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物业房屋交付手续办理工作程序

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物业房屋交付手续办理工作程序

  一.目的

  规范房屋交付手续办理工作,保证房屋交付顺利完成。

  二.范围

  适用于亚新物业各管理处房屋交付办理工作。

  三.职责

部门/岗位 工作职责
分管负责人 组织协调房屋交付前准备阶段及交付办理期间现场的工作
总经理办公室 负责新建管理处办公用品及办公设备的审核;管理处职员工作服的订制;协助管理处房屋交付办理现场布置;管理处架构设置,拟定人员编制及培训;房屋交付手续协助办理人员调配及服务培训工作
财务部 各类收费项目及标准的核定
综合部 相关规章制度及房屋交付资料的审核;管理用房的装修审核;协助交付验收工作;标识制作
管理处主任 房屋交付方案策划;组织空房清洁;各项工作的筹备和实施、组织房屋及设施的接管,准备房屋交付相关资料。

  一.部门职责

  1.房屋交付前准备工作阶段是指管理处成立至房屋交付阶段。

  房屋交付前准备工作内容:管理处架构设置、拟定人员编制及人员培训、内部管理流程和制度的建立、公共关系的建立、房屋交付工作策划、设备设施及房屋的接管验收。

  2.总经理办公室房屋交付前准备工作。

  (1)负责新建管理处办公用品及办公设备的审核、采购。

  (2)负责新建管理处交通运输工具的调配工作。

  (3)负责管理处职员工作服的订制。

  (4)根据《物业管理方案》审核新建管理处组织架构、人员编制。

  (5)负责新建管理处人员的招聘,入职培训及考核。确保管理人员及专业技术人员房屋交付前三个月到位,安全员、保洁员提前一个月到位。

  (6)组织房屋交付工作办理程序的培训。

  (7)负责调配房屋交付手续办理期间服务人员及组织相关培训。

  3.财务部房屋交付前准备工作

  (1)制定物业管理处开办费使用计划,包括:办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具等预算。并落实到位。

  (2)负责新项目各项服务收费标准的审定。

  (3)负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。

  (4)负责监督新建管理处的物资采购工作。

  4.品质部房屋交付前准备工作

  (1)负责质量体系文件的发放及与房屋交付工作办理程序的培训。

  (2)指导管理处分类建立物业管理档案资料。

  (3)负责管理处接管物业房屋交付前清洁费用的审定。

  (4)负责审核相关规章制度、作业指导文件及房屋交付资料。

  (5)负责审核保安器材、检测仪器仪表、清洁绿化用品及各类工具等物资的采购审核。

  (6)分期开发项目,从第二期开始由管理处自行负责培训、资料审核、现场准备。

  5.新建管理处经理房屋交付前准备工作

  (1)落实各类管理用房的装修。

  (2)负责拟定房屋交付工作计划时间表,包括:工作内容、负责人及完成时间等,报综合部审核,分管领导审批。

  (3)负责内部管理运作相关工作:

  A.编制管理处组织结构、岗位说明书,报办公室审核、分管领导审批。

  B.物资的采购:根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括:

  a.办公用品:家私、各类文具等。

  b.办公设备:打印机、电话、复印机、传真机、空调等。

  c.后勤服务设施:食堂、宿舍用品、用具等。

  d.网络设备:电脑等。

  e.清洁及绿化设备和工具:洗地机、吸尘器、剪草机等。

  f.安全设备:对讲机、电警棍、手电筒等。

  g.加工维修设备工具:万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。

  (4)根据物业实际情况,监督、完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。

  (5)指定专人记录房屋交付前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用,以便与地产公司结算。

  (6)负责对外公共关系的建立及有关证照办理:与政府、公共事业部门建立良好的公共关系,包括:自来水公司、供电局、煤气公司、有线电视、电信局、工商、税务、物业办、派出所、街道办事处、居委会等。

