篇2：物业公司档案管理标准作业规程

　　物业管理公司档案管理标准作业规程

　　1目的

　　规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

　　2适用范围

　　适用于物业管理公司各类档案的管理。

　　3职责

　　3.1物业总经理审批档案的借阅申请及清单。

　　3.2综合部主管监督档案管理的实施工作。

　　3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

　　4程序要点

　　4.1档案的编号

　　4.1.1公司、管理处编号:

　　a)物业管理有限公司编号为:※ ※ ※(公司英文缩写);

　　b)物业管理处编号为:※ ※ ※(管理处英文缩写)。

　　4.1.2部门编号:

　　a)综合部编号为: Z·H;

　　b)财务部编号为: C·W;

　　c)管理部编号为: G·W

　　d)项目部编号为: *·M

　　e)工程部编号为: G·C;

　　4.1.3年份编号:引用年份序号-20**、20**、20**......。

　　4.1.4档案顺序号:采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003、...。

　　4.1.5档案编号举例:

　　a)物业管理有限公司编号:

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　档案序号

　　类别编号

　　部门编号

　　物业管理公司编号

　　b)管理处编号:

　　※※※一※※※一※※一※※※一※※※

　　档案序号

　　类别编号

　　部门编号

　　管理处编号

　　物业管理有限公司编号

　　4.2档案的分类

　　4.2.1区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:

　　a)行政、人事类;

　　b)财务类;

　　c)物业管理类;

　　d)保洁类;

　　e)工程维修类;

　　f)保安类

　　4.2.2全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性,我们采用组织机构--问题分类法,如:

　　收文类

　　发文类

　　合同类

　　a) 综合部 员工人事档案

　　图纸类

　　后勤类

　　收文类

　　报表类

　　b)财务部 帐册类

　　凭证类

　　合同类

　　工程图纸类

　　合同类

　　收文类

　　发文类

　　业主档案类

　　c)管理部 员工档案类

　　维修类

　　投诉类

　　回访类

　　有偿服务与多种经营类

　　计划总结类

　　......

　　4.3立卷与编制目录

　　4.3.1立卷:就是

　　按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:

　　a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;

　　b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

　　--物业管理有限公司综合部收文:※※※-*·Z-收文;

　　--物业管理有限公司财务部报表:※※※-C·W-报表;

　　--管理部业主档案:※※※一※※※-G·W--业主档案。

　　c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处,并排列在档案柜中;

　　d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。

　　4.3.2编制目录:

　　a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页〈档案目录〉;

　　b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在〈档案目录〉(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

　　4.4档案的保管期限

　　4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

　　4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

　　4.5档案的保管

　　4.5.1档案保管的工作任务是:

　　a)便于查阅;

　　b)保证档案的安全;

　　c)防止档案的损坏;

　　d)采取修复技术,延长档案寿命。

　　4.5.2档案保管的责任部门:

　　a)财务部保管财务档案;

　　b)综合部保管公司对内、对外文件、合同、保管分供方评审、员工人事档案、图纸、后勤资料、员工绩效考评档案及公司其他部门所需保管的资料;

　　c)管理部保管物业租赁和多种经营资料:

　　d)管理处综合科保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及管理处各职能部门需要保管的其他档案;

　　e)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

　　4.5.3档案的保管程序:

　　a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;

　　b)档案管理员将该资料登记在〈档案目录〉中,归入相应案卷并统一编号;

　　c)档案管理员定期将〈档案目录〉输入电脑,以便查询;

　　d)档案原则上保管原件。

　　4.6档案的密级

　　4.6.1档案的密收分为三级:绝密、机密、普通:

　　a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

　　b)机密档案包括:ISO9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

　　e)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

　　4.7档案的查阅权限

　　4.7.1物业总经理可查阅公司所有档案。

　　4.7.2物业副总经理(经理助理)可查阅分管工作的档案。

　　4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

　　4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。

　　4.8档案的查阅/借阅/复制

　　4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在〈文件查阅/借阅/复制登记表〉中登记。

　　4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格:

　　a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

　　b)权限外的,档案管理员开具〈档案查阅/借阅/复制审批单〉给查阅人办理审批手续:

　　属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处负责人审批;属公司的档案,由物业总经理审批;财务类的档案也应由物业总经理审批。

　　4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

　　4.10须复制档案的,绝密档案报物业总经理审批;机密档案由综合部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。

