物业经理人

物业档案管理工作概述

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物业档案管理工作概述

  物业档案管理工作概述

  一、物业档案的概念

  (一)档案的前身

  档案来源于文件,文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。

  “文件”广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料,是人类记录、传递和贮存信息的一种工具。一份文件产生后有一段时间的现行效用,这时被称为“现行文件”。这一段时间过后,其现行效用消失,但仍有查考价值,便称为“历史文件”,经过系统化、有序化的整理,组成案卷继续保存。在很多场合,“历史文件”被认为是“档案”的同义词。

  在国外档案学界,多用“......的文件”或“......的文献”等以“文件”为上位概念的提法来定义档案。国际档案理事会主持编纂的《档案术语辞典》(1984)将档案描述为“由那些形成他们的人或由他们的职能继任者为了自己利用的目的或因为他们的档案价值,经过挑选或未经挑选的、由某个适当的档案馆永久保存的非现行文件”。而对“文件”则解释为“由一个团体、机构、组织或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息,不管其形式和载体如何。”

  在我国档案界,以“文件”为属概念也是档案定义的一种主要模式。何鲁成所著的《档案管理与整理》(1937)是我国档案学形成时间内容比较系统的一本书,其中指出:“文件未必一一归档保存,唯须长期保存而留待参考者方可作为档案,其中包括机关内所收入及发出之公布的意思表示之文件及附件。”

  (二)档案的定义

  “档案”一词在我国始见于明代,但最经常被引用的出处是清康熙十九年(1680年)的《起居注》。该年十月,在批阅秋审众犯册时,“上问:‘马哈喇之父与叔皆没于阵,本身亦有功牌,其罪如何?’大学士明珠奏曰:‘马哈喇之父、叔阵没,皆系松山等处事,部中无档案,故控告时部议不准。’”

  我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今,全国档案界对档案一词的定义多有论及,提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道:“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道:“档案是本机关在工作和生产中形成的,具有一定保存价值的,并且经过立卷归档,作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料(包括技术、影片、照片、录音带等等)。”1985年国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围:

  档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录(《中华人民共和国档案法》第二条)。

  (三)物业文件与物业档案

  物业管理工作形成的文件主要有两大部分,即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后,就过渡为物业档案。

  物业管理公司日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料;形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主(住用人)资料;常规物业管理过程中形成的物业维修文件、物业租赁文件和管理服务文件;物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等。

  但是,物业管理工作中可能出现的文件并不都是物业档案,对照档案法对档案的规定,物业档案可以定义为:国家机构、社会组织和个人从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  (四)物业档案概念的构成要素

  与广义的档案一样,物业档案的定义也有四个构成要素:

  1.档案的形成者

  即国家机构、社会组织以及个人。对于物业档案来说,其形成者主要是指物业管理公司、物业管理人员及物业的使用者。此外,物业档案中也有部分文件的形成者是物业的开发商(项目的报批文件)、设计者(工程设计图纸)、承建商(物业的建筑文件)以及政府有关部门如计委(资金来源文件)、国土局和房管局(房产证明文件)、城市规划局(报建文件)等。

  2.档案的内容

  即档案所记载的知识信息,就是人们在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中获得的信息。对于物业档案来说,就是指物业管理各项工作中的知识信息,如物业租赁、小区规划、园林绿化、房屋维修、住户情况、资金使用、经营服务等信息。

  3.档案的形式

  指文种形式、载体形式、信息记录和表达形式。无论哪类档案,其文种形式都可以是公文、合同、证书、书稿等;其载体形式可以是纸张、磁带、胶片等;其信息记录形式可以是手写、印刷、摄影、录音等;其信息表达形式可以是文字、图形、声像等。例如物业公司的人事档案以公文为主要文种形式、以纸张为主要载体形式、以文字为主要信息表达形式;物业的建筑工程档案以图纸为主要文种形式、以纸张为主要载体形式、以图形为主要信息表达形式;安全监控档案则以磁带为主要载体形式、以声音及图像为主要信息表达形式。