  二.房屋接管验收

  1.管理处主任指定专人与综合部、地产相关部门协调房屋接管验收,并将验收存在的问题提交责任部门限期整改。

  2.由工程主管与地产相关部门理顺返修流程,与各施工单位建立沟通渠道,包括施工单位负责人联系电话、保修期限、现场施工人员联系电话等。

  3.管理处主任指定专人与地产相关部门移交各管理用房、业主房屋钥匙,建立钥匙清单,保证钥匙移交清楚、齐全。

  三.房屋交付工作策划

  1.管理处经理与地产相关部门做好房屋交付策划工作,对有关销售承诺、房屋交付现场布置等问题进行沟通,落实。

  2.房屋交付工作人员安排、培训,明确职责,就业主关心的问题形成统一回答口径。

  3.房屋交付现场宣传资料、宣传品及相关房屋交付指引标识制作、安装,宣传资料包括房屋交付相关流程、填写的样表、物业相关法规、业主公约及装修的各种注意事项。

  4.进行房屋交付模拟演练,检验房屋交付流程、资源配置等准备工作是否充分。

  四.房屋交付资料的准备

  1.将有关资料提前交地产公司,与《房屋交付通知书》一并发放业主。

  2.负责房屋交付前一周准备好房屋交付资料,包括:

  (1)《房屋交付流程》

  (2)《委托银行代收款协议书》

  (3)《房屋装饰装修管理协议书》

  (4)《房屋交付文表签收单》

  (5)《装修办理流程图》

  (6)现场房屋交付宣传展板及相关房屋交付指引标识。

  (7)所有“房屋交付资料”填写样本。

  (8)其他与业主相关资料。

  五.房屋交付手续办理流程

  1.业主应携带以下资料前往管理处办理交付手续。

  (1)业主应带资料:《商品房买卖合同》、《房屋交付通知书》、业主身份证及业主和家庭成员身份证复印件、近期免冠1寸照片各一张。

  (2)公司户应带资料:《商品房买卖合同》、《交付通知书》、公司法人代表身份证及其复印件、营业执照及其复印件(加盖公章)、公司员工名单及其身份证复印件、照片等。

  (3)业主委托人应携带资料:业主书面委托书、业主及被委托人身份证及其复印件以及相关资料。

  2.交付现场指定专人引导业主办理交付手续。

  3.核对《商品房买卖合同》、《业主公约》、《房屋交付通知书》、以及顾客所持的身份证对入住顾客的身份进行确认。

  4.向顾客发放交付的相关资料,并收回经业主签字确认的《房屋交付通知书》回执。

  5.引导顾客填写《业主家庭情况登记表》及相关资料表格,并保留业主携带的身份证复印件及家人的照片,如委托人代理办理入住的情况,除要保留业主及被委托人的身份证复印件之外还要保留委托书。

  6.引导业主填写完毕交付资料表格后,应及时、准确地为业主核准并收取办理交付所需的相关费用。

  7.缴费结束后联系验房人员,并同时通知钥匙管理人员准备房间钥匙,由验房人员领取后陪同客户进行房屋交付验收。

  8.房屋交付验收

  (1)验房人员陪同业主进行卫生间、厨房防水试验并认真详实记录,请业主于蓄水24小时后,由其本人或委托人进行现场验收,并在《卫生间试验记录单》上签字确认。

  (2)验房人员抄录经与业主共同确认的水、电、煤气表底,请业主在《房屋交接验收记录单》上签字确认。

  (3)验房人员陪同业主对房屋本体、地面、墙面、上下水等部位进行验收,并在《房屋交接验收记录单》上记录,对于验收中业主提出有关房屋质量问题,验房人员要予以详细的记录并在交付验收后将《房屋交接验收记录单》交由地产客户服务中心。

  9.在业主交付验房后,应陪同业主领取房屋所有钥匙、电表卡、水卡等各类卡及交付物品,并请业主核对后在《顾客钥匙/物品领用清单》签字确认。

  10.将业主交付全部资料整理后及时交由资料管理员确认存档。

  11.资料管理员将交付资料整理存档后,由资料管理员将业主地址、业主及常住人员的资料录入电脑中。

  12.业主资料属保密文件,需专人保管,未经管理处经理批准或授权,任何人员不得查阅或记录。

  13.业主持有的门禁卡的电脑资料同属保密文件,未经部门经理批准,保管人员不得随意提供查阅。

  六.转让房新业主入住手续的办理

  1.新业主须提供购房合同原件和复印件(管理处保存复印件),不需提供《房屋交付通知书》,管理处不需陪同业主验房,其他按相关规定执行。

  2.新业主入住手续办理完毕后,管理处应及时将相关信息以书面或邮件形式知会管理处相关部门及地产客户服务中心。信息内容包括:房号、原业主姓名、新业主姓名及联系方式、新业主身份证号码等。

