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谈政府机关办公楼物业管理

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谈政府机关办公楼物业管理

  谈政府机关办公楼物业管理

  机关办公楼的物业管理服务作为物业管理服务的一种类型,有物业管理的共性,如保洁、保安、工程等几大模块,又因为服务对象的特殊性,又与其他公共写字楼有着很大的服务区别和特色。笔者作为一个多年从事机关办公楼的物业管理人,总结了一些机关办公楼的物业管理人,总结了一些机关办公楼的服务要点和案例,供同行们参考。

  政府机关办公楼物业管理的服务要点

  一、注重学习《保密法》,加强员工的保密意识,建立完善的保密规章和培训制度

  二十世纪九十年代初,物业管理行业刚刚开始,特别是在北方,没有成型物业模式可参照,我所在的经中太联公司开始向饭店业学习,借鉴北京昆仑饭店、广州白云宾馆,北京王府饭店等知名品牌酒店的规章制度,结合机关服务需求,写出了近九万字的管理制度汇编。在项目的实际运作中,与机关服务中心签订了讲政治、守纪律,带有政治保密意义的协议,另外,对全体员工进行保密工作教育,并逐步形成了“三不”制度,即不该看的不看、不该听的不听、不该说的不说,绝对禁止翻看领导的文件,禁止打着部委单位的旗号外出宣传,禁止以任何形式向外传递不该外传的信息,如果出现问题严肃处理责任人。例如:服务班的一名员工,往自己的电话本上记录领导的电话号码,主管人员发现后,当即指出,该员工违反了不得记录与工作无关住处的规定,公司对其进行了辞退处理。

  多年来,公司形成了对所有新学员进行一周的理论教育,一周的保密法教育,两个月的岗下代培实操演练,经全面考核合格后方可上岗的制度。

  二、开展服务差异性的教育,加强对员工服务意识的熏陶

  在对员工的培训中,我们以在市场花钱买东西可以挑拣的例子,引导大家理解“花钱买服务”的真正内涵在于,提高服务质量。1997年,社会下岗职工大量涌现,在保洁工作岗位招收了一些下岗职工,在我们严格的管理制度和服务标准的基础下,一些员工不能接受,甚至出现了以工装厚、管的太严等一些理由罢工,经过加强培训和服务意识的熏陶,员工的素质提高,服务质量也提升了。

  三、突出细节管理和服务,提升物业管理品质

  在政府机关物业管理过程中,标准的服务是由若干的服务内容组成的,在实践中经中太联不断地结合具体机关工作服务需求,修正工作计划和一些细部做法,从而使大家养成了全民管理,注意细节的好习惯。

  例如:在管理西便门机关宿舍楼的过程中出现过这样一件事,一天,一位住户急急忙忙的来到物业管理办公室,索要防盗门厂家的电话,说门被反锁上了,他又没有带钥匙,细心的管理员一边帮他找电话并积极联系,一边询问房中的炉台上是否煮着东西,这位住户忙说“煮着呢”,面对其他家人一时回不来,防盗门厂家的维修人员到不了的情况,我们的管理人员当即组织相关的工程人员,佩带好安全带,冒着危险从该住户的楼上,用绳索将一名工程管理人员从楼上窗户送下,进入该住户家,当打开房门,关上炉台的火时,炉台上的锅已经干了。危险就在细心管理服务和员工勇敢工作的精神下避免了。

  政府机关办公楼物业管理市场开发的特点:

  (一)珍惜做好在管项目,用口碑赢得明天的市场

  说时容易,做时难,要在服务工作中让业主享受优质服务,才能使业主满意,要在管理中提供可靠保障,才能让业主放心,因此,从实际工作的努力到各类关系“度”的把握,都需要用心去作,这期间不是吃苦受累就能够取得最佳效果的,即在原则性与灵活性相结合的基础上,要正确处理好九个关系:

  (1)甲乙双方合同界定与全身心服务的关系;

  (2)适应机关议事程序与急事急办、不忘备案的关系;

  (3)尊重、遵守为先导的政府、社会部门间协调的关系;

  (4)日常维护保养、强制更新与合理成本控制的关系;

  (5)节支降耗与质量效益的关系;

  (6)重点投入、追求品质与打好基础、追求长远的关系;

  (7)公司内部管理过程中情与法的关系;

  (8)员工利益与公司发展和股东利益的关系;

  (9)管理方案的制定、培训贯彻与落实督导的关系。

  (二)追求品质,不计较一时一地,要突出公司的经营目的,以目的为准则面对市场

  公司的发展目标有“名”有“利”,其名在于明天的市场,其利在于今天的生存,二者不可偏袒其一。对进入政府机关办公楼企业的管理者来说,要深知市场习性、把握市场脉搏,大气从事、诚实做人,才能赢得市场。

  例如:在空军医院项目,经中太联较早地进入了总院的干部病房楼,然而相继在综合楼、西配楼的竞标却因价格问题而败北。但是我们在干部病房始终如一的坚持走我们自己的路,即追求品质,也追求效益的做法,从而使空院项目始终保持较高的满意率。后来,在新建成的领导宿舍楼物业管理项目的竞争中,我们赢得了此项目。

  从事机关办公楼的物业管理公司在创业、守业和展业中,要注重各个阶段的侧重点。在初创期阶段,公司立足解决生存问题,公司上下统一思想,目标是打开市场。一个企业冲击市场的前提是要在本专业具备一些基本素质与条件,例如有一支懂专业、会经营的队伍;有一套针对性强的规章制度;有一种蓬勃向上的敬业精神。而在成长期,公司要对物业管理的认识及研究的深度参赛到精细的程度,特别是对物业管理服务的要求与分析,切中物业管理发展的关键,努力做到思想到位、组织到位、运行到位、落实(手段)到位。稳步发展期需要的是适宜的制度建设与规范作用。