  4.档案的本质

  即直接的、原始的历史记录。这是档案区别于其他邻近事物,--如文件、图书、情报资料的依据。人们用历史记录区别档案与文件,因为文件是现行的,丧失现实效用才能转化为档案;用原始记录区别档案与图书、情报资料,因为档案是第一手的原稿,而图书、情报资料则可以一版再版。以物业档案中物业修缮工程的审批表、费用结算单为例,它们是修缮过程中形成的表格,由工作人员在实际工作时填写、审批人员核准,是未经任何加工、改动的真迹,这就是档案原始性的体现;在维修工程进行时,它具备现行效力,属于一种文件,但是在工程验收、费用核算清楚后,它便成了对历史的记录,转化为档案,体现出档案的历史性。而且这一原始文件只有在工作进程中才能形成,如果当时没有形成或形成后没有注意保存,事后就很难补救了。

  二、物业档案在物业管理活动中的地位

  作为一项经营管理活动,物业管理的主要对象就是物业及其使用者,如果对此二者没有充分的认识和了解,管理活动就无法进行。由于物业管理机构不是物业及其使用者的生产者,在物业管理行为开始之前互相也没有任何关系,所以要认识和了解他们,就只有通过积累在接触中产生的各种经验,以此作为判断和管理的依据,物业档案就是对这些经验最忠实的记录。

  物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,又或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。

  例如,某住户在收楼后准备先装修房屋,然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔,所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙,哪些是隔断墙壁;装修方案还包括改动原来的电线布置,所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中,属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好,甚至没有整理,那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找,甚至会需要重新测量,这就造成了不必要的浪费。

  再比如,一个小区建成入住后,有住户发现防盗门的对讲机有故障,由物业管理公司维修后恢复正常。如果有档案记载这种带对讲机的防盗门的生产厂家和施工安装部门,就很容易找到责任者,并且可以分析原因,对可能有同样故障的其他防盗门进行检查,防患于未然;如果物业档案中没有相关记载,就只能坏一个修一个,可能导致重复劳动。

  物业产权和住户档案更是进行物业管理不可稍离的参考和依据。从安全保障的角度来讲,物业管理人员必须知道每幢房屋的业主和住户的基本资料,以便在有意外情况时可以联络;从经营服务的角度来讲,住户的数量、职业、生活习惯等信息是物业管理公司决定经营服务方向和策略的基本依据。

  物业管理行为自产生至今只有百余年,我国引进这一模式仅仅十几年,在这样短的时间里,物业管理人员已经意识到物业档案的管理有规范化的必要,这就充分说明了档案在物业管理工作中的重要性。正是由于充分认识到这一点,人们才日益重视物业档案的科学管理。

  三、物业档案管理现代化

  (一)物业档案管理现代化的含义和内容

  管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

  档案管理现代化的内涵包括两方面:一是指现代科学技术和方法的应用;二是要达到优化、取得最佳效益。对物业档案管理来说也是如此。

  当前,档案管理现代化的主要内容如中国档案学会1990年10月召开的《中国档案管理现代化学术讨论会》所概括的:“一是在档案管理中使用现代技术和设备,二是运用科学方法对档案实施规范化、制度化、程序化的管理。”这一概括并不专指某些门类档案,无论具体到哪个行业--包括物业管理行业,档案管理现代化的内容都可以理解为现代化技术手段和现代管理科学方法的结合。现代化技术手段的运用包括:档案信息处理现代化--以计算机技术为核心的现代信息处理技术;新型载体档案的管理;档案保护设施、技术现代化。现代管理科学方法的运用就是推行标准化,运用目标管理、全面质量管理、系统工程、定量化管理等先进方法,配合现代技术手段,有效地提高档案管理效率和质量,取得优化效益。

  档案管理现代化的实质就是档案管理技术的变革。随着科学技术的发展,每个时代都有各自的现代化内容,现代化是永无止境的发展过程和趋势,是相对于各个时代的动态概念。因此,只有时刻关注先进技术的应用,不断学习,调整管理现代化的对策,档案管理工作才能紧跟时代。

  (二)物业档案管理标准化

  标准是“衡量事物的准则”(《辞海》),是“对重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和成熟的综合成果为基础,经有关方面协商一致,由主管机关批准,以特定形式发布,作为共同遵守的准则和依据。”(《标准化基本术语》)

  《中华人民共和国标准化法》规定,标准化工作的任务是“制订标准、组织实施和对标准的实施进行监督”。

  标准化是组织现代化生产的重要技术基础,是科学管理的重要组成部分。档案管理标准化是以档案管理、档案科学技术研究等工作领域中重复性的事物和概念为对象,制订、修订各类别、各层次的标准,并将其付诸实施的过程和结果。在对档案管理现代化的认识上,部分观点将推行标准化作为档案管理现代化的内容之一。

