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写字楼物业办公室档案管理制度

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写字楼物业办公室档案管理制度

  写字楼物业办公室档案管理制度

  1)办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类,由办公室人事主管负责管理。

  2)档案文件必须设专柜存放保管,存放必须分类编号,清楚编写文件目录,以便查阅。

  3)凡经领导批示传阅的重要文件,必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。

  4)借阅档案须认真办理借阅登记手续,保证按时归档。

  5)凡借阅重要密件,必须经总经理批准后,方可借阅;所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。

  6)档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫、防潮、房遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善出路。如系认为造成,要追究有关人员的责任。

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篇2:项目物业管理档案管理制度(7)

  项目物业管理档案管理制度(七)

  一.物业管理档案建立与管理规定:

  1.项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管,由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。

  2.有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经总物业经理许可,他人不得动用。

  3.物业档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

  4.物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

  5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续,经确认后方可离任。

  6.物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

  7.因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的,需经物业总物业经理书面确认,如有违反的做泄密处理。

  8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符合要求的保管责任人将做适当处分。

  9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的,管理处将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

篇3:翰岭院管理处制度和档案管理

  翰岭院管理处制度和档案管理

  (一)管理规章制度

  规章制度在日常物业管理实务运行中既是物业管理的保障,又是实施物业管理的准则,一个企业管理水平的高低就可以从它是否有健全的规章制度并严格执行上来评判。

  我公司在长期物业管理实践中,制订了一系列的规章制度,形成了一套涵盖物业管理运行和行政各要素的制度体系,为全面开展翰岭院物业管理工作,实现我们的顾问管理目标,我公司顾问管理人员将组织嘉铭物业有关人员根据我公司制度体系,结合翰岭院的实际,制订翰岭院管理制度和管理体系。

  其内容主要有以下诸方面(但不限以下内容)组成。

  1、公众制度

  (1)翰岭院业主管理委员会章程

  (2)翰岭院业主公约

  (3)翰岭院居民精神文明公约

  (4)装修管理规定

  (5)用水管理规定

  (6)用电管理规定

  (7)煤气使用管理规定

  (8)出租房管理规定

  (9)环境管理规定

  (10)治安管理规定

  (11)防火防风管理规定

  (12)商铺管理规定

  (13)业主(住户)停车管理规定

  (14)摩托车、自行车管理规定

  2、岗位职责

  (1)管理处经理岗位职责

  (2)财务会计岗位职责

  (3)财务出纳岗位职责

  (4)综合服务客服主管岗位职责

  (5)综合服务环境主管岗位职责

  (6)综合服务行政主管岗位职责

  (7)工程主管岗位职责

  (8)保安队长岗位职责巡逻岗

  (9)治安管理员岗位职责

  (10)车场管理员岗位职责

  (11)监控室保安员岗位职责

  (12)设备运行管理员岗位职责

  (13)维修管理员岗位职责

  (14)后勤管理员岗位职责

  (15)档案管理员岗位职责

  (16)行政人事管理员岗位职责

  (17)保洁管理员岗位职责

  (18)绿化管理员岗位职责

  (19)客户服务管理员岗位职责

  备注:各岗位人员可根据具体情况设置,可一人兼职数岗。

  3、管理运作制度

  (1)员工行为规范

  (2)物业交付程序

  (3)物业交用程序

  (4)供电管理程序

  (5)供水管理程序

  (6)装修控制程序

  (7)收费运作程序

  (8)便民服务工作程序

  (9)绿化管理程序

  (10)道路管理程序

  (11)清洁卫生管理程序

  (12)治安管理程序

  (13)停车管理程序

  (14)值班管理程序

  (15)消防管理程序

  (16)公用设施改造及维护维修工作程序

  (17)社区文化管理程序

  (18)业主违例事件处理程序

  (19)访问客户工作程序

  (20)财务核算程序

  (21)业主请求处理程序

  (22)出租房屋控制程序

  (23)商铺管理程序

  4、公司考核管理制度及标准

  (1)员工月度考核办法

  (2)员工年终考核办法

  (3)公司其它各项规章制度

  (一)物业资料管理

  科学的、规范化的档案管理能有效地为翰岭院及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。翰岭院作为高层住宅项目,其档案资料是十分繁杂的,我们拟采取系统化、科学化、信息化的科学管理手段,明确指定档案


管理人员,抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节,对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理,达到提高物业管理水平、更好地服务业户的目的。

  1.物业资料管理流程:

  2.档案资料的分类检索

  (1)开发建设单位移交档案资料

  1) 产权资料

  A.项目批准文件

  B.用地批准文件

  C.建筑执照

  D.拆迁安置资料

  2) 技术资料

  A.翰岭院规划图

  B.建筑施工图

  C.竣工图

  a. 总平面图

  b. 单体建筑、结构、设备竣工图

  c. 消防、附属工程及地下管网竣工图

  D.地质勘测报告

  E.工程合同

  F.开、竣工报告

  G.工程预决算

  H.图纸会审记录

  I.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

  J.隐蔽工程验收签证

  K.沉降观察记录

  L.竣工验收证明书

  M.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

  N.新材料、构配件的鉴定合格证书

  O.水电、卫生器具等设备的检验合格证书

  P.砂浆、混凝土试块试压报告

  Q.供水试压报告

  3) 物业资料

  A.翰岭院基本资料

  B.翰岭院分项资料

  C.商业配套资料

  D.娱乐设施资料

  (2)管理处自建档案资料

  1) 业户资料

  A. 业户基本情况

  B. 产权证书复印件

  C. 各项签约文件

  2) 日常管理资料

  A. 环境管理记录

  a. 日常巡查记录

  b. 垃圾清运记录

  c. 消杀记录

  d. 噪音检测记录

  B. 保安管理记录

  a. 日常巡查记录

  b. 交接班记录

  c. 值班记录

  d. 物资搬运放行记录

  e. 紧急事件处理记录

  f. 车辆进出记录

  g. 夜间查岗记录

  C.车辆档案

  a. 车辆详细资料

  b. 车位使用协议

  D.装修管理资料档案

  E. 维修服务档案

  a. 维修委托单

  b. 维修服务回访记录

  F 收费管理档案

  a. 管理费收支公布表

  b. 管理处与外单位签订的各类合同

  c. 其它

  G.设备管理档案

  a. 公用设施保养维修记录

  b. 机电设备保养维修及运行记录

  c. 设备分承包方维修保养记录

  d. 设备设施巡视检查记录

  e. 设备台帐

  H. 业户意见调查、统计记录

  I. 业户访问记录

  J. 业户投诉及处理记录

  K. 员工管理档案

  a. 员工个人详细资料

  b. 员工培训考核记录

  c. 员工业绩考核记录

  d. 员工内务管理检查记录

  L.培训档案

  a. 培训计划及实施记录

  b. 培训考核及跟查记录

  c. 军事训练及消防演习记录

  M. 行政文件

  a. 政府部门文件

  b. 公司规章制度、通知、通报等文件

  c. 公司荣誉资料

  N. 其它

  3、档案、资料使用流程:

  4、档案资料收、发管理程序

  (1)公司重要资料(如开发建设单位提供的资料)接收必须经过管理处主任或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷归档。

  (2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收,并分卷归档。

  5、翰岭院档案资料管理要求

  (1)采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。

  (2)尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存,便于查找和利用。

  (3)电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期按相关管理流程清除过期失效文件。

  (4)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关内容,以保证查阅者及时找到有效的


文件。

  (5)档案的鉴定必须由管理处指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。

  (6)档案按不同业务性质分块,以内容分类,统一编号,登记造册,编辑目录,分类保存。

  (7)档案保管必须有专人负责,以达到文档管理要求,必须做到档案标识清晰,分类明确,易查找;档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员应定期检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。

  (8)档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质等,配置有效的灭火器材和防潮物品及设施,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合管理处文档管理要求。

篇4:物业部文件档案管理制度

  物业部文件档案管理制度

  一、物业部服务中心管理员专职负责服务中心所有文件(通知、命令、公函、总结、报告、通报、会议记要等)及资料(技术图纸、手册、个人简历、员工档案、市府法规、车辆档案、户口档案等)的存档,收集和保管。

  二、任何人借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

  三、属机密文件的要妥善保管,不准散播内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。

  四、员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,保管人员也不得将这些资料擅自给他人过目。

  五、文件资料要进行合理归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序,还是按内容,按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚标明。

  六、要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要急时清理,无保存必要的材料,经物业部领导批准可做销毁处理。

篇5:大学生社区管理公司档案管理制度

  大学生社区管理公司档案管理制度

  1、目的:

  规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。

  2、适用范围:

  适用于各部门各种档案的管理工作。

  3、职责:

  3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。

  3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。

  4、管理制度:

  4.1档案管理的内容:

  4.1.1公司各部门均需保存以下档案:

  a)公司各种行政文件;

  b)公司与质量有关的文件;

  c)部门收发文记录;

  d)本部门形成的质量记录;

  e)其它本部门形成的或公司下发的文件。

  4.1.2各部门除要保存以上档案外,还需按部门分别保存以下档案:

  a)办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。

  b)各部门保管各部门的资料。

  c)办公室保管人事档案和各种合同。

  4.2档案的保管目的

  a)便于查阅;

  b)保证档案的安全;

  c)防止档案的损坏;

  d)延长档案寿命;

  4.3档案的密级

  档案的密级分为三级:绝密、机密、普通:

  a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

  b)机密档案包括:质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文(通知、通告除外)、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案;

  c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

  4.4 档案的保管方式

  4.4.1档案的装盒与标识

  各部门档案管理员将不同档案分类,并按时间顺序装入档案盒内,然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称,然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

  4.4.2编制目录:

  4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》;

  4.2.2.2每一份档案归档时,均需将该份档案登记在《文件归档目录》中,以便查阅。

  4.5档案的查阅权限

  4.5.1总经理可查阅公司所有档案。

  4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。

  4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

  4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。

  4.6档案的查阅/借阅/复制

  4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

  4.6.2部门档案管理员审核其资格:

  a )权限内的按正常手续办理;

  b)权限外的,需得到相应授权人的许可:部门(财务除外)的档案,由部门负责人审批;公司档案,由办公室主任审批,财务档案及公司机密档案,由总经理审批。

  4.7在档案归还日期前,部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。

  4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由办公室主任审批;普通档案由部门负责人审批。

  4.9档案的销毁

  4.9.1超过保管期限的档案,由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。

  4.9.2该清单报部门负责人审核,由管理者代表审批后进行销毁,财务档案的销毁由总经理审批。

  4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场,销毁结束后,销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。

  5相关文件

  6记录

  6.1《文件归档目录》

  6.2《文件和资料销毁清单》

  6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》

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