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篇2:物业装修施工手续办理

  装修施工手续办理

  1. 装修施工申请

  提交装修申请是指业主/物业使用人向物业服务中心提交装修申请(非业主装修要有业主出具的授权/委托书),包括:

  1.1 装修施工单位提交营业执照、资质证书(交复印件加盖鲜章);

  1.2 装修单位与业主/物业使用人签订的《装修合同》(验原件交复印件);

  1.3 装修设计图纸、施工方案及施工进度表;

  1.4 现场负责人(项目经理)身份证明文件及装修公司法人代表授权委托书。

  2. 装修施工图纸及方案要求

  提交全套装修图纸,供物业服务中心审核。图纸需清楚显示但不限于以下资料:

  2.1 装修区域平面图

  室内隔断墙或加建墙的高度;保险柜或重型装置之重量及尺寸、摆放位置;

  2.2 综合天花图

  2.3 电气系统图及负荷分配图

  2.4 空调布置图(如有改动)

  2.5 给排水管道分布图

  2.6 照明平面布线图

  2.7 插座平面布线图

  2.8 综合布线平面图

  2.9 消防平面图(如有改动需经消防大队审查通过)

  2.10 安全防火措施

  2.11 装修工作方案/图纸的一般要求:

  2.11.1 所有图纸以公制注明尺寸,按不小于1:100的比例正确注明,数字要清晰,并注明日期,加盖设计单位的印章;

  2.11.2 所有技术资料按公制注明;

  2.11.3 图上标明正确的楼层,办公室单元号及尺寸;

  2.11.4 构造详图、材料及其它安装方法说明要在图中表示出来;

  2.11.5 机械、设备要配有证书、使用说明,以便估计负荷、动力、热量散发和防火等;

  2.11.6 倘若客户需要对装修区域结构进行调整,图纸上应标明结构调整、采用手段、 机电系统、实施规则等详细资料并备有结构计算;

  2.12 装修工程造价如超过30万元以上,须根据成都市建委、房管局、公安和工商等部门联合下发的《关于加强建筑工程装饰装修管理的通知》(成建委发[2007]201号)的规定,办理《施工许可证》。

  3. 装修施工方案审查图纸审核:包括但不局限于以下主要内容:

  3.1 装修是否破坏建筑物主体结构及承重墙。

  3.2 装修是否超额增加地面荷载、室内砌墙、室内增加超负荷吊顶、安装大型灯具等。

  3.3 装修是否任意扩大原有门窗尺寸,是否破坏或改变办公楼外立面及办公楼整体建筑风格。

  3.4 电力装修设计是否符合规范要求。检查电线穿管、跨接等是否符合规范,电线横截面积、开关容量是否符合图纸要求。地插、电源面板、灯具等电气设备是否存在安全隐患。

  3.5 空调装修设计中新加装的风机盘管与办公楼空调干管相接的阀门、供回水管、冷凝水管、控制电路的施工是否符合规范,是否留有检修空间及天花上是否留有检修口。

  3.6 装修是否任意剔凿楼板,切断楼板中受力钢筋。

  3.7 装修是否拆改水、电、燃气、空调等办公楼配套设施。

  3.8 装修新增上、下水的房间必须加做防水层。

  3.9 装修的装饰设计及使用的装饰材料必须符合防火规范及环保要求,出示油漆、涂料环保合格证明。

  3.10 物业服务中心对客户提交的装修图纸、方案进行审查批复,出具相应审核意见书。

  3.11 装修方案审查通常需要3个工作日。物业服务中心将会书面通知客户审查结果。如物业服务中心认为所提交的资料不清楚、不完整或认为客户的方案需要做出修改,客户须对设计装修方案进行必要的修改,物业服务中心审查批复时间顺延。

  3.12 装修图纸是否符合防火规范。

  3.13 按《四川省建筑装饰装修管理办法》第二十条规定,凡投资30万元以上,或者涉及建筑物、构筑物结构安全或者公共安全的建筑工程装饰装修项目,在开工前装修人必须向工程所在地的县级以上建设行政经理部门申请领取施工许可证。通常需20日。

