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VK物业设备维护部与设备接管部门沟通流程

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VK物业设备维护部与设备接管部门沟通流程

  VK物业设备维护部与设备接管部门沟通流程

  1.目的

  建立设备维护部与接管部门的良好沟通渠道,确保双方沟通顺畅,保证设备管理的正常运行。

  2.范围

  适用于设备维护部。

  3.方法和过程控制

  3.1设备维护部应在每年12月30日以前向物业服务中心提交经公司审批过的下年度《机电设备年度保养计划》,以配合部门制定年度工作目标。

  3.2设备维护部应结合物业服务中心的建议在每月28日前向物业服务中心公布下月设备维护的《工作计划安排表》。

  3.3意见反馈

  3.3.1设备维护部每月向物业服务中心至少发送一次意见征询表,如有意见和建议反馈,在5个工作日内制定整改措施经部门负责人审批后发送物业服务中心,跟进整改工作。

  3.3.2对于物业服务中心在季度《工作评估报告》中的意见及建议,设备维护部须在5个工作日内制定整改措施,经部门负责人审批后发送物业服务中心并跟进整改工作。

  3.3.3设备维护部每季度须结合设备维护管理工作中的经验教训,编写《季度管理工作报告》设备维护部分的内容,提交物业服务中心。

  3.4设备维护部应编制物业服务中心设备责任人一览表,注明设备责任人、联系电话、夜间紧急情况联系人,并知会管理处。

  3.5设备维护部管理设备日常维护保养工作流程。

  3.5.1对于非驻点物业服务中心,设备维护部将《工作信息记录表》保留在物业服务中心控制中心,各专业组技术员到物业服务中心工作时,必须在《工作信息记录表》上签名,并填写当日工作事由及到达、离开时间。同时物业服务中心有任何意见及建议也可在《工作信息记录表》上填写,以监督设备维护部技术员的日常工作行为。设备维护部主管或经理每月应至少抽查一次,以使物业服务中心反映的问题及时得以解决。

  3.5.2设备责任人接到物业服务中心维护保养任务后,应将维护保养工作情况记录在《客户服务情况记录表》中。维修保养工作完成后,应及时将《客户服务情况记录表》交物业服务中心相关责任人签字确认,顾客联交给该责任人,存根联交设备维护部客户助理以便回访(一般一周汇总一次集中回访)。

  3.6设备维护部指定专人每个月须至少一次、设备主管须每季度一次与物业服务中心责任人召开工作沟通会,以使双方保持良好的信息沟通。对于物业服务中心提出的设备管理问题,设备责任人需及时整改落实。

  3.7对于设备类突发事件,由物业服务中心技术人员进行初步处理,控制事态扩大并及时知会设备维护部设备责任人到现场进行处理,同时知会设备维护部主管。

  3.8设备维护部对于设备保养中将对业主生活造成重大影响的事项(如停水停电等)应按体系文件要求提前通知相应的部门。

  3.9物业服务中心对设备维护部现场工作人员有监督权利,对违反操作规程或不文明施工现象有权制止,并要求整改,同时知会设备维护部负责人。

  3.10设备维护部与接管部门在工作上有重大事项无法达成一致意见,由公司职能部门协调处理。

  4.记录表格

  VKWY7.5.1-J05-02-F01 《客户服务情况记录表》

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篇2:公寓服务中心与各部门如何沟通协调

  公寓服务中心与各部门沟通协调

  服务中心既称为公寓的"控制指挥中心"就有很多工作内容需要与各部门的各个岗位进行沟通协调。

  当沟通协调的对象无法沟通、协调时。如:服务员通知不到、信息阻塞、中断。应向上一级领班沟通协调,领班沟通不到时,再向更上一级主管沟通,以此类推。直到沟通有效为止,并说明向更上一级沟通的原因,以免双方误会。(与其它部沟通也一样。)

  沟通协调前,要尽量掌握对方的职责能力,并提供必要的帮助。以防对方事情处理不妥而引起麻烦。

  无论任何情况,沟通的态度必须心平气和、有耐心;尽量多用"请"字、"谢"字和用商量的口吻,即使对方不耐烦,态度不好,也不要受其感染,仍然要保持冷静,以免事情向不好的一面发展。

