物业管理公司员工手册范例七

　　1.0序言

　　行政人事部是通过以下五个职能要素实施的。

　　1.1确保。这是为了通过实现组织目标而募集与配置能力的过程，是行政人事管理中的先行职能。其主要内容为：职务分析：行政人事计划：招募、考核、选拔与录用。

　　1.2开发。这是指开发所募集的人员的品德智能，以提高组织绩效的工程，是人事管理中重要职能。其主要内容为：培训、开发规划;职前培训、在职培训及脱产培训;职业生涯开发。

　　1.3报偿。这是为员工对组织所作出的贡献而给予报酬的过程。而行政人事管理中的激励凝聚智能，其主要内容为：激励工作积极性;工作绩效评估;工作薪酬;福利措施。

　　1.4整合。这是使员工之间和睦相处、协调共事、取得群众认同的过程，是行政人事管理中的人际协调职能。其主要内容为：新来人员的职前教育与社会化;群体中人际关系之和谐;矛盾冲突的化解与调解。

　　1.5控调。这是对员工实施合理、公平的动态管理过程，是行政人事的控制、调整职能。其主要内容为：科学合理的员工绩效素质。

　　所以，行政人事管理可以定义为：为了有效地达成组织的目标而进行的组织内行政人事的确保、开发、报偿、整合、控制的活动的过程。

　　2.0岗位职责

　　2.1 行政人事部经理岗位职责

　　1、认真贯彻执行国家有关劳动人事部门的有关方针、政策、法令和指示，组织制定计划，经物业管理处领导批准后实施;

　　2、全面负责人事部工作，掌握业务范围，拟订本部门的工作计划，定期召开例会，布置、检查、总结工作，重大事项及时向有关领导汇报并共同研究、讨论决定;

　　3、组织本部门干部的政治和业务学习，提高人事管理水平和业务能力，加强对本部门员工的思想教育，团结本部门干部，调动每个人的工作积极性，保证完成各项工作任务;

　　4、对分配给本部门的工作，定期进行检查考核，表扬先进，带动后进，搞好本部门干部队伍的建设;

　　5、抓好干部及职工的管理工作，经常深入基层研究，掌握情况;合理安排使用干部，发现人才;及时提出干部调整意见，当好物业管理处领导的参谋;

　　6、组织制定、修改、充实各项规章制度，做到管理规范化、科学化;

　　7、根据用工计划组织招聘工作，负责调入、招聘、招收、辞退、辞职、调出、停薪留职员工的审核，负责员工内部调配的审核;

　　8、按照有关政策，结合同行业标准和物业管理处实际制定本物业管理处工资、奖金、劳保福利标准，报领导审核批准，负责工资、奖金、劳保、福利、加班费、夜班费及各种津贴报表的审核;

　　9、按制度负责审批办理各类休假期的期限和有关费用报销标准;

　　10、负责人事档案的管理工作，负责办理职工调入、调出档案的接收和传递工作;

　　11、完成总经理交给的其他各项工作。

　　2.2劳资主管岗位责任

　　1、 根据国家工资改革政策和物业管理处的实际经济效益，编制工资计划，合理使用工资基金;

　　2、负责办理职工的转正、定级、晋升的工资变动事宜及离职员工的工资结算工作;

　　3、负责办理职工调动的工资手续、调入职工的工资标准的审定工作;

　　4、按时准确编报劳动工资、浮动工资、奖金、伙食补贴、月、季、年报表并做好对比分析，提出建设性意见供领导决策时参考;

　　5、按月汇总和发放加班费、夜班费和其它各种津贴;

　　6、 严格劳务工资管理，建立健全职工工资一鉴表，掌握公司各类人员的工资变动情况和人员的增减情况;

　　7、负责编制劳保、福利用品发放名单;

　　8、负责全部员工参加劳动保险的工作;

　　9、负责各部门的考勤管理，统计和编报劳动出勤报表，经常检查各部门的劳动纪律，及时向领导提供劳动出勤情况;

　　10负责领取本部门的办公用品和文件的收发登记工作;