  3.14 以上审批合格后,客户可开始进行装修并且装修应与批准后的图纸保持一致。

  4. 开工手续办理

  4.1 签署《装修施工消防安全责任书》《装修施工管理规定承诺书》,视施工具体内容签署《施工噪声/异味排除协议书》;

  4.2 填写办理《装修施工申报登记表》《临时加班申请表》等。

  4.3 缴纳装修管理费:

  按照《四川省物业服务收费管理细则》,装修管理服务费按0.06元/建筑平方米.天,费用包括现场管理费、检查验收管理费。

  4.4 缴纳共用部位、共用设施设备意外损坏准备金意外损坏准备金按照3000元(装修建筑面积<300㎡)或5000元(装修建筑面积≥300㎡)[若装修过程造成房屋共用部位、共用设施设备的损坏,该准备金用于修复遭受损坏的部位或设施设备;若未造成损坏,则在装修竣工检查合格后的15个工作日内全额无息返还。

  4.5 办理装修施工临时出入证单位应在施工前替其装修人员申请及办妥有效的施工出入证,将装修人员的资料详列在申请表格上,携同装修人员的身份证原件及复印件、其它证件复印件及2张1寸彩色近照,交到物业服务中心办理。如施工出入证遗失,应立即到物业服务中心补办。

  4.6 装修施工所产生的建渣,若委托物业服务中心清运,则按15元/m2收取建渣清运费。

  4.7 上述手续完毕,经物业服务中心审核同意后对装修单位发出《装修施工公告》,装修单位方可施工。

篇3:师大图书馆办理离校手续须知

  师大图书馆办理离校手续须知

  凡因各种原因离开陕西师范大学者,均需按规定到图书馆办理离校手续,具体流程如下:

  1.清还所借图书、期刊:借书证上有未还图书,请到借阅部还书处办理还书或丢失赔款手续;

  2.丢失书刊赔款办法、借阅书刊罚款标准,按照图书馆相关规定执行。

  3.清还借阅证上的图书馆欠款。

  4.在图书馆网站上提交电子版论文,并在3~5个工作日内查看审核是否通过,通过后方可办理离校手续;需要保密的论文不需要提交电子版论文,离校前请将保密申请表交到两校区借阅部办公室。

  5.以上手续全部办理完毕,离校者方可到学校办理手续。

  6.继续在本校读研的本科生,应按规定先办理离校手续,入校后再办理新借书证。

篇4:HZ师范大学机动车辆通行证办理须知

  HZ师范大学“机动车辆通行证”办理须知

  一、凡属我校固定资产并用于行政、教学、科研办公车辆,凭单位介绍信、车辆行驶

  证复印件办理。

  二、本校教职工私车办理“机动车辆通行证”时,需持单位介绍信以及与本人工作证件

  姓名相符的机动车辆行驶证复印件办理。

  三、以下车辆办理通行证需按规定交纳管理费:

  1、凡我校所属公司以及学生等办理“机动车辆通行证”时,需出据单位介绍信、学生

  证、机动车行驶证复印件。

  2、凡外单位因业务经常出入校园的车辆,在办理“机动车辆通行证”时,需出据与本校

  有业务关系的单位所开的介绍信及所驾驶的车辆行驶证复印件。

  3、校外车辆因工作需要短期内经常出入校园的,可办理“临时机动车辆通行证”。办理

  时应出据与本校有业务关系单位开的介绍信及所驾驶车辆行驶证的复印件。

  四、办理地点:

  HZ师范大学门卫办公室,电话:

篇5:大学党办电子公文办理程序及规范

  州苏大学党办电子公文办理程序及规范

  一、电子公文类型及适用范围

  电子公文办理是指通过苏州大学网络办公系统进行的公文办理。

  “学校发文”主要用于起草学校的“红头文件”,只有机关部门的各用户才有权起草,如果院系、直属单位要起草有关学校文件,需向职能部门提出申请,由职能部门起草。

  “校内行文”主要用于各院系、各部门、各直属单位向学校行文报告、请示各类事情。

  “院系部门行文”主要用于各院系、各部门、各直属单位之间的公文(无须报告、请示学校的)流转,每个单位都有一个存档库,可以自行编号。

  “校外来文”主要用于各类非涉密校外文件的流转。

  “通知公告”主要用于公布各院系、各部门、各直属单位的有关通知,该通知起草的权限是:各单位的领导以及秘书(每单位仅限一人)。

  二、主要电子公文办理程序

  (一)学校发文办文程序

  学校发文包括上行文和下行文。

  办文程序一般包括拟稿--核稿--编号--套红头--审核--审签--校对--用印--发送--存档等环节。

  1、拟稿

  委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等,拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。

