DH物业采购行为回访作业指导书

日期:2021-09-13  类别:财务制度  编辑:物业经理人  【下载本文Word版

  DH物业采购行为回访作业指导书

  1.目的:确保对采购行为进行有效监控。

  2.适用范围:适用于分公司各部门。

  3.职责

  财务管理部负责对公司所有采购行为进行监督、控制,必要时请相关技术部门协同进行。

  4.方法和过程控制

  4.1 回访样本的选取

  4.1.1 对采购单价超过2000元的资产实行全部回访。

  4.1.2 对其他采购项目,根据其成本控制重要性确定该项目选取样本份额的比重,具体的比率是:清洁用品类占抽取样本总数的10%,维修材料类占45%,办公文具占35%,其他类占10%。每季度的回访工作必须覆盖以上四大类商品且相邻季度不重复对相同商品抽样。

  4.1.3 在审核报销票据的工作中,参考财务管理部最新公布的《零星物资价格统计表》并结合具体情况,有针对性地选取回访样本。

  4.2 回访方式的选取

  4.2.1 回访前,回访人应根据财务资料及实际的市场调查,大致了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情,以更好地履行回访职责。

  4.2.2 根据待回访商品的成本控制重要性及回访成本,选取以下方式实施回访。

  A电话回访:回访人以顾客的身份通过电话询价、还价,努力发现该项商品的最低可能成交价。

  B现场回访:回访人以顾客的身份到供应商的营业地点询价、还价,努力发现该项商品的最低可能成交价。

  C索取报价单或函证:该方法可能得不出完全客观的结论,但可取得正式书面证据,以便于转入其他程序处理问题。

  D.其他适宜的方法。

  4.3 回访结果的处理

  4.3.1 回访结束后,回访人根据回访情况填写《物资供应商回访表》。

  4.3.2 回访如果发现疑问,回访人将直接与采购人员沟通,要求其作出解释,然后总结填写《物资供应商回访表》,签署回访结论。

  4.3.3 如果采购人员不能作出合理解释,回访人将把回访结果提交财务管理部经理作进一步处理。

  4.3.4 财务管理部每季度对回访中发现的问题进行总结,以进一步健全采购控制程序。

  4.4分公司各部门在采购中索取发票时,应要求供应商准确填写“开票人电话或详细地址”一栏,如有遗漏,经办人应于报帐前补填,或者一次性将全部供应商电话号码提供给财务管理部,主动接受财务监督,配合财务管理部工作。

  5.质量记录及表格

  CW-CQ02-01-F4 《物资供应商回访表》

  CW-CQ02-01-F5 《零星物资价格公布表》

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