　　11完成人事部经理交派的其他任务。

　　2.3培训经理岗位责任

　　1、热爱物业管理处工作，对培训工作认真负责，积极主动，耐心细致，全心全意，作风正派，不谋私利，为提高物业管理处人员的素质而尽心尽力;

　　2、在物业管理处总经理的直接领导下，负责物业管理处的培训工作。按照物业管理处经营管理的方针政策，负责计划、组织、检查及督促各项培训工作;

　　2、负责培训计划的实施方案并组织实施;

　　3、负责物业管理处调进、招聘、招收干部、工人的培训及业务技术的考核工作;

　　4、负责审核干部、职工培训教学大纲和培训计划及培训教师的选编教材，制定培训文件，负责培训计划的组织、实施和管理工作;

　　5、负责协调和检查、落实、考核各部门的有关培训工作;

　　6、编造年度培训预算报总经理。控制每年的预算支出;

　　7、安排教学仪器设备的保养、维修及购置;

　　8、对物业管理处外派学习的员工，按物业管理处规定进行管理、控制、审核及实施培训后跟查与考核业绩的工作;

　　9、负责制定、审查对外招生培训教学计划的制定、实施及费用核算;

　　10、组织本部门员工的业务学习，监督员工执行物业管理处各项规章制度和评核员工的工作态度与表现。

　　3.0人事管理制度

　　物业公司成立后向社会公开招聘人员，物业管理公司采用固定期限合同制的聘用制度，签订劳动合同，约定合同终止的时间、条件。在合同期内履行合同义务，享受合同权利。采用人员能进能出，能上能下，工资能高能低的聘用程序制度。物业管理公司的人员请得进，留得住，流得出，用得活。有利于物业管理公司精减人员、降低成本、提高效益、激励势气。

　　3.1员工招聘制度

　　1.招聘包括招募、选拔、录用三个过程。

　　2.签约是人事部根据《劳动法》规定与正式录用员工签订的劳动合同书，劳动合同书应包括以下内容：劳动合同期限;工作内容;劳动保护和劳动条件;劳动报酬;劳动纪律;劳动合同终止的条件;违反劳动合同的责任。劳动合同前面规定的必备条款外，当事人可以协商约定其他内容。物业管理公司与劳动者订立劳动合同，必须遵循两个原则：一是平等自愿，协商一致;二是符合法律、行政法规的规定。

　　劳动合同必须由员工亲自签名或盖章，企业代表签章，并加盖人事资源管理部门印章及注明签约的日期后方可生效。双方签署后，交由政府劳动法律部门签证。

　　3.2员工入职管理(包括试用期)

　　从通知员工正式录用开始依次办理员工报到手续，收取员工身份证、学历证明岗位资格证、岗位操作证、驾驶执照、劳动手册(下岗、待业证明)、养老保险关系转移单、独生子女证等，有关证件、资料复印后原件应归还员工，然后发制服、员工手册及管理规定、职员卡、更衣柜钥匙等，并要求员工在物资卡上签名后存档，接着安排入职培训，完成后到各自部门岗位上报道。

　　3.3员工规定制度管理

　　物业管理公司运作等程序的管理，是以规章制度形式等予以贯彻执行的。

篇2：控股公司员工手册：礼仪要求

　　某控股公司员工手册：礼仪要求

　　1.员工职业礼仪

　　1.1个人仪表要求：

　　--须发:员工头发要经常清洗,保持清洁。男性员工头发不宜太长，胡须应该勤修剪;

　　--指甲：应经常修剪，女员工涂指甲油要尽量用淡色;

　　--口腔：应保持清洁，上班前不能吃有强烈异味的食品;

　　--女员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。

　　1.2着装要求：

　　--男女职员在工作场所应穿着职业风格的服装，或搭配得体的工作便装，并保持清洁、方便;

　　--衬衫：衬衫的领子与袖口不得有污秽;

　　--领带：在正式场合或在重要业务中，应佩戴领带，并注意与西装、衬衫颜色的搭配，领带不能有污渍、破损、或歪斜松弛。

　　--鞋子应保持清洁;