　　4.11档案的销毁

　　4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单,报综合部主管审核。

　　4.11.2综合部主管审核无误后报物业总经理审批。

　　4.11.3物业总经理审批同意后由综合部指定3名监销人员(档案管理员、人事文员、管理部文员)将超过保存期限的档案销毁。

　　4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

　　序号文件编号文件标题页数发文

　　单位发文

　　日期接收

　　日期归档编号备注

　　档案目录

　　文件查阅/借阅/复制登记表

　　序

　　号姓 名查阅文件标题档案编号查阅时间归还时间借阅时间备注

　　档案查阅/借阅审批表

　　部门姓名职务

　　借档文件名

　　借档理由

　　是否复制□是 □否

　　借还时间年 月 日至 年 月 日审批人签名

　　档案销毁清单

　　序号文件编号文件标题页

　　数所属部门归档日期保管日期销毁

　　日期备注

　　审批人： 审

　　批人： 制表： 监销人：

篇3：步行街物业档案管理制度

　　步行街物业档案管理制度

　　1目的

　　使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2适用范围

　　公司所有档案的管理。

　　3公司资料室文档资料管理

　　3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、事件记录;物业管理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备 份;人事资料;业主资料资料等。

　　3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引;其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

　　3.2物业管理相关政策 、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

　　3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。

　　3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。

　　3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。

　　3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。

　　3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

　　3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

　　3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

　　3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

　　3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

　　4各部门文档资料管理

　　4.1各部门文件分类及编制要求：

　　4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

　　4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

　　4.1.3公司各部门(含职能部门 、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别：

　　1)人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

　　2)行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

　　3)通知类：内部各类通知。

　　4)培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

　　5)会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。

　　6)合同、协议类：部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。

　　7)对外文件类：

　　①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等;

　　②对客户发文等：

　　③其它类：如电话表、名单、启示等。

　　4.2质量管理部应保管的资料：

　　4.2.1发展商提供的资料：

　　1)产权资料;　　2)技术资料(含图纸);

　　3)交接手续及清单等。

　　4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

　　4.3各类文件更改要求：

　　各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明"以此文件为准"。

　　4.4各类文件发放要求：

　　4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：

　　1)部门负责人以上人员阅;

　　2)主管级以上人员阅;

　　3)内部传阅;

　　4)张帖。

　　4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

　　4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

　　4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

　　4.5电脑文档管理：

　　4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

　　4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

　　4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

　　4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

　　4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

篇4：住宅小区物业档案管理措施

　　住宅小区物业档案管理措施

　　1、建立档案管理制度

　　根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度：

　　<物业档案管理制度><档案查询制度>

　　<库房管理制度><档案移交验收制度>

　　2、确定档案的内容

　　物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。

　　①建筑物档案

　　A、建筑物原始档案

　　包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下：

　　产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

　　(1)产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

　　(2)技术资料。包括：竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。

　　(3)竣工验收证明书。包括：基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。

　　(4)房屋使用资料。包括：业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。

　　(5)供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书。包括：供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。

　　B、建筑物维护、改造档案

　　建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料：

　　(1)维护改造申请表及批准文件

　　(2)维护改造工程施工许可证

　　(3)维护改造方案

　　(4)维护改造工程合同

　　(5)维护改造工程预算书及批准文件

　　(6)维护改造工程验收说明书

　　(7)维护改造工程结算(核算)表

　　(8)各设备及工程使用维护说明书]

　　(9)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)

　　(10)维护改造工程施工设计图及竣工图

　　C、用户装修、改造工程档案

　　用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：

　　(1)装修、改造申请表及审查意见

　　(2)装修设计图

　　(3)装修、改造过程中的管理、监理资料

　　(4)完工后的验收意见

　　②管理工作档案

　　管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：

　　(1)政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等;

　　(2)制订的各种管理规定、公约;

　　(3)公司 ISO体系文件

　　(4)财务资料

　　(5)工作计划、方针、目标记录

　　(6)各项管理工作日志

　　(7)纠正和预防措施方案

　　(8)质量/环境/安全控制记录

　　(9)设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录

　　(10)满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表

　　(11)投诉及投诉处理记录

　　(12)其他需要收集归档的工作记录、服务记录。

　　3、档案的管理

　　(1)档案的分类、编目及著录

　　(2)档案的整理装订

　　(3)档案的电脑化管理

　　4、管理条件：

　　(1)库内温度不超过20摄氏度，湿度不超过5%，密闭防光、防鼠防虫，严禁烟火，配气体或干粉灭火设备。

　　(2)办公条件，适量的存储和查阅空间，符合规定的整理装订设备、工具和装具。

　　(3)管理人员要求：经过档案管理专业培训。

篇5：物业公司档案管理方案

　　物业公司档案管理方案

　　1、管理内容：

　　(1)工程档案;

　　(2)租户档案;

　　(3)工作档案;

　　(4)财务档案;

　　(5)文件档案。

　　2、管理措施：

　　(1)制定档案管理制度，并严格执行;

　　(2)按照档案管理要求，分门别类，编目造册，方便查阅，利于管理;

　　(3)专人管理，责任到人，存放有序，管理规范;

　　(4)配置专门的档案管理用房和必要的设施设备，以满足档案管理要求;

　　(5)根据档案资料的形式、性质，采用不同的管理手段，科学管理，确保档案资料完整、安全;

　　(6)实现电脑化管理，提高管理水平。