  作者:杨海生

  摘自《中国物业管理》三十三期

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篇2:浅议机关办公楼物业管理

  浅议机关办公楼物业管理

  如何组建企业化的物业公司、如何接收、管理、运行机关办公楼(区)物业,如何解决好维修资金筹集使用以及服务收费标准等重点问题,是当前亟待研究解决的课题。笔者就国家机关办公楼(区)物业管理中的问题浅谈几点认识。

  一、建立“准维修基金”的必要性和基金渠道

  目前,社会商品住宅和房改住宅普遍实行了房屋维修基金制度,开始走上良性循环的轨道。与此不同的是,中央国家机关办公楼(区)的大、中修及专项维修则仍实行着报预算、财政审批、拨款的形式。虽说这种方式基本满足了维修的要求,但是自从以企业化性质的物业公司来管理机关办公楼(区)后,一些矛盾凸显出来:物业维修往往有突发性、随机性,没实行企业化管理前,先维修后结算或年终统一结算都可以。实行企业化管理后情况就不同了,根据现行的物业管理合同要求,一般项目的大、中修和专项维修费用不包含在合同收费中。由于物业项目构成的多样性、复杂性,一些大、中修和专项维修工程与正常维护修理工作在实际操作上的区分较为困难,一些维修项目申报后往往需要有双方根据合同和有关标准进行确认的过程。当然,一般问题经过双方协商、研究,大多会得到合理的解决,但是需要一段时间,而项目申报、审批以及核拨维修费也需要一个较长的过程。通过什么途径来解决这一矛盾呢?笔者认为可尝试实行“准维修基金”制度。办法是,由转制后的物业企业的主管单位,核拨一部分可运营的资产给物业企业,让其经营获得一部分利润,从其上交的利润中拿出部分作为“准维修基金”,再委托物业公司进行代管,专款专用,急事先办;经双方确认属正常维修项目的开支再转由物业公司支付,属大、中修项目的可以待申报审核、拨付后与“准维修基金”进行调换。通过建立和使用“准维修基金”既可保护双方合法权益,又可保证物业项目的正常运转。

  二、机关办公楼(区)物业管理收费标准的确定原则

  目前,国家机关办公楼(区)实行物业管理的单位,由于各自情况的差异,在合同收费标准上不甚统一。从发展的趋势看,经过一段时间的运行,具有可比性的机关办公楼(区)的物业管理收费标准应该逐渐趋于一致,但在这一过程中需要考虑解决下列问题。

  (一)按照市场经济的要求,中央国家机关办公楼(区)物业管理的市场最终要向社会开放,社会上同类物业管理的收费标准必将影响到机关办公楼(区)物业管理的收费标准。目前签订合同时就应考虑到未来可能出现的这种影响。合同双方现在就要朝这个方向努力,为最终确定合理的收费标准奠定基础。

  (二)管理服务收费标准的确定,要考虑如下几种因素:一是社会上同类物业项目的管理服务目前收费标准;二是以往管理过程中的实际支出费用;三是向社会上专业部门咨询招标的价格。还要考虑企业和委托方的合理利益,重要的是制定收费标准时要切实按照有关规定来运作,合理确定成本、费用、税金等综合因素。

  (三)在收费参考标准中明确的收费项目,也存在一个与现实物业项目进行比对的过程。因为各个具体的物业项目即使是同一类的系统也是千差万别的,且投入的年代不同,建设水平不同,以往运行、管理维护等也不尽相同,这些都导致了物业的某些系统虽可按参考标准归为一类,但需付出的维修、管理、服务的成本、费用等大不相同。

  三、组建物业企业管理机关办公楼(区)物业过程中几个问题的思考完成机关办公楼(区)物业管理单位的转换,需要做很多工作:组建物业企业,对具体物业进行接收,对接收后的物业进行管理、服务运行等。

  组建物管企业伊始,就应该按现代企业制度来规范企业运作,彻底摒弃以往事业单位办企业那种政企不分、产权混乱、责任、权力、利益混淆的现象。组建公司过程中还有一个不容忽视的问题,就是转入企业工作的原机关事业单位人员的管理问题。目前事业单位的改革正处于启动阶段,国家相关配套政策尚不完善,在这种情况下组建的既有新招聘人员又接收部分机关原正式职工组成的企业,对如何管理好企业并充分发挥两部分人员积极性需要认真研究。笔者认为根据目前情况可采取以下步骤:

  (一)必须改革用人制度。实行人员聘用制度,实现由身份管理向岗位管理转变,由单纯行政管理向法制管理转变,由行政任用关系向平等协商的聘用关系转变,由固定用人制度向合同用人制度转变,建立起符合社会主义市场经济体制要求,符合企业人力资源管理要求的管理制度。

  (二)采用过渡期,结合具体情况实行老人老办法,新人新政策。实行整体按企业用人制度运行,允许个人有过渡期(主要是对原有正式职工),待整体改革和配套政策出台后再进行适当调整。(作者单位:水利部机关服务局)

篇3:四兴办公楼物业管理委托合同

  四兴办公楼物业管理委托合同

  总则

  一、为维护合同双方的合法利益,规范物业管理的行为,达到业主的满意和要求,制定本合同。

  二、本合同共分为:《总则》、《物业管理委托合同书》、《物业管理服务内容及标准》、《物业管理服务费标准》、《资金结算》、《监督管理与检查考核》和《附则》七个组件,均为本合同的有效组成部分,具有同等的法律效力。