　　--女职员应保持服装淡雅得体，不得过分华丽。

　　1.3公共场所仪表要求：

　　--站姿:要求站姿端正,腰背挺直,两臂自然下垂,不耸肩.会见客户或出席站立仪式的场合,或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前;

　　--坐姿：坐下后，应尽量坐姿端正，双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐;

　　--在公司内与同事相遇应点头行礼表示致意;

　　--握手时，目视对方的眼睛，脊背要挺直，不弯腰低头，要热情大方，不卑不亢;伸手时同性间应由年长或地位高者向年纪轻或地位低着伸手，异性间应由女方先向男方伸手;

　　--出入房间的礼貌：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答后再进入。进门后，回手关门，要轻关，不能大力粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看机会，且注意礼貌;

　　--递交物件时，若是文件，要把文字正面朝向对方，若是刀笔等文具，应把尖朝向己方;

　　--无论在自己的公司，还是在访问的公司，不能在走廊和通道里边走边大声说话，更不能唱歌或吹口哨等;

　　--在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。

　　2.工作交往礼仪：

　　2.1正确使用公司的物品和设备，提高工作效率。

　　--公司的物品不能野蛮对待，不能挪作私用;

　　--及时清理、整理工作台面和周围环境;

　　--对借阅发放的文件资料等仔细阅读，妥善保管或及时交还;

　　--借用他人或公司的物品，使用后及时送换货或归放原处;

　　--禁止将各类棋牌、电子游戏机等娱乐用品携带入工作岗位;

　　--未经同意不得随意翻看公司同事的文件、资料等。

　　2.2接听电话礼仪：

　　--来电铃响后至少在第三声铃响前取下话筒，通话时先问候对方："你好，顺驰!"。对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时及时告知对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒;

　　--通话简明扼要，不在电话中长时间聊天;

　　--对不知名的电话，判断自己不能处理时不要说无根据的话，可坦白告诉对方，并马上将电话转交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人;

　　--工作时间内，不打私人电话。

　　3.客户交往礼仪：

　　3.1接待客户要求：

　　--在约定的接待时间内到达，不缺席;

　　--有客户来访，马上接待让座，并为来客斟水;

　　--来客多时，按序接待，不能先接待熟悉客户;

　　--对事前已通知要来访的客户，要表示欢迎;

　　--应记住常来的客户。接待客户时应热情、大方。

　　3.2介绍和被介绍方式：

　　--无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍负责;

　　--初次见面介绍，应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断地位，可把年轻者介

　　绍给年长者;把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定;

　　--男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。

　　3.3名片的接受和保管

　　--名片应先递给长辈和上级;

　　--把自己的名片递出时，应把文字正面向着对方，双手拿出，一边递交一边清楚地说出自己的姓名;

　　--接受对方的名片时，应双手去接，要马上看，正确记住对方的姓名后，将名片收起。如遇对方姓名由难认的字迹，马上询问。

　　--将收到的名片妥善保管，以便检索。

篇3：控股公司员工手册：行政管理

　　某控股公司员工手册：行政管理

　　1.办公例会制度

　　1.1例会目的

　　通过办公例会明确下一阶段工作目标和要求，沟通部门之间项目运作的进展、管理情况，协调解决存在问题，监督公司质量体系有效运行，确保公司在经济活动中做出正确决策。

　　1.2例会职责

　　1.2.1公司行政部负责经理办公例会的准备、会议记录及拟制会议纪要;

　　1.2.2总经理(或副总经理)负责主持经理办公例会，并对会议议题做出决策;

　　1.2.3各部门经理参加办公例会，并负责提供会议所需的本部门资料和《工作进度周报》;

　　1.2.4各部门经理负责执行会议决定，行政部负责跟踪会议决定的执行情况。

　　1.3例会类型

　　公司办公会议分为周例会、月度例会，一般周例会在每周五上午召开，月度例会在每月最后一周召开，最后一周的周例会与月度例会合并召开。

　　1.3.1.每周例会的主要例会议程包括，但不限于：

　　--上周工作回顾、检查;

