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公司档案管理办法

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公司档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

  第一条为规范公司档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和有关工程建设管理法规、制度,结合公司实际,制定本办法。

  第二条公司档案是指在党群、行政、工程监理、商务、财务审计、干部人事、科学研究、试验仪器、基本建设等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。

  第三条档案工作是公司工作的组成部分,是衡量公司管理水平的一个重要尺度,是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。任何人都有维护公司档案完整和安全的义务。各部门应把档案工作纳入公司规划和管理制度,配合档案工作,保证档案工作的积极开展。

第二章管理机构与职责

  第四条公司档案工作由公司一名领导分管,各分公司、部室应有一名负责人分管档案管理工作。

  第五条公司档案室是保存和提供利用公司档案的部门,各分公司、部室应配合档案室工作,按规定定期移交档案,任何人不得将档案材料据为己有或无故拖延归档。

  第六条公司档案室的职责是:

  一、贯彻执行《档案法》和有关档案工作的方针政策,规划公司档案工作;

  二、制定公司档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

  三、负责收集、整理、鉴定、统计、保管公司的技术、文书、商务等档案资料;

  四、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

  五、开展档案的开放和利用工作;

  六、利用档案积极开展多种形式的企业文化教育活动;

  第七条各分公司、部室档案工作的职责是:

  一、学习和执行档案工作方针、政策和公司关于档案工作的各项规章制度;

  二、做好分公司、部室档案的形成、积累、立卷和移交工作;

  第八条档案人员要努力提高政治与业务素质,忠于职守,严守机密,钻研业务,踏实细致,热心服务,保证工作任务的完成。

第三章文件材料的形成和归档

  第九条各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门应按工作程序进行文件材料的形成、积累,工作结束时,按归档要求经本部门负责人审查合格后归档。

  第十条文件材料的归档范围:

  一、党群类:主要是指党委、纪检、工会、团委在工作过程中形成的有保存价值的文件材料。包括党委红头文件、各种党务活动材料等;

  二、行政类:主要是指公司为保证政令畅通,保证经营管理活动的顺利进行而发放的有保存价值的文件资料。包括行政红头文件、公司年度工作报告、领导重要讲话、各种重要会议材料等;

  三、商务合同类:主要是指公司在对外商业活动过程中形成的有保存价值的文件资料。包括委托监理合同、施工承包合同等;

  四、财务审计类:主要是指公司财务管理和会计活动中直接形成的文件材料。包括各类统计报表、财务报表、财务报告、投融资报告、各种财务凭证、审计报告等;

  五、工程监理技术类:主要是指各监理项目运行过程中形成的有价值的技术资料。包括监理规划、监理组织机构、人员任命、监理实施细则、监理工作总结、重要技术方案的审核资料等;

  六、科学研究类:主要是指自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片等;

  七、基本建设类:主要是指基建综合管理和各项工程项目(包括新建、扩建、改建、维修等)全过程形成的文件材料。包括开工、竣工资料、施工图纸、决算资料等;

  八、试验仪器设备类:主要是指试验检测仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重仪器设备(价值在10万以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、说明、维修和改进工作中产生的文件材料;

  九、干部职工人事档案类:主要是指公司员工的年度花名册、人事档案、干部任免档案以及职工的合同、保险资料等;

  十、业绩荣誉类:主要是指总公司、各分公司、各部室取得的工作业绩、荣誉,包括工程交竣工鉴定证书、奖杯、锦旗、荣誉称号等;

  第十一条归档要求:

  一、实行由文件材料形成单位部门统一归档的制度;立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理组卷,并编写页号或件号,输入卷内目录、填写备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限;

  二、归档的文件材料应为正本,签署完备,格式统一,质地优良,符合规范和标准的要求;填写的字迹要工整,应用碳素墨水或蓝黑墨水,禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水,可用计算机打印;

  三、文件材料整理立卷后,由立卷人经本部门负责人审查签字后,拟制移交清单,向公司档案室移交;

  四、凡由几个部门合作完成的项目,由主办部门立卷归档;

  五、重要的、利用频繁的档案材料,可复制副本随原件一同归档,以便保护原件。

  第十二条归档时间是:

  一、一般要求文书档案在次年六月底前将上年度形成的档案材料归入档案室;

  二、商务监理合同应在合同签定后一个月内连同廉政合同、安全合同一并交档案室存档;

  三、技术档案应在工程项目竣工验收后三个月内接收归档。

第四章档案的管理与保管

  第十三条对入库的档案做到分类科学、排架合理、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便。

  第十四条严格执行安全和保密制度。档案库房、阅览室、办公室三分开,添置必要设备,要有“八防”措施,经常检查档案保管情况,确保档案安全。

  第十五条定期检查档案情况,发现破损、变质的档案,及时修补和复制。

  第十六条档案人员调动时,必须办理档案和文件材料的交接手续,不得私自带走和销毁档案材料。

  第十七条对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

  第十八条做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理工作,逐步实现档案的标准化、规范化的现代化管理。