  三、本合同未规定的事宜,均遵照中华人民共和国有关法律、法规和规章执行。

  物业管理委托合同书

  甲方:______第四工程公司

  乙方:______物业管理有限公司

  根据有关法律、法规,在自愿平等、协商一致的基础上,甲方将辽宁电力第四工程公司办公大楼(电力大厦)及其附属和共用设施全权委托于乙方实行物业管理,订立本合同。

  一、委托管理的范围及事项

  (一)、管理范围:

  甲方将位于文圣区青年大街九十九号及其区域范围内物业委托给乙方实行统一管理、综合服务。

  物业类型:写字楼

  建筑占地:17666.49平方米建筑面积:13556平方米

  (二)、管理事项:

  1、房屋的使用、维修、养护。包括:屋顶、梁、板、柱、墙体等承重结构,楼梯间、门厅、走廊、墙地面等。

  2、区域内设备、设施维修、养护、运行和管理。包括:供水、供暖、供电、照明、消防及其他设备设施。

  3、市政公用设施和附属建筑物、构筑物的维修、养护、管理。包括:道路、化粪池、沟渠、自行车棚、停车场等。

  4、公用绿地、花木、建筑小品等的养护、管理。

  5、公共卫生的清洁、垃圾收集、清运。

  6、交通与车辆停放秩序的管理。

  7、安全巡视、门岗值勤、安全监控、人员登记。

  8、管理与物业相关的工程图纸,住用户档案与竣工验收资料。

  二、委托管理期限:一年。即____年3月10日始至____年3月9日止。

  三、双方的责任、权利、义务

  (一)、甲方:

  1、代表和维护产权人、使用人的合法权益。

  2、制定业主公约并监督物业产权人、使用人遵守公约。

  3、审定乙方拟定的物业管理制度、年度计划、财政预决算。

  4、检查监督乙方管理工作的实施及制度执行情况。

  5、向乙方提供商业用房和管理用房。

  6、向乙方提供物业管理所需的图纸、档案、资料。

  7、负责保证按规定、按时交纳物业管理费。

  8、协助处理本合同生效前发生的管理遗留问题。

  9、协助乙方做好物业管理工作和宣传教育、文化活动。

  10、不得干涉乙方依法或依据本合同规定的内容所进行的管理和经营活动。

  11、参与确定管理服务费收费标准。

  12、对违反合同规定的乙方和乙方人员,有权终止或要求调换人员。

  13、政策规定由甲方承担的其他责任。

  (二)、乙方

  1、根据有关法律、法规及本合同的约定,制定物业管理制度,自主开展各项管理经营活动。

  2、遵守各项管理法规和合同规定的责任要求,根据甲方授权对物业实施综合管理,确保实现各项管理目标和经济指标,并承担相应责任,自觉接受物业主管部门及有关政府部门和甲方检查监督。

  3、根据需要制定维修方案,报甲方审议通过后组织实施。

  4、向业主和物业使用权人告知物业使用的有关规定,并负责监督。

  5、接受甲方对经营管理过程中财务帐目的监督,并定期报告工作。

  6、对物业的设施、设备不得擅自占用和改变使用功能,如需在物业内改扩建或完善配套项目,须与甲方协商,经甲方同意后报有关部门批准方可实施。

  7、建立物业管理档案并负责及时记载有关变更情况。

  8、负责测算管理区域服务收费标准并向甲方提供测算标准与依据,严格按标准收取费用。

  9、依照甲方委托和业主公约的规定,有权对业主和物业使用人违反法规、规章的行为进行处理。根据实际情况采取批评、规劝、警告、制止、提请有关部门处理等措施。

  10、管理期满向甲方移交全部专用房屋及有关财产、全部物业管理档案及有关资料。

  11、可选聘专营公司承担本物业的专项管理业务,但不得将本物业的管理责任转让给第三方。

  12、负责编制物业年度管理计划、资金使用计划及决算报告。

  四、物业管理服务费

  根据物业管理有关规定收取保洁费、保安费、绿化费、管理费、保养费及特约服务费等。

  总计:428626.83元。

  物业管理服务费标准

  根据国家有关规定并参照相关标准,制定本合同物业服务费收取标准。

  一、清洁卫生费及绿化管理费

  1、保洁费:0.35*12*13556=56935.20元/年

  2、绿化费:0.55*13556=7455.80元/年

  3、化粪池清理费:0.30*13556=4066.80元/年

  二、保安费:0.35*12*13556=56935.20元/年

  三、小修费:每年40,000元

  四、电梯、高压水泵运行保养费:0.45*12*13556=73202.40元/年

  五、供电、供水、供暖运行费:8*800*12=76800.00元/年

  六、收发:3*800*12=28800.00元/年

  七、特约服务费:2*800*12=19200.00元/年

  八、管理费及其他:

  1、管理费:3.5*13556=47466.00元/年

  2、办公费:0.35*13556=4744.60元/年

  3、其他应急费:每年5,000元

  4、法定税费:420606.00 *5.5%=23133.33元/年

  九、中修以上和设备、设施更新费用,由物业公司提出项目并套用相关定额,履行各种手续并由业主审核批准后施行。

  物业管理服务内容及标准

  一、保洁:

  内容:区域内公用部分的日常清洁,设立专职卫生人员以确保为业主提供一个清洁、舒适的工作环境。

  标准:

  1、庭院、门厅、走廊

  每天利用业主休息时间彻底清扫庭院、门厅、走廊一次,垃圾及时清运。业主办公时间设置专职卫生员对区域内的卫生进行保洁维护。保持区域内停车畅 道路、绿地无废弃物,使区域内地面无杂物、污渍。对灯具、开关、把手、楼梯扶手及时擦拭。走廊放置的痰桶及时清理,门厅附近的玻璃幕墙每周擦洗一次。

  2、电梯

  每天清洁、擦拭电梯门、镜面、墙面。每晚彻底清理地面一次。由卫生维护人员随时清理电梯间,每天负责更换地毯,以保持电梯清洁无杂物、污渍。

  3、卫生间

  每晚对卫生间进行彻底清洁。包括:垃圾和方便饭盒及时清走,墙面便器具、洁具、墙瓷砖、地砖的洗刷,拖布和日用品要摆放整齐,每周对卫生间彻底冲刷一次,开水器每周放水、除垢一次,定时喷洒空气清新剂,保证无异味。

  4、绿化

  及时对楼内外绿化植物进行浇水、施肥、修剪,及时清除里面的杂草,每天清除花卉、叶茎的尘土,保持盆内、草坪内无杂物,定期喷洒药剂,使花木无明显枯萎及病虫害现象。

  5、地下停车场

  每周彻底清扫一次,及时清理污水、污物,保持四壁无灰尘。

  6、化粪池

  定时清理、保证正常使用。

  二、保安

  内容:设立专业保安人员以保证业主的人身、财产、消防等方面的安全。

  标准:

  1、值勤

  保安人员按照职责坚持门岗值勤,交接班要准时并做好交接班记录,加强日常巡视和监控,积极与公安部门配合,保证物业安全。

  2、来访登记

  对外来办事人员要进行人员登记、记录和引导,懂得礼仪知识,讲究文明礼貌。对内工作人员要检查、督促持证进入办公楼。

  3、监控室

  控室要实行24小时监控值班,做好值班记录,杜绝非工作人员进入,保证仪器和设备的安全,随时提供监控资料。

  4、消防设备

  定期进行消防设备的检查和保养,保证消防设备始终处于良好状态,发现火灾事故或隐患,及时处理并上报有关部门。

  5、停车场

  停车场的车辆要排列整齐,随时指导车辆停放位置,督促车辆锁闭情况,检查车库的安全性,严防偷盗和交通事故的发生。

  6、其它突发事件

  严防刑事案件和治安事件的发生,随时处理紧急情况和制止突发事件,维护工作秩序,确保正常办公。

  三、小修

  内容:设备、设施小损、小坏的维修,保持房屋原来完好等级为目的的日常养护工程。

  标准:

  1、电气

  随时更换和修复损坏的灯泡、灯具、开关等电器设备,保证各种电气设施和元件的完好。

  2、水暖

  上下水和暖气的保养,水暖设施跑、漏水的止水和修补,水阀、便器具、管道的检修和更换等。

  3、土建

  房屋的主体结构,各种墙、梁、板柱和门窗洞口的修复。

  4、设备

  各种机械设备和电器设备的简单修复。如:开水器、热水器、空调器、供电开关、盘柜、窗帘等。

  5、其他维修项目

  业主要求其他需要维修的项目。如:外点运抵的设备、室内要求装其他设施等。

  6、维修率

  维修及时率达到100%,人员10分钟到位。电气、水暖维修不超过24小时,土建维修不超过3天。

  四、电梯及高压水泵

  内容:对电梯、高压水泵进行日常维护,保养、检修、处理随机问题。

  标准:

  1、维护

  按有关规定及时维护,处理随时发生的问题,使机械始终处于最佳运行状态。保证设备运行率达98%以上。

  2、保养

  乙方应定期对电梯和高压水泵进行保养。如:管道刷防腐漆、电梯抹润滑油等。

  3、检修

  按照设备说明书规定时间和操作规程进行检修,消除各类事故隐患。

  4、应急情况处理

  设备因停电、机械故障或其它原因造成停运、损坏时的人员反应,事故原因的查明,事故处理的结果和当事人受处罚及收教育情况。

  5、各项记录

  值班的人员安排及时间,安全责任及规章制度,运行记录,检修记录,保养记录等。

  6、费用统计

  设备每次维护、正常运行、定期检修及处理突发事故的各项费用统计数据。

  五、供电、供水、供暖

  内容:设立专业人员对供电、供水、供暖设备进行日常维护、保养,按时对各种设备进行检查、保证设备的正常运行,并做到“业主叫,人员到”,及时为业主服好务。

  标准:

  1、运行记录

  做好人员安排、工作职责和交接班记录,设备正常运行的各项数据,计划停电、停水、停气应提前12小时通知业主并做好解释工作,确保设备正常运行。

  2、检修记录

  依据设备规定要求及操作规程按时检修并做好记录工作,定期派专业人员对系统进行测试、检查,消除事故隐患,确保系统安全、可靠。

  3、日常保养

  定期对破损和老化设施进行更换和修补,定期擦拭灰尘、污渍和刷防腐漆等。

  4、事故处理

  发生设备事故造成停电、停水、停气的,要提交事故报告,向业主说明事故原因、事故处理意见、当时人的责任及受教育情况。

  5、应急情况处理

  接到用户报告紧急情况时,维修人员应10分钟内到位并立即修复,在最短时间内处理突发性影响并向业主详细解释清楚,做到小修12小时内完毕,大修要连续修复并安排工程人员24小时值班,对在时限内不能完成的,要向业主说明原因。

