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物业质量手册:采购控制程序

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物业质量手册:采购控制程序

  物业质量手册:采购控制程序

  1目的

  规定对供方及采购过程控制方法,确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

  2范围

  适用于对服务所需的原辅材料采购、服务采购活动的控制。

  3职责

  3.1行政人事部

  a.负责按公司的要求组织对物资供方与外包方进行评价,编制合格供方名录,对供方的供货、服务业绩定期进行评价,建立供方档案。

  b.负责制定采购计划,执行采购作业。

  3.2主管副总负责审核合格供方名录,负责审批日常服务分包合同,并上报总经理批准。

  3.3工程部、接受服务的相关部门负责对采购物资的质量进行检测,对外包方提供的服务质量进行监督。

  4程序

  4.1工作流程图

  采购控制的策划

  材料、服务质量要求

  确定合格

  供方名录

  材料分类

  采购目标

  评价供方准则

  调查供方信息

  选择和评价供方

  采购计划

  编制

  投入使用

  记录

  验证

  处置

  确定验证方式和准则

  合格

  不合格

  采购实施

  审批

  评审

  放弃

  每年复评

  4.2采购物资分类。根椐对服务质量影响程度分为:

  a、重要物资:维修建材、五金、机电及工作服、保安器材、清洁用品等;

  b、一般物资:零星采购的工具、维修与检测设备等。

  4.3对采购物资供方的评价

  4.3.1合格供应商的条件

  a.具备持续稳定的合格产品供货渠道;

  b.具有良好的供应物资业绩;

  c.具有质量保证能力的证明(必要时);

  d.价格合理

  e.服务良好。

  4.3.2行政人事部根椐采购物资要求和服务需要,通过对物资、服务的质量、价格、履约率

  等进行比较,选择合格的供方,填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资和服务,应同时选择几家合格的供方以供比较。行政人事部负责建立并保存合格供方的质量记录。根椐供应物资有服务的类别及其质量保证能力,明确对供方的控制方式和程度。

  4.3.3对有多年业务往来的重要物资供方和日常服务供方,应提供其质量证明文件和定期检查记录,以证实其质量保证能力,适当时包括以下内容:

  a.质量管理体系认证证书;

  b.本公司对供方质量管理体系进行审核的结果;

  c.本公司及供方其他顾客的满意程度调查;

  d.供方产品或财务的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录;

  e.供方的财务状况及服务和支持能力等。

  4.3.4对第一次供应重要物资的供方,除提供充分的书面证明材料外,对物资应经样品检验及小批量试用,证明合格才能供货。具体步骤如下:

  a.新供方根椐提供的技术要求提供少量样品;

  b.使用部门对样品进行验证,出具相应的验证报告(如合格证等),并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目,反馈给行政人事部;

  c.样品如不合格可再送样,但最多不能超过两次;

  d.样品验证合格后,行政人事部通知供方小批量供货,经进货验证合格后,交使用部门试用,并由使用部门出具相应试用后的验证报告,并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目,反馈给管理部;

  e.小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表审核、总经理批准后,可列入《合格供方名录》;

  f.零星采购物资供方,对其进货验证记录即为对此供方的评价。

  4.3.5对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方,应取消其供方资格。

  4.4外包方的评价

  4.4.1合格外包方应具备的条件:

  a、应在工商部门注册、具有法人资格;

  b、有从事过类似服务项目的优良业绩;

  c、良好的质量保证能力;

  d、有承担相应服务项目的工作条件和实力;