  第十九条档案工作经费,应列入公司预算,统筹解决。

  第二十条建立档案借阅制度。借阅人在指定地点查阅,不得随意拆卷、抽取、涂改、损毁或转让他人。

第五章档案的开放与利用

  第二十一条除有特殊规定的以外,档案室应将保存的档案,按照《档案法》和有关规定,向公司公布和开放,持有合法证明的单位和个人,都可利用已开放的档案。属下列情况之一的档案,不对外公布:

  一、涉及专利或者技术秘密的;

  二、涉及个人隐私的;

  三、档案形成部门规定限制利用的。

  第二十二条档案室要编制各种必要的检索工具,逐步实现档案计算机检索,努力开发档案信息资源,积极主动做好提供利用服务。

  第二十三条开放和利用档案必须遵循以下原则:

  一、本公司工作人员因工作需要,查阅已公开的档案材料,或查阅本人承办部分的未公开档案材料,经办理查阅登记手续,均可查阅;

  二、查阅本部门其他不予公开的档案,须经本部门负责人签字;

  三、重要的档案须经分管领导签字批准,方可借阅;

第六章档案的鉴定和销毁

  第二十四条档案鉴定工作在分管领导主持下,由档案室、有关责任部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限,提出销毁无保存价值档案的意见。

  第二十五条档案保管期限分为永久、定期两种。划定的原则是:

  一、凡是反映公司主要职能部门活动、基本历史面貌和各项工作,具有长远利用查考价值的档案,列为永久。

  二、凡是在一定时间内公司进行各项工作需要利用查考的档案,可列为定期,定期一般分为30年、10年。

  第二十六条销毁档案,应造具清册,经分管领导批准后,在指定的地点、规定的时间按照一定的程序和方式进行。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第七章附则

  第二十七条依据《档案法》、上级文件和本办法,各责任部门分别制定本部门档案管理办法报公司档案室备案。

  第二十八条本办法规定自发布之日起试行。

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篇2:档案管理信息平台的深化与应用

  试析档案管理信息平台的深化与应用

  近年来,随着信息技术高速发展,传统档案管理正面临着前所未有的变革从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。

一、档案管理信息平台深化应用的背景

  当前,国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变,努力创建一强三优(电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀)现代公司。国家电网公司高度重视档案管理工作,并将其作为企业管理重要组成部分,大力推进档案管理信息化。20**年,国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展国家电网公司档案管理信息平台建设项目;20**年,在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电力公司等网省公司试点成功。目前,国家电网档案管理信息平台已成功嵌入国家电网公司协同办公系统,福建省电力公司随即也全面推广应用,厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业,在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。

  厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系统率先晋升为国家一级,连续3年获得省公司档案管理先进单位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至20**年底,共有综合档案室1个,二级综合档案室17个,共有文书、科技、会计档案近30万卷(件),机读目录12万余条,照片档案4000余张,及音频、视频档案200多份。

  但目前厦门电业局档案管理工作还依然存在一些问题:一是仍存在大量纸质档案未实现数字化;二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重,无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐,低水平重复建设现象较为严重,软件管理系统功能存在缺陷,无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高,用户查询档案信息的效率较低;五是灵活性不足,不能适应机构调整对档案管理的要求。因此,急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。

二、档案管理信息平台深化应用的目标

  福建省电力公司根据自身工作实际,在国家电网公司档案管理信息平台的基础上,采用B/S多层应用体系结构,应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发,建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理,实现了电子文件与电子档案全程管理。同时,福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能,使系统可随着业务的变化而进行自行定制,减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间,极大地方便了使用;创新性提出了现行文件层、整编文件层和永久档案层三层管理模式,建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台,实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。

  档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中,按照档案属性分类为:文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含:题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标,确定了十大功能:确定需要捕获的档案,确定档案的保存时间,档案捕获,登记,分类,存储和保管,利用,跟踪,处置计划的实施,对档案管理过程的记录。

  用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台(IDOL),在检索的同时对信息进行智能理解,主要完成档案内容资源的各项分析服务,以及智能化的文本处理,包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等,从无序的海量数据中,找到数据之间的关系和规律,进一步提高档案资源的利用价值。此外,还有一些特殊应用,例如,档案分类并不完全采用业务职能分类方法,而是在按业务活动划分类别的基础上,综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。

  档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台,使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后,将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化,充分发挥档案部门的信息服务功能,注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,融合思想理念创新与技术方法创新,最终实现电子数据的共享利用和综合应用,为企业生产、管理提供决策服务,真正实现档案管理水平质的飞跃。

