篇2：物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序

　　1.0 目的

　　证明产品满足规定要求的程度以及质量体系有效运行的证据。

　　2.0 适用范围

　　适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。

　　3.0 职责

　　各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。

　　4.0工作程序

　　4.1证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。

　　4.1.1分供方提供的记录也应纳入管理范围。

　　4.1.2各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。

　　5.2质量记录的载体可以是书面的，也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。

　　5.3各部门要根据自己的实际情况规定各种记录的最低保存期。

　　5.4所有的记录要按各类形存档，记录夹上要有记录标识和种类的目录或存档方式的说明。

　　5.5对于保存期内的记录要妥善保管，封装时要作出标识。

　　5.6各部门要编制自己的《质量记录清单》。

　　5.7行政部保留各部门现行记录总览表以及其记录的空白格式，当有任何更改时应随时更新该总览表。

　　5.8质量记录的填写要求

　　5.8.1操作人员填写记录要清晰及时，不能超过已完成的活动2个小时。

　　5.8.2不能随意涂改质量记录，如涂改则要在涂改处写上涂改者姓名、日期，否则无效。

　　5.9各部门各自编制所负责的《质量记录清单》，按《文件和资料的编号规则》进行标识。

　　5.10各部门每月上旬按《质量记录清单》收集上月的质量记录，并编目、存放。

　　5.11质量记录由各部门贮存在适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。

　　5.12 质量记录的查阅由部门主管控制，借阅者要登记在《借阅登记簿》上，在规定的时间内归还。

　　5.13在合同有要求时，质量记录可提供给顾客及其代表查阅。

　　5.14增加质量记录的内容、格式更改。

　　5.14.1若取消或增加记录时，应向管理者代表提出申请，参照《文件和资料控制程序》。

　　5.14.2若记录的格式有改变时，应到资料室撤换旧的表格。

　　5.14.3管理者代表不定期对各部门的记录现行状态进行抽查，以确保现场使用的是最新的记录格式，以及其记录的管理，保存的情况良好。

　　6.0 相关文件

　　6.1 《文件和资料的控制程序》

　　6.1《文件和资料的编号规则》

　　7.0相关记录

　　7.1《质量记录清单》

　　7.2《借阅登记簿》

　　编写：审批：

篇3：物业管理公司质量体系文件：采购控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：采购控制程序

　　1.0目的

　　确保采购的物资符合规定的要求，以保证公司利益。

　　2.0适用范围

　　2.1物业管理所需要的物资(如工程保养、修缮用途的物资，保洁用的物资，消防用的物资，保安用的物资等)的采购活动。

　　2.2内部管理用、办公室用的采购活动也可参照实行。

　　3.0职责

　　3.1提出采购要求的部门负责制定采购计划。

　　3.2物业管理公司经理负责审核采购计划及配备资源，各管理处主任或部门主管可根据权限审批采购计划。

　　4.0程序

　　4.1物资的采购

　　4.1.1各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合月末库存情况，在每月30日之前提出下个月的物资采购计划，说明物资的品种名称、型号、规格、数量、单价等(如有特殊要求，须说明)。采购计划也可以《采购申请单》提出。

　　4.1.2各部门将月份物资采购计划交各管理处主任或部门主管审批，必要时应经公司经理审批，具体执行参见《物业公司财务管理制度》。

　　4.1.3单项金额在2000元以上的应签署合同、协议并经评审，参见《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》。

　　4.1.4各部门将批准后的采购计划交负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格在计划范围内组织采购和安排开支。

　　4.1.5如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加申请，并详细说明原因，并按4.1.2各款执行，填写《采购申请单》。

　　4.1.6对常用物资、贵重物资，采购人员应在合格供应商处进行采购，如有急需等特殊情况，经部门主管或管理处主任批准后可在其他供应商处购买。

　　4.1.7各部门在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写《借款单》，财务部根据相关合同、协议或计划审核后，按《物业公司财务管理制度》办理借款。

　　4.2供应商的选择

　　在采购物资时要选用符合要求的供应商，在指定的合格供应商名单内进行采购活动，按《分供方管理程序》和《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。

　　4.3采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人验收，交仓管员办理入库手续并留下记录，入库检验执行《进货检验程序》。

