住宅小区资料和档案目录(必备完整)
A、小区必备完整资料:
一、竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;
二、设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料;
三、物业质量保修文件和物业使用说明文件;
四、物业管理所必需的其他资料.
B、必建立档案:
一、共有部分经营管理档案;
二、监控系统、电梯、水泵、电子防盗门等共用设施设备档案及其运行、维修、养护记录;
三、水箱清洗记录及检测报告;
四、住宅装饰装修管理资料;
五、业主清册;
六、物业企业或者建设单位与相关公用单位的供水、电、垃圾清运、电信等书面协议;
七、其他重要资料。
采编:www.pmceo.cOm篇2:新建物业小区档案资料建立管理
新建物业小区档案资料的建立与管理
物业资料
1产权资料
(1)项目批准资料
(2)用地批准资料
(3)建筑许可证照
(4)拆迁安置资料
(5)房地产平面图
2 技术资料
(1)竣工图--包括总平面图,建筑,结构,设备,附属工程及隐蔽管线的全套竣工图
(2)地质勘查报告
(3)工程合同及开,竣工报告
(4)工程预决算
(5)施工图会审记录
(6)工程设计变通及技术核定单
(7)隐蔽工程验收签证
(8)沉降观察记录
(9)竣工验收证明书
(10)刚才水泥等主要材料的质量保证书
(11)新材料,构配件的鉴定合格书
(12)水,电,采暖,卫生器具,电梯等设备的检验合格书
(13)砂浆,混凝土试块试压报告
(14)供水供暖的试压报告
(15)园林绿化图及其详情
(16)设备清单,安装高度记录,使用注意事项说明书,质保书和
保修单
(17)有关工程项目的其他重要技术决定和文件
3 物业进行维修养护,及更新改造时的资料
业主档案
管理处负责建立业主档案,业主档案一户一袋;
业主档案的管理办法按公司档案室要求操作;
文档管理员负责业主档案的收集、整理、归档、利用;
业户服务部主管应在每月5日前把上月的有关业主资料、产权清单、租赁清单送管理处文档管理员签收;
管理处经理每季度检查一次业主档案工作,对发现问题用书面通知整改;
业主档案内容:
入伙通知单;
入伙手续书;
业主使用公约;
装修责任书;
验房签收单;
入伙手续资料签收单;
产权清单;
租赁清单;
售房合同复印件;
权证复印件;
其他有关业主资料。
权籍管理
业户服务部主管要掌握管理区域内入住业主的权属情况,负责业主资料的收集,并将业主相关的资料记录在管理手册中,管理手册要动态的反映业主产权的转移、使用权的变更情况;能正确反映业主权属转移、变更的时间和方式;
业户服务部主管负责编制产权清册、租赁清册,并输入计算机;
产权清册内容:
房屋类型;使用面积、建筑面积;土地分摊面积;使用情况;附设设施情况;车库使用情况。
租赁清册内容:
租赁户姓名;租赁时间;使用房屋地址;内部装修情况;其他。
业户服务部主管每月出一份产权清单、租赁清单,清单要系统正确反映目前实际情况;
管理处经理负责审核产权清单、租赁清单。每月一次抽查管理手册,对于抽查中发现记录不规范或不及时登录权属变更情况,管理处经理应书面通知,进行整改。