  6、费用统计

  设备每次维护、正常运行、定期检修及处理突发事故的各项费用统计数据。

  六、收发

  内容:负责公司内部的信函、报刊、文件的邮寄与分发。对职工个人的报刊、信件、包裹等及时通知领醛

  标准:

  1、登记

  对邮寄和收取的报刊、文件、信函、包裹单、汇款单等及时登记,保管好收据以便查询。

  2、投递

  对要发出的办公信函、公司各种文件、通知、报表、包裹、汇款等要及时投递,不得延误。因投递原因而发生的不良后果,要追究责任。

  3、收取

  对从邮局或邮递员中领取的物品、报刊、信函和各种单据要逐一登记,不得冒领或错领,对有问题的,要提出疑议。

  4、分发

  分发报刊、文件、信函、包裹单、汇款单等要做到准确无差错。同时制止内部的冒领或错领行为。如有错误,要追究当班人的责任。

  5、服务

  及时通知收件人领取邮件,做到准确无误,文明礼貌,热情周到,达到业主满意。

  6、保密

  对公司的机密、重要文件、信函负有保密责任

  七、特约服务

  内容:为领导办公室、会议室提供清扫、保洁服务。确保领导在清新、优雅的环境中舒心、愉快地工作。

  标准:

  1、清扫

  每天清扫一次,定期进行彻底保洁。

  2、擦洗

  随时擦拭桌椅、各种会议牌、装饰物、花卉等,要求无灰尘、无污渍,椅罩、沙发罩、布窗帘等要定期洗涤、更换。会前、会后要及时倾到垃圾、矿泉水瓶等。

  3、门窗

  门窗和玻璃要随时擦拭,会前要打开门,会后要关闭好门窗,百叶帘要完好无灰尘,做到窗明几净。

  4、物品摆放

  室内物品要摆放整齐。

  5、室内环境

  定期喷洒空气清新剂,保持室内环境整洁、空气清晰。

  6、服务

  会前要摆放好各种会议用品,会间要随时更换需要的用品,同时讲究文明礼貌,热情周到,会后要及时清理会畅 达到随时具备使用条件。

  八、管理

  内容:对乙方的人员、制度、工程、财务、资金等方面的综合考察,宏观控制。

  标准:

  1、管理人员的素质

  管理人员要有过硬的思想素质,熟悉分管的业务范围,对业主交代的任务要清楚、明晰,能够统领一方面工作。

  2、制度健全情况各项规章制度应完整、配套、齐全,具有约束力。

  3、人员分管情况

  人员安排应合理,具体工作时间及分工明确无误。具有奖罚措施。

  4、工程施工情况

  施工前有报告与立项,履行各种相关审批手续,施工中保证安全和质量,竣工后要验收,合格率在95%以上,并提交验收报告。

  5、资金使用情况

  甲方缴交的物业管理费要专项利用,不得挤占,保证物业的维修标准。

  6、双方结算情况

  乙方按规定时间向甲方提交财务决算和财务预算报告,按规定时间结算物业管理费和工程量,由乙方代收的物业管理费和水电费按时、足额上交甲方,不得截留。

  未列标准参照国家及有关省市标准执行。

  资金结算

  一、乙方应于每年初向甲方提交上一年度财务决算报告及下一年度财务预算报告。

  二、甲方有权审计和清查乙方帐目及资金使用情况。

  三、甲乙双方每季度结算一次物业管理费。

  四、乙方负责收缴外租单位的物业管理费每季度与甲方结算一次。

  五、乙方负责收缴外租单位的电、水费每月与甲方结算一次。

  六、除小修以外的其他维修工程量每季度与甲方结算一次。

  监督管理与检查考核

  为使物业管理达到合同规定的要求,给业主创造一个优雅、舒适的学习和工作环境,规范乙方的物业管理行为,制定本办法。

  一、监督管理

  1、严格执行合同中规定的《物业管理服务内容及标准》。

  2、乙方应根据合同规定的内容及人员分管情况,制定出内部相应的考核办法。

  3、中修以上和设备、设施的更新项目要立项,履行审批手续,竣工后要提交验收报告单。

  4、经行政事务部考核不合格项并限期下达整改的措施必须按时完成。

  5、及时收缴出租单位的水电费及物业管理费工作。

  6、做好各方面的记录工作。

  二、检查与考核

  检查时间:

  每月15日、30日为定期检查日,遇到节假日或公休日,检查时间顺延。

  考核形式:

  1、采取定期检查并实行打分制;

  2、机关或外租单位问卷形式;

  3、主管部门及公司领导综合评定。

  考核标准:

  1、以《物业管理服务内容及标准》中所列标准项进行考核,并辅以打分形式;

  2、按考核标准,70分应为物业管理达标标准分;

  考核方法:

  1、每月15日由行政事务管理部人员负责检查并负责打分,占总积分的30%;

  2、每月30日由行政事务管理部检查和机关或外租单位双打分,双方各占50%,合计占总积分的40%;

