由资料员按原文件收/发登记表统一收回，并填写文件销毁清单，原版文件及一份复印件封存备查，并加盖红色"保留"印章。

　　4•7文件的管理

　　4•7•1文件经审核批准后，原版文件由资料员统一归档保存，并填写文件归档登记表。

　　4•7•2文件应妥善保管，防霉、防蛀，保管文件每年由管理者代表到文件持有部门检查一次并将检查结果纪录在《文件保管检查表》上，防止文件损坏。若有损坏应及时修补。

　　4•7•3文件原件一律不准外借，非本公司人员需借阅，由管理者代表审批后可借阅复制件，若需复制，应经总经理批准，并填写文件收/发登记表。任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。

　　⒌相关文件:

　　无。

　　⒍相关表单:

　　见清单。

篇3：TS16949程序文件:技术文件和资料控制程序

　　TS16949程序文件:技术文件和资料控制程序

　　⒈目的:

　　对与质量体系有关的技术文件和资料进行控制，确保现场使用文件为现行有效。

　　⒉范围:

　　适用于质量体系运行中所有技术文件和资料的控制。

　　⒊职责:

　　3•1技术部负责技术文件和资料的编制、发放、更改和归口管理。

　　3•2各有关部门负责本部门专用技术文件及资料的实施与管理。

　　⒋工作程序:

　　4•1技术文件及资料(以下简称文件和资料)的分类及编号

　　4•1•1文件和资料的分类

　　4•1•1•1文件分为内部文件和外部文件:

　　①内部文件包括企业标准、产品图样、工装、工艺图样等;

　　②外部文件包括上级标准、客户来图、技术会议文件和资料等。

　　4•1•2文件和资料的编号:

　　文件和资料的编号由技术部统一规定，编号应层次分明，条理清楚，做到一物一号，既不重复又不漏编。外部文件编号可以按原文件。

　　4•1•3文件和资料分为受控和非受控两种，产品标准(包括国家标准、企业标准)、产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等为受控文件;其余文件和资料为非受控文件。受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。

　　4•2文件的编号及审批

　　4•2•1为提高产品质量，增加竞争能力，企业标准可高于国家标准。企业产品标准由总经理批准。

　　4•2•2产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等技术文件由技术部有相应技术资格的人员进行编制、校对、审查，技术部经理审核、总经理批准。审查内容为产品结构、尺寸、编号方法等。

　　4•3文件的发放与接收

　　4•3•1资料员在文件批准后3天内，按技术文件发放范围发放，不得多发或漏发，文件领用人在文件收/发登记表上签名，受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。

　　4•3•2当文件严重破损影响使用时，应到技术部办理更换手续，交回破损文件，并填写文件收/发登记表，在备注栏注明"更换"字样，由技术部经理审批后，换发新文件。当使用部门将文件丢失时，由使用部门向技术部提出书面申请，并填写文件收/发登记表，在备注栏注明"重发"字样，经技术部经理审批后补发丢失的文件，在文件上注明"重发"字样，并在"重发"字样上加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章和"使用部门"印章。若原文件重新找到，应将原文件送回技术部，统一销毁，以防误用。

　　4•3•3技术部列出技术文件清单，接收部门收到文件后，在技术文件清单上做好记录。

　　4•4文件的更改

　　4•4•1文件需要更改时，由技术部有关人员填写文件更改通知单，经审批后，按文件收/发登记表到有关部门更改文件，更改完成后，由使用部门有关人员在更改通知单上签名。

　　4•4•2若技术文件更改内容较多，不便在原文件上更改时，可按更改要求重新编制新的技术文件，由资料管理员按原文件收/发登记表发放，并填写文件收/发登记表，原登记表备注栏中注明"更换收回"字样，同时收回旧文件。原文件及一份复印件加盖红色"保留"印章后存档备查，其余统一销毁。

　　4•4•3技术文件更改时，涉及到在制品原有工装时，应提出相应的处理意见。

　　4•4•4技术文件更改时，与此相关的其他技术文件也应同时更改，以保证文件正确、统一。

　　4•4•5由于技改、生产试验验证或新产品试制而引起的临时性更改或一次性更改的项目，可先不更改技术文件，而以《工艺单》的形式作为临时更改或一次性更改依据，《工艺单》经技术部经理审核、总经理批准后生效实施。

　　4•4•6技术文件更改方法

　　4•4•6•1将需要更改的内容用细实线划掉，被划掉部分应仍能清楚地看出未更改前的情况，在适宜部分填写更改后的内容，在靠近更改部位写上更改标记，其标记符号用加圆圈的小写英文字母或阿拉伯数字表示，如abcd......或①②③......