  (1)选择公文类型、公文种类、紧急程度、文件类型。

  (2)拟文要素

  ①拟文单位。

  ②标题:公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。

  ③主送单位和抄送单位。

  ④正文:正文内容每自然段左空2个全角字符,回行顶格。数字、年份不能回行。三号仿宋GB2312字体,段落1.5倍行距。

  ⑤附件:公文如有附件,在正文下空l行左空2字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。多个附件:用阿拉伯数字标注顺序号 (如“附件:1.×××××”)。

  ⑥行文机关名称、成文日期。发文时间与发文机关署名分二行置于正文右下方,发文机关署名在上,发文时间在下。单一机关行文时,在行文日期之上,以成文日期为准居中编排发文机关署名;联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。发文日期一般署会议通过或者领导人签发的日期;联合行文以最后签发人的签发日期为准。发文日期应当用汉字将年、月、日标全,“零”写为“○”。

  (3)草拟公文内容具体要求:

  ①符合国家的法律、法规及其他有关规定。

  ②情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

  ③公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

  ④拟制紧急公文,应电话联系发文单位,说明紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度。

  ⑤人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

  ⑥结构层次序数和字体。文中结构层次次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一级标题用黑体字,二级用楷体字,三级和四季用仿宋字体标注。

  ⑦应当使用国家法定计量单位。

  ⑧文内使用规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

  ⑨公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

  (4)拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文。

  (5)拟制公文必须经拟稿部门负责人核稿、并在承办核稿栏签名后方可进入网络办公系统流转。

  2、核稿

  党委办公室秘书收到文件后,要对文稿内容和发文名义进行初步审核,再发给党办主任进行审核。

  (1)核稿内容:

  ①是否确需行文;

  ②报批程序是否符合规定;

  ③内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关文件精神相衔接;

  ④涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;

  ⑤所提措施和办法是否切实可行;

  ⑥人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否规范。

  (2)确定发文名义:

  ①党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。

  ②一般事务性通知,转发党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。

  ③印发学校长时期发展计划、年度工作要点等重大事项或重要改革举措的通知以学校党委和行政名义联合发文。

  (3)对于不符合办文内容、程序和格式要求的文稿,党委办公室应退还拟文部门修改或重拟。

  3、编号:将拟文发送党办秘书,在公文系统里编文号,具体文号拟定如下:

  (1)以学校党委和行政名义联合发布的文件、学校中长期发展规划、学校年度工作计划及要点、部分非常设机构的设立及调整、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件等编号为:苏大委【】号。

  (2)中层党务领导干部的任命、校党委对各党委(总支)、工委换届工作事宜的有关批复,以及党委组织部下发的一些规章制度等编号为:苏大委组【】号。

  (3)党委宣传部表彰决定,学习计划等编号为:苏大委宣【】号。

  (4)党委人武部的军训有关文件等编号为:苏大委武【】号。

  (5)以党办名义专项上报或下发的文件编号为:苏大委办【】号。

  (6)全委会决议、常委(扩大)会议纪要编号为:苏大委办纪【】号。

  (7)全委会决议、常委(扩大)会、党政联席会议纪要涉及职能部门需要抄送的内容编号为:苏大委办函【】号。

  (8)提交党委常委会审议通过的保密相关管理制度及办法编号为:苏大委密【】号。

  (9)其他不用提交党委常委会审议通过的保密日常管理制度及办法编号为:苏大委密办【】号。

  4、套红头:除苏大委办、苏大委办函和苏大委办密文号为*苏州大学委员会办公室红头,其他均为*苏州大学委员会红头。下行文发文字号右侧无需签发人,上行文则发文字号居左空一字,右侧保留签发人。

