篇2：公司档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

　　第一条为规范公司档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和有关工程建设管理法规、制度，结合公司实际，制定本办法。

　　第二条公司档案是指在党群、行政、工程监理、商务、财务审计、干部人事、科学研究、试验仪器、基本建设等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。

　　第三条档案工作是公司工作的组成部分，是衡量公司管理水平的一个重要尺度，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。任何人都有维护公司档案完整和安全的义务。各部门应把档案工作纳入公司规划和管理制度，配合档案工作，保证档案工作的积极开展。

第二章管理机构与职责

　　第四条公司档案工作由公司一名领导分管，各分公司、部室应有一名负责人分管档案管理工作。

　　第五条公司档案室是保存和提供利用公司档案的部门，各分公司、部室应配合档案室工作，按规定定期移交档案，任何人不得将档案材料据为己有或无故拖延归档。

　　第六条公司档案室的职责是：

　　一、贯彻执行《档案法》和有关档案工作的方针政策，规划公司档案工作;

　　二、制定公司档案工作规章制度，并负责贯彻落实;

　　三、负责收集、整理、鉴定、统计、保管公司的技术、文书、商务等档案资料;

　　四、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

　　五、开展档案的开放和利用工作;

　　六、利用档案积极开展多种形式的企业文化教育活动;

　　第七条各分公司、部室档案工作的职责是：

　　一、学习和执行档案工作方针、政策和公司关于档案工作的各项规章制度;

　　二、做好分公司、部室档案的形成、积累、立卷和移交工作;

　　第八条档案人员要努力提高政治与业务素质，忠于职守，严守机密，钻研业务，踏实细致，热心服务，保证工作任务的完成。

第三章文件材料的形成和归档

　　第九条各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门应按工作程序进行文件材料的形成、积累，工作结束时，按归档要求经本部门负责人审查合格后归档。

　　第十条文件材料的归档范围：

　　一、党群类：主要是指党委、纪检、工会、团委在工作过程中形成的有保存价值的文件材料。包括党委红头文件、各种党务活动材料等;

　　二、行政类：主要是指公司为保证政令畅通，保证经营管理活动的顺利进行而发放的有保存价值的文件资料。包括行政红头文件、公司年度工作报告、领导重要讲话、各种重要会议材料等;

　　三、商务合同类：主要是指公司在对外商业活动过程中形成的有保存价值的文件资料。包括委托监理合同、施工承包合同等;

　　四、财务审计类：主要是指公司财务管理和会计活动中直接形成的文件材料。包括各类统计报表、财务报表、财务报告、投融资报告、各种财务凭证、审计报告等;

　　五、工程监理技术类：主要是指各监理项目运行过程中形成的有价值的技术资料。包括监理规划、监理组织机构、人员任命、监理实施细则、监理工作总结、重要技术方案的审核资料等;

　　六、科学研究类：主要是指自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片等;

　　七、基本建设类：主要是指基建综合管理和各项工程项目(包括新建、扩建、改建、维修等)全过程形成的文件材料。包括开工、竣工资料、施工图纸、决算资料等;

　　八、试验仪器设备类：主要是指试验检测仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重仪器设备(价值在10万以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、说明、维修和改进工作中产生的文件材料;

　　九、干部职工人事档案类：主要是指公司员工的年度花名册、人事档案、干部任免档案以及职工的合同、保险资料等;

　　十、业绩荣誉类：主要是指总公司、各分公司、各部室取得的工作业绩、荣誉，包括工程交竣工鉴定证书、奖杯、锦旗、荣誉称号等;

　　第十一条归档要求：

　　一、实行由文件材料形成单位部门统一归档的制度;立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，并编写页号或件号，输入卷内目录、填写备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限;

　　二、归档的文件材料应为正本，签署完备，格式统一，质地优良，符合规范和标准的要求;填写的字迹要工整，应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水，可用计算机打印;

　　三、文件材料整理立卷后，由立卷人经本部门负责人审查签字后，拟制移交清单，向公司档案室移交;

　　四、凡由几个部门合作完成的项目，由主办部门立卷归档;

　　五、重要的、利用频繁的档案材料，可复制副本随原件一同归档，以便保护原件。

　　第十二条归档时间是：

　　一、一般要求文书档案在次年六月底前将上年度形成的档案材料归入档案室;

　　二、商务监理合同应在合同签定后一个月内连同廉政合同、安全合同一并交档案室存档;

　　三、技术档案应在工程项目竣工验收后三个月内接收归档。

第四章档案的管理与保管

　　第十三条对入库的档案做到分类科学、排架合理、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便。

　　第十四条严格执行安全和保密制度。档案库房、阅览室、办公室三分开，添置必要设备，要有“八防”措施，经常检查档案保管情况，确保档案安全。

　　第十五条定期检查档案情况，发现破损、变质的档案，及时修补和复制。

　　第十六条档案人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。

　　第十七条对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

　　第十八条做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理工作，逐步实现档案的标准化、规范化的现代化管理。

　　第十九条档案工作经费，应列入公司预算，统筹解决。

　　第二十条建立档案借阅制度。借阅人在指定地点查阅，不得随意拆卷、抽取、涂改、损毁或转让他人。

第五章档案的开放与利用

　　第二十一条除有特殊规定的以外，档案室应将保存的档案，按照《档案法》和有关规定，向公司公布和开放，持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放的档案。属下列情况之一的档案，不对外公布：

　　一、涉及专利或者技术秘密的;

　　二、涉及个人隐私的;

　　三、档案形成部门规定限制利用的。

　　第二十二条档案室要编制各种必要的检索工具，逐步实现档案计算机检索，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务。