  我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准,国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于物业管理工作在我国仅有十几年历史,物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题,所以国内尚未制订出关于物业档案管理的标准。在具体工作中,应尽量参照各相关标准,如《档案著录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。对一些较为成熟的物业管理公司来讲,如果条件具备,完全可以自行制订本公司的物业档案管理标准。

  (三)现代化对物业档案工作人员的要求

  档案管理现代化是不断完善深化的过程,这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质,包括思想意识、知识结构和操作技能等。

  树立科技进步和科学管理的观念是提高人员现代化意识的基础。既然现代化是一个永无止境的进程,人员也就必须习惯于不断反省、不断思变,在总结经验、着手当前的同时放眼未来。既然物业档案管理是一个新课题,就意味着可挖掘的巨大潜力和许多有待完善的地方,只有具备了思想意识基础,才可能适应未来的发展。

  实现物业档案管理现代化,要求工作人员具有较高的知识化和专业化水平。调整知识结构一靠对已从业的人员进行培训教育,二靠补充高素质的人员。但是,即使是暂时属于高素质的人员,如果停止进修,也会很快因知识老化而被淘汰。

  现代化技术和手段的采用,给物业档案工作者提供了先进的工作手段,这就要求各岗位的工作人员都要对所使用的先进设备有所了解,不仅能够操作使用,还要学会维修,甚至改进。

  四、物业档案的分类

  (一)档案的分类

  档案的分类即档案种类的划分,也就是根据一定的标准,按照档案的异同点对档案进行分门别类。档案的分类可因时期、场合、对象、范围的不同而不同,但综合多年来我国档案界出现过的诸多档案分类,我们将档案的分类概括为两种类型:一是档案实体分类;二是档案信息(内容)分类。

  1.档案实体分类

  档案实体分类,就是以档案实体即档案原件为分类对象,按照档案的形成特点和历史联系,把档案逐级分为多种类别。档案实体分类包括三个层次:

  (1)国家档案整体的分类

  这是对国家全部档案进行的最高层次的分类,是按照档案的若干重要属性(历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性、档案制成材料属性等),从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如,我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆;按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆;按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆;按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。

  (2)档案馆馆藏档案的分类

  这是对一个档案馆全部档案的分类,一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同,可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如,我国各地方综合性档案馆,首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案;建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。

  (3)全宗内档案的分类

  这是对一个全宗的全部文件的分类,一般是按组织机构、年代、职能、专题、文件名称、作者、地区等特征进行分类。例如,一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部、财务等若干类;一个企业的全部档案可以按照职能分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、财务会计类等。

  我们通常所说的档案分类,主要是指档案实体的分类。

  2.档案信息(内容)分类

  档案信息(内容)分类,也称为档案检索分类,就是以档案所记述的内容为对象,依据内容所反映的社会实践活动的性质,按照逻辑方法进行统一分类。这种分类不受档案所属全宗的限制,主要用于编制分类目录、开展档案信息的机械化和自动化检索,一般不适用于档案实体的分类。为了建立统一的档案检索系统,我国于1987年出版了《中国档案分类法》,并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》,作为全国通用的档案分类标准。

  档案实体分类和档案信息(内容)分类,是功能和体系不同的两种分类法。在具体运用这两种不同分类法时,一方面必须明确不同的分类对象,一方面要使这两种分类相互配合,以使档案的日常管理和档案信息资源的开发途径,能更加多样、科学、方便。

  在档案管理实践中,出于方便实际管理工作的需要,可以将一个全宗的档案按内容性质分为普通档案和专门档案两大类,并把普通档案分为文书档案、科技档案和声像档案三个小类。文书档案是指该单位在制定或执行方针、政策、法规、计划、指导或汇报工作、总结经验、进行交往等社会管理活动中形成的,主要以文字为记录形式的档案,包括日常管理工作档案、党群工作档案、已故人员档案、荣誉档案等;科技档案是指记述基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的档案,包括设备档案、基建档案、科研档案等;声像档案是指以化学合成材料--胶片、磁带等为载体,以声音和影像为记录方式的档案。而专门档案则是专指本单位相对说来较具专门性的业务工作活动形成的,别的单位没有的档案,如物业管理公司的物业管理专门档案。由于这种划分方法具有一定的合理性和适用性,因此一直被广泛采用。

  (二)物业档案的分类

  物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也不断增加,但总的来看,物业档案基本上可分为两大部分:一部分是物业公司日常运作形成的普通档案,包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等;另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案,包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。