  遇到沟通协调的事情难以分清责任时,要先尽力解决,后报告上级进行区分,千万不要在有能力处理的情况下不处理或推卸责任。

  1、服务中心的沟通、协调:

  服务中心与楼层同属公寓管理,相互之间沟通协调更是频繁、紧密、日常工作除了自身要提供直接信息给楼层,还要充当其它部门为楼层传递信息的"二传手"他有以下事项需与楼层沟通协调。

  (1)楼层领班或服务员亲临房间进行检查核实。

  (2)单元维修、保养时:单元的工程维修事项、地毯清洗及各类坏房不能开出时,要详细记录,并通知相关人员前往处理。(维修事宜下单通知工程部维修,地毯、沙发清洗通知保洁部部领班处理)

  (3)单元有遗留物品,损坏事项时:有遗留品如果客人未离开公寓,应立即通知派人至楼层拿到交予客人,不可延误并做好记录。如客人已离开公寓则立即通知领班交到服务中心登记保管,有损坏事项时,需立即记录并通知领班前往处理。

  (4)收到客需服务信息时:问清客人地点房号、姓名、要求,立即做好记录;并马上通知该区域服务员提供服务;在规定的3-5分钟内需再确认一次此服务是否完成。

  (5)天气变化,大风、阴雨、潮湿、闷热时:大风及下雨提醒楼层员工关窗,提醒领班到公寓外围观察、检查在住客人的窗户及外挂物,并及时作好相关布置工作。

  (6)上级有关指令需通过服中心传达到楼层时:应立即做好记录,通知到楼层员工和领班予以执行。

  2、服务中心与保洁部部的沟通协调

  (1)调拨、借送较多、较重物件时:呼叫保洁部领班提供协助,告知对方的沟通对象、地点、时间、所需人力等情况进行解决,(此情况暂限于公寓本部),其它部门有此现象需要协助时;可告知对方向本部门主管、经理沟通协调。

  (2)楼层及其它部门报洗地毯、沙发时:作好专用记录、把地点、性质转告保洁部领班,经保洁部领班确认后,回复对方的处理时间和需要协助的有关事项。

  (3)接到有关区域来电求清洁的信息时:了解对方人物、地点、事物性质作好记录;立即把详情通知保洁部领班作好准备派员前往处理。

  (4)有会议或团体接待或团体用餐、上级来店检查、督导时:有会议接待时,提前通知保洁部领班按要求摆设台椅、借齐物件,备齐用品,上级或团队来店参观检查、督导等活动时;提前提醒保洁部领班尽快搞好各岗位卫生,作好检查完善工作;作好重点岗位(大堂、外围、洗手间)巡查保洁。

  3、服务中心与工程部的沟通协调

  (1)有会议接待时:根据会议要求,检查灯光、电器设备,通知工程部调试音响、麦克风,调试视听设备、悬挂横幅,开启空调设备,以保会议召开期间设备运转正常。

  (2)公寓维修项目:单元的维修项目,影响开房的要在当班时间内跟踪并提醒领班跟进。叫工程部尽快搞好并报告主管,以免维修房过夜。在住房产生的维修,要第一时间通知楼层领班和工程部前往查看维修处理;不能在短时间内解决的要征求客人意见与协商是否换一个房间,尽力满足客人。其它公共区域的维修要及时传达到工程部,做好记录和跟踪。

  4、服务中心与保安部的沟通协调

  (1)接到楼层有醉酒客人的信息时:无论醉酒客在通道上,还是在单元内,都应在接到此信息的第一时间把情况告诉保安部,由保安部派人上楼层协助楼层服务员和领班处理问题,保障员工的职业安全和客人安全;加强巡视以及预防破坏、消防事故发生。

  (2)接到楼层有闲杂人员逗留或房间内有聚会,人员过多或嘈杂时:通知保安部派人至该区域了解情况,对闲杂人员或嘈杂声要及地制止;房内聚会、人员过多要重点巡视管理,了解情形,防止安全事故发生。