　　--项目实施过程中需协调的事项研究、决定;

　　--公司运作中需研究决定的一般事项;

　　--下周工作安排。

　　1.3.2.月例会的主要例会议程包括，但不限于：

　　-各项业务运作过程及效果的沟通、交流;

　　--开发项目的质量、进度、投资回顾和检查;

　　--销售工作及效果;

　　--与相关方(监理、施工、服务分包方、主管部门及上级公司)的沟通;

　　--市场(顾客)反馈情况;

　　--本月工作总结和下月工作安排。

　　1.4例会程序

　　1.4.1周例会

　　1.4.1.1公司周例会参加人员为：总经理、副总经理、部门经理及骨干员工;

　　1.4.1.2周例会由公司总经理主持召开。总经理不在时，由总经理委托公司常务副总经理主持召开;

　　1.4.1.3每周五下午2：00召开周例会，不做专门通知。如时间有变化，由行政部通知各部门。情况特殊时，如不能召开周例会，可以顺延或取消，但不能连续取消三次周例会：

　　(1)部门经理因特殊情况不能参加周例会，可指定代表参加，但须经会议主持人同意。

　　(2)周例会提出的要求和形成的决定，由各部门经理自行记录。会议结束后，行政部负责整理形成《经理办公例会会议纪要》，并下发各部门。各部门依据例会决定，按时如实填写《工作进度周报》，以便下次例会时对照检查。

　　1.4.2月度例会

　　1.4.2.1月度例会召开的具体时间、地点、参加人员及主持人与周例会相同，如有特殊原因由行政部负责提前通知参会人员;

　　1.4.2.2总经理因故不能参加月度例会，常务副总经理及管理者代表必须参加月度例会，部门经理不能同时有二名以上缺席：

　　(1)月度例会可以顺延或取消，但不得连续取消二次月度例会。

　　(2)月度例会召开前，各部门经理负责对本部门的工作进行小结，并对以下内容进行汇报：

　　--各项业务工作现状;

　　--业务运作程序的执行情况;

　　--已出现或可能出现的问题;

　　--需提请会议讨论决定的其它问题。

　　1.4.2.3月度会议讨论的问题及形成的决议，由行政部负责整理成《经理办公例会(月)会议纪要》，并下发各部门。

　　2.合同管理制度

　　2.1.合同的定义：

　　本合同指公司各责任部门在与各设计、工程、采购、策划、制作及广告等单位合作时签订的所有协议和补充协议。按合同的内容不同分为工程类合同和管理类合同。

　　2.2合同的编制

　　2.2.1合同文本：由预算部组织各专业部门就合作事宜及合同条款与合作单位进行协商、洽谈，并负责合同文本中预算部分和商务部分内容的编制，专业合作内容由相关专业部门具体经办人起草编制;

　　2.2.2合同编号：

　　工程类合同编号规则：公司名称+部门名称+项目名称+年份+3位数序号

　　管理类合同编号规则：公司名称+部门名称+内容分类+年份+3位数序号

　　(1)所有名称均用拼音简写：如"办公"--BG

　　(2)公司名称统一使用"武汉顺驰"--WHSUNCO

　　(3)部门名称统一定为：研发部--YF

　　营销部--Y*

　　工程部--GC

　　预算部--YS

　　开发部--KF

　　行政部--*Z

　　财务部--CW

　　(4)内容分类为：管理类、办公类

　　例如：研发部签定的"百善项目规划概念咨询合同"编号应为：

　　BJSUNCO-YF-BS-20**-004

　　行政部签定的"钓鱼台山庄租房租赁合同"编号应为：

　　BJSUNCO-*Z-GL-20**-001

　　2.3合同审核

　　合同文本编制后，由专业部门经理在《合同审核单》(见附表)上签字确认后，再由预算部审阅签字，然后报主管副总经理审核签字，最后报总经理批准。对重要合同的审核，必要时要征求法律顾问意见。