三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤

  第一步:引入文件连续体模型。文件连续体(RecordsContinuum)模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性,提倡档案人员提前参与文件管理,直到文件被销毁或永久保存,要求将文件管理与业务流程相结合。为此,必须做到以下几点:第一,新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二,对于已有的各种业务系统,建立其与档案管理信息平台的接口,使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据,尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三,对于文件档案,明确各业务部门归档范围和责任,提供档案收集、整编及业务系统接口,实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四,对于基建、设备档案,在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任,最小化人为因素,使归档工作与工程建设同步、有序进行。

  第二步:引入知识管理理论。知识管理(KnowledgeManagement)是企业管理的新范式,也是指导档案管理创新的新理念,即将文件档案视为企业重要的知识资源,将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识,应用先进的知识管理技术方法,创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能:

  第一,数据资源全覆盖,对于没有纳入传统文件档案收集范围,但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理,以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。

  第二,服务手段多元化,如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息,使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题,以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户;收藏夹类似于专题,即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中;嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中,用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。

  第三,服务技术智能化,在基本的数据采集后,档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析,构建资源内容平台,为搜索引擎系统提供应用基础。

  第三步:实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息,通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业,对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作,把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。

四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题

  档案管理信息平台建设应用后,用户只需在个人电脑上轻点鼠标,输入检索字段,各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据,或打印复印,或资料收集,均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理,档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快,大大提高了办公效率,降低了档案管理的人力、物力、财力成本,减少了人工检索失误率,提高了办公效率,增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性,实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化,满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段,它将传统管理手段和先进技术手段有机结合,注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台,树立了发展、创新的理念,充分发挥了档案管理部门的信息服务功能,推进了档案管理高素质人才队伍建设,真正实现了档案管理从保管范式向后保管范式的变革,真正实现了思想理念创新与技术方法创新。

  因档案管理信息平台在厦门电业局上线运行时间不长,普及性不强,应用用户人数不多,有待进一步宣传推广;检索功能过于简单,有待广泛征求用户意见后,进一步完善;其他应用系统与档案管理信息平台的标准接口尚未建立,有待进一步建设实施;信息推送、信息订阅、嵌入式服务等应用模块尚未正式启用,还需要抓紧建设。

五、档案管理信息平台深化应用的前景

  在现行档案管理信息平台的应用基础上,可进一步规范档案数字化信息标准接口,开发档案挂接辅助工具包,精细权限分层分级控制,完善档案日志跟踪,强化档案元数据管理和统计报表管理,提供主动性推送服务。待档案管理信息平台在厦门电业局逐步完善并深化应用后,将建立以高速信息网络为基础,档案数据管理为核心,内容建设为重点的统一有序的综合资源档案管理系统。新的档案信息管理系统将实现历史、现在、将来的档案管理,涵盖档案管理的接收、整理、利用和保管等环节,将档案管理的全部流程纳入系统一体化管理,并与各相关业务系统关联对接,实现数据资源的共建共享。从而将档案管理信息平台进一步演化为专属供电企业的、资源更加丰富的、功能更加强大的、自动化程度更高的数字化档案馆。

  正如加拿大著名档案学家特里库克所言,档案管理人员要停止扮演保管员的角色,而成为概念、知识的提供者,这样才能重新坐回上帝的身边。

篇3:建筑公司档案管理制度

档案管理制度

  1、归档范围:公司的各类收发文件、工作计划、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件材料。

  2、档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。公司所有财物资料视同密级档案,妥善保管。

  3、档案的借阅与索取

  ①确需借阅档案时,需经总经理批准,并办理借阅手续;

  ②借阅档案必须保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案经办公室负责人批准方可摘录和复制。

  4、档案的销毁

  ①任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

  ②若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案须经公司办公室负责人批准后方可销毁。

  ③经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。

篇4:档案管理员工作总结范本

  20**年档案管理员工作总结范本

  今年以来,我在各位领导和同事们的关心、支持和帮助下,我紧紧围绕档案室的中心工作,充分发挥岗位职能,不断改进工作方法,提高工作效率,较好地完成了各项工作任务。现将全年工作总结如下:

一、思想道德

  能够认真学习十八大精神,贯彻执行党和国家的路线、方针、政策,牢固树立正确的人生观和价值观,严格要求自己的言行,提高自己的政治素质和个人修养。在档案管理繁杂琐碎的工作中,做到了任劳任怨、埋头实干,时时处处以工作为重,培养起了良好的职业道德。

二、档案管理工作

  1、档案资料的整理

  针对档案存在年份划分不对,分类不准确等问题,首先建立健全了资料接收、整理与管理体系,协助整理了师德师风档案,并在检查中获得检查组的好评,然后在重新整理20**年以后的档案的同时,协助整理了慢性疾病、语言文字规范化、特殊教育档案,还在王苗等八位教师的帮助下补充完善了20**年的创卫档案。