  5、审核:发送党办主任,进行拟文审核。

  6、审签

  (1)以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。

  (2)以党委和行政名义联合上报或下发的文件由党委书记和校长联合签发。

  (3)以党委办公室名义发出的上报文件材料,由分管党办工作的书记或副书记签发;党委办公室名义发出的下发文件,由党委办公室主任签发。

  上行文在校领导审签后可添加签发人,签发人在发文字号右侧居右空一字,签发人姓名用3号楷体。遇多个签发人,按发文机关顺序排列。

  7、校对

  已经领导人审签过的文稿,在发送之前应交由拟文部门校对。经校对如需对文稿内容作实质性修改,须报原审批领导人复审。

  8、用印

  印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,顶端上距正文(或附件说明)一行之内。

  9、发送

  选择发文方式:根据公文性质、内容选择普发或点发。

  (1)普发:直接发布校园网学校发文。

  (2)点发:根据文件或会议纪要的内容分送领导和有关职能部门。

  上行文一般将纸质稿打印后加盖学校党委或党委、行政印章,寄送主送、抄送单位,并给拟稿部门留存一份。

  10、存档

  (1)打印底稿,加盖党委办公室印章后以备纸质存档。

  (2)电子公文发送后存档。

  (二)校外来文办文程序

  非涉密校外来文可在电子公文系统办理。校办来文途径主要有:

  1、江苏省电子政务平台。

  2、苏州市电子公文交换系统。

  3、来信来函。

  4、两办传真。

  5、苏州市教育局。

  6、苏州市文件交换站。

  7、校领导开会带回文件。

  8、部门邮件来文办理。

  校外来文办文程序一般包括:核对--录入--发送--批办--流转--催办--办结--存档等环节。

  1、核对:根据来文途径核对来文是否需要办理。主要查阅来文抬头、发文机构以及文件内容,确定是否需要办理或周知。在确定办理后,按来文的轻重缓急,分党委和行政两类办理。

  2、录入:所有来文均按PDF或WORD格式录入公文系统校外来文,录入内容包括:

  (1)收文编号:按党委、行政(DW、*Z)分别按次序编号。

  (2)来文编号:来文的文号。

  (3)来文标题:来文的文件名。

  (4)来文日期:接收来文的日期。

  (5)来文单位:来文成文机构单位。

  (6)页数:一般是来文的正文页数。

  (7)紧急类型:按文件的轻重缓急选择:普通、紧急、特急。

  (8)备注:对来文正文中的重要信息加以备注。

  (9)上传正文及附件,若有多个附件按顺序上传。附件名一般是文件标题名+来文文号。

  3、发送:按文件类型发送党办秘书或校办秘书。

  4、批办:党办主任或校办主任拟定批办意见。

  5、流转:两办秘书按领导批示流转来文。

  6、催办:在文件流转中按领导批示意见和文件要求进行催办。

  7、办结:确认文件流转完毕后办结。

  8、归档:根据文件类型、内容、办理情况初定归档单位。打印来文和文件办理单,并将电子公文发送归档单位后存档。

  (三)“校内行文”:各院系、各部门、各直属单位涉及党委方面需要向学校行文报告、请示各类事情。

  校内行文程序一般包括:拟文单位主要负责人签署意见后由单位秘书发送党办秘书,党办秘书将行文发送党办主任拟办,党办秘书按拟办意见流转校领导或相关部门、单位,根据办理需要党办秘书可再次流转给党办主任批办后进一步呈校领导阅示。流程结束后发送至拟文单位和涉及部门阅知。

  (四)“通知公告”:党委办公室直接拟定的通知或其他部门拟定需党委办公室发布的通知。

  通知公告的发布程序一般包括:拟稿--录入--核稿--发送--发布。

  核稿:根据工作需要拟稿,经校领导或党办主要负责人审核后确需发布的通知;涉及其他部门拟定需党办发布的通知,起草部门主要负责人和党办负责人审核后,需发布的通知。

  录入:拟稿人将通知内容录入公文系统,包括标题,即通知的题名,类型选择公告通知,将调整后通知正文格式(正文格式与发文正式格式一致)选择优化模式粘贴,填写拟文单位,联合发布按顺序并列排列。

  核稿:预览,校对通知发布内容和格式。

  发送:拟稿人发送至党办秘书。

  发布:党办秘书预览通知,核对无误后发布。

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