  e、外包方在提供服务之前,应向相关部门提交对分包项目的服务报告,报告内容必须有分包责任人、服务标准、分包服务方案、完

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篇2:公司物资(服务)采购控制程序

  1.0目的

  1. 1 本程序规定了物资(服务)的采购和供应商管理要求,以便确保采购的物资(服务)符合规定要求。

  2.0适用范围

  2. 1 本程序适用于公司对物资(服务)的采购和供应商管理。

  3.0职责

  3.1 采购工作由行政人事部为归口负责部门,各部门与各单位必须指定物资采购专责。

  3.2 物资采购专责负责每月物资采购单的填报工作。

  3.3 各部门或各单位负责人为其部门物资采购计划的一级审核责任人。

  3.4 行政人事部负责人负责采购计划的审核工作,财务部负责采购资金审核。

  3.5 行政人事部采购员负责每月物资采购工作。

  3.6 各管理处仓管员负责采购物资的验收入库工作。

  3.7 经营部负责对服务分包方的选择和统一管理。

  4.0 程序要点与实施

  4.1 物资供应商的选择

  4.1.1 财务部负责建立相对稳定的物资供应渠道,与具备一定规模、信誉较好、商品价格合理、有较可靠质量保证的公司和商店保持较为紧密的联系,以便在价格、质量及售后服务上得到优惠。

  4.1.2 实行供应商信息登记。由采购员负责把有关供货单位的名称、帐号、地址、业务范围、联系电话及联系人等作好登记,并注意收集商品价格信息,每季度开展一次,并填报《物资采购供应商档案》。

  4.1.3实行供货信息登记。定期对供应商的供货质量、价格、售后服务等方面进行评定,能够提供质优价廉及良好售后服务供应商作为合格供应商,做好记录,与之建立较为密切的联系;相反,对商品质次价高或售后服务较差的供应商将取消联系。每季度开展一次,并填报《供应商评审记录》。

  4.1.4公用品按照集团公司指定物资供应商进行采购。

  4.2 采购过程控制

  4.2.1填写采购计划

  a)各部门和各单位物资采购专责,首先盘查库存量,按照《仓库管理规定》中库存的标准进行审核填报《物资采购计划单》,报部门负责人或单位负责人审核签字。

  b)各部门和各单位物资采购专责于每月3日前将《物资采购计划单》同时附上上一个月的库存盘查表交行政人事部、财务部进行审核后每月4日报总经理审批,如是新增物品或当月计划量超过额定标准的,须在备注栏注明原因。

  4.2.3 仓管员在每月16日后对采购物品进行验收入库。对于验收不合格品,返回行政人事部处理。

  4.2.4紧急采购

  对于因特殊事由需紧急采购的物品,由各部门物资采购专责填报《紧急采购计划单》,同时附上采购事由专项说明,报部门负责人审核,行政人事部、财务部审核后,报总经理审批后执行。

  4.3 服务分包方的选择、管理由经营部按照《招投标管理制度》、《经济合同评审作业规程》有关规定进行。

  4.4 对违反本程序规定者,处罚RMB 100-500元。

  5.0 引用文件和记录表格

  5.1 《招投标管理制度》

  5.2 《经济合同评审作业规程》

  5.3 《物资采购计划单》

  5.4 《物资采购供应商档案》

  5.5 《物资采购供应商评审记录》

  5.6 《紧急采购单》

篇3:酒店采购部案例:贴近市场 有效控制成本

  酒店采购部案例:贴近市场,有效控制成本

  最近,由于市场供货不稳定及天气问题,大部分物资价格都有小幅度的上涨的情况,且部分物资还出现缺货现象,为使公司各类物资成本得到了有效的控制,部门负责人在一次部门周例会商宣布拟定了协同使用部门考察市场的计划,时间为每月一次。一些日餐、西餐类进口物资也因海关政策在采购方面出现缺货的问题,为了保障公司的出品要求,本次也可去寻找可替代物资。

  8月的一天,我部协同财务部、中餐部、西餐部、日餐部、**海悦酒家福田店等餐饮办公室的领导坐上了前往深圳市各大型农批市场的车上,高温酷暑的天气让人感觉不舒服。一个多小时后,我们来到了布吉农批市场。由于该市场所供应的产品较多,给我们的选择空间很多,我们也选择的对供应商进行了考察。我负责海味的采购,所以我们联同中餐部、福田店的两位同事对海味一条街进行了考察及询价,由于有专业人士的指导,我们很快获取了较多的信息。从该市场上可以看出,该市场虽然有海味一条街,但个别供应商所供应的海味品种较多,但不够专业,货品的质量很少能达到我司的使用要求的,这里所调查到的价格只能做为一个参考。

