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天津万科物业管体系文件控制细则

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天津万科物业管体系文件控制细则

  1.目的为体系文件编写格式及编码方法提供指引

  2.范围适用于公司质量管理体系文件控制

  3.方法和过程控制 3.1 文件格式

  3.1.1 质量手册表头格式(宋体,小四、加黑)

  天津万科物业管理有限公司质量手册编号

  名称章节版本第页共页

  编制更改审核批准生效期

  3.1.2 程序文件表头格式(宋体,小四、加黑)

  天津万科物业管理有限公司程序文件编号

  名称版本第页共页

  编制更改审核批准生效期

  3.1.3作业指导文件表头格式(宋体,小四、加黑)

  天津万科物业管理有限公司作业指导文件编号

  名称版本第页共页

  编制更改审核批准生效期

  3.1.4程序文件和作业指导文件内容格式

  1.目的--阐述编制该文件的作用

  2.范围--指明该文件适用的部门或领域

  3.职责--明确在该活动或过程中相关人员或部门的职责

  4.定义--对文件中不好理解或容易产生歧义的名词术语给予解释(可删减)

  5.方法和过程控制--对过程中各环节的先后顺序、相互作用及控制方法进行详细阐述

  6.支持性文件--在该文件实施中涉及到的其它文件(可删减)

  7.质量记录表格--在该文件实施中需要用到的记录表格(可删减)

  3.1.5 文件内容格式

  3.1.5.1文件内容使用宋体小四号字体,行间距为固定值22磅

  3.1.6表格格式

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篇2:物业管理公司质量体系文件:质量记录控制程序

  物业管理公司质量体系文件:质量记录控制程序

  1.0 目的

  证明产品满足规定要求的程度以及质量体系有效运行的证据。

  2.0 适用范围

  适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。

  3.0 职责

  各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。

  4.0工作程序

  4.1证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。

  4.1.1分供方提供的记录也应纳入管理范围。

  4.1.2各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。

  5.2质量记录的载体可以是书面的,也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。

  5.3各部门要根据自己的实际情况规定各种记录的最低保存期。

  5.4所有的记录要按各类形存档,记录夹上要有记录标识和种类的目录或存档方式的说明。

  5.5对于保存期内的记录要妥善保管,封装时要作出标识。

  5.6各部门要编制自己的《质量记录清单》。

  5.7行政部保留各部门现行记录总览表以及其记录的空白格式,当有任何更改时应随时更新该总览表。

  5.8质量记录的填写要求

  5.8.1操作人员填写记录要清晰及时,不能超过已完成的活动2个小时。

  5.8.2不能随意涂改质量记录,如涂改则要在涂改处写上涂改者姓名、日期,否则无效。

  5.9各部门各自编制所负责的《质量记录清单》,按《文件和资料的编号规则》进行标识。

  5.10各部门每月上旬按《质量记录清单》收集上月的质量记录,并编目、存放。

  5.11质量记录由各部门贮存在适宜的环境中,防止损坏、变质和丢失。

  5.12 质量记录的查阅由部门主管控制,借阅者要登记在《借阅登记簿》上,在规定的时间内归还。

  5.13在合同有要求时,质量记录可提供给顾客及其代表查阅。

  5.14增加质量记录的内容、格式更改。

  5.14.1若取消或增加记录时,应向管理者代表提出申请,参照《文件和资料控制程序》。

  5.14.2若记录的格式有改变时,应到资料室撤换旧的表格。

  5.14.3管理者代表不定期对各部门的记录现行状态进行抽查,以确保现场使用的是最新的记录格式,以及其记录的管理,保存的情况良好。

  6.0 相关文件

  6.1 《文件和资料的控制程序》

  6.1《文件和资料的编号规则》

  7.0相关记录

  7.1《质量记录清单》

  7.2《借阅登记簿》

  编写: 审批:

篇3:物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序

  物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序

  1.0 目的

  确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的,防止误用失效或作废的文件和资料。

  2.0 适用范围

  适用于质量体系所形成的文件和资料。

  3.0 职责

  3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

  3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

  4.0 工作程序

  4.1文件和资料的分类

  4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

  4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

  4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

  4.2文件和资料的编号

  按《文件和资料的编号规则》执行。

  4.3文件和资料的受控状态

  4.3.1质量手册分为受控和非受控两种,受控文件和资料在第一页加盖"受控文件"印章,注明受控号,非受控文件一般只进行编号。

  4.3.2质量体系文件均为受控文件,加盖"受控文件"印章。

  4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外,其它现场使用的可不盖受控章。

  4.4文件和资料的编写、审批

  质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写,管理者代表或物业管理公司经理审批。

  4.5文件和资料的发布

  4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量,领用人在《文件和资料领用签收表》上签名,领取注有受控号和加盖"受控文件"印章的文件和资料。

  4.5.2使用部门受控文件如有丢失,可提出书面申请,说明原因和理由,管理者代表批准后,重新发放,注明丢失的原因;破损的以旧换新。

  4.6文件和资料的更改

  4.6.1文件和资料更改时,由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》,审核批准由原审批人进行,当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改,增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

  4.6.2文件和资料更改审批通过后,由行政部实施,资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单,到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件,应同时收回作废的旧文件和资料,并留下记录。

  4.7文件和资料的管理

  4.7.1文件和资料经编、审、批签名后,原件交管理者代表归档,列入《质量文件清单》受控。

  4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

  4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时,登记在《借阅登记簿》上,按规定的时间归还。

  4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

  4.8文件和资料的换版与作废

  4.8.1文件和资料每版更改不超过五次,修改次数号用"正"字的笔划数表示,"一"表示第一次更改,"T"表示二次更改......"正"表示第五次更改,若1次更改内容较多也可换版。版本号用A、B、C......表示,A表示第1版,以此类推。

  4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录,立即盖上"作废"印章,统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料,在第一页上盖上"保留资料"印章方可留用。

  5.0 支持性文件

  5.1 《文件和资料的编号规则》

  5.2 《文书、档案、资料管理办法》

  6.0 相关记录

  6.1 《文件和资料领用签收表》

  6.2 《文件和资料更改申请表》

  6.3 《质量文件清单》

  6.4 《借阅登记簿》

  6.5 《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

  编写: 审批:

篇4:物业管理公司质量体系文件:培训控制程序

  物业管理公司质量体系文件:培训控制程序

  1.0目的

  通过对公司所有员工实施必要的培训,使其掌握相应岗位的操作技能和服务质量意识,确保员工素质满足公司的要求。

  2.0适用范围

  适用于公司所有培训工作。

  3.0职责

  3.1管理者代表负责物业管理公司年度培训计划的制定和监督实施工作,年度培训计划应在年终总结结束后10个工作日内提出,并由物业管理公司经理负责审核、批准。

  3.2行政部负责组织对各类员工培训效果进行考核和鉴定;并负责保存由公司组织进行培训的记录。

  3.3各部门主管和管理处主任配合公司年度培训计划的要求,制定本部门相应的培训计划见《员工培训计划表》,并负责组织实施,培训记录由各部门和管理处负责归档保管,有必要时,相关部门制订部门培训制度,参见《保安人员培训制度》。

  4.0工作程序

  4.1入职培训

  4.1.1所有新入职本公司的员工都应接受该项培训及考核。

  4.1.2对新员工的培训主要包括以下内容:

  a)公司的基本情况、组织架构,

  b)公司的质量方针、目标、企业精神及物业管理工作基本知识,

  c)《员工手册》、职业道德及质量意识教育,

  d)对员工的期望及要求。

  4.1.3该项培训由行政部或行政部指定人员组织实施并保存记录。

  4.2上岗培训

  4.2.1员工入职培训合格后或转换工种前均需经上岗培训,培训时间根据工作岗位的要  求而定。

  4.2.2上岗培训主要内容包括

  a)应知部分:如岗位的基本情况(岗位职责、人员配置及设备、设施的分布等),

  b)应会部分:岗位工作操作规程,异常状况时的特殊处理程序等。

  4.2.3上岗培训由各用人部门负责组织,并指定专人进行。《培训记录》由各部门保存,《员工培训登记表》保存于员工档案中。

  4.3在职培训

  4.4员工参加外部培训按公司有关行政制度执行。

  4.5除了以质量手册、流程文件以及作业指导书等工作文件作为员工的培训教材外,各部门可依据本部门工作实际编制培训教材,如编制教材应由行政部审核,并由行政部至少每半年组织一次对培训教材的评审。

