文件控制程序
1 目的
为确保业主委员会工作的规范性、可追溯性和延续性，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于业主委员会工作有关的所有文件，包括决议、公告、公文以及适当范围的外来文件的控制。
3 引用文件
YJ-002(09)《北京市朝阳区Z花园小区业主大会议事规则》
YJ-003(09) 《北京市朝阳区Z花园小区管理规约》
4 术语
4.1 提案：由业主委员会委员就某一问题提出的建议。
4.2 决议：符合《北京市朝阳区Z花园小区业主大会议事规则》规定的程序，由多数业主委员会委员表决通过的提案。
4.3 公告：向小区全体业主正式公布的业主委员会决议。
4.4 公文：就某一事项向小区相关方发出的业主委员会决议。
4.5 外来文件：与小区物业管理有关的法律、法规以及相关方发给业主委员会的文件。
4.6 受控文件：需要始终关注其有效状态的文件。
5 职责
5.1 业主委员会委员负责起草提案并提交给全体委员表决;
5.2 业主委员会秘书负责文件的收发、整理、保存及归档;
5.3 业主委员会主任/副主任负责对业主委员会秘书的文件管理工作进行监督。
6 工作程序
6.1 文件的编制和发布
6.1.1 业主委员会委员起草提案时，应在题目中简要写明提案事项;提案内容为公告或公文时，应随附公告或公文的提案文稿;
6.1.2 提案形成决议后，应打印出文稿并经所有同意该提案的委员签字，形成正式的决议文稿;
6.1.3 业主委员会秘书根据决议文稿，制作相应的公告或公文，加盖业主委员会公章，并给与相应编号进行发布。公告或公文应与决议文稿一致。
6.2 文件的编号方法
6.2.1 所有业主大会决议和业主委员会文件按照“文件类型-编号-年份”的规则进行编号;
6.2.2 业主委员会代表业主大会签订的合同，参照本程序进行文件管理;
6.2.3 外来文件中的法律、法规等仍执行原文件编号;
6.2.4 文件类型的简写如下：
业主大会决议：YJ
业主委员会决议：YT
公告：GG
公文：FW
收文：SW
合同：HT
6.3 文件的收发和登记
6.3.1 对外发出公文时，业主委员会秘书或经手的业主委员会委员应将公文一式两份提交给相关方，其中一份请对方签收后带回给业主委员会秘书存档;
6.3.2 业主委员会秘书负责对业主委员会对外发出的公文和收到的公文按7.2、7.3规定的记录格式逐项填写《发文登记表》或《收文登记表》。
6.4 文件的归档、保存和共享
6.4.1 业主委员会秘书负责按本程序规定的格式编制受控文件清单，按决议、发文、合同、外来文件进行分类登记;
6.4.2 业主委员会秘书负责将有委员签字的决议文稿和相关单位签收的公文文稿以及收到的外来文件扫描成电子文档，连同纸质文档分别归档保存;
6.4.3 业主委员会通过在网易建立共用电子邮箱实现文件实时共享，秘书负责及时将电子文档发到网易网盘中的相应文件夹中保存;
6.4.4 纸质文档每半年应集中装订成册，由业委会秘书负责保存;电子文档每一年应集中刻盘，业委会委员和秘书每人保存一份。
6.5 文件的评审、更改
6.5.1 业主大会决议和业主委员会决议是业主委员会工作的依据，应该在每年3月对其充分性和适宜性进行全面评审;www.pmceo.com
6.5.2 经评审认为不适宜或需增减的业主委员会决议，由业主委员会主任/副主任发起提案予以更改、换版或作废;
6.6 文件的移交和销毁
6.6.1 每届业主委员会必须向下一届业主委员会完整移交本届的全部文件，新一届业主委员会应对上届业主委员会有关自身建设方面的决议进行评审，并决议是否沿用或更改;
6.6.2 业主委员会不得对上一届和本届的文件进行销毁;文件销毁需要经过隔届的业主委员会决议通过方可进行。
6.7 文件的查阅
6.7.1 业主委员会的所有文档均接受业主的随时查阅，具体接待由业主委员会秘书负责;
6.7.2 前来查阅业主委员会文档的业主应能证明自己的业主身份。
7 记录
7.1 《提案/决议清单》
7.2 《发文登记表》
7.3 《收文登记表》
物业经理人网-www.Pmceo.com篇2：小区业主委员会委员选票格式
业主委员会委员选票格式(样本)
选 票
选举业主委员会委员
选票号码：_______________________
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
候选人
