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大厦租户档案管理制度

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大厦租户档案管理制度

  大厦租户档案管理制度

  管理部的服务过程是大厦运营的最基本的组成部分。负责公共区域各楼层的各项服务场地管理,也是面对业/租户各类服务关系。管理部的工作又是销售工作的延续。

  当营业部完成一份租赁合同,业/租户进驻大厦时,租赁合同的执行就要依靠管理部的服务工作来维系,其工作质量的优劣还会影响到日后业/租户对管理公司的形象。

  1.管理部的主要业/租户管理任务:管理部的主要任务就是"服务"。只有健全业/租户档案及服务内容,才可能留住旧业/租户,吸引新业/租户。

  2.管理部业/租户管理的日常工作包括:"及时上行下达业/租户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。"协调与业/租户之间的关系,加强横向沟通;"做好与业/租户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;"接听业/租户投诉,解决业/租户投诉;"接听业/租户工程报修电话,及时联系修复;

  3.楼层钥匙的管理管理部内设有大厦钥匙柜,钥匙柜内存放有大厦各个楼层、各个单位、公司的钥匙。钥匙柜的设立既可为忘记携带或遗失的业/租户提供开门服务,亦是大厦安全消防工作的必要保证手段。

  4.业/租户档案管理业/租户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

  一般业/租户档案包括以下的资料:

  1)收集业/租户单位资料

  2)业/租户缴费记录包括各样应付之押金

  3)业/租户装修工程文件

  4)业/租户迁入时填具之资料

  5)业/租户资料补充

  1]业/租户联络资料

  2]紧急事故联络人的资料

  3]管理人员在日常职务常与业/租户人事变迁资料

  6)业/租户与管理处往来文件

  7)业/租户违规事项与欠费记录

  8)业/租户请修记录

  9)业/租户投诉记录

  10)业/租户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)

篇2:ZX商业广场业/租户公共守则

  Z*商业广场业/租户公共守则

  业/租户公共守则

  (1)广场业/租户必须遵守和履行《Z*广场业主公约》及由管理公司按照需要而制定的规则。

  (2)广场业/租户必须遵守由管理公司制定的装修规则。

  (3)广场业主在房产权转移(包括但不限于出售、转让、馈赠、遗赠或互易)时,新房产承受人/公司应在旧业主处签署一份承诺书,承诺履行及遵守《Z*广场业主公约》及各有关之业/租户守则,并在接受产权后的一个月内将该份承诺书交管理公司。

  此外,原业主亦需书面通知管理公司有关单元拥有人的变更及承让人的姓名、联络地址及其它有关资料。

  在管理公司未取得上述承诺书及通知书之前,原业主与承让人需共同履行《Z*广场业主公约》及业/租户守则所规定的职责,包括但不限于支付管理费以及赔偿在该段期间,该承让人对发展商及其它业/租户所造成之一的损失。

  在承让人办妥所有房产权转让登记手续,及在管理公司收到上述承诺书及通知后,承让人有责任代原业主清缴所有原业主欠付之管理费及根据《Z*广场业主公约》规定需支付之费用或承担之一切责任。

  (4)各办公楼单元的业主或其使用者只可将其单元用作办公楼的用途,各商业单元的业主或使用者只可将其单元用作商业的用途。而公寓楼的住户只能将其单元用作住宅。

  (5)当业主委员会按《Z*广场业主公约》指定或委托他人为管理者,各业/租户需遵守该管理者作出的一切有关管理广场之规则,并遵守业主委员会与管理者所签署之管理合同。

  (6)业主需如期付清其拥有房屋使用权的单位产生之各种税收、公共分摊和支出费用等。

  (7)在未征得管理公司书面同意前,各业/租户不得变更或改动其单位的原有结构,亦不得改动、损坏、损害、破坏或干扰广场内任何的公共地方或公共设施。

  (8)各业/租户不得改变广场任何部分的外观。

  (9)各业/租户不得在广场外墙安装任何户外遮光帘、遮篷、花架、天花、杆、悬挂旗帜或任何其他伸出物,亦不得堵塞任何窗户。

  (10)各业/租户不得在广场窗户或外墙上安装任何冷气机或其它固定设施。

  (11)在未征得管理公司同意前,各业/租户不得改动广场的中央空调系统设施 、气槽、出入气口、消防系统等设施。如获得管理者书面同意改动,该改动工程必须选择管理公司推荐的承建商中进行,并由管理公司协调及监督。

  (12)在获得管理公司书面同意后,各业/租户可以自费在其单位中安装或增加附属物 ,但应预先征得有关政府当局之同意,且不可因此引起广场任何结构性损害,及干扰广场任何一部分的使用或损害公共设施。如业/租户在安装或增加附属物前未获得有关政府当局之同意,则管理者有权将之拆除,而该业/租户须负责该附属物清拆及其引起的一切费用。