  (3)保安员可在门外一边观察;遇有客人关门而服务员仍在房内时,要婉言制止不让关门。服务员服务完毕后方可让保安员离开。

  5、服务中心与财务部的沟通协调

  (1)酒水统计报表与房态表:每日上午10点前服务中心核实此两项报表呈送财务部,对财务审计出的问题,要认真解答并找出原因给予修正。

  (2)请购物件和领料时:下请购单要列明物品的规格、生产商、数量、使用部门;对可能混淆的物品要在备注栏内说明清楚,并与采购沟通讲明,对紧用物品在三天内未购回的要询问采购原因并上报本部门经理,以免误事。请购回来的物品一定要先入公寓总仓;然后才能领出使用;如果急用到现场,必须先经得部门经理许可;对请购回来的物品质量问题应先报经理查看,不可擅自发表个人意见,以免误会而引起不必要的麻烦。

  (3)物资、报损事宜:每月5号前集中写报损单经部门经理核实,签署后交副总认可;然后由财务派人鉴定,对报损后另作它用的应打上"已报损"标志,并与其它物

资分开,以免混淆。报损后作废品处理的在盘点报表相应栏作消数处理。

  6、服务中心与总公司的沟通协调

  (1)总公司使用会议设施时:了解使用的时间、大概人数、是否需要提供协助等信息及时通知管理人员,避免在此时段把会议厅预订给客人;并通知主管(无主管则通知保洁部领班)跟进环境卫生等相关工作。

  (2)总公司有关信息传达到服务中心时:与本部门有关的要立即上报经理,及时处理与其它部门有关的除传递到相关部门管理人员外,还要上报本部门主管;注意信息传递的原始性,并做好记录。

篇3:酒店营销部各部门沟通协调操作程序标准序

  酒店营销部与各部门沟通协调操作程序与标准序

  一、与各部门沟通协调的操作程序:

  (一)市场营销部与前厅部

  1、市场营销部对收到的每份客户订房传真、已确认的团队订房、已确认的会议、已确认的长包房,应及时填写相关表单交前厅部客房预订。

  2、市场营销部应将所接待的重点宾客客人等级及餐饮、住房安排标准等内容及时填写相关表单交前厅部客房预订,由前厅部客房预订负责通知其他相关部门。

  3、预订单上有关旅游团队、散客餐饮标准信息的,市场营销部应根据规定及时通知前厅预订组。

  4、市场营销部应将所有海内外客户的详细地址、邮政编号、电话、传真、联系人名单及酒店给予该公司的折扣标准等信息以表格形式递交前厅部客房预订。

  5、关于旅游团队延长住房的房价,市场营销部应与前厅部协商,并由市场营销部将协商后的价格通知团队领队。

  6、市场营销部应将海外订房中心及网络的销售价格、产品组合、订房情况和流量报告及进程报告通知前厅部。

  7、市场营销部应及时向前厅部反馈宾客意见,并与前厅部共同安排好来酒店参观者的有关工作。

  (二)市场营销部与餐饮部

  1、市场营销部接到海内外客户有关餐饮预订内容的电话、传真时,应填写有关通知单送交餐饮部。

  2、市场营销部对特殊团队、散客需要免费、优惠用餐的,经报营销总监审批同意后送交餐饮部执行。

  3、涉及在餐饮场所进行的重大促销活动或经营活动,市场营销部应事先向餐饮部送达任务通知单,并就任务落实进行协调、拟写备忘录。

  4、将接到的订餐、酒会、宴会及其他有关任务及时通知餐饮部。

  5、市场营销部负责协助餐饮公司进行营业场所内所需的广告、横幅、装饰设计及各项餐饮促销活动宣传单片的设计、制作工作。

  (三)市场营销部与财务部

  1、市场营销部制定各项促销价格需及时通知财务部。

  2、市场营销部与相关单位签定的应收帐协议需符合财务部的有关规定,应收帐协议文本应交财务部留存。

  3、市场营销部每月收到财务部开具的各类长包房及应收款帐单时,应积极配合做好催款工作。

  (四)市场营销部与总经理室

  1、市场营销部将搜集的宾客意见和重大投诉及时以书面形式报告总经理阅示,遵照指示妥善处理,并将处理结果反馈给宾客。

  2、市场营销部须于每年的10月份将次年的市场计划、重大活动计划、市场信息报告及各类预算上报总经理室。

  (五)市场营销部与工程部

  1、市场营销部接到重要团队或重大接待任务需临时增加设备、设施时,应至少提前三天将有关计划和要求预先通知工程部。

  2、市场营销部接到租用长包房、租赁或承包酒店经营场所等业务时,应至少提前三天将租用方需用的电器设备的情况及时通知工程部,由工程部负责对租用区域内的电器容量进行测定审核后方可使用。若承租方提出需对租用场所进行必要的装修改造时,市场营销部应与工程部共同研究提出实施方案,报总经理批准后由工程部落实实施。

  (六)市场营销部与综合部

  1、根据本部门工作需要和综合部安排,做好员工岗位调整工作和岗位培训工作。

  2、根据工作需要向综合部提出用工申请,参与员工面试并做好新进员工培训。

  3、市场营销部除做好自身各项业务培训外,应积极配合综合部做好本员工岗位资源培训,提高员工的业务能力和素质。

  4、市场营销部应配合人力资源部做好考勤、业绩考核和工资奖金的评议和发放工作以及部门员工福利性待遇和医疗费用的审核。

  5、市场营销部应做好长包房的住宿登记管理,积极配合保安部做好长包房承租人有效证件的查验和安全协议书的签订工作。

  6、由市场营销部组织的大型活动应事先将活动方案报人力资源部,请其协助维持治安秩序和现场安全检查。

  二、与各部门沟通协调的工作标准:

  1、所有的通知都必须以书面的形式发出,双方需签字认可。

  2、信息的传递与反馈必须及时准确,最长不可超过24小时,急事急办。

  3、注意工作方式,杜绝用强硬、命令的口吻。

篇4:房产公司售房部部门或人员之间合作沟通制度

  房产公司售房部部门或人员之间的合作与沟通制度

  1.销售人员之间合作:

  *首先每个销售人员应遵守政府法律及本公司颁布的所有规章制度及案场管理规定:

  *销售人员之间应相互配合、帮助。严禁拉帮结派,做手脚。应发扬团队精神,互相尊重,严禁推诿责任。

  *销售人员应严格按照销售经理所布置的工作流程进行工作,切忌擅作主张。

  *接待客户应热情主动,礼貌得体,忌一哄而上,相互推让。

  *当销售人员忙于工作时,其他销售人员应主动配合、协助其工作,严禁等闲视之。

  *销售人员应当以公司的利益为重,严守公司机密。

  *销售人员之间协作共处,严禁争抢或冷落客户。

  2.与开发商工程部门沟通:

  *工程部作为公司开发过程中一个至关重要的部门,售房部门应与之保持紧密的联系。

  *房型的好坏,施工质量及进度,直接影响到销售业绩,销售主管及销售人员应虚心向工程部师傅请教,多与工程部工作人员到现场视察有关工程情况,搞清工程进度,建材标准,产地,品牌,分摊面积,计算方面,绿化率等;每周召开见面会,汇报工程进度情况,给客户以信心。

  3.与开发商财务部门的沟通:

  *财务作为发展商销售过程中一个服务性组织,起了重要作用。

  *做好与财务的沟通,在销售致胜中起着不可替代的作用,从小定、大定到签约付首期,这个过程,财务与销售人员是紧密配合的;特别到后期,销售人员要做好及时催款,并告知财务那些客户该付,还差多少,列出付款清单,依据合同的不同付款方式汇报财务。使财务及时处理一些业务,安排时间为客户服务;毫无疑问,销售人员起到了桥梁作用,加强了客房与财务人员的沟通。

  4.与公司各部门沟通

  *ZZ公司主要有策略研究中心、行政部、设计部等。销售人员应积极争取公司资源支持,参与公司各项培训或集体活动。

  *销售人员的小件或日常办公用品由销售主管报公司批准后,由专人申报、购买,统一领取发放。办公品的领用应本着励行节约、管理合理、满足工作需求为原则。办公用品是为公务活动提供,严禁取回家私用。各楼盘在结案时,由专人负责统计售房部全部办公用品。

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