城市花园物业管理公司质量体系
--采购管理程序
1.目的
控制采购过程,保证所采购物资和服务符合质量要求.
2.范围
适用于公司内各类物资和服务的采购管理.
3.职责
3.1 总经理办公室后勤主管负责物资采购的实施,行政副主任负责物资采购的管理控制.
3.2 品质管理部负责组织对分供方进行评定和控制.
3.3 各部门质检员或专业技术人员负责采购物资和服务的验收.
4.程序
4.1 根据采购物资对服务质量的影响程序,将采购物资分为三类：
A类：对服务质量有重大影响的物资.如：土建材料、木材、机电设备等. B类：对服务质量有直接影响的物资.如：娱乐设施、花草树木、清洁物品用于客户水电设施维修使用物资等. C类：对服务质量无明显影响的物资.如：办公文具等
4.2 采购资料
4.2.1 物资使用部门负责提供采购资料,包括：规格、名称、价格、技术要求、相关国家、专业标准等.
4.2.2 总经理办公室后勤人员及时收集采购资料,不断按《分供方评估管理程序》调整《合格分供方名单》,并保存采购资料.
4.3 采购计划审批
4.3.1 各物资使用部门每月于25日前根据工作计划,填写《物资申请单》由部门经理签字后交总经理办公室后勤主管汇总后报总经理审批.
4.3.2 《物资申请单》包括：物资名称、规格、型号、等级、数量、价格、交货期、技术要求、检验方法等内容,必要时注明分供方名称.
4.3.3 计划审批后后勤主管安排仓管员根据库存情况制作全公司采购计划填写《物资申请单》.
4.3.4 后勤主管审核公司《物资申请单》,并将各部门《物资申请单》于26日前同时报总经理或其授权人审批.
4.3.5 审批工作在每月28日前完成.
4.3.6 采购员根据审批后的安排《物资申请单》及《合格分供方名单》实施采购.大批量集中采购于月底前完成.
4.3.7 后勤主管及时将各部门《物资申请单》中未列入全公司采购计划项目反馈到各部门.
4.3.8 应急物资的采购由部门经理、总经理助理审核后报总经理批准.
4.3.9 固定资产和高额物资采购需加专项报告.
4.3.10 各级管理采购物资审批权,按财务规定执行.
4.3.11 需要采购服务的部门提出服务采购申请,经部门经理、总经理助理审核后报总经理审批.
4.3.12 按《分供方评估管理程序》或《设备(服务)合格分供方名单》选择合格分供方.
4.3.13 按《合同审批程序》实施签订合约,合约必须明确我方要求,及双方承担的责任.
4.3.14 严格履约.
4.4 采购物资的验证
4.4.1 物资购进后,采购员应及时通知质检员办理入库报检手续;库管员根据《物资申请单》项目进行检验及入库登记,填写《入库单》,做好台帐记录.
4.4.2 质检员对物资进行验收时,若发现物资有标识破损、遗失、模糊、物品受潮、水迹、油迹、破裂等异样,必须打开包装进行检验或向经理报告,填写《物资验收单》.
4.4.3 如果采购物资需在分供方供货处进行检验时,由后勤主管负责组织相关部门质检员与分供方联系,实施现场验证,认真填写《物资验收单》.
4.4.4 如果客户提出对我公司分供方验证时,由后勤组负责双方联系,公司可以参考其意见,但客户的验证结果不能代替公司对采购物资的检验.
4.4.5 机电设备等技术性较强的物资验收由物资申请部门组织或指定专人验收其技术性能等.
4.4.6 使用部门(人)在使用物资前应进行验收,以确保其质量符合要求.
4.4.7 服务质量验收由服务申请部门负责.
4.4.8 当出现不合格物资时,由质检员填写《不合格物资处理单》,并呈请部门经理审批,由采购员按审批意见处理执行.
4.4.9 对小批量采购的A、B类物及首次承接的分供方可采取全部检验的方法.
4.4.10 采购完成后采购的有关文件由使用部门及后勤各自保存备份以备查阅.