  3、每季度由主管部门及公司领导综合评定一次,占总积分的30%。

  三、奖惩

  1、由于乙方原因影响甲方工作秩序、工作环境,每发生一次罚款300~500元。

  2、乙方工作质量达不到《物业管理服务内容及标准》所规定,经考核后低于70分的,物业管理费按同比例削减。

  3、乙方工作质量基本达到《物业管理服务内容及标准》所规定,经考核后为70分的,物业管理费全额缴交。

  4、乙方工作质量超过《物业管理服务内容及标准》所规定,经考核后高于70分的,物业管理费按同比例奖励。

  附则

  一、本合同未尽事宜,经双方协商一致,可对本合同条款进行修订、更改或补充,以书面合同为准。

  二、因合同原因造成乙方执行错误,可对甲方提出复议意见,以书面形式为准,并由甲方负责解释及处理。

  三、因房屋建筑质量、设备设施质量或安装技术等原因,达不到使用功能,造成重大事故的,由甲方承担责任并做善后处理产生质量事故的直接原因。以政府主管部门的鉴定为准。

  四、本合同执行期间,如遇不可抗力致使合同无法履行时,双方应按有关法律规定及时协调处理。

  五、本合同自签字之日起生效。

  六、本合同一式四份,甲乙双方各执两份。

  甲方(章):______   乙方(章):______

  代表人:______    代表人:______

篇4:怎样做好办公楼物业管理工作

  怎样做好办公楼物业管理工作

  物业管理工作已是先行工作中比较流行和热门的工作了,人们对物业公司的选择要求越来越高,越来越专业。如何做好办公楼物业管理工作,实现从事物业管理工作的企业一直在分析和探讨的一个问题,也是当前物业管理必须重视和提升的一项重要工作。如何做好办公楼的物业管理工作呢,竞购一段时间的实践得出以下观点。

  首先,我们应当选择好合理的开发市场,确定好管理的目标,明确从事物业管理的职责和任务,并对现行的管理对象进行认真分析和研究,寻求提升物业管理质量的途径和管理的方法,进而提升公司的知名度与美誉度,提升企业的品牌效应,促进物业管理工作的开展。

  一、确定管理对象

  因物业管理工作较为复杂和多变,要想在物业管理工作方面站稳脚跟,首先应根据自身的条件和所处的环境,选择好管理的目标和群体,正确把握市场的定位和发展趋向。因写字楼和住宅楼的物业管理工作较为复杂,要求人员配备数量较多,技术操作和人员管理综合性较强,外界因素较为普遍,为了更好地开展物业管理工作,首先从一方面入手,集中精力,全心投入做好物业管理工作。因办公楼要求从事物业管理的人员综合性、守纪性要强,而且要求从事物业管理工作的人员素质高,工作标准、工作效率高,规范性强,诸如此类的要求与我们酒店的各项要求较为吻合,且从事办公楼工作的人员多位政府人员,各项工作要求私密性较强,酒店的管理与之相符合。双方的工作和选择特点决定了彼此的核选择与合作。

  二、明确物业管理的职责

  后勤管理与后勤服务是各办公机关工作的基石,物业管理在办公机关后勤工作中有占有相当重要的地位。从目前物业管理工作情况看,主要体现在以下五方面的任务:

  1、房屋的维护与管理。

  办公楼交付使用之后,由于受自然因素、使用因素、生物因素、地理因素、灾害因素的相互交叉的影响,房屋会逐渐陈旧、破损,使用价值也会逐渐降低。为了延缓这个过程,就需要对办公用房进行维护、保养和修缮,以保持办公房原有的使用功能,防止、减少和控制其破损,使物业管理达到保值、增值的目的,这是最常见的内容之一。

  2、实施设备的管理。

  即一定的科学管理程序和制度,按照一定的技术管理要求,对各种设备的日常运行进行有效的管理,主要包括给排水、空调、消防、配电供应、图像监控、报警及电梯的管理等。

  3、清洁卫生管理。

  主要是公共部位卫生保洁,领导办公室、会议室、接待室、阅览室、活动室的清洁等服务,为业主提供清洁的环境。

  4、内部会议,来客接待的服务管理。

  主要是为会议及与会者在会前会中提供服务,包括会场布置、会议前的服务、花卉的摆放、音响操作等。通过接待服务,展现服务员的风貌,提升企业的品牌形象。

  5、治安保卫及消防管理。

  主要是门卫、安全、监控及停车场的管理。这项工作在物业管理中占有重要的地位,存在管理难度大,服务性比较强。

  通过以上五方面的管理服务,为业主提供一个整洁、舒适、文明、安全、方便的办公环境。

  三、了解物业管理的特点

  办公的物业管理有着与住宅及其它物业管理不同的特点,全面细致地了解办公楼物业管理的特点才能更好的开展工作,使各项工作得以持续健康地开展,具体体现以下几点:

  1、技术密集。

  随着现代科学技术的发展,办公自动化程度越来越高,办公楼内的各种设备、设施日益先进,不但维修程度增大,而且对管理人员、专业人员的要求也较一般其他物业管理人员要高。所以在人员选择上专业对口、业务精湛,因人而异地进行选择和安置。

  2、政务活动频繁。

  办公楼是政务活动场所,会议多、来访客人多、联系工作的人员多,安全管理及卫生服务的任务是一般住宅物业管理所不能相比的。要求保卫人员的警觉性和责任心要强,对于来访的人员严格按照办公楼内部接待要求进行实施,详细地做好记录工作。卫生清理应及时、标准高、质量保持性要强,做到随时、随地,专人进行清理,确保各部位、各区域卫生的标准化。

  3、涉密性强。

  办公楼服务的对象多市政府机关领导的活动、内外的交往、文件的制发与传阅,会议的内容从商业角度看有一定的机密性,安全及保密管理非常重要。

  4、服务管理要求高。

  领导参加的会议服务、卫生保洁要按照星级饭店标准要求进行服务,这也是酒店行业所从事这项工作的优势所在。在此期间要求供电通讯不能间断,有时节假日、休息日要正常运转,这不仅加大了服务人员的工作量,而且要求服务人员具有较高的服务技能及较强的服务意识和敬业奉献精神。