  1.党群工作档案。是物业管理公司开展党委、工会、团委工作时形成的各类文件材料。

  2.行政管理和经营管理档案。这是物业管理公司在日常公务活动、内部管理工作及开展经营活动中形成的档案。

  3.基建档案。是指在各种建筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案。对物业管理公司来说,主要是指在接管验收开发建设单位移交的新建物业或接管验收已经投入使用的原有物业时所收到的文件、图纸材料,以及在以后的物业管理活动中对物业进行较大规模的改建、扩建、维修、养护时所形成的文件、图纸材料。

  4.设备档案。是指作为物业管理公司固定资产的机器设备、仪器仪表等的档案。包括有关车辆、通信设备、复印机、计算机等的说明书、安装维修记录等的文件、图纸材料。

  5.会计档案。是指物业管理公司在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的文件材料。包括会计凭证、会计账簿、会计报表等。

  6.人员档案。是指物业管理公司在人事管理活动中形成的,记述和反映本公司员工各方面情况的档案。

  7.科教档案。主要是指物业管理公司对员工进行岗位培训等继续教育所形成的档案。

  8.物业管理专门档案。是指在开展具体的物业管理活动中形成的,反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况,具有查考利用价值的各种形式的文件材料。

  (1)物业清册:全面反映所有物业单元的自然状况及权属状况的文件材料。

  (2)物业维修档案:物业中各单元在进行维修时所产生的一系列文件材料。对于整栋大楼或公共设施的维修养护所形成的文件材料属于基建档案。

  (3)物业租赁档案:物业管理部门在开展租赁业务时所形成的原始的文件材料。

  (4)业主及住户档案:反映物业中各单元的业主及住户的具体情况的文件材料。

  (5)物业管理服务档案:物业管理部门在开展绿化、环卫、保安、车辆管理等管理工作及为住户提供委托服务、开展经营活动时所产生的文件材料。

  五、物业档案的特点和作用

  (一)物业档案的特点

  物业档案与其他类型档案相区别的主要部分就是物业管理专门档案,因此,物业档案的特点主要也就是物业管理专门档案的特点。

  物业管理专门档案和其他档案相比较,有一些突出的特点。比如,档案的形成领域较为局限、组成档案的文件材料较为稳定及档案的动态性、完整性等。认识和研究这些特点,对掌握物业管理专门档案的运动规律,开展物业档案工作,实现物业档案的科学管理和开发物业档案信息,具有重要的指导意义。

  1.形成领域较为局限。物业管理工作,它涉及的方面很具体:管理的对象是物业,服务的对象是物业的业主或住用人。因此,在物业管理活动中形成的物业管理专门档案的文件材料,也必定只能形成于与物业有着密切联系的领域。

  2.档案的动态性较强。有关物业的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护,业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更,住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动,因此,相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去,从而形成物业管理专门档案的一个显著特点--动态性较强。

  3.组成档案的文件材料较为稳定。物业管理工作虽然繁琐但并不复杂,每一项物业管理活动在走上正轨后就按照一定的程序重复进行,因此所形成的档案的文件材料也比较稳定,且常常具有统一的规格样式。物业管理专门档案文件材料的稳定性使得物业档案开展标准化管理和计算机管理具备了最基本的条件。

  4.档案的完整性。物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的,该物业不管发生何种变化,所产生的文件材料都须添加进去,因此,每一份档案案卷都是一个有机的整体,全面反映了一个物业单位的变迁过程,体现出一种完整性。

  5.和人们的日常生活息息相关。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的,没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用,因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案,而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。

  6.公开性和隐密性并存。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比,具有一定的公开性,因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况,这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的,像物业的维修档案,有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性,因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密,这部分档案内容是不便于公开的,如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。

  (二)物业档案的属性和价值

  通常所说的档案价值是指档案的利用价值,即档案对社会实践活动的作用。构成价值的客观基础是客体的属性,所谓档案的价值也就是档案的属性与人们的社会需要的统一。

  与广义的档案一样,物业档案的属性包括本质属性和一般属性。

  档案的本质属性即原始记录性,是构成档案特殊价值--凭证价值的基础。从档案的形成来看,它是在一项工作的进行过程中即时形成或从当时使用的文件转化而来的,不是事后另行编制的,因此它客观地记录了事物发生发展的历史,是有说服力的历史证据。例如大厦的安全监控录像,在有必要查证出入情况时,它是最能令人信服的证据。这是因为它记录的是当时的出入人物,而非其他时候人为组织拍摄的录像片。另一方面,在档案本身的物体形态上保留着真切的历史标记,例如监控录像上有某人进出大厦的影像,这是既不能篡改又不能抹杀的,具有法律效力。所以说原始记录性决定了档案的凭证价值。