  (13)在未征得管理公司同意前,各业/租户不能在其单元以外地方加建任何建筑物,或在外墙、公共地方、公共设施等地悬挂、摆放及张贴广告、招牌、横额等其它对象。

  (14)各业/租户不得在天台架设或安装独立天线或任何其它伸出物。

  (15)各业/租户不得在其拥有单元内,安装或存放任何重量超出楼面负荷之设备或物品,并须负责赔偿因此引致的任何损失。

  (16)各业/租户不得切割、更改、损坏或干扰广场之水、电或空调的供应,亦不可切割或破坏广场的任何墙壁、横梁、地板或外墙。

  (17)各业/租户不得在大厦任何部分存放武器、弹药、烟花或任何危险或易燃易爆物品(包括任何固体、液体和气体)或存放可能触犯当时有效的任何法规、法令或对其它业/租户及使用者构成滋扰或危险的其它一切物品(包括任何固体、液体和气体)。

  (18)各业/租户不得以任何方式破坏公共地方或公共设施。

  (19)各业/租户不得作出或容许其它人作出妨碍或影响该广场或其任何部分保养的任何事情。

  (20)各业/租户不得作出任何使广场保险成为无效的行为,否则业/租户须承担因此而产生的所有损失、损害、费用、诉讼、索赔等费用。

  (21)各业/租户不得阻塞任何公共地方或通道。

  (22)各业/租户不能利用走廊、楼梯间或其它公共地方放置,存放或弃置任何垃圾、家私或其它物品。

  (23)各业/租户要按照供电局或有关供电条例的规定,更换、修理该业/租户拥有单元的电线、电器设施和装置。并不得在未获管理公司批准前,改变、扩大各单元的电线、电器设施或烟感等。各业/租户不得使其单元内电器的总电流量超过该单元最大容许电流负荷容量。

  (24)各业/租户不得作出任何行为令广场冲洗或给排水系统堵塞或令该等设施的有效运作受损。

  (25)各业/租户不得在其单元内饲养家禽或豢养宠物。

  (26)各业/租户不得在其单元内煮食及留宿(公寓楼业/租户及商场各餐厅除外)。

  (27)各业/租户在离开单元时请自觉关灯、关空调以及关闭煤气,不应留有火种。

  (28)各业/租户若应本身的疏忽致水、气体、烟或其它物体外溢,损害他人或其财产,则该业/租户须对因此而产生的所有诉讼、索赔全部负责。

  (29)各业/租户不得在广场内属其所有的单元内作出或容许其它人士在该部分作出对其它业主构成损失或损害的行为。

  (30)各业/租户应对其租客、代理人、雇员、访客及其它使用者等之行为、疏忽或错误向管理公司负责。如因上述人士的行为、疏忽或错误而发生损害、损失,则该业主应支付所有因此而产生的费用或赔偿。

  (31)各业/租户无权将管理公司属下的管理人员用作私人或其它用途。

  (32)各业/租户无权直接惩戒管理公司属下的职员,业/租户如对该职员不满,应向管理公司提出,由管理公司采取合适的行为。

  (33)各业/租户不得将其单元用作非法或不道德或与中华人民共和国法律及法令等条款相抵触的用途,亦不得有滋扰、损害其它业/租户的事情发生。

  (34)如任何单位的业/租户欠缴管理费或管理公约内规定应缴之其它款项,或不遵守或履行管理公约和业/租户守则所载之任何条款,经管理公司书面通知、限期纠正而仍不在限期前纠正者,管理公司有权采取必要措施进行处理,不排除且不限于停止该单元之供电、空调及违约之业/租户使用广场电梯和其它公共设备、设施及其它服务或采取法律途径追讨,直至该行为获纠正为止。

篇3:创国优上墙制度:广场租户入驻程序

  创国优上墙制度:广场租户入驻程序

  入驻接收

  1、租户落定后,由招商部办理签约手续,发出《入驻通知》,租户凭《入驻通知》到物业处办理入驻手续。

  2、物业管理处凭《入驻通知》接收租户入驻,填制《租户入驻登计表》,为租户建立档案,引导租户办理以下手续:

  *确认所租区域《物业设施状况记录表》所载内容并签字。

  *购买或委托物业管理处购买水电表,由物管处安装并签认《水电计量表安装竣工签验单》

  *交纳水电费押金

  *交纳装修管理费

  *办理装修申报手续

  装修手续

  1、租户装修必须按装修管理规定,先由委托施工方申报各种图纸,施工方案等,填定《装修申报审批表》,由物业管理处,大厦业主方进行审核后凭该表到物业公司财务部交纳3装修押金。

  2、《装修申报审批表》完成审批后管理处向施工方核发《装修开工许可通知》,施工人员核发《临时出入证》。

  3、《临时出入证》由施工方签写申领表,物业管理处凭此表,通知财务从施工方预交的装修押金中扣除工本费。

  4、装修完成后,由施工方、物管处、租户三方共同进行竣工验收,验收后在《装修竣工验收表》上签字,施工方凭押金单和管理处退款签暑意见到财务办理退还押金余额手续。财务部部扣除各种扣罚款,管理费后,将余款退还施工方,索回原押金收据,开据各扣款收据。

  5、施工方完成装修退场时,应将临时出入证交还物业管理处,丢失或未交回由管理处通知财务部扣除赔款。

  6、对施工方在装修中的违约行为,由管理处各部门发出扣款通知,经施工方签字后交财务从装修押金中扣罚。装修期间的水电费,也由物业管理处发出水电费抄表收费单交财务部扣款。

  正式入驻

  上述程序完成后,租户正式入驻。管理处发出工作单通知各部门配合。

  z物业管理有限公司

  20**年1月1日

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