4.4.11 对采购服务不合格项由服务采购部门负责人根据合同等,要求分供方赔偿或返工.
4.5 物资的保管按《仓库管理程序》执行.
5.监督执行 由总经理办公室监督执行.
6.支持性和相关性文件
6-01-01 《A、B、C类物资合格供应商名单》
**S4.15-01 《仓库管理程序》
**S4.6-01-02 《设备(服务)合格分供方名单》
7.质量记录及表格
**S4.6-01-F1-01《物资申请单》
**S4.6-01-F2-01《入库单》
**S4.6-01-F3-01《物资验收单》
**S4.6-01-F4-01《不合格物资处理单》
物业经理人网 www.pMceo.com篇2：世茂第一太平物业采购控制程序
世茂第一太平物业采购控制程序
1范围
本程序依据GB/T19001-2000idtISO9001:2000质量标准中7.4条款和公司质量手册中相关章节编制，适用于上海世茂第一太平物业服务有限公司及各管理中心(处)对物业管理服务过程中有关采购过程活动进行控制。
2目的
通过对物业管理及服务的采购过程进行控制，确保采购符合规定的要求。适用于管理中心(处)在物业服务过程中所需物品的采购以及顾客委托的采购。
3职责
3.1公司行政人事部负责公司物品采购的归口管理，工程部负责工程设备、设施服务采购项目的归口管理，管理中心(处)负责项目内部物品采购的归口管理
3.2管理中心(处)负责采购计划计划的编制，管理中心(处)经理负责管理中心(处)内部各部门物品采购计划的审核，仓库保管员负责对采购的物品实施验证。
4程序
4.1采购物品的分类
4.1.1管理中心(处)将所采购物品按其对服务质量的影响程度进行分类，分为关键物品和一般物品，并建立合格供应商名单。
4.1.1.1关键物品
直接为客户提供服务且对服务质量有重要影响的物品;
单件物品价格昂贵的物品。
4.1.1.2一般物品
对服务质量影响较小的辅助材料或低值易耗品。
4.2采购供方的选择、评价
4.2.1根据供方按公司的要求提供产品的能力评价及其价格、服务选择供方。
4.2.2管理中心(处)组织相关部门对关键物品和服务供方实施评价，填写《供方合同履行能力评审表》经评价符合即可列入《合格供方一览表》，其评价内容为：
4.2.2.1供方有营业执照;
4.2.2.2产品具备合格证明且质量满足使用要求;
4.2.2.3试采购经验收合格。
4.2.2.4适当时包括：
a.质量体系认证证书
b.公司对供方质量管理体系进行审核的结果。 c.供方产品的质量、价格、供货能力、服务等情况。
4.2.3对于一般物品，试采购经验收合格即可列入《合格供方一览表》。
4.2.4《合格供方一览表》报管理中心(处)经理、经审核、批准后备案并发放至相关部门。
4.3采购供方的重新评价 管理中心(处)组织每年对《合格供方一览表》进行一次重新评价，并制定新的《合格供方一览表》。每年定期对供方进行一次跟踪重新评价，填写《供方合同履行能力评审表》，评价按质量、供货能力、价格和售后服务等因素填写，评价不符合的应取消其合格供方资格;如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其供应物品的进货验证及服务监督。
4.4物品的申购和采购
4.4.1采购计划
4.4.1.1申购部门负责人根据部门的工作计划及仓库库存情况审定编制采购计划，采购计划应防止仓库库存的超量与短缺。
4.4.1.2采购计划应包括采购产品规格型号、数量、交货期等内容;
4.4.2组织采购
4.4.2.1管理中心(处)根据各部门的采购计划和仓库的库存物资帐平衡后由指定的采购员采购;
4.4.2.2关键物品的采购其品牌必须符合关键物品一览表中的规定;
4.4.2.3特殊情况急需申购或不能在合格供方处购得，由部门负责人填写申购单，经审核批准后，方可采购。