　　4.4采购资料的控制

　　4.4.1采购资料如有政府、地方法规关于建筑物业方面的规定用料要严格依照执行(如消防物资，装修禁用的石棉等)。

　　4.4.2对经常要采购的物资如涉及图样，规格，样板时，要经过审批和批准确保依照这些资料正确购入物资，对外协加工及制作的产品，其图纸要求必须要经工程部的认可，确保符合要求才能发出。这些资料作为验收的依据。

　　4.4.3对以上的采购资料要有准确的标识方法，如采购定单，分承包方的工程合同的编号。所签合同应在《合同、协议收文登记目录》上有记载。

　　4.4.4对服务项目的分承包方合同须说明各项服务质量要求及服务的评价标准等。

　　4.4.5服务项目的分承包方合同由公司的法人代表或其授权人员签订后实施。

　　4.5对提供服务方面的供应商对其过程监控参见《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。

　　4.6为确保采购的物资不受人为的影响，采购员应由各管理处主任或部门主管指定，并应遵守《员工手册》及公司其它文件的相关规定。

　　5.0相关文件

　　5.1《分供方管理程序》

　　5.2《进货检验程序》

　　5.3《工程发包、采购、外协加工的询价制度》

　　5.4《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》

　　6.0 相关记录

　　6.1《采购申请单》

　　6.2《借款单》

　　6.3《合同、协议收文登记目录》

　　7.0 附录

　　7.1 《员工手册》

　　7.2 《物业公司财务管理制度》

　　编写： 审批：

篇4：物业管理公司文件控制程序

　　物业管理公司文件控制程序

　　1.0 目的

　　对质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。

　　2.0 适用范围

　　适用于公司质量体系和相关的外来文件(如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等)的控制。

　　3.0 引用文件及术语(略)

　　4.0 职责

　　4.1 总经理负责批准《质量手册》、《程序文件》、《部门工作手册》，管理者代表负责审核。

　　4.2 品质督察部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。

　　4.3 品质督察部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。

　　4.4 各部门负责人或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。

　　5.0 工作程序

　　5.1 文件和资料的分类

　　本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件，如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。

　　a.

　　文件内容：

　　按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系;

　　描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动;

　　详细的工作文件，包括各类工作规程、表格、报告等。

　　本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和其他质量文件，其层次结构如下图：

　　质量手册

　　(第一级文件)

　　程序文件

　　(第二级文件)

　　其他质量文件

　　(第三级文件)

　　b. 质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求，详细的工作文件等。

　　5.2 质量体系文件的控制

　　5.2.1编制与审批

　　a. 质量手册和程序文件由品质督察部负责编写，由管理者代表组织相关部门及有关人员对初稿进行讨论后，《质量手册》、《程序文件》由管理者代表负责最终审核、总经理批准;

　　b. 工作规程由各部门负责人组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

　　c. 质量文件页面编排：

　　--纸张：标准A4纸，页面设置为：页边距上为2.3厘米，下为2厘米，左为2.5厘米，右为2.5厘米。页眉页脚均为1.5厘米。

　　--版式：标题，居中，小二号楷体，;正文，首行缩进二字符，小四楷体。

　　5.2.2标识与编码

　　a. 受控的质量手册、程序文件和工作手册封面加盖“受控文件”专用印章，但正本(原稿)上不需盖章;非受控的质量体系文件封面均加盖“非受控文件”专用印章;

　　b. 质量手册编码

　　CSHY/QM/ -01

　　序号

　　质量手册代号

　　加州城市花园公司代号

　　a) 程序文件编码

　　CSHY/ QP/-□□

　　顺序号

　　程序文件代号

　　公司代号

　　b) 作业文件编码

　　CSHY/QW/-□□-□□

　　顺序号

　　部门代码

　　公司代号/作业文件

　　d) 外来文件编码

　　外来文件用其原编号作为文件编码。

　　e) 质量记录编码

　　□□-QR-□□

　　顺序号

　　质量记录

　　部门代码

　　f) 部门记录编码：

　　□□- □□□□-□□

　　顺序号

　　年号

　　部门代码

　　g) 部门代码：

　　*Z-行政部

　　PZ-品质督察部

　　KH-客户服务部

　　RL-人力资源部

　　GC-工程维修部

　　BA-保安部

　　CW-财务部

　　SC-市场拓展部

　　5.2.3复制

　　受控文件未经批准不得复制，质量手册和程序文件的复印由各部门文件控制员填写《受控文件复印申请表》，经品质督察部确认后执行;工作手册的复印由使用人向部门文件管理员申请，经本部门负责人批准，由部门文件管理员负责执行。