　　第二十三条开放和利用档案必须遵循以下原则：

　　一、本公司工作人员因工作需要，查阅已公开的档案材料，或查阅本人承办部分的未公开档案材料，经办理查阅登记手续，均可查阅;

　　二、查阅本部门其他不予公开的档案，须经本部门负责人签字;

　　三、重要的档案须经分管领导签字批准，方可借阅;

第六章档案的鉴定和销毁

　　第二十四条档案鉴定工作在分管领导主持下，由档案室、有关责任部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见。

　　第二十五条档案保管期限分为永久、定期两种。划定的原则是：

　　一、凡是反映公司主要职能部门活动、基本历史面貌和各项工作，具有长远利用查考价值的档案，列为永久。

　　二、凡是在一定时间内公司进行各项工作需要利用查考的档案，可列为定期，定期一般分为30年、10年。

　　第二十六条销毁档案，应造具清册，经分管领导批准后，在指定的地点、规定的时间按照一定的程序和方式进行。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第七章附则

　　第二十七条依据《档案法》、上级文件和本办法，各责任部门分别制定本部门档案管理办法报公司档案室备案。

　　第二十八条本办法规定自发布之日起试行。

篇3：公司声像档案管理办法(5)

　　公司声像档案管理办法

　　(一)总则

　　第一条

　　为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

　　第贰条

　　本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

　　声像

　　档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

　　第三条

　　声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

　　(二)声像档案资料的收集

　　第四条

　　收集范围

　　1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

　　2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

　　3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

　　4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

　　5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

　　6.其它具有保存价值的声像资料。

　　第五条

　　收集时间

　　1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

　　2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

　　第六条

　　收集要求

　　1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

　　2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

　　3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

　　第七条

　　声像档案资料的征集

　　1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

　　2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

　　第八条

　　声像档案费用的报销

　　本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

　　(三)声像档案的整理

　　第九条

　　声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

　　第十条

　　声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

　　第十一条

　　分类、编号

　　1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

　　2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

　　3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

　　第十二条

　　保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

　　第十三条

　　文字说明的编写

　　1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

　　2.编写文字说明的要求：

　　(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

　　(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

　　(3)文字简洁、语言通顺;

　　(4)时间用阿拉伯数字表示。

　　第十四条

　　编制格式

　　1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

　　2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

　　第十五条

　　案卷要求

　　1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

　　2.卷内目录：

　　照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

　　录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

　　3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

　　第十六条

　　编目

　　声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。

　　(四)声像档案的保管

　　第十七条

　　声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

　　第十八条

　　保管条件

　　底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

　　照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

　　第十九条

　　底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

　　第二十条

　　对库存的照片档案，要两年检查一次。

　　第二十一条

　　归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

　　第二十二条

　　建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

　　(五)声像档案的开发利用

　　第二十三条

　　编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

　　第二十四条

　　建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

　　第二十五条

　　具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

　　第二十六条

　　声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

　　第二十七条

　　在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案

篇4：PM公司会计档案管理办法

　　PM公司会计档案管理办法

　　一.总则

　　为加强公司会计档案的科学管理，特制定本办法。

　　二.会计档案的界定和主管

　　1.会计档案是指公司会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算材料。

　　2.财务部为会计档案主管部门。

　　3.财务部建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。

　　4.公司接受上级财政机关和档案业务机关的业务指导、监督与检查。

　　三.会计档案管理

　　1.财务部对每年形成的会计档案，按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管1年。期满后原则上编造清册移交公司档案部门。

　　2.档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装;个别需拆封重新整理的，会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。

　　3.会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

　　4.公司内查阅会计档案要按规定办理手续。上级机关或外单位需要查阅的，要经公司领导批准，且派专人陪同阅看;原件不得借出。

　　5.下属单位(分、子公司)撤并，会计档案应随同转移到上级控股公司或指定部门，并办理好交接手续。

　　6.各种会计杰案的保管期限，可分人永久、定期二类，详见会计档案保管期限表。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。

　　7.会计档案保管期满，需要销毁的，由公司档案或财务部提出销毁意见，并严格审查，编造会计档案销毁清册，报经主管批准后销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料，应单独抽出、另行立卷，直至案件结束为止。

　　8.由财务和档案部门共同派员监销。会计档案销毁前，监销人应认真清点核对：销毁后在销毁清册上签名，并将监销情况上报有关领导。

　　四.附则

　　本办法由财务部会同档案部门解释、执行，经总经理批准颁行。

篇5：X集团公司档案管理办法

　　*集团公司档案管理办法

　　第一条目的

　　为规范公司档案管理，特制定本办法。

　　第二条 归档范围

　　公司的规章制度、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

　　第三条 档案的保管

　　1、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据的齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　2、档案管理人员应对每份档案进行登记造册并编制查找目录。目录标题应简明、扼要、准确地反映档案内容，方便及时查找。

　　3、档案管理人员应及时将资料齐备的档案进行封存。

　　4、档案管理人员应精心管理档案，存放档案须用专用柜、架，排列方法要科学和便于查找。

　　第四条 档案的借阅

　　1、经理级以上人员借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

　　2、公司其他人员借阅档案时，要经上级主管领导批准，并办理借阅手续。

　　3、借阅人须爱护所借档案，保持档案的整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自转借、遗失。

　　4、凡属密级档案，须经分管领导批准后方可借阅、摘录和复制。借阅者应保守秘密。

　　5、原则上所借档案不能带出公司，借阅的档案必须在规定的时间内归还。

　　第五条 档案的销毁

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经公司总裁批准后方可销毁，一般内部档案，须经部门主管批准后方可销毁。

　　3、经批准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

　　第六条 档案交接：

　　档案管理人员变更时，须履行档案的交接手续，经交接双方签字确认后，档案交接工作方可视为完成。