  档案的一般属性是指文化属性、知识属性和信息属性。档案的这些属性是构成其一般价值--参考价值的基础,而人们获取这些知识、情报的需求使档案的参考价值得以体现。在物业档案中,住户档案包含了各家庭的人口结构、出入规律、爱好习惯、生活需求等信息,在需要决定物业管理的经营服务方向时,这些信息就是可靠的参考基础。当然,发挥物业档案参考价值的前提是档案必须真实可靠,这一点就取决于日常的收集积累是否认真了。

  (三)物业档案的作用

  正确评价物业档案的作用,可以深化人们对它的认识,有利于物业档案工作的发展。

  物业档案最重要的内容是物业管理专门档案,它包括两个部分:一部分是物业本身的档案,包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录;另一部分是物业业主和住用人的档案,包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。

  1.物业本身的档案是物业管理中维修养护、更新改造所必不可少的重要依据。日新月异的科学技术发展和人们对居住需求的不断提高,使现代建筑工程进入地下和埋入建筑体内部的管线、设施越来越多,越来越复杂。这些工程一旦发生故障,物业本身的档案就是宝贵的财富。它可以使物业的维修、养护工作事半功倍,省时省力并减少对住户的影响。因此,开发建设单位应该将开发建设的物业档案材料在移交物业管理时同时移交给物业管理单位;更换物业管理单位时,原物业管理单位也应该将物业开发建设的档案材料和在物业管理中维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。

  2.物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础。通过这部分档案,物业管理公司可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求,从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如,当从档案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入阶层时,可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务;若住用人主要是普通工薪阶层时,可考虑提供电器维修服务,适当兴建几个自行车保管站等;而如果住用人中老人较多,则可开设“老人活动室”等场所。这样,可以减少服务的盲目性,提高管理工作的效率,增加经营活动的收入。因此,物业公司在业主购房时或住用人租房时就应该掌握物业业主和住用人的第一手资料,在住用人入住后应迅速将物业使用人的档案材料补充完善,并且在物业管理工作过程中不断进行积累。当更换物业管理公司时,原物业管理公司应该将物业业主和住用人的资料完整地向新的物业管理公司提供。

  3.物业档案具有一定的凭证作用。物业档案是物业管理活动中形成的真实原始记录,因此它和其他档案一样,也具有凭证作用。比如安全监控录像档案,它真实地记录着某时某刻有何人进出过某幢大楼,当有必要查询当时该幢大楼的出入情况时,安全监控录像档案就是最有力的凭证。

  4.物业档案是开展物业管理研究的基本统计素材。随着物业管理的不断发展和完善,对物业管理的研究工作也正在逐步开展。由于物业档案系统而翔实地记录着物业管理活动近年来方方面面的情况和数据,其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果,因此,物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源。例如,通过全面查阅分析某一住宅小区的租赁档案,可以了解该小区近年来的租赁情况,包括租金走势、价位、租赁人群的特征及对租赁房屋朝向、楼层、面积大小的喜好等,从而总结出进一步拓展该小区租赁市场的经验和对策。

  当然,物业档案中普通档案的作用也是不可低估的,它是物业管理公司日常工作开展的忠实记录,其凭证和查考作用是公司正常运作的基本保证。

采编:www.pmceo.cOm

篇2:物业档案整理工作

  物业档案整理工作

  一、物业档案全宗的划分

  物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理,并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。

  根据档案全宗构成的三个条件,物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起,就是一个新的立档单位,在其基本职能没有发生重大改变,只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下,其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如,物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理,部分档案因此也移交出去,但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处(小区)属物业公司的派出机构,其所产生的档案不能构成一个全宗,而属物业公司全宗的一部分。在该管理处(小区)转出时,将有关本公司全局的档案复印一份存档,如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案;原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司,成为下一间物业公司全宗的一部分,如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。

  但是,遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并,其合并前后的档案应划分为两个以上全宗,即合并后产生的档案是一个全宗,合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如:甲公司成立于1990年,乙公司成立于1992年,由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并,这样就存在三个不同的全宗,即1990~1999甲公司全宗、1992~1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。

