篇2：社区物业接管验收档案资料建立管理

　　社区物业接管验收及档案资料的建立与管理

　　一、物业接管验收：

　　主要分三个方面：

　　（一）档案资料的验收与交接

　　1、进驻该社区后我们将与该项目负责人进行图纸资料的详细交接验收工作，包括：土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图等。

　　2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。

　　（二）公共设备、设施现场验收与交接

　　1、我公司选派经验丰富的水暖、电气及土建工程师、项目主管会同该项目负责人组成现场交接小组，对房屋建筑、设施、设备等进行现场交接验收。

　　2、将对现场交接中发现的各类设备、设施、物品等数量及遗留问题记录在交接单上，交接验收单一式三份，由物业公司和司法局人民政府负责人签字确认后，各归档保存。

　　3、对交接验收中存在的各类问题，由公司各职能部门与相关部门公共协商解决。

　　4、对已接管验收的区域，组织相关人员进行，以便尽快熟悉情况，保持环境整洁。

　　（三）物业管理用房的交接及钥匙交接验收

　　1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。

　　2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关办公室的钥匙逐一进行核对、试用，并填写钥匙交接单，同时建立交接档案备存，以便于钥匙的统一管理，做到放置稳妥，安全有序。

　　二、档案资料的建立

　　档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对司法局机关办公楼的物业管理形式，我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，引进先进的物业管理软件，配备专职档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。需要收集的档案资料有以下几种：

　　（一）委托方提供的资料

　　１、技术资料

　　Ａ、竣工图

　　Ｂ、附属工程及隐蔽工程的全套图纸

　　2、竣工验收证明书

　　建筑消防验收合格证

　　水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验收证明书、产品说明书、竣工图纸。

　　3、办公区域使用资料

　　各楼层办公资料（包括主要负责人、联系电话）

　　建筑面积计算书

　　（二）档案处建立的资料

　　1、物业资料

　　A、办公楼基本资料

　　B、办公区域基本资料

　　2、办公区域使用资料

　　各办公区域主要负责人资料

　　3、日常管理资料

　　A、保洁管理记录

　　a、日常巡查记录

　　b、绿化消杀记录

　　c、供水、排水管线检查记录

　　B、保安管理记录

　　a、日常巡查记录

　　b、交接班记录

　　c、值班记录

　　d、物资搬运放行记录

　　e、紧急事件处理记录

　　f、车辆管理记录

　　g、夜间查询记录

　　C、装修管理档案

　　D、维修服务档案

　　a、维修服务登记表

　　b、维修服务回访记录

　　Ｅ、员工管理档案

　　a、员工个人详细资料

　　b、员工业绩考核记录

　　c、员工内务管理检查记录

　　Ｆ、培训档案

　　a、各项培训计划及实施记录

　　b、培训结果考核及跟查记录

　　c、军事训练及消防演习记录

　　Ｇ、行政文件

　　a、政府部门文件

　　b、物业公司及集团公司文件

　　c、管理处规章

制度、通知、通报等文件

　　d、管理处获得的荣誉

　　三、档案、资料管理办法

　　1、档案、资料建立及管理运行流程示意图

　　2、档案资料收、发管理程序：

　　A、管理处重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能立卷归档。

　　B、管理处日常管理文件（如管理处通知、通报等）按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续，并立卷归档。

　　3、档案资料管理要求：

　　A、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。

　　B、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。

　　C、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理，并定期清除过期无效文件。

　　D、原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。

　　E、档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。

　　F、档案组卷按不同业务性质分块，以内空分类，逐一编号，登记造册编辑目录，最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。

　　G、档案保管必须有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案必须由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检验档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失。

　　H、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质用以防潮，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理要求。

篇3：新建物业小区档案资料建立管理

　　新建物业小区档案资料的建立与管理

　　物业资料

　　1产权资料

　　(1)项目批准资料

　　(2)用地批准资料

　　(3)建筑许可证照

　　(4)拆迁安置资料

　　(5)房地产平面图

　　2 技术资料

　　（1）竣工图--包括总平面图，建筑，结构，设备，附属工程及隐蔽管线的全套竣工图

　　（2）地质勘查报告

　　（3）工程合同及开，竣工报告

　　（4）工程预决算

　　（5）施工图会审记录

　　（6）工程设计变通及技术核定单

　　（7）隐蔽工程验收签证

　　（8）沉降观察记录

　　（9）竣工验收证明书

　　（10）刚才水泥等主要材料的质量保证书

　　（11）新材料，构配件的鉴定合格书

　　（12）水，电，采暖，卫生器具，电梯等设备的检验合格书

　　（13）砂浆，混凝土试块试压报告

　　（14）供水供暖的试压报告

　　（15）园林绿化图及其详情

　　（16）设备清单，安装高度记录，使用注意事项说明书，质保书和

　　保修单

　　（17）有关工程项目的其他重要技术决定和文件

　　3 物业进行维修养护，及更新改造时的资料

　　业主档案

　　管理处负责建立业主档案，业主档案一户一袋；

　　业主档案的管理办法按公司档案室要求操作；

　　文档管理员负责业主档案的收集、整理、归档、利用；

　　业户服务部主管应在每月5日前把上月的有关业主资料、产权清单、租赁清单送管理处文档管理员签收；

　　管理处经理每季度检查一次业主档案工作，对发现问题用书面通知整改；

　　业主档案内容：

　　入伙通知单；

　　入伙手续书；

　　业主使用公约；

　　装修责任书；

　　验房签收单；

　　入伙手续资料签收单；

　　产权清单；

　　租赁清单；

　　售房合同复印件；

　　权证复印件；

　　其他有关业主资料。

　　权籍管理

　　业户服务部主管要掌握管理区域内入住业主的权属情况，负责业主资料的收集，并将业主相关的资料记录在管理手册中，管理手册要动态的反映业主产权的转移、使用权的变更情况；能正确反映业主权属转移、变更的时间和方式；

　　业户服务部主管负责编制产权清册、租赁清册，并输入计算机；

　　产权清册内容：

　　房屋类型；使用面积、建筑面积；土地分摊面积；使用情况；附设设施情况；车库使用情况。

　　租赁清册内容：

　　租赁户姓名；租赁时间；使用房屋地址；内部装修情况；其他。

　　业户服务部主管每月出一份产权清单、租赁清单，清单要系统正确反映目前实际情况；

　　管理处经理负责审核产权清单、租赁清单。每月一次抽查管理手册，对于抽查中发现记录不规范或不及时登录权属变更情况，管理处经理应书面通知，进行整改。

篇4：物业品质部推迟提交部门档案资料说明

　　物业品质部关于推迟提交部门档案资料的说明

　　编号：PB/px/20**/03/24/01

　　致：行政办公室

　　由：品质保证部

　　要旨：关于推迟提交部门档案资料的说明

　　日期：二O**年*月**日

　　抄报：

　　我部的档案资料已整理完毕，鉴于公司在迎接QHSE管理体系的认证审核时需查看二O**年的内审、管理评审、日常巡查、月度考评、顾客意见调查及外部审核等资料，故我部申请在认证审核后另行确定时间往公司资料室移交此部分资料。

　　特此说明

　　签署 ：

　　品质保证部经理

　　ZDH/LJ*/LJ*