投票栏
说明：1、同意该候选人成为首届业主委员会委员的请在投票栏填写其姓名;
2、除正确填写该候选人姓名为有效外，打钩或填写其他符号的无效，视为弃权;
3、所选人数超过____人(本届业主委员会委员人数)的，视为无效票;
4、重复选举同一候选人的，该候选人仅作得一票计算;
5、业主委托他人行使投票权的，选票应附带业主授权委托书、身份证复印件等有关的书面证明。
6、请于 年 月 日 点前，将该选票投入设在 地点的投票箱。
楼座房号： 建筑面积和： 平方米
业主(代表)： 是否委托投票：否/是(请选择)
投票人签名： 填写时间： 年 月 日
篇3：花园业主委员会委员及候补委员产生办法
EE小区业主委员会委员及候补委员产生办法
根据《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则》(京建发[20**]739号)(20**年1月1日起实施)的有关规定， EE 小区业主委员会筹备组本着公开、公平和公正的原则结合本物业管理区域的实际情况，讨论并通过了《 EE 小区业主委员会委员及候补委员产生办法》。办法如下：
1、决定业主委员会委员候选人可以由业主自荐，也可以由 2 名以上的业主联名推荐产生。业主委员会委员候选人推荐产生的，应同时提交被推荐人的同意参选书面证明。
2、本物业管理区域内业主可以凭房屋权属证书和身份证于20**年5月23日至20**年5月25日到甲5号楼B1-05室领取《业主委员会候选人自荐表》、《业主委员会候选人推荐表》，并于20**年5月30日前将《业主委员会候选人自荐表》、《业主委员会候选人推荐表》交回甲5号楼B1-05室，过期不予登记。
3、业主委员会委员候选人产生后，应于20**年6月1日至20**年6月15日在本物业管理区域内公示候选人名单和简历。
4、决定业主委员会委员名额为7名，候补委员为2~4名。
5、业主委员会委员由物业管理区域内的业主担任，并应当符合下列条件：
(一)具有完全民事行为能力;
(二)遵守管理规约、业主大会议事规则;
(三)未被业主大会依约限制被选举权;
(四)热心公益事业，责任心强，公正廉洁;
(五)具有一定组织能力;
(六)具备必要的工作时间;
(七)临时管理规约约定的其他条件。
6、除上述条件外，主任委员还应当符合以下条件：
(一)具有丰富的工作经验和良好的群众基础;
(二)熟悉物业管理相关法律、法规、规章和政策。
7、业主是法人或者其他组织的，可以授权自然人参加业主委员会委员的选举。一个物业管理区域内，一名自然人只能代表一个法人或者其他组织。
8、有以下行为之一的业主，不能担任业主委员会委员：
(一)受过刑事处罚者;
(二)一个专有部分不得有超过一名业主委员会委员。
9、筹备组组织成立选举小组以及楼或单元的自愿者作为选票收发人、监票人和计票人。
EE 小区首次业主大会筹备组
年 月 日
篇4：花园业主委员会委员选举工作方案
EE 小区业主委员会委员选举工作方案
为了做好 EE 小区业主委员会委员选举工作，根据有关规定，特制定本方案。
一、成立选举工作小组
组长：
副组长： ，
总监票人：
监票人： ，
计票人： ，
唱票人： ，
工作人员： ， ， ，
二、公示候选人名单
1、采用在物业管理区域内张贴选举方案(每个楼口张贴)、网上公示和入户送达三种方式公示。
2、公示期限为7天。
三、组织投票、收票
1、印制选票、委托书。
2、准备投票箱若干个。选举工作小组负责核查业主身份，指导业主填写选票。
3、由选举工作小组采用专人入户发送方式实行送达登记。
4、由选举工作小组采用专人入户收投票，实行收投登记。
5、选举期限： 年 月 日到 年 月 日。在收票当日验封，由选举工作小组分工负责，按验票、监票、唱票、计票程序进行。
四、公布选票结果
1、选票结果、计票情况须公示，并经筹备组成员共同认可，签字有效。
2、当选的业主委员会委员择日召开会议，选举主任委员、副主任委员，明确各物业工作分工，同时宣布选举工作小组撤销。
3、选举结果公示不少于7天，公布期满后组织备案。
EE小区首次业主大会筹备组
年 月 日
篇5：关于小区业主委员会筹备组成立公告
关于EE小区业主委员会筹备组成立公告
EE小区全体业主：
EE小区业主委员会筹备组业已成立，具体名单公告如下：
组长：***
组员：zzz
zzz
zzz
zzz
EE小区业主委员会筹备组自公告之日起成立。
特此公告
筹备组组长：
20**年4月10日