  5.0相关文件

  5.1《保安人员培训制度》

  5.2《保洁部员工培训考核流程》

  5.3《工程部新入职员工培训流程》

  6.0相关记录

  6.1《培训记录》

  6.2《员工培训登记表》

  6.3《员工培训计划表》

篇5:物业ISO体系文件控制程序:文件控制程序

  物业ISO体系文件控制程序:文件控制程序

  体系8

  文件控制程序

  1 目的

  对与公司质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。

  2 范围

  适用于与质量管理体系有关的文件控制。

  3 职责

  3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。

  3.2副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。

  3.3管理者代表负责审核质量手册和程序文件。

  3.4物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定期评审及修改和资源提供。

  3.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

  3.6各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

  4 程序

  4.1 文件分类及保管

  4.1.1 质量手册和程序文件由综合部备案保存。

  4.1.2 第三级文件可分为两类:

  a)部门岗位职责,由各相关部门自行保存并报综合部备案存档;

  b)其他质量文件:可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划其他标准、规范等,文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

  4.1.3 公司级管理性文件,如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件,包括与质量管理体系有关的政策,法规文件等及管理标准(部门管理制度等)部门质量记录文件等,由综合部保存。

  4.1.4 技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等),由工程科保存。

  4.2 文件的编号

  4.2.1 质量管理体系文件的编号

  a)质量手册:

  质量手册缩写代号:ZLSC一版次,手册中各章以章节号区分。

  例如:ZLSC一20**A,表示公司质量手册20**年第A版。

  b)程序文件缩写代号: C*一版次,程序中各章以章节号区分。

  例如:C*41一20**A,表示公司第四章第一个程序文件20**年第A版。

  c)质量记录:主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号

  例如:BG一5.6一01,表示物业部在程序文件中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。

  c)各部门其他质量文件:部门代码-文件顺序号-年号

  例如:GC-05-20**,表示工程科于20**年发放的第5号文件。

  4.2.2 各部门代号规定如下:

  物业部:BG;工程科:GC;服务中心:FW。

  4.3 文件的编写、审核、批准、发放

  文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的和充分的:

  质量手册由物业部负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由综合部负责登记、发放;

  程序文件由各部门负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由综合部负责登记、发放;

  各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总,由管理者代表审核,报总经理批准,综合部负责登记、发放;

  应确保文件使用的各场所都得到相应文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

  4.4文件的受控状况

  文件分为‘受控”和“非受拄”两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章,并注明分发号。

  4.5文件的更改

  a)质量手册由物业部组织更改,填写《文件更改申请》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由综合部发放。物业部应保留文件更改内容的记录;

  b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;

  c)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯一性。

  d)应能识别所有文件的修订状态,如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。

  4.6文件的领用

  a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》,经相应主管部门负责人审批方可领用。

  b)因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效;发放部门作好相应发放签收记录。

  4.7文件的保存、作废与销毁

  4.7.1 文件的保存

  a)与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在干燥通风,安全的地方;

  b)各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。

  c)对受控文件,各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报综合部备案,如内容没有变化,应通知物业部;

  d)任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。

  4.7.2文件的作废与销毁

  a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出,并标注“作废”字样,确保防止作废文件的非预期使用;

  b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识;

  c)对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由物业部授权相关部门销毁。

  4.7.3文件的复制

  复制与质量管理体系有关的文件,由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

  4.8 外来文件的控制

  4.8.1 收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以确保其有效。

  4.8.2 工程科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本,统一编号、加盖受空印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回。

  4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”,并报物业部备案。

  4.9 每年半年由物业部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审,各部门结合平时使用情况进行适时评审,必要时予以修改,执行4.5条款规定。

  4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。

  4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

  5 相关文件

  5.1《质量记录控制程序》。

  6 质量记录

  6.1《文件发放、回收记录》。

  6.2《部门受控文件清单》。

  6.3《文件更改申请》。

  6.4《文件销毁申请》。

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