　　2.4　合同保存

　　经总经理批准后的合同文本，由财务部保存合同副本一份和《合同审核单》，预算部留存合同副本一份，执行部门留合同副本或合同复印件负责实施，合同正本留行政部存档。

　　2.5合同的归档

　　合同的归档工作由行政部安排专人按专业档案管理要求负责整理、分类、归档和管理。

　　3.办公设备的管理

　　3.1固定资产的购置

　　3.1.1本规定所指的固定资产是指包括计算机、打印机、摄像机、投影仪、照相机等单位价值在2000元以上的办公设备和仪器。如各部门因工作需要需购置固定资产，须先填写《固定资产申购单》(见附表)，由本部门经理及主管副总经理签字后，交由行政部统一安排采购，购买时应根据市场因素和部门实际需要，在征询需求部门和主管副总经理意见的基础上，选择满足办公需求的设备;

　　3.1.2购置的固定资产，由行政部统一编号登记，同时将设备的保修凭证、说明书及暂且不用的配件等统一交由行政部保管，以备维修维护时使用;

　　3.1.3固定资产报废时，由使用部门填制《固定资产报废清单》(见附表)，行政部填写固定资产报废意见，报总经理审批后，报财务部进行帐务处理;

　　3.1.4部门需要申购的计算机软件，由行政部统一购买并保存。各部门使用相关软件时应到行政部登记申领，软件使用完毕后，及时交还行政部。

　　3.2办公设备的使用

　　3.2.1行政部根据各部门的工作需要，对计算机、打印机等进行统一调配;

　　3.2.2各部门应保持本部门计算机、打印机等设备日常清洁和维护，以保证正常工作需要;

　　3.2.3对本部门上网的计算机，应确保所安装程序的软件无计算机病毒，以避免相互感染;

　　3.2.4每天工作结束后，各部门的计算机应退出系统并关机。公司所有计算机不得安装游戏软件和进行联网游戏。

　　3.2.5公司各部门复印可到公司复印室，要规范使用复印机，并保证复印室的清洁;

　　3.2.6公司其他办公设备如投影仪、摄像机等，由行政部统一保管;各部门使用时应向行政部登记，使用完毕及时交回行政部，由行政部进行检查，确保设备的正常使用;

　　3.2.7申请领用设备的员工，辞职或由于其他原因离职时，须到行政部办理设备归还手续，取得行政部主管签字后，方可办理离职手续;

　　3.2.8办公设备在使用过程中，如因保管不善而损坏或丢失，则由领用人负责赔偿或者修理，费用由领用人负担。

　　3.3办公设备的保养与维修

　　3.3.1公司行政部每月上旬为各部门联网电脑做杀毒软件升级;

　　3.3.2公司各部门计算机的使用、清洁和保养工作，由各部门指定专人负责，要求各部门采取必要的措施，确保本部门的计算机始终处于清洁、良好的运行状态;

　　3.3.3公司原则上要求除专业维修人员外，员工不得随意拆卸本部门的计算机及其他相关设备。对关键的计算机设备应配备必要的断电继电保护措施;

　　3.3.4公司各部门办公设备出现问题，应及时通知行政部，由行政部统一联系专业维修公司进行修理;

　　3.3.5公司局域网的服务器，任何部门和个人均不得自行打开更改，必须由公司行政部联系专业公司进行维修维护。

　　4.办公用品及消耗品的使用管理

　　4.1办公用品分类

　　4.1.1消耗品：笔记本、曲别针、胶带、便签、订书针等;

　　4.1.2管制消耗品：签字笔、文件夹、涂改液、电池、白板笔等;

　　4.1.3管制品：剪刀、美工刀、订书机、日期章、计算器、印台等。

　　4.2办公用品领用

　　4.2.1分为个人领用与部门领用两种，"个人领用"系个人使用保管用品，如签字笔、文件夹、多用文具盒......等;"部门领用"系本部门共同使用保管的用品，如装订机、白板笔、电池等;

