篇2：物业管理公司内部沟通信息交流程序

　　物业管理公司内部沟通与信息交流程序

　　1.0目的：

　　建立各部门及职员与领导之间的沟通渠道，并形成制度，加强信息交流。

　　2.0适用范围：

　　公司内部沟通与信息交流。

　　3.0职责

　　3.1综合事务部负责公司通知制度、例会制度的管理与实施；

　　3.2综合事务部负责职员提议及申诉制度的管理、实施。

　　3.3各部门负责人负责本部门通知制度、例会制度及职员提议及申诉制度的管理；

　　4.0程序

　　4.1例会制度

　　4.1.1总经理组织各部门负责人于每周一召开例会，对上周工作进行总结，对本周工作予以布署。

　　4.1.2各部门在公司例会召开前自行召开本部门工作例会，对本部门本周的工作进行总结，下周工作进行布置。

　　4.1.3公司例会由综合事务部负责形成会议记录，保存期限为一年。

　　4.1.4各部门例会由部门负责人指定人员做会议记录，保存期限为一年。

　　4.2通知制度

　　4.2.1通知的形式有电话和书面等形式。

　　4.2.2客户服务中心发布的书面通知，落款处应加盖客户服务部章。

　　4.2.3公司发布的书面通知，落款处应加盖公司章。

　　4.2.4综合事务部和客户服务中心对通知的原件存档，保存期限为一年。

　　4.3职员提议及申诉制度

　　4.3.1当事人填写《职员提议、申诉表》，把该单提交其直接上级。

　　4.3.2当事人的直接上级受理后须在一周内给予明确回复。

　　4.3.3若超过一周未予回复的或当事人对处理结果有异议的，当事人可直接向综合事务部提交《职员提议、申诉表》。

　　4.3.4综合事务部受理后于一周内做出处理。

　　4.3.5各相关部门对以上记录予以存档。

　　5.0支持性工具

　　《职员提议、申诉表》

　　《会议记录》

　　编制：审核：批准：日期：

篇3：物业管理手册:信息交流控制工作程序

　　物业管理手册：信息交流控制程序

　　1、目的

　　为保证环境管理体系内、外部信息交流渠道的畅通，及时答复和处理涉及重要环境因素的外部信息，特制定本程序。

　　2、范围

　　本程序适用于公司的内、外部各类环境信息的传递和处理。

　　3、职责

　　3.1品质部是环境信息管理的归口部门，负责内、外环境信息的传递与处理。

　　3.2品质部及各物业服务中心负责对相关方环境信息的收集和处理。

　　3.3各部门负责工作范围内环境信息的传递和交流。

　　4、程序

　　4.1环境信息内容与分类

　　4.1.1内部信息

　　a)正常环境信息，如环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核、管理评审以及体系正常运行时的信息；

　　b)环境因素更新信息；

　　c)法律法规跟踪信息；

　　d)不符合纠正信息；

　　e)环境事故或紧急情况信息；

　　f)其它内部信息，如员工的建议和抱怨等。

　　4.1.2外部信息

　　a)地方环保局和环保监测机构检查或监测结果；

　　b)相关方反馈的信息及其投诉；

　　c)认证机构审核信息；

　　d)同行业环境和技术方面的信息；

　　e)就重要环境因素与外界交流的信息；

　　f)其它外部信息，如环境管理和环保治理技术等方面的信息。

　　4.2内部信息的收集与处理

　　4.2.1正常信息的交流

　　a)品质部按照程序文件的有关规定传递环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核和管理评审等信息。

　　b)各部门依据相关文件规定收集并传递正常信息。

　　4.2.2环境因素更新信息的交流，执行《环境因素识别和评价控制程序》。

　　4.2.3法律法规跟踪信息的交流，执行《法律法规和其他要求控制程序》。

　　4.2.4不符合纠正信息的交流，执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

　　4.2.5环境事故或紧急情况由发现部门及时传递给品质部或礼兵部，应急处理执行《应急准备和响应控制程序》。

　　4.3外部信息的收集与处理

　　4.3.1品质部负责接待地方环保局、监测站和其它上级单位的环境检查，收集有关信息，并传递给相关部门；当检查或监测结果出现不符合情况时，执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

　　4.3.2各部门收到相关方环境信息后，进行登记并落实。

　　4.3.3涉及相关方环境方面的投诉应填写《业主投诉处置单》及时反馈到各相关责任部门，责任部门要及时处理并填写《业主投诉处置单》；如不能处理，及时报告给品质部，品质部应在2个工作日内提出处理意见，处理后，责任部门和品质部要做好记录，并执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

　　4.3.4各部门从外部获得的其他类环境信息如“三废”治理技术、节能降耗措施等，要及时传递给品质部或职责管理部门，经过分类、整理后，根据需要传递给相关部门。

　　4.4环境信息传递方式与记录

　　4.4.1环境信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式进行传递。

　　4.4.2各部门对接收、传递的环境信息予以记录。

　　4.4.3全公司环境信息交流框图如下：

　　4.5重要环境因素外部交流控制

　　4.5.1与业主就重要环境因素和对其的控制要求进行交流。

　　4.5.2与业主交流的内容

　　a）了解建立环境管理体系的意义和内涵;

　　b）参与社区环境保护预防污染目标的制定和评审；

　　c）参与商讨影响社区环境保护的任何变化;

　　d）参与社区环境保护事务。

　　4.5.3与业主交流的方式

　　a）座谈会、培训;

　　b）布告栏宣传;

　　c）社区文化活动;

　　d）与业主/业主委员会/社区居委会协商与沟通。

　　4.5.4各物业服务中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的内容与业主/业主委员会/社区居委会建立长效协商与沟通机制，开展共创环保型社区活动，并做好记录。

　　4.5.5各物业服务中心于每年管理评审前编制《社区环境保护年度总结》,提交业主委员会协商讨论,并提出下年度改进要求。各物业服务中心将年度总结提交管理评审。

　　4.5.6各物业服务中心负责保存与业主协商沟通结果的记录和发布。