4.4.2.4顾客委托采购的物品根据部门开具的申购单，经批准后即可采购;
4.5关键物品的新增/变更
4.5.1关键物品的新增/变更，必须对新品牌重新评审。
4.5.2采购部门对关键物品作新增/变更说明，由相关部门负责人审核，报管理中心(处)经理批准。
4.5.3管理中心(处)安排采购少量物品交使用部门在适当范围内进行试用，并由使用部门组织评价。
4.5.4使用部门根据产品质量、试用结论及本程序4.3的要求作出评价，由部门负责人审核，报管理中心经理批准。
4.5.5管理中心(处)根据审批结果修订物品分类一览表。
4.6采购物品的验证
4.6.1采购物品的验证
4.6.1.1采购物品验证按进货验证和仓库管理规定对有关采购物品验收要求执行，并填写物品进货验证记录，符合要求后，由仓库保管员填写“收料单”; 4.6.1.2被确定为关键物品的采购，应采购指定的品牌，由仓库保管员负责进货验证。并做好验证记录;
4.6.1.3顾客委托采购的物品，按指定的品牌、规格要求进行验证。对供方已经检验过的物品，仓库保管员也需重新验证;
4.6.1.4验证后不符合规定要求的物品，应作拒收、退货或调换处理，并做好标识;
4.6.1.5当公司需到供方货源处对采购物品进行验证时，应在合同中加以规定，明确验证的安排和物品放行的形式;
4.6.1.6如遇特殊情况无法按程序验证，经管理中心(处)经理批准后可采取紧急放行，但关键物品不允许紧急放行;
4.6.1.7采购的物品若属批量进货，进货验证数量规定如下：关键物品少于10件验证比例为100%，超过10件抽验10%，且不少于10件;一般物品，比例为10%。
4.6.2外协委托服务的验证
4.6.2.1工程部负责组织相关部门对供方提供的外协委托服务质量进行验证，每年对供方进行一次评价。
4.6.2.2管理中心(处)经理及各部门负责人对相关供方负有管理、监督和检查职责。发现供方有不合格应及时纠正并予以记录，作为对供方评价时的依据;
4.6.2.3管理中心(处)各相关部门负责对空调、外墙清洗、绿化养护、水箱清洗、电梯等项目供方每次提供服务后验证服务结果。
4.6.2.4工程部组织管理中心(处)每年负责组织管理中心(处)相关部门对供方服务项目质量作出评价。
4.7采购资料和记录的保管
4.7.1行政人事部负责保管公司所有采购资料，包括采购计划、外协委托服务协议等文件。管理中心(处)负责保存本部门所有采购资料，包括采购计划、外协委托服务协议等文件，保存期为两年。
4.7.2采购物品的验证记录、外协委托服务验证记录由管理中心(处)负责纳入合格供方档案保存。
5相关文件
《记录控制程序》
《不合格控制程序》
6相关记录
《供方合同履行能力评审表》
《合格供方一览表》
篇3：项目管理处物资的采购控制程序
项目管理处物资的采购控制程序
1.0目的
对物资采购的申请、计划的编制、审批等过程制定相应程序，确保采购物资符合规定要求。
2.0适用范围
适用于管理处提供服务活动所需物资的采购。其他物资(如办公用品)的采购可参照执行。
3.0职责
3.1提出采购的部门制定《采购计划》和其他采购文件，由部门负责人或分管领导审核后报公司批准。
3.2提出采购的部门负责实施采购。
4.0工作程序
4.1物资的采购
4.1.1计划性采购
4.1.1.1仓管员根据物资库存情况，作出下月补充物资采购计划。
4.1.1.2各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划，说明物资的名称、型号、规格、数量等(如有特殊要求，须说明)。
4.1.1.3各部门将月份物资采购计划交本部门经理审核后，报公司总经理批准。
4.1.1.4各部门将批准后的采购计划交负责采购的人员由其在合格供应商处进行采购。
4.1.2零星采购
4.1.2.1各部门需要零星物资和计划外的物资时，先填写《请购单》，说明物资的名称、型号、规格、数量、用途等(如有特殊要求，须注明)。