　　4•4•6•2在文件更改栏中填写本次更改的标记、更改处数、日期和更改人签名。

　　4•4•7文件更改通知单应装订成册，并保存五年，涉及安全性的更改文件应保留15年，以便备查。

　　4•5文件的管理

　　4•5•1文件和资料由资料员统一保管，收发文件填写收/发登记表，归档文件填写归档登记表。

　　4•5•2技术文件和资料应进行分类编号、建立总目录(或台帐)及分目录清单，便于检索查询。

　　4•5•3文件原件一律不准外借，任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。若要查阅，经技术部经理同意后，查阅复制件。公司外需复制，经总经理批准后，填写文件收/发登记表，文件加盖红色"更改不通知"印章。

　　4•5•4外协件技术文件由采购部发放并填写文件收/发登记表，文件加盖红色"外协"印章。

　　4•5•5进行计算机辅助产品设计时，应把相应文件应在服务器上备份，备份文件名应较易辨认。

　　4•5•6外部文件应填写收/发登记表，需归档的填写归档登记表。

　　4•5•7文件应妥善保管，防霉、防蛀。如发现破损应及时修补。资料员每年对保管的文件检查一次。

　　4•5•8技术部每三年对公司技术文件及企业标准复审一次，对不适用的文件进行修订，对适用的在文件右上角加盖红色"****年确认"印章。

　　4•5•9技术部应及时收集上级的文件资料及相关标准，确保公司使用最新的有效版本。每年根据上级年度《标准目录》，对公司所有标准进行复查，及时更换和作废过期标准。若新版标准与旧版标准内容相同，只是标准号有所变动的，可把旧版本标准号改为新版本标准号，同时加盖红色"****年确认"印章。

　　⒌相关文件:

　　无

　　⒍相关表单:

　　见清单。

篇4：外商提供的文件、资料控制程序

　　文 件 名:外商投资服务中心程序文件范例

　　外商提供的文件、资料控制程序

　　1.0目的

　　为确保外商提供的文件、资料办理审批过程中不损坏、不遗失，特制订本程序。

　　2.0适用范围

　　中心各科室收到的所有外商申报文件与资料均依本程序管制。

　　3.0职责

　　略

　　4.0工作程序

　　●中心各科室在受理相关审批业务时，各收文窗口应在收到申报人的文件资料时，如营业执照、批准证书、合同、章程等，依相关服务过程程序的要求作收文登记。

　　●申报人提交的文件与资料不齐，各收文窗口应及时要求申报人补齐相关材料后再行申报。

　　●申报人提交的文件与资料齐全，各收文窗口应依据相关服务过程控制程序，作适当的收文登记，并填写“收文回执”交申报人，以备申报人的查询。

　　●各科室对外商提交的文件与材料在审批与移交过程中应保存在本部门未用档案袋内，以避免损坏与遗失。

　　●如果一旦发生外商提交的文件与资料损坏或遗失时，当事人应立即向室负责人和协调办报告并电话通知申报人，向申报人表达歉意后，十分客气地要求申报人补交文件与资料。

　　●如果以上条款中报送文件与资料属外商之原件的，则各室负责人与中心协调办负责人应立即电话通知外商负责人，向其表达万分歉意，并与其一道协商处理办法以使外商满意，这样的事情发生后，协调办依《纠正和预防措施程序》进行必要的内部改进控制。

　　5.0支持性文件

　　●《各室服务过程控制程序》

　　6.0相关记录

　　无

篇5：粘合剂实业质量手册:文件资料及质量记录控制

　　HS 文件类别 **粘合剂实业有限公司

　　文件资料及质量记录控制 文件编号 HS1-HR-01

　　质量手册 版本A.0

　　1、目的

　　对与质量体系有关的文件资料及质量记录进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。

　　2、适用范围

　　适用于与质量管理体系相关的文件资料及各阶段检验记录、内部品质稽核报告、生产报表等。

　　3、职责

　　3.1各部门负责编制与本部门有关的文件及质量记录。

　　3.2管理者代表负责组织相关部门主管编制质量手册及审核。

　　3.3董事长批准质量手册。

　　3.4人资部负责对文件和资料进行控制。

　　3.5各部门负责各自的质量记录保管维护及控制。

　　4、定义及分类

　　4.1文件: 规范工作要求(标准)或规范工作进行时的职责与步骤的书面材料。

　　4.2公司文件分为三级:

　　①质量手册及控制程序(一级文件): 叙述公司方针与品质政策、及与ISO9001系列条款相关之所需程序、管理办法。

　　②指导性文件(二级文件): 作业标准、QC工程表、检验规范等。

　　③表单、表格(三级文件)：与本公司的质量体系运行相关的表单、表格、质量记录等。

　　4.3外部文件: 凡公司以外的相关文件均属外部文件。

　　5、作业程序

　　5.1文件的编号：

　　文件的编号由4个英文字母和3个阿拉伯数字组成，如HS1-*S-01，各字母含义为:

　　口 □ □ - □ □ - □ □

　　文件的顺序号

　　表示部门

　　表示文件级别

　　表示公司

　　① HS：表示丁氏公司 1：表示一级文件 2：表示二级文件 3：表示三级文件

　　E：表示外部文件

　　② MT：管理层 SH：审核组 RD：产品开发部 MS：市场营销部 W*：维修部

　　PU：采购部 PD：生产部 FD：财务部 HR：人资部 QM：质量管理部

　　例: 如果是公司人资部第11份指导性文件则编号为HS2-HR-11。

　　5.2文件的版本规定：

　　①文件的版本用A、B、C、D...Z表示。

　　②文件的版次用0、1、2、3...9表示。

　　③版本与版次的使用规定：文件进行了小修改后，必须更改文件的版次，如A.0→A.1或A.5→A.6;当文件进行了较大的改动后，须进行换版处理，A.0→B.0或A.8→B.0等。

　　5.3文件的格式:

　　①文件的边框距离规定:

　　A 装订线一侧留空白距离2cm。

　　B 其它三边留空白距离1.5cm。

　　C 本规定适用于本公司所有文件、资料。

　　②质量手册的文件格式：

　　A 封面格式(附件一) B 正文格式由表头、正文组成。

　　• 表头格式

　　• 正文的格式为(1、目的 2、范围 3、职责 4、定义 5、作业程序 6、相关文件

　　7、相关表单 8、附件)

　　③指导性文件格式:

　　A 文字类有封面格式;表格性文件直接在表头上设置制定、审批、会签等相关栏目。

　　B正文格式由表头、正文组成;各部门指导性文件视具体情况而定。

　　④表单\表格格式: 各种表单和表格的格式视具体情况而定。

　　5.4文件编制、审核、批准和控制规定：

　　文件的名称 文件级别 编制人 审核人 批准人 控制部门

　　质量手册 一级 相关部门主管 管理者代表 董 事 长 人资部

　　指导性文件 二级 相关部门主管 管理者代表

　　或审核组 厂 长 人资部

　　表单、表格 三级 相 关 部 门 相关部门主管 管理者代表

　　或审核组 人资部

　　5.5文件的归档：

　　①公司文件的归档：经批准的公司各级文件原稿均须归档到人资部进行统一管理并由文件管理员填写“文件/资料归档登记表”。

　　②外部文件的归档：与质量管理体系相关的所有外部文件均须归档到人资部进行统一管理，并填写“外部文件/资料归档登记表”。

　　③存入软盘的文件由文件管理员进行归档登记，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有书面备份。

　　④原件背面加注“原件”以示区别。

　　5.6文件的发放：

　　①文件发放前的审批：由人资部文件管理员视各部门需要而填写“文件/资料发放领用回收审批登记表”，经厂长审批后，做好发放的准备。

　　②文件发放：所发放文件必须加盖 “受控文件”印章，且需填写“文件/资料发给部门及份数审批一览表”经管理者代表审批后，方可填写“文件/资料发放领用审批表”，以确保文件/资料的有效性发放及运行。(表单发放不须加盖印章，但须填写相应控制表单)

　　③对所发放的一级和二级文件必须加盖蓝色受控印章进行管理，禁止使用无受控印章及自行复印的文件。对于三级文件发放虽不必加盖受控印章，但必须确保是现行有效版本。

　　④盖受控印章原则：作为指导性文件而发放的需盖受控印章，不做指导性文件发放的，则盖非受控印章，如对外发放图纸或指导性文件时。(向供应商及认证机构发放的文件属于非受控文件。