  二、全宗内物业档案的分类

  (一)分类的含义和要求

  1.分类的含义

  全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同,把物业管理公司的全部档案分成若干类别,并组成体系,以利整理、保管和利用的过程。

  为便于全宗内档案分类工作的进行,应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的依据。所谓分类方案,亦称分类大纲,是指标列各个类目的名称,表示全宗内档案分类体系的纲要。类目,是档案分类表的构成单元,是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的,在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。

  2.编制分类方案的基本要求

  (1)分类应该体现客观性,即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发,按照文件在物业公司或各管理处(小区)管理活动中原来形成的联系进行分类,最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。

  (2)分类应该具有逻辑性,即在构思分类体系时,应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等,内容上相互排斥、不能相互包容。

  (3)分类应该具有实用性,即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。

  (4)分类应该具有发展性,即在档案类目的具体设置上,不仅要考虑到现有的档案情况,还要进行科学预测,充分估计到可能出现的新类目,使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不断发展的,物业公司的业务范围也会不断的扩大,公司职能也会不断的加强,随之产生的档案也将不断的丰富。在编制分类大纲时,应充分认识这一点,给类目留有一定的发展空间。

  (二)分类的作用

  物业公司管理着一定规模的物业,业务范围广,设置的机构众多,各部门产生的档案纷繁复杂,如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别,就无法立卷、保管和利用。再者,在新的形势下,档案机制必须深入到日常的业务工作中去,对全宗内的档案进行分类,可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。因此,全宗内物业档案的分类就显得非常重要。

  (三)编制分类方案的指导文件

  物业公司属于非生产型的企业。在编制物业公司的分类方案时,可参照国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的基本分类思想、分类原则、分类方法执行。

  《工业企业档案分类试行规则》适合一个全宗内全部档案的分类整理,编制目的是解决企业档案实体的分类整理和排架管理,属于档案实体分类。其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映企业的职能活动,遵循企业活动的特点和档案的形成规律。

  (四)编制分类方案的步骤

  1.在编制物业公司分类方案之前,必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案(文件材料)进行全面的了解和掌握

  综合型物业公司的管理层一般设有办公室、财务部、经营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、保安部、档案室等各种职能部门;公司下一级是各物业管理处(小区、大厦)和公司开办的企业。办公室产生公司行政管理档案、人事档案;财务部产生财务档案;经营部产生经营管理档案;租赁部租赁管理档案;物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主(住户)档案;工程部产生基建档案、修缮档案。对于本公司是否设置有上述职能部门及其档案产生的过程、数量、载体形式、利用价值、利用频率都应在编制分类方案之前了解清楚。

  2.根据1991年国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》的分类原则,以物业公司的全部档案为对象,以公司的主要管理职能为标准划分一级类目

  《工业企业档案分类试行规则》设置10个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目。

  根据目前物业公司的职能范围,物业公司的分类方案可设房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案9个一级类目。这些一级类目能包括物业公司的全部档案,即全宗内的所有档案都能找到对应的大类。

  《工业企业档案分类试行规则》中规定声像、照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置类目,可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求,视档案管理实际操作的方便程度,增设声像档案和荣誉档案2个一级类目。这种情况下,物业公司全宗就可分为房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案11个一级类目。

  凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。

  3.根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目

  二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定,业务量大、档案数量多的类目应增设下一级类目,反之则不需要再设置下一级类目,以免分类方案复杂化。

  (1)物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式,再细分为房产、住户(业主)、租赁、修缮类。房产类可按问题细分为报表、账目、清册;住户类可按是否为业主细分业主和租户,也可不再细分;租赁可细分为商业租赁和住宅租赁,或不细分;修缮类可细分也可不细分。

  (2)设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计算机、电话机、其他。

  (3)基建档案按工程性质或建筑项目细分。

  (4)科研档案可按课题性质或课题内容细分。

  (5)会计档案可按会计文件形式(名称)细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其他。

  (6)党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。这三大类下二级类目的设置可参照《企业档案分类与组卷实用参考》中的附表《工业企业档案分类表》进行。

  (7)声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘光碟等,不同载体可再按专题(内容)细分。

  (8)荣誉档案按物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、题词等等。

  4.对物业档案分类类目进行标识,即编制物业档案的分类号

  分类号,是指类目的简明编码,标记各级类目的符号,可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置,以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。

  标识物业档案分类号,是指依据物业档案分类划定的类目层次,对各级类目给定一个特定的字母或数字,并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。如“9”表示“会计档案”;“9.1”表示“会计档案”的下位类“财务报告”。同一全宗内不能有相同的分类号。