  考察完布吉市场后,我们来到了东门市场,该市场有很多的海味都能符合我司的使用要求,而我司的一部分供应商的商铺也在此市场内,在此我们顺畅地开展同类产品的询价及调查,当我们要走的时候,供应商突然这样问了一句话,你们是不是宝安**海悦酒店的。确实,由于我们经常开展的业务调查工作,无形当中已增加了供应商对我们的认识与了解,酒店的形象与口碑也悄悄传开了。

  就这样,在餐饮办公室的配合下,考察的时间很快过去了,虽然累了,但我们的心里还是觉得很充实。

  点评:

  采购部协同财务部、使用部门对市场进行考察及询价,能有效的控制出品的成本,从而减少一些不必要的浪费;而且在出品要求创新方面能很好的对出品要求进行更新,达到酒店盈利的最大化。

  撰写:z点评:采购部

篇4:公司采购管理控制工作程序(5)

  公司采购管理控制程序(五)

  一、目的:为合理和有效率地利用公司的资金资源,减少不必要的浪费和损失,提高采购质量,服务公司的产品实现过程,降低生产成本,确保产品的质和量,提高企业的经济效益。

  二、适用范围:产品实现过程一切原辅材料的采购工作及公司配套产品外购工作,外加工产品原辅材料采购工作及专卖事业统一形象外发材料的采购工作。

  三、职责与权限:

  3.1负责组织相关部门对合格供方的选择与评定;

  3.2负责组织对合格供方提供的样品进行检验、评估与验证,并参与对采购的原辅料和货物样品进行监督和封存。

  3.3根据采购依据负责实施采购合同的谈判和签订。

  3.4负责采购合同所规定事项的执行、全程控制和监督。

  3.5负责参与原辅材料及货物质量控制过程中检验,评定与分析。

  3.6负责采购合同执行过程中质量事故和违约事宜的追踪、实施谈判与处理。

  3.7负责采购合同执行完毕并配合财务部付款及对付款情况实施监督。

  3.8负责根据实际生产和经营需要货物的质和量进行采购,配合生产、经营需要,确保质量和生产经营需要。

  四、合格供方评定:

  4.1要采购优质的原辅材料及货物,重要的工作是慎选合格供方。

  4.2合格供方必须具备供货产品的生产资格、质量依据、有关手续。

  4.3根据生产及经营需要,在不同的合格供方提供同类原辅料和货物的情况下,采购人员应负责组织质管部、生技部和实际用料部门的相关人员进行质量资格评审和认定。

  4.4合格供方必须是同类产品生产厂家的佼佼者,具备按时交货的生产能力,最重要的是应具备质优价廉的基本条件。

  4.5合格供方的产品必须是经质检部门检验合格或委托有检验资质的机构检验合格的产品,并经公司实际生产使用证明供方产品质量优良者优先。

  4.6必须采用科学的办法,合理的检验手段来进行分析而确定每一种合格原辅材料及所需货物的合格供方。

  4.7对合格供方必须采用"货比三家"的传统方法,用不带偏见的主导思想、实事求事的态度并根据供方的产品质量、服务方式、企业信誉及一贯实际交往的表现来评定合格供方。

  4.8合格供方的选择必须采用择优汰劣的市场竞争原则,同类产品可供选择的合格方必须同时评定二至三家,以达到物美价廉的最佳效果的目的。

  4.9质优的合格供方应在付款时给予优先;对质差的供方经通知改进,质量没有明显改善的则应给予删除合格供方资格的处罚,以观后效。

  4.10每半年应由经营部组织质管部、生技部及相关人员参加评定会议,重新评定合格供方的资质问题及重新确认合格供方。

  4.11稳定的原辅材料及经营所需货物的合格供方是降低企业质量管理成本的重要因素,未经公司有关部门及相关人员讨论通过,未经公司有关领导批准,采购人员无权自行决定取舍合格供方。