4.1.2.2《请购单》由各部门主管确认后按公司的有关规定执行审批和报批手续后交负责采购的人员。
4.1.2.3采购人员一般在合格供应商处进行采购，如有急需等特殊情况，根据物品价值可由部门负责人或总经理批准后也可在其他供应商处对实物质量进行验证合格购买。
4.2供应商的选择
见《分供方的选择和评审程序》。
4.3验证
见《进货检验程序》。
4.4采购人员在进行采购时，将采购物资的时间、供应商登记在计划表或《请购单》相应栏目内。 4.5采购回来的物资交仓管员办理入库手续并作出记录。
5.0相关文件
5.1《分供方的选择和评审程序》
5.2《进货检验程序》
5.3《采购计划》 5.4《请购单》
篇4：世茂第一太平物业采购控制程序
世茂第一太平物业采购控制程序
1范围
本程序依据GB/T19001—2000idtISO9001:2000质量标准中7.4条款和公司质量手册中相关章节编制，适用于上海世茂第一太平物业服务有限公司及各管理中心(处)对物业管理服务过程中有关采购过程活动进行控制。
2目的
通过对物业管理及服务的采购过程进行控制，确保采购符合规定的要求。适用于管理中心(处)在物业服务过程中所需物品的采购以及顾客委托的采购。
3职责
3.1公司行政人事部负责公司物品采购的归口管理，工程部负责工程设备、设施服务采购项目的归口管理，管理中心(处)负责项目内部物品采购的归口管理
3.2管理中心(处)负责采购计划计划的编制，管理中心(处)经理负责管理中心(处)内部各部门物品采购计划的审核，仓库保管员负责对采购的物品实施验证。
4程序
4.1采购物品的分类
4.1.1管理中心(处)将所采购物品按其对服务质量的影响程度进行分类，分为关键物品和
一般物品，并建立合格供应商名单。
4.1.1.1关键物品
?直接为客户提供服务且对服务质量有重要影响的物品;
?单件物品价格昂贵的物品。
4.1.1.2一般物品
?对服务质量影响较小的辅助材料或低值易耗品。
4.2采购供方的选择、评价
4.2.1根据供方按公司的要求提供产品的能力评价及其价格、服务选择供方。
4.2.2管理中心(处)组织相关部门对关键物品和服务供方实施评价，填写《供方合同履行能力评审表》经评价符合即可列入《合格供方一览表》，其评价内容为：
4.2.2.1供方有营业执照;
4.2.2.2产品具备合格证明且质量满足使用要求;
4.2.2.3试采购经验收合格。
4.2.2.4适当时包括：
a.质量体系认证证书
b.公司对供方质量管理体系进行审核的结果。
c.供方产品的质量、价格、供货能力、服务等情况。
4.2.3对于一般物品，试采购经验收合格即可列入《合格供方一览表》。
4.2.4《合格供方一览表》报管理中心(处)经理、经审核、批准后备案并发放至相关部门。
4.3采购供方的重新评价
管理中心(处)组织每年对《合格供方一览表》进行一次重新评价，并制定新的《合格供方一览表》。每年定期对供方进行一次跟踪重新评价，填写《供方合同履行能力评审表》，评价按质量、供货能力、价格和售后服务等因素填写，评价不符合的应取消其合格供方资格;如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其供应物品的进货验证及服务监督。
4.4物品的申购和采购
4.4.1采购计划
4.4.1.1申购部门负责人根据部门的工作计划及仓库库存情况审定编制采购计划，采购计划应防止仓库库存的超量与短缺。
4.4.1.2采购计划应包括采购产品规格型号、数量、交货期等内容;
4.4.2组织采购
4.4.2.1管理中心(处)根据各部门的采购计划和仓库的库存物资帐平衡后由指定的采购员采购;
4.4.2.2关键物品的采购其品牌必须符合关键物品一览表中的规定;
4.4.2.3特殊情况急需申购或不能在合格供方处购得，由部门负责人填写申购单，经审核批准后，方可采购。