　　⑤视情况需要把文件原件发放给使用部门，由使用部门保管。

　　⑥分发号的规定：

　　董事长：HS-01 厂长：HS-02 管理者代表：HS-03 人资部：HS-04 财务部：HS-05

　　采购部：HS-06 市场营销部：HS-07 产品开发部：HS-08 质量管理部：HS-09

　　生产部：HS-10 维修部：HS-11 其它：HS-12

　　5.7在用文件有效性确认：

　　为确保各相关部门所使用的文件均为有效文件，人资部负责人每月必须对各相关部门所用的文件进行有效性确认，防止使用失效文件，并把确认情况记录于“在用文件资料有效性检查记录表”中。

　　5.8文件更改换版的管理:

　　①文件的更改

　　A 当需要对文件更改时,更改单位应发出联络单给审核组，报管理者代表同意，向人资部提出更改文件的要求,人资部将所需更改的文件利用再用纸复印一份并加注”文件更改”后,交给更改文件部门主管进行文件更改;

　　B 文件更改完成后,须得到原审核人以及原批准人的同意,并在”文件/资料更改申请表”上签名同意;人资部将更改好的文件进行打印、换版、归档、回收、发放，前一版文件进行作废保留控制。

　　②文件的换版管理

　　A 当文件的改动较小时，只做更换版次的处理;

　　B 当文件的改动较大时，须做更换版本的处理;

　　C 版本和版次的更换权利由人资部负责人决定。

　　③更改文件的发放

　　A 文件更改完成后，人资部文件管理员在发放文件同时向相关部门缴回更改前的文件，并在“文件/资料缴回/再发登记表”中登记，该文件的原稿要加注“作废文件保留”，其余文件要销毁，并记录在“文件/资料作废/保留/销毁登记表”中。

　　④作废文件的保留期限，原则上定为三年，个别文件视具体情况而定。须在“文件资料作废/保留/销毁登记表”中相应栏目记录保留期限。

　　5.9文件损坏、遗失和补发

　　①文件损坏

　　当文件使用者不小心把所发的文件损坏时，须填写“补发文件申请单”，人资部负责人同意后办理文件补发手续，并上缴损坏文件，由文件管理员进行销毁并记录表中;

　　②文件补发

　　文件使用者不小心把文件遗失时，根据遗失文件的轻重对责任人进行批评或适当的处罚，补发时须填写书面申请，经人资部负责人同意后办理文件补办手续。

　　5.10文件的借阅

　　需临时借阅文件的人员,填写”文件/资料借阅申请单”, 经人资部负责人批准后方可借阅，并由文件管理员填写“文件资料借阅登记表”，借阅者应在指定日期归还文件，到期末归还由文件管理员收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。

　　5.11外部文件的控制

　　①直接引用的各类外部文件，由厂长或人资部负责人批准后方可发放使用;

　　②人资部负责定期(每年初)到有关部门核查所使用的国家标准、行业标准等外部文件是否为有效版本，及时更换过期文件。

　　③人资部负责检查企业所执行的有关国家及地方等法律法规性文件的有效性;

　　④人资部对发放到企业外部的受控文件进行发放登记及更换、作废的控制。

　　5.12 质量记录之归档、储存、维护原则

　　①各部门负责对本部门质量记录的保管，以每年一次(或视需要)把质量记录归档到产品开发部。

　　②质量记录编号采单据编码者，依单据号连续编成顺序排列。

　　③质量记录编号采流水号码者，依流水码由小到大连续编成。

　　④无流水号或单据编号者，依记录日期依序归档。

　　⑤归档时机有：每日整理方式(日报表)、每月整理方式(月报表)、每季整理方式(日报/周报/月报)、每半年整理方式(月报)、每年整理方式(月报、年报)。

　　⑥归档标示：整理归档完成时，质量记录之外部、封箱外部加以标示，质量记录内容及期间之质量记录，以达到易于取阅之原则，如标示于档案夹之外部或整理成叠之报表封面上。

　　⑦储存原则：储存于档案夹中，或装订成册置于箱中，摆放整齐。

　　⑧质量记录保存期限依“质量记录归档清单”所载，逾期之质量记录由厂长及人资部视情况决定销毁或继续保存。

　　⑼质量记录应妥善保管，以防止损坏、变质、遗失。

　　6、使用表单

　　6.1文件资料发给部门及份数审批一览表

　　6.2文件资料归档登记表

　　6.3文件资料发放(领用)审批登记表

　　6.4在用文件/资料有效性检查记录表

　　6.5文件资料更改申请(归档)表

　　6.6质量记录归档清单

　　6.7文件资料作废/保留/销毁登记表

　　6.8文件资料借阅登记表

　　6.9外部文件资料归档登记表

　　6.10文件资料对外发放记录表

　　6.11文件资料缴回再发登记表