  4.12合格供方的评定必须通过相关部门、相关人员的专门评定分析并形成决议,由相关人员签名确认,并经有关领导批准执行。

  4.13公司外购配套产品和自行采购原辅材料委托外加工的产品的合格供方的评定按本评定方法有关规定执行。

  五、采购依据

  5.1根据对市场的分析和判断,公司决策投产的新产品所需原辅材料。

  5.2根据产品开发部新产品试产试制所需的原辅材料。

  5.3根据公司下达的产品生产计划任务所需的一切原辅材料。

  5.4根据经营部专卖事业所需的一切整体形象所需的材料。

  5.5根据公司生产经营所需要的其它配套产品。

  5.6根据公司委托外加工所需的原辅材料。

  5.7所需采购的原辅材料及货物均必须按实际需要的质和量。

  5.8所有采购依据必须有充分的授权和文字确认。

  六、控制程序:

  6.1 根据公司计划和下达的生产任务所需的原辅材料及货物,通知已通过评审确认的二至三家合格供方提供样品和报价。

  6.2不同的合格供方提供的同类原辅材料及货物,在通过提供样品或生产实践证明质量优质的情况下,并经质管部评定分析;确认后的合格供方,应用比价格、比服务、比信誉的方法择优录取。

  6.3合格供方确认前其采购品种的质量必须经质管部、生技部,及用料部门的相关人员协商认可并书面确认。

  6.4采购合同谈判均需具备同时二人以上的参与,采购合同凡是在公司所在地签定的必须由我方提供合同文本,在外地签订有条件的应采用我公司的合同文本。

  6.5合同签订前应向合格供方声明公司的采购原则:我方要求供方提供质优价廉的产品;我方不希望用比别人高的价格来购买供方同样质量的产品,要求合格供方必须在这一点上做出承诺,违反这一点我方将有权采取惩罚办法。

  6.6合同签订前,有提供样品检验的应由质管部负责组织评定分析确认质量并把样品封存,封存的样品作为货到后质管部进料检验的依据,经产品开发部试产的产品应具备试用报告及确认结果。

  6.7经常业务往来的合格供方原则上也应按6.5条款执行,如果没有条件或没有必要按6.5条款执行的合格供方则应由质管部、生产技术部、产品开发部相关人员签名给予确认。

  6.8对于客户订单的原辅材料采购及其它采购工作,也应按本控制程序执行,必要时应先经产品开发部试作样衣由客户确认封样后方可实施采购计划。

  6.9签订采购合同时应明确价格及付款办法,质量保证要求、技术标准、验收条件、运输方式、到货时间等需求双方权益保证的相关内容,一并在合同中填写清楚,以防不必要的纠纷。

  6.10合同必须一式四份,合格供方、经营部、财务部


、原辅料仓库各存一份,并且要求是原件,复印件无效。

  6.11所有采购合同的签订均必须遵照本控制程序执行,报经公司有关领导人以文字确认的方式批准后执行,条件不允许电话批准的应补办文字确认证明。

  6.12合同签订后由采购人员负责监督合同的执行,并把有关信息通知相关部门,以便满足公司生产和经营的需要。

  6.13对部分不直接影响产品质量的辅料,可由经营部直接授权原辅材料仓库,填写《临时采购要求》单,送经营部主管或采购人员签名确认呈总经理批准后直接采购,但合格供方必须具备本程序规定的资格评定和已由采购人员商讨并经总经理确认批准的价格。进货时也应经质管部进料检验合格后方可放行投入使用。

  6.14采购货物到达公司前应事先通知仓库做好收货准备,到达公司后应由原辅材料仓库管理员按其提供的货单与采购合同核对,确认无误进仓堆放,同时报质管部要求检验和验证。