  2、档案资料保管保护

  负责档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查,填写登记簿;及时对档案资料进行除尘,定期清理库房卫生,并进行安全检查。

  3、档案资料的统计

  负责好资料与档案的接待利用工作。总是第一时间积极热心地为各部门提供所需档案资料,为一线老师服好务。认真负责档案资料的登记与统计工作。重新建立了切实可行的入档清单和档案借出清单,并及时进行登记统计。

三、不足和努力方向

  在总结本年工作的同时,针对自己经验不足及知识面薄弱等问题,我对明年工作也有了初步设想。一是继续加强理论学习,牢固树立“学习是第一位”的观念,提高自己的政治素质和个人修养;二是继续加强业务学习,做业务上的行家能手,做专业上的尖兵骨干,使工作再上新台阶;三是认真做好档案管理、存档、借阅等每一项工作,在较短的时间内熟悉各项档案管理的工作,明确工作的程序、方向,在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路,尽快令自己能够顺利开展工作并熟练圆满地完成本职工作。

篇5:档案管理年度工作总结

  20**年档案管理年度工作总结[1]

  时光流逝,岁月匆匆,转眼间,20**年上半年即将过去,回顾半年工作历程,我历历在目。结合本人工作实际情况,现将个人半年工作总结如下:

一、半年工作情况汇报:

  半年来,在两位站长的正确领导下、在站长和各位师傅的关心帮助下,20**年我肩负着档案管理员、生活管理员、基建员的重任。在工作任职期间,本人能够严格要求自己,认真遵守站内各种规章制度,按时完成站内交办的工作任务。

  标准化档案整理情况:按照县公司统一要求,20**年档案已分类装订,烟农户籍化档案已填写完毕。20**年档案除暂时还未能够整理的情况下,其他档案进行了整理归档并分类装入档案盒妥善保管,做到了电子、纸质同步。根据县烟叶分公司第二次标准化档案检查,结合实际所存在的问题,正在进行全面的整改。

  生活开支情况:结合站内实际情况,做到细开支、精开支,避免一些不合理开支,并把每月的日常用品和食堂原料开支总额情况,以报账形式,通过两位站长审核票据、签字审批后,并在站内每月工作例会上进行公布通报,接受大家监督,做到帐目清楚、公开透明。

  基建情况:今年,根据国家烟草局提出地“以减少面积、提高烟叶质量为主”地工作方针,20**年基本无其他基建项目。除开需对以前建设的密集式烤房设施设备、管网、水池、水窖等加强管护外,组织协调烟叶大棚建设。

二、脚踏实地,认真做好本职工作:

  半年来的工作实践使我体会到,做好任何一项工作,都需要付出辛勤的劳动汗水。

  在工作中,我努力从每一件事情上进行经验总结,不断摸索,掌握方法,提高工作效率和工作质量,因为自己是新同志,在工作和其他方面经验不足,平时我能够做到虚心向师傅们学习,吸取他们的长处,反思的自己不足,就能不断提高业务素质和业务水平。我认为干好工作并不是一件容易的事,在干好工作的同时就要首先清楚自己所处的位置,清楚自己所具备的职责和应尽的责任。摆正位置,严格遵守职责。只有把位置任准,把职责搞清,从小事做起,踏实做事、诚实做人,克服各种困难,脚踏实地工作,才能做好本职工作。

三、加强自身学习,努力提高工作业务水平:

  我越来越深刻地认识到知识的欠缺,平时多向书本学习、向周围的领导学习,向同事学习,这样下来感觉自己半年来还是有了一定的进步。只有抓紧一切可利用的时间努力学习,才能适应日趋激烈的竞争,用知识不断武装自己的头脑,并根据工作实际情况,努力用理论指导实践,解决自己在工作中出现的问题。

四、工作中存在的问题与困难:

  一、因本人业务水平不是很高,导致公司环节检查时因部分档案整理不齐全,影响了整体工作效益,需在以后工作中加强改进;

  二、业务水平和工作效益有待进一步提高;

  三、需加强理论学习,提高自身素质和工作业务水平;

  四、因每次在站内工作例会中,各位师傅们的汇报材料上交不及时或未上交,从而导致档案检查扣分原因之一;

五、今后工作努力方向:

  针对本人工作中存在的问题,加强改进,注重实效,不断努力提高工作效益和业务水平,力争取得更大的工作新成效。

  总之,半年以来,虽然取得了一定的工作成绩,但也存在着许多不足,在工作、生活及其他方面做得不妥之处请两位站长和师傅们给予原谅。针对我个人在工作、生活中存在的问题和不足之处恳请两位站长和师傅们给予批评和指正。

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