　　5.2.4发放与保管

　　a. 受控文件的发放与保管

　　--质量手册:品质督察部向有关部门或人员发放，并做好发放记录;

　　--程序文件和工作手册:由品质督察部填写《文件发放/回收记录》发放到有关的场所和人员，并做好签收记录;

　　--工作手册:工作手册正本由品质督察部保存，各部门持有的工作手册由其部门文件管理员负责保存，并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本;

　　b. 文件破损严重影响使用或不慎遗失时，应重新办理申领手续，由品质督察部文件管理员填写《受控文件复印申请表》后按5.2.3执行补发;

　　c. 文件管理员在发放文件时，应注意文件分发号的确定

　　受控文件的分发号按照文件的发放顺序，由文件管理员确定，要求每份文件只有一个对应的分发号。

　　d. 非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请，经管理者代表批准后，由文件管理员做发放登记。

　　5.2.5更改

　　a. 各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件作出修改，需填写《文件修改申请单》报原文件编制部门/人员或所在部门负责;

　　b. 修改

篇5：物业公司文件控制管理程序

　　1.0 目的

　　对丽江花园物业管理公司质量管理体系所要求的文件进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。

　　2.0 适用范围

　　适用于丽江花园物业管理公司与质量管理体系要求有关的文件的控制。

　　3.0 职责

　　3.1 丽江花园物业管理公司与管理体系有关的文件由行政部归口管理。

　　3.2 技术部负责与维护有关的和网络系统有关的技术性文件和资料的受控发放。

　　3.3 配套服务部负责与服务有关的文件受控发放。

　　3.4 各有关部门负责本部门文件管理。

　　4.0 定义

　　4.1 文件的分类

　　按文件的来源分为：

　　4.1.1 内部文件:丽江花园物业管理公司内部形成的管理文件，包括质量管理体系文件和对内、对外的管理公文。

　　质量管理体系文件还可分成：

　　a)质量手册，第一层次文件，代码为(A);

　　b)程序文件，第二层次文件，代码为(B);

　　c) 作业指导书、操作规程(规定)，第三层次文件，代码为(C);

　　d) 质量记录(为特殊类型文件)，代码为(D)。

　　4.1.2 外来文件:

　　a) 国家、行业、企业的技术标准、规范、规程等;

　　b) 主管部门的公文;

　　c) 顾客提供的基础资料等;

　　d) 计算机应用软件。

　　4.1.3 成果文件：丽江花园物业管理公司内部形成的与维护和服务有关的技术性文件，包括质量计划、纲要、成果报告、图纸图片等。

　　4.2 按受控状态分为：

　　4.2.1 受控文件

　　即列入《受控文件清单》的文件，这些文件的批准、发布、更改、报废、回收等必须按本程序规定的要求进行控制。

　　4.2.2 非受控文件

　　未列入《受控文件清单》的文件。

　　5.0 工作程序

　　5.1 文件的编号与标识

　　5.1.1 质量管理体系文件按《文件编号规定》进行编号和标识。

　　5.1.2 管理性公文按《文件编号规定》进行编号和标识。

　　5.1.3 与维护和服务有关的文件按《文件编号规定》进行编号和标识。

　　5.1.4 外来文件沿用原文的编号，加盖“外来文件”章。

　　5.2 文件编写

　　5.2.1 质量管理体系文件由各使用部门编写，行政部汇总。

　　5.2.2 管理性公文由行政部组织编写。

　　5.3 文件的审批

　　5.3.1 质量手册由管理者代表审核，总经理批准。

　　5.3.2 程序文件由行政部审核，管理者代表批准。

　　5.3.3 作业指导书文件由行政部组织相关部门审定，由管理者代表批准。

　　5.3.4 与维护和服务有关的成果性文件由技术部和配套服务部经理审批。

　　5.3.5 管理性公文由相关部门起草，主管领导审核，总经理批准。

　　5.4 文件的发布与发放

　　5.4.1 文件一经批准，即可进行发布和发放。发布可以采用会议(即发布会)和非会议两种形式。

　　5.4.2 质量管理体系文件、标准、规范、规程由行政部按《文件发放计划审批表》发放。