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物业公司项目档案管理制度

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物业公司项目档案管理制度

  物业公司项目档案管理制度

  一、档案的建立。

  1.1档案的建立按下列流程建立:

  收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

  1.2明确建档内容,实行系统收集、集中管理。

  1.2.1房屋档案:包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

  1.2.2设备设施档案:包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、 维修保养合同及维修保养记录等;

  1.2.3业主档案:包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

  1.2.4 文秘档案:包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

  1.2.5 员工档案:包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

  1.2.6财务档案:包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

  1.3建档要求:制度化、标准化、电脑化。

  二、档案管理

  2.1为避免档案的损坏、遗失,使重要档案能永久保存,而又方便经常使用,对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理,并保存复印件。

  2.2档案管理要求:

  2.2.1进行标准化的档案管理。

  2.2.2采用多种形式的信息储存方式,如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等,并采用适当的保存方法。

  2.2.3加强保密意识培养,确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

  2.2.4实行档案管理手段的现代化,运用计算机检索手段,开发多媒体信息查询系统。

  2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

  2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,按工作部门分柜保存。

  2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

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篇2:物业管理公司档案管理制度范本

  物业管理公司档案管理制度范本

  一、物业管理公司档案管理规定:

  1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

  2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。

  3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

  4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

  5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

  6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

  7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。

  8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。

  9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

  二、物业管理公司保密规定:

  1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

  2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。

  3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务

  4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

  5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。

  6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

  7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

  8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

  三.物业管理公司档案资料:

  1、物业管理公司验收档案:

  1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);

  2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;

  3)机电设备保养合约;

  4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);

  5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);

  6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);

  2、物业管理公司二次装修档案:

  1)用户单元二次装修图则及审批手续;

  2)二次装修期间管理处监督检查资料;

  3、业户资料:

  1)入伙情况记录;

  2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);

  4、物业管理公司管理文本汇编:

  1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;

  2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;

  3)物业管理公司各项管理分包合约;

  5、物业管理公司设备

篇3:物业项目工程技术资料档案管理制度

  物业项目工程技术资料档案管理制度

  一.各类技术资料必须装订成册,由工程部内勤保管并编制详细目录。

  二.资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料,其中一套存档作备用,另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。

  三.档案室的备用图纸,如设备的规范、标准等,如要借用,必须填写资料借用单,经工程部经理批准后方可借阅,但必须限期归还。

  四.工程部重要设备的运行记录,每月必须装订成册,归档保存。如有破损应责成班组重新抄写,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。

  五.工程部班组值班记录,须每月归档保存,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。

  六.《报修工作单》每月装订成册,归档保存,保存三年。

  七.每一台设备都必须建立设备台账卡,详细记录设备的生产厂家,各种性能、技术参数、安装位置、调试验收记录,每次维修维护记录,每次设备事故记录等,台帐记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。

  八.设备及系统技改图纸、二次装修图纸资料等均需装订成册,编制目录。

篇4:物业工程设备技术档案管理制度

  物业工程设备技术档案管理制度

  1、技术档案管理

  各类技术资料必须分类装订成册,编制目录,专人管理及制订借用制度。技术档案一般可分成四类:

  ·物业施工竣工验收的整套档案资料;

  ·设备的规范、标准、各项制度及技术标准;

  ·设备新技术信息及资料;

  ·职工技术考核标准及资料。

  1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

  1.2文件、资料是大厦的重要财富,人人都要爱惜。

  1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。

  1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。

  1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。除图书外,档案资料严禁带出大厦。重要资料只限在资料室内阅读。

  1.6借阅图书每次限借一本,特殊情况需得到总工程师批准。借期为一个月,到期应办理续借手续。图书不得在个人手中长期持有。

  1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。

  2、设备登记卡

  设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。现代化设备管理的一条重要经验,就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计,系统地、有计划地积累分析原始记录,在调查分析中研究设备维修保养工作的规律,使设备能够达到最高的综合效率。

  设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的主要依据。

  设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应该做到帐物相符。

  3用户设备档案卡

  物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

  4质量记录

  《设备档案卡》ED-TB-0309-113

  《设备编号法则》ED-TB-0309-129

篇5:酒店工程部设备档案管理制度

  酒店工程部设备档案管理制度

  建立设备档案是为了更好地了解设备,掌握设备的技术性能,提高维修和管理水平,达到管理好、用好设备,设备档案应收以下档案资料:

  1、酒店各种大型动力设备、电力设备、机械设备、关键性设备、技术性较复杂的设备档案资料,具体内容是:

  (1)设备的名称、型号、编号。

  (2)设备的制造厂家、出厂日期、安装日期、使用日期。

  (3)设备的借应商、设备价格。

  (4)设备原始技术数据和运行技术数据,维修保养要求等

  2、设备的定期维护保养记录,它包括:

  (1)设备维修部位、更换的零部件。

  (2)维修保养后设备的运行与技术状况。

  (3)设备维修保养的日期及维修者

  3、设备在使用过程中发生的故障,故障前的先兆和现象,修理的部位,所更换的零部件,修理日期和维修者等。

  4、设备技术档案其它管理资料:

  (1)酒店施工竣工验收的整套档案资料。

  (2)设备的规范、标准、各项制度。

  (3)设备新技术信息及资料。

  (4)职工技术考核标准及燃料。

  政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIVE

  5、设备事故分析档案资料:

  设备因非常原因造成损坏,易影响酒店的正常营业,在对设备事故三不放过的同时(原因没查清不放过,肇事者和员工没受到教育不放过,没有防范措施不放过)还必须建立设备事故档案资料,主要资料为:

  (1)发生经过及损坏情况:

  a、事故报告人、设备事故当事人。

  b、事故性质与类别、设备停机时间、设备损坏程度。

  (2)设备事故原因分析:

  a、设备操作是否违反操作规则、有无擅离职守。

  b、设备是否未近期检修,有无忽视安全措施,检修质量是否有问题。

  c、设备是否先天不足。

  (3)防止设备事故措施及处理意见。

  政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIVE

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