　　4.2.2消耗品可依据经验法则和历史纪录设定领用管理基准(如：按估计消耗时间，圆珠笔每月每人发放一只)，还可以随部门或人员的工作状况调整发放时间;

　　4.2.3管理消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，单纯消耗品不在此限。

　　4.3办公用品的管理

　　4.3.1管理性办公用品的保管应列入移交，如有故障和损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购;

　　4.3.2办公用品的申领应于每月一日前由各部门提交《办公用品计划汇总表》，由行政部统一购买后发放。但管理性文件的领用不受上述时间的限制。特殊办公用品行政部无法采购时，可以经行政部统一授权由相关部门自行采购;

　　4.3.3行政部为每人每个部门设立《办公用品领用记录单》并统一保管，领用办公用品时分别登录，并用以控制文具领用状况;

　　4.3.4新进人员到职时由所在部门提出办公用品申请，向行政部请领办公用品并列入领用卡;人员离职时，应将剩余文具及列管用品一并交行政部。

　　5.车辆管理

　　5.1车辆使用规定

　　5.1.1公司副总以上领导专用车由本人使用。若领导不便驾驶车辆，由专职司机负责驾驶，并负责车辆的保养、维护，保证车辆的安全性能和技术性能;

　　5.1.2公司各部门日常办公用车或急需安排因公接送事宜，须事先通知行政部，由行政部根据事情的轻重缓急进行协调安排，填写派车单;

　　5.1.3为保证办公用车正常使用，司机在未接到派车单之前，一律不准为任何部门、任何人私下服务;

　　5.1.4个人因私用车，需事先征得领导同意，随后通知行政部安排，严禁因私驾车办事影响正常工作。

　　5.2车辆的保养维修管理规定

　　5.2.1驾驶员要熟知公司车辆的技术性能、使用规定、操作要领，管好、用好、维护好、保养好公司车辆，做到会使用、会检查、会保养、会排除故障;

　　5.2.2严格执行出车前、行车中、收车后的检查规定，认真填写日检纪录，发现问题及时处理，决不允许带病车出行;

　　5.2.3根据行车公里数，定期做好车辆保养，延长车辆使用寿命，建立车辆保养维护档案;

　　5.2.4严禁驾驶员酒后驾车，否则出现的一切后果由驾驶员全部承担;

　　5.2.5驾驶员需要维修车辆必须提前通知行政部主管，行政部根据行车里程、车辆异常情况和严重程度，尽量安排在工余时间维修车辆;

　　5.2.6在修车过程中，决不允许驾驶员和任何人借修车理由向厂方索要物品，一次发现严重警告，二次发现开除公职;

　　5.2.7严格控制费用开支，根据行车里程记录，领用油票或登记报销。

　　6.专业图书资料的购置和管理

　　为加强公司员工对专业知识的学习和应用，各部门可以根据实际工作需要购置专业书籍和资料。同时按规定手续借阅，又能使资源得到最大限度的利用，控制公司办公成本，实现资源共享。

　　6.1图书、资料的购置

　　6.1.1各部门根据工作需要可随时申购专业书籍。根据图书的专业性、知识性、信息涵盖的广度和深度及购买的迫切性等原则,对申购书目应多方比较，筛选出最佳书目;

　　6.1.2申购部门须先填写《购书申请单》，由部门经理审核签字后，报主管副总批准后方可购买;

　　6.1.3原则上，全年购书费用总额控制在每人每年100元标准内，但特殊部门特殊需要时可酌情增加。

　　6.2图书的登记和保管

　　6.2.1各部门购置的工具书籍应由行政部对书名、作者、出版社名、购买日期、价格及其他相关资料进行逐一登记，并加盖"受控"章后，方可传阅。各部门传阅时，必须先在行政部办理借阅登记手续;

　　6.2.2行政部资料保管员及时做出公司工具书目录清单并随时更新，并在网上形成共享文件，供各部门查阅。

　　6.3图书借阅和归还

　　6.3.1员工向行政部借阅相关工具书籍时，由行政部在《图书资料借阅登记》上详细登记。借阅时间最长不得超过一个月;