4.4.2.4顾客委托采购的物品根据部门开具的申购单，经批准后即可采购;
4.5关键物品的新增/变更
4.5.1关键物品的新增/变更，必须对新品牌重新评审。
4.5.2采购部门对关键物品作新增/变更说明，由相关部门负责人审核，报管理中心(处)经理批准。
4.5.3管理中心(处)安排采购少量物品交使用部门在适当范围内进行试用，并由使用部门组织评价。
4.5.4使用部门根据产品质量、试用结论及本程序4.3的要求作出评价，由部门负责人审核，报管理中心经理批准。
4.5.5管理中心(处)根据审批结果修订物品分类一览表。
4.6采购物品的验证
4.6.1采购物品的验证
4.6.1.1采购物品验证按进货验证和仓库管理规定对有关采购物品验收要求执行，并填写物品进货验证记录，符合要求后，由仓库保管员填写“收料单”;
4.6.1.2被确定为关键物品的采购，应采购指定的品牌，由仓库保管员负责进货验证。并做好验证记录;
4.6.1.3顾客委托采购的物品，按指定的品牌、规格要求进行验证。对供方已经检验过的物品，仓库保管员也需重新验证;
4.6.1.4验证后不符合规定要求的物品，应作拒收、退货或调换处理，并做好标识;
4.6.1.5当公司需到供方货源处对采购物品进行验证时，应在合同中加以规定，明确验证的安排和物品放行的形式;
4.6.1.6如遇特殊情况无法按程序验证，经管理中心(处)经理批准后可采取紧急放行，但关键物品不允许紧急放行;
4.6.1.7采购的物品若属批量进货，进货验证数量规定如下：关键物品少于10件验证比例为100%，超过10件抽验10%，且不少于10件;一般物品，比例为10%。
4.6.2外协委托服务的验证
4.6.2.1工程部负责组织相关部门对供方提供的外协委托服务质量进行验证，每年对供方进行一次评价。
4.6.2.2管理中心(处)经理及各部门负责人对相关供方负有管理、监督和检查职责。发现供方有不合格应及时纠正并予以记录，作为对供方评价时的依据;
4.6.2.3管理中心(处)各相关部门负责对空调、外墙清洗、绿化养护、水箱清洗、电梯等项目供方每次提供服务后验证服务结果。
4.6.2.4工程部组织管理中心(处)每年负责组织管理中心(处)相关部门对供方服务项目质量作出评价。
4.7采购资料和记录的保管
4.7.1行政人事部负责保管公司所有采购资料，包括采购计划、外协委托服务协议等文件。管理中心(处)负责保存本部门所有采购资料，包括采购计划、外协委托服务协议等文件，保存期为两年。
4.7.2采购物品的验证记录、外协委托服务验证记录由管理中心(处)负责纳入合格供方档案保存。
5相关文件
《记录控制程序》
《不合格控制程序》
6相关记录
《供方合同履行能力评审表》
《合格供方一览表》
篇5：物业分公司采购管理程序
物业分公司采购管理程序
总经理办公室负责按《采购管理程序》对本公司的采购活动进行控制，保证所采购的物资或服务符合要求。
1.总经理办公室为保证所采购用于服务的物资、材料符合要求;应向采购人员明确采购要求，确保采购活动处于受控状态。应包括:
a.对所采购的物资、材料指定品牌。
b.明确所采购物资、材料名称、数量、型号、价格。
c.如果可行也可以指定那些质量可靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。 以上要求必须文件化。
2.各部门在采购分供方的服务时，首先应对分供方的能力能够满足我们要求进行评估，只有确认分供方有能力满足我们要求时，才能把他们做为我们合格分供方为我们提供服务。
3.采购合格服务活动时，必须向合格方供方明确我们的要求，而且这些要求必须是书面文件化的。
4.采购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。
5.对采购的物资、材料、服务按《采购管理程序》进行验收。