  四、掌握办公楼物业管理质量提升的因素

  1、抓在岗人员素质。

  物业管理因人员分配比较分散,所担负的工作也较为分散,受到总多人的监督与检验。工作一旦发生失误就会“通天”。人员的分散性、任务的特殊性、失误的公开性,要求我们必须重视人员素质的培养。一是,工作人员直接为领导服务、为机关服务、为基层服务,保洁工还直接接触到领导办公室,涉密性强,所以在人员选进上应注意文化程度和外在气质上的要求。在政治上要求严格,以保证队伍的纯洁性。二是,抓好思想教育关,以职业道德教育为重点,抓好社会公德、职业道德的教育工作。以增强服务意识、责任意识,树立主人翁思想和精神,使其自觉做好服务工作,即便是在无人监督的情况下,也能自觉按照规程操作、规范服务。三是,做好跟踪督导工作,对所有人员进行工作、思想的考察,及时发现问题,对所出现的错误,不姑息迁就,严格按照制度规定予以处理。

  2、抓好服务技能工作。

  有些人错误的认为物业管理就是“扫扫地”、“倒倒水”、“换换灯泡”,不需要技术,只要出点力就行了。如不克服这些错误的观念,就会忽视技术人才的引进使用,导致技术力量薄弱、服务质量低下的局面。现代办公楼一般都是智能型的,设施设备自动化程度高,技术含量也搞。实践证明,物业管理运作过程中涉及的知识面很宽,技术要求也高。不能光凭良好的愿望,还要有真本领,通过不同形式的培训提高在职服务人员的业务技能。

  3、紧抓物业维护质量。

  设施设备的维护与保养,充分发挥物业设备的使用价值在平时的日常工作中应做好以下三点工作:

  (1)主动安排预防性维修。对所有的设施设备制定好日常的周期性保养和维修计划, 定期进行维修、预防问题的出现。

  (2)及时完成日常性维修。对于日常所报修和检查过程中所出现的问题,应及时有效地进行修理,确保损失最小化。对突发故障,组织人员尽快抢修,做到随叫随到、随报随修,分秒必争,不影响使用,让大家满意。

  (3)认真进行改善性维修。有些设施由于设计上的缺陷或由于人员办公情况上的变化,导致各别部位的的维修和改善,这种情况应本着既要量力而行,又要满足大家需要的精神尽力做好。

  4、紧抓内部服务管理

  物业管理是一个系统管理工程,有许多子系统构成,全方位的管理总体系。要想使物业管理达到高效益、高水平,就必须强调规范、注重个性,着力提升服务水准,着力抓好以下几方面的工作:

  (1)服务规范化。实施规范服务,减少随意性,降低失误性,增强主动性。加强工作人员的礼貌服务规范,从礼貌到个性服务都应作具体要求,即有量的规定,又有质的要求,使每个服务人员对自己的服务工作不但在思想上有个“度”的概念,而且在实施中有了“量”的目标,是服务工作上轨道、上水平。

  (2)操作目标化。主要是设备操作、卫生保洁、安全巡视等工作目标。只有主要工作都制定了目标要求,才能有效地避免失误, 减少事故的发生,保证服务质量。

  (3)管理制度化。从事物业管理工作首相应致力于制度建设,制定相应的管理制度,组织人员认真学习,贯彻落实,使物业管理工作在制度化方面迈出较大的步伐。

  5、抓好质量目标考核

  办公楼物业管理的主要任务就是抓好质量目标,主要从设施设备的完好率、卫生质量的达标率、服务质量的满意率、事故差错率上入手,严格把关,使各项工作有效不紊地开展。

篇5:初探政府办公楼物业管理

  初探政府办公楼物业管理

  对于政府办公楼来说,其物业形式应当归属于特殊物业,它不同于商业写字楼更不同住宅物业,政府办公楼是政府机关为了执行国家政府行政管理职能建立的特殊的办公物业。政府办公楼无论是从项目策划等兴建程序上还是从竣工后交接管理上不同于其他物业项目,除对其执行日常的管理工作之外还须对整座大楼的保养维修制定全盘的计划,只有保养维修得宜,才能提高物业的回报率,才能延长经济寿命,提升使用价值并保证其功能的更好的发挥。

  政府投入庞大的资金兴建大型办公大楼,交付使用后若没有优良的现代设备及专业的物业管理和维护,大厦将出现提前衰老的现象,其价值也会相应下降,给国家财产带来重大损失,违背了国家实行行政节俭,减少政府开支的政策,影响了政府在人民大众心中的形象。政府部门要从自我管理的陈旧模式中走出来,把办公楼的管理推向市场,通过招投标的竞争手段,选择适合自己,能给自己带来优质服务,又能为国家节省开支的优秀的物业管理公司。

  原政府管理内部行政的管理者(行政管理局)在实行现代化物业管理的同时要作好角色的转变,把原来管理者的身份转变到类似业主委员会的监督者的位置上来,协调政府与物业公司的关系,共同营造舒适的办公环境。这样不仅为政府减轻了负担,还对建立完善的市场竞争机制起了促进作用。

  中国政府办公楼的物业管理,前后大体经历了三种模式:第一种模式是传统地设立后勤编制,这是建国后数十年来计划经济的产物;第二种模式是在改革开放后,人们更新观念,部分政府机关对后勤编制实施改革,引入企业化管理,制定责任目标和检验标准,使后勤服务工作向规范化、标准化迈进;倡导后勤保障能力和市场竞争意识,这是先期导入专业化物业管理的有益尝试,仍然有其无法解脱的弊端在这种情况下,产生了第三种模式,如莲花物业接管深圳市住宅局机关办公楼及深圳海关所属全部物业,万科物业接管国家建设部大院。特别是最近几年来,后勤社会化改制的加快,党政机关更是纷纷面向社会公开招聘物业管理企业对其物业实施物业管理,政府办公楼物业管理已经揭开了其神秘的面纱,越来越被广大物业管理工作者熟知。