　　6.3.2员工不得在借阅的图书上批改、圈点、画线、折角或涂写，图书如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价赔偿;

　　6.3.3员工借书期限届满或公务上需参考应及时归还，如经通知仍不还书者，将停止借书权，直至归还所借图书。

　　6.4杂志的管理办法(同本规定)。

　　附表：《工具书目录清单》和《图书申购登记表》

　　7.档案的管理

　　7.1档案管理要求

　　7.1.1公司设立资料室，由专业资料员负责进行资料日常管理、归档、借阅等工作;

　　7.1.2资料员应随时随地深入部门，收集档案资料，使档案不散失在部门和个人手中。公司各部门(财务部除外)工作中、工作后形成或办理的档案资料，应及时送交资料室归档保存。所送资料应附带报送电子文件，以便资料室建立电子文件档案;

　　7.1.3外部审批后形成的文件档案资料，资料员应扫描进电脑;

　　7.1.4移交部门移交人办理交接手续，填写"档案移交单"，并详细注明移交部门、移交人、接收部门、接收人、接收时间、接收内容、接收件数等;

　　7.1.5所有资料在电脑中与资料柜中同样分类保存，使用统一编号，以方便各科室在局域网上查询;

　　7.1.6需要使用资料复印件，统一由资料员复印并办理领取手续。

　　7.2工程档案立档要求：

　　7.2.1公司内部工程档案按项目进行分类收集、整理，立卷：

　　(1)每个项目按前期、配套、工程、验收资料、合同协议五部分进行整理立卷;

　　(2)对每个部分分别编写目录、打制页号;

　　(3)整理后的资料应达到用检索工具能够准确地找到所需档案资料的标准。

　　7.2.2报送武汉市城市建设档案馆档案的收集、整理、立卷：

　　(1)按工程前期文件和竣工验收文件、工程室外管线竣工图、竣工工程质量评定资料(建筑、结构、水、暖、电)、竣工工程质量保证资料(建筑、结构、水、暖、电)、竣工图纸(建筑、结构、水、暖、电)分别立卷;

　　(2)根据城建档案馆要求，整理资料;

　　(3)通过城建档案馆验收方可存档。

　　7.3档案借阅规定

　　7.3.1需要借阅档案的员工必须严格履行档案借阅、调阅制度;

　　7.3.2资料员应严格履行工作职责，按照各项规定办事，做好档案的保密、利用等工作。要认真做好档案借阅登记，并收集档案借阅效果，及时向领导反馈利用情况;

　　7.3.3特殊情况和需要原始资料的，须在《档案查阅登记簿》上登明借用时间、借用理由、归还时间;

　　7.3.4借阅本部门档案时，填写"查阅档案审批单"，经本部门经理签字批准后，方可借阅;跨部门借阅档案时，填写"查阅档案审批单"，经主管总经理签字批准后，方可借阅;

　　7.3.5借阅档案人员，严禁在档案资料上涂改、勾划、撕页和抽取文件;

　　7.3.6借阅档案人员，应及时无误将档案归还档案室;

　　7.3.7档案管理人员收回借阅档案时，要严格检查档案资料的完好、完整情况，确认无误后方可收回。如有损失，应详细记录，并要求借阅人员立即修补或限时修补。如损失较大或遗失，应报告行政部领导按有关规定处理;

　　7.3.8执行本规定时，如遇到难以处理的问题，请示行政部经理和总经理协调解决;

　　7.3.9档案室内不得吸烟，同时应做好防火、防潮工作，资料员离开时，应关好电源、门窗。

　　8.公司对外收发文制度

　　8.1公司对外收发文由行政部统一管理。

　　8.2公司收文由行政部接收，并通知相关责任人。

　　8.3公司发文由各科室起草，并填报《公司对外发文审批表》，由经理审批，行政部盖章，并由行政部发给受文单位，受文单位接收人应在我公司发文本上签字。

　　8.4行政部应对各科室发文给出统一分类编号。

　　8.5行政部应保存好《发文登记本》及《公司对外发文审批表》。