  6.15进料检验员验收的标准是按样品或合同规定及按《进料检验作业指导书》的要求进行。

  6.16货品发现质量问题应由采购人员负责组织质管部、生技部等相关人员的评定分析并在处理结果的质量记录文件上签名确认;有条件的合格供方代表人也应现场一起验证。

  6.17经验证确认不合格的原辅材料及货物,采购人员应负责通知供方和无条件的执行6.16的处理决定。

  6.18由公司直接采购原辅材料委托合格承包加工方加工成品时,必须要求委托加工方对原辅材料进行检验、验证和质量控制,并在加工合同上注明是委托加工方必须履行的责任,要求承加工方必须提供我方检验结果和验证样品,有必要时我方可直接由质管部派员到承加工方检验和验证。

  6.19采购人员签订加工合同时应要求承加工方提供原辅材料经检验和验证后的报告和样品,收货数量及清单,经我方质管部、生技部等相关部门确认后方可组织生产。

  6.20承加工方在委托加工产品完成后,必须经质管部、经营部、生产技术部对其产品的质与量验证签名确认后财务部门方可付款。

  6.21外购产品应向合格供方索取产品其原辅材料的原产厂商的质检报告和提供外购产品供方的合格产品检验报告,以作为质管部检验外购产品质量的检验依据。

  6.22采购人员负责参与采购的原辅材料及货物在公司产品实现过程和使用过程质量控制的信息反馈;负责联络和组织突发性原辅材料和货物质量事故的评定分析,负责执行处理决定。

  6.23采购人员负责采购合同执行完毕的财务结算工作,参与按合同规定的付款办法的监督、确认和签名。

  6.24本控制程序规定的所有采购工作外,经营部的电脑喷绘及专卖店的统一形象加工生产也应遵照本控制程序执行。

  6.25因采购工作的需要,必须到合格供方处考察、审查、产品事故的协调处理和监督合同实施过程需要出差的应填写《出差申请单》并经有关领导批准;出差期间有条件的每天应向公司传真汇报出差情况;没有传真条件的应向相关领导电话汇报和请示以便进一步的接受工作安排。

  七、奖惩办法

  7.1采购人员应以公司利益为最高利益,忠于职守、大公无私,坚持采购原则,用严格负责的态度对待采购工作,保证采购质量在采购工作中有显著成绩者,每月将根据采购人员的采购实际控制情况,由总经理组织相关部门评审决定分别给予50--400元的奖励。

  7.2采购人员违反或不按本控制程序执行工作,玩忽职守、疏于监管、粗心大意、严重失职,给公司造成损失,每月将根据不同的损失程度给予50--400元的罚款。

  7.3社会上发生的拿回扣等腐败行为都是以牺牲自家公司的利益为前提,采购人员如假公济私、损公肥已、贪赃枉法,一经查出将根据腐败程度按《公司法》追究责任,直至追究刑事责任。

篇5:医院农副产品采购卫生质量控制制度

  医院农副产品采购卫生质量控制制度

  一、为保证食品卫生安全,采购员在采购蔬菜、瓜果等农副产品时,应与供货商签订供货合同,实行定点采购。有条件时应对其供货单位生产基地情况进行实地考察。

  二、在供货合同中,必须对其所供农副产品的卫生质量提出具体要求。

  三、应当索取供货商的有效证件(单位索取营业执照、卫生许可证;个人索取身份证复印件,)妥善保存,以备检查。

  四、采购农副产品前应与厨房等使用部门取得联系,做到计划进货,少进勤进,防止产品堆积造成腐烂变质。

  五、采购时,应对原料进行认真的感观检查。鲜果蔬类原料应保证新鲜,无病虫害和腐烂变质、无农药残留;干制果蔬原料应干燥、无霉变和虫蛀。有条件时可对采购原料进行农药残留量检测。

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