  在这种由政府机关全权委托专业化物业管理公司管理政府机关办公楼的模式下,物业管理企业针对政府办公楼及其所属物业的实际情况,制定针对性地物业管理实施方案,为办公楼提供设备维修养护、保洁绿化、消防安全、综合服务等一体化物业管理。通过物业管理企业综合一体化的管理和企业自身的文化背景,给机关工作人员提供安全、文明、优美、舒适的办公环境,这是物业管理在新形势下外延拓展的标志,同时也意味着政府自身角色的全新定位。

  现代物业管理的一些基本特征,如清新优雅的环境,方便迅捷的维修和规范服务,健全的信息接收与反馈机制,会让政府机关工作人员享受到高质量的生活与工作环境,从而保持愉悦的心情更好地为公众服务,提高其工作效率,同时,物业管理的外包,在某种程度上是国家机关工作人员同老百姓拉近了距离,也将有利于树立政府部门开放、亲和、高效的公众形象。

  那么,政府机关办公楼相对于其它类型的物业管理,有什么自身的特点,笔者从事物业管理以来,主要管理政府、工商、人事等党政机关办公楼,总结办公楼管理经验,认为机关办公楼物业管理有以下特点:

  1、在政府办公楼的管理中,政府既是开发者又是业主,是物业产权的所有者。

  物业公司无法像管理商业写字楼一样为业主管理租赁等盈利项目,政府有绝对的权力决定是否租赁及租赁形式。当有发生租赁关系的业主时,物业公司应向其提供好服务。

  2、制定行之有效的方案,协助信访局做好群众*工作。

  保安是现代物业管理的重要环节之一,政府办公楼全面交付以后,每天都会有形形色色的来访者,办公事的、办私事的、学习开会的、检查工作的等等。如何能够维持好办公楼的秩序,又能够为来访者提供好的服务,展现政府和物业公司的良好形象呢?物业公司必须制定一个全面的保安计划,作到胆大心细,热情周到。除制定一个全面的保安计划外,一个完善的闭路电视及完善的监控系统可以分担保安人员的部分工作。在非开放或办公时间的进出来访等均应有严格的监督控制和登记制度。对来政府*或聚众*的人员,作好相应的引导或安全保卫工作,严禁与*人员产生摩擦,树立好政府和企业的形象;对素质低下不冷静的*者要克制自己的情绪,及时与政府相关领导联系进行解决。

  3、政务引导和会议服务工作既代表政府形象又代表物业企业形象,要制定全面培训计划,不断提高服务技能。

  政务引导是为了给来政府办事的人做引导工作的,要求员工态度和蔼,引领到位,给来访人员以亲切感。优秀的政务引导是政府形象的展现者,体现政府对群众的亲近。物业公司要在政务引导人员的培训上更加细致认真,在体现了政府的形象的同时也展现了企业的风采;会议服务是为政府提供会场服务的,是物业公司员工接触政府领导最直接,最频繁的。会议服务水平的高低直接体现了物业公司管理水平的高低,是物业公司展现在政府领导面前的一面旗帜。对物业在业主心中的地位起了举足轻重的作用。

  笔者接管政府办公楼以来,为完善会议服务体系,适应机关的会议服务的需求,专门从北京聘请会议服务的专家对所有的会议服务人员进行细致的培训,在日常的工作中,更是结合工作实际,不断提高服务技能,接管几年来,会议服务和政务引导工作一直受到领导的高度赞扬。

  4、家强员工的保密意识,建立完善的保密规章和培训制度

  对于政府机关办公人员来讲,外包物业管理所担心的是保密性工作外漏,因为管理管理工作如保安、保洁、会议服务等事务的外包,党政机关办公用房的安全性、保密性因此不可避免的受到影响,如果缺乏过硬的监控措施,会导致责任纠纷。要想解决这个问题,一方面物业管理企业要与机关服务中心签订讲政治、守纪律,带有政治保密意义的协议;另一方面,对全体员工进行保密工作教育,并形成制度,即不该看的不看、不该听的不听、不该说的不说,绝对禁止翻看领导的文件,禁止打着部委单位的旗号外出宣传,禁止传播不该外传的消息,如果出现问题严肃处理责任人。

  5、突出细节管理和服务,提升物业管理品质

  细节决定成败,要适应机关议事程序与急事急办、不忘备案的特点,必须在管理中要求员工精益求精,在细节中寻找标准,使管理向更精细化上发展,对于细节的处理能力,其实就是企业“专业”能力的表现。好的细节是成功的一半,细节在点点滴滴决定着企业的命运。笔者在日常管理中,为了让业主随处感到舒适,不断加强细节管理:为了让业主每天喝到新烧的开水,每天早晨要求保洁员报前日剩的水放掉,用放掉的热水烫拖布、洗抹布,这样保证拖布、抹布无异味。类似这样的细节在工作中不胜枚举,通过物业管理的一点一滴,温暖了机关业主们的心,成就了物业公司的管理品质,取得了良好的经济与社会效益。

  总而言之,机关办公楼物业管理除了具备一般物业的管理特点外,由于其自身工作特点,物业管理公司需要从实际出发,牢牢把握其特点,制定针对性地物业管理实施方案,才能取得良好的经济效益和社会效益,成就机关物业管理的明天。

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