  三、物业档案的立卷和编号

  (一)立卷的含义

  立卷或称组卷,就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷,即档案基本的保管单位。立卷是档案整理工作的基础内容之一,它的作用在于揭示档案文件之间的联系,使文件更加系统化,条理化,便于保管和利用。

  案卷由两部分组成:一是经过整理的文件材料本身,二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。卷内目录是指案卷内登记文件及其排列顺序的目录,通常排列在文件材料之前。卷内备考表是指说明案卷内文件状况的表格,通常排列在文件材料之后。

  案卷有装订和不装订两种形式。物业档案的案卷有文字材料型(如党群工作类档案)、图样材料型(如基建档案)、图文混合型(如修缮档案)、声像材料型(如照片档案)等四种类型。

  (二)各类档案的立卷方法

  物业档案全宗由11大类档案组成,各类档案的内容各不相同,其立卷方法更是各有千秋,但各类档案的立卷都要遵循物业档案文件材料的形成规律,保持案卷内文件材料的有机联系,并要便于保管和利用。

  1.物业管理专门档案

  (1)租赁档案

  租赁档案采用按房屋租赁单元立卷,即以一份租赁合约及其相关文件材料为一个立卷单位。如租赁合约签署的租赁地址为2503房,我们便将有关2503房的租赁文件材料组成一个案卷;如租赁合约签署的租赁地址为2503~2509房,我们便将有关2503~2509房的租赁文件材料组成一个案卷。原租赁关系解除后,房屋再次出租,所签署的租赁合约及其相关文件材料应另外组成新的案卷。同一房屋单元的不同时期组成的租赁档案在实体排架上并不集中在一起。租赁档案案卷内文件材料的排列按结论性材料在前、依据性材料在后;中文译文在前、原文附后;文字材料在前、图样在后的原则进行。如:组卷时应将租赁合同排在最前面。

  (2)住户(租户)档案

  以房屋单元为立卷单位,即在一段时期内一个房屋单元的住户资料,包括有关入住手续、家庭概况等文件材料组成一个案卷。这里的“一段时期内”指的是该房屋单元的住户资料积累到了一定厚度的时间段,对于不同的房屋单元其时间段长短不同。同一房屋单元的不同时期组成的住户档案在实体排架上并不集中在一起。住户(租户)档案卷内文件材料按时间顺序排列,即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。

  (3)修缮档案

  以房屋单元为立卷单位,即在一段时期内同一单元的修缮材料组成一卷;如属公共设施或重大项目维修产生的档案归入基建档案类。同一房屋单元的不同时期组成的修缮档案在实体排架上并不集中在一起。修缮档案案卷内文件材料的排列同样按结论性材料在前、依据性材料在后;译文在前、原文附后;文字材料在前、图样在后的原则进行。

  (4)物业房产档案

  以小区或管理处为立卷单位。

  2.设备、仪器档案

  以一种或一套设备、仪器为立卷单位。设备、仪器档案按依据性材料--设备、仪器开箱验收--设备、仪器安装调试--设备、仪器运行维修--随机图样排列。随机图样也可单独立卷。

  3.基建档案

  以一个项目或一项工程为立卷单位。基建档案按依据性材料--基础性材料--工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)--工程施工--工程竣工验收排列。

  4.科研档案

  以科研课题为立卷单位。科研档案按课题立项阶段--准备阶段--研究实验阶段--总结鉴定阶段--成果申报奖励阶段--推广应用阶段排列。

  5.行政管理档案

  行政管理档案按年度--问题--保管期限进行立卷,即将同一年度形成的同一问题且同一保管期限的文件材料组成一卷。卷内文件材料按问题、时间或重要程度排列。跨年度的请示与批复放在复文年立卷,无复文则放在请示年立卷;跨年度的规划、计划放在内容针对的第一年立卷;跨年度的会议材料放在会议开幕年立卷。密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;印件在前、定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;决定性文件材料在前,依据性材料在后。

  6.经营管理档案

  同行政管理档案。

  7.党群工作档案

  同行政管理档案。

  8.声像档案

  声像档案包括照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片等特殊载体档案。对这部分档案立卷时应先将不同载体形式的档案分开,同一载体形式的档案根据实际情况按专题(问题)进行分类后再立卷:

  (1)照片

  以张为单位立卷。照片的底片应单独整理与存放,照片和说明一同整理和存放。一般应以照片的自然张为单位编写说明,一组联系密切的照片应加总说明。

  (2)录音、录像带

  以盒为单位立卷。如果同一内容分录了数盒,应统一编一个案卷号,每盒再编案卷分号。

  (3)计算机磁盘

  以盘为单位立卷。如果同一内容分录了数盘,应统一编一个案卷号,每盘再编案卷分号。

  (4)缩微胶片

  以卷为单位立卷。

  以上各案卷的排列按时间先后进行。

  9.人员档案

  以个人为立卷单位。卷内文件材料的排列先按材料类别再按形成时间先后进行。人员档案卷内文件材料可分成10大类:(1)履历材料;(2)自传材料;(3)鉴定、考核、考察材料;(4)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);(5)政审材料;(6)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;(7)奖励材料;(8)处分材料;(9)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;(10)其他可供组织参考的材料。

  10.会计档案

  会计档案按形式--年度--保管期限进行立卷,即将物业公司形成的会计档案,先按财务报告类、会计账簿类、会计凭证类、工资单或其他四种形式分开,再按会计年度分开,最后按永久、定期(25年、15年、10年、5年、3年)等不同保管期限分别立卷。案卷顺序号按属类内(财务报告、会计凭证、会计账簿、工资单及其他)年度流水编号。卷内文件材料按时间顺序排列。

  11.荣誉档案

  先按荣誉档案的形式进行分类,以件为立卷单位。

  (三)卷内文件的编码

  案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置:单面书写的文件材料在右下角编写页号,双面书写的文件材料,正面在右下角背面在左下角编写页号。页号一律使用阿拉伯数字,字体要端正、清楚。案卷封面封底、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。

  装订形式的案卷,采用大流水方式编写案卷页号;不装订形式的案卷,两页以上的单份文件应单独装订和单独编写页号。不装订案卷内的文件应逐件加盖档号章。

  档号是指档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码,档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。档号的结构分为三种:第一种结构为:全宗号--案卷目录号--案卷号--件、页(张)号;第二种结构为:全宗号--类别(分类)号--案卷号--件、页(张)号;第三种结构为:全宗号--类别(分类)号--项目号--案卷号--件、页(张)号。物业档案可采用第三种结构,一案一号,全宗内不允许有相同的档案号。

  档号章位置在每件文件首页的右下角,其内容、格式、尺寸及填写规范如下:

  1.全宗号

  档案馆给定立档单位(物业公司)的编号。

  2.类别号

  即类目号,分类号,标注各级类目的符号。

  3.项目号

  租赁、修缮、住户、房产、工程、课题、设备等档案的代字或代号,具体可引用有关管理部门编制的项目代号。如一个物业公司可用该公司所管辖的各管理处(小区)的代号作为租赁档案或修缮档案的项目号。

  4.案卷号

  案卷排列的顺序号。

  5.件号

  案卷内文件的顺序号。

  (四)填写案卷封面

  案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面,内封面排列在卷内目录之前。

  1.党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、科研档案案卷封面的填写。式样见表3-5-2,其内容及填写规范如下:

  (1)案卷题名案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

  (2)编制单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

  (3)编制日期填写案卷内文件材料的起止日期。

  (4)保管期限填写划定的保管期限。

  (5)密级依据保密规定填写。

  (6)档号填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。

  (7)档案馆(室)代号填写国家给定的本档案馆(室)的编号,同全宗号。

  (8)缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。无缩微业务的单位此项可留空。

  2.物业管理专门档案案卷封面的填写。式样见表3-5-3~表3-5-6,其填写规范如下:

  (1)房屋座落。填写房屋所在行政区、路、街、门牌号码、管理处(小区)、房号。

  (2)出租人。填写房屋产权所有者姓名。

  (3)承租人。填写承租房屋者姓名。

  (4)住户。填写房屋使用人(承租、出租人)姓名。

  (5)全宗号、分类号、项目号、案卷号、编制单位、编制时间、缩微号、保管期限、密级填写规范同档号章或表3-5-2的填写规范一致。

  3.人员档案案卷封面式样见表3-5-7。

  4.照片、录音、录像带、计算机磁盘案卷封面内容参见表3-5-8。

  5.会计档案案卷封面式样见表3-5-9。填写规范如下:

  (1)全宗名称、类别、全宗号、案卷号、保管期限、案卷标题。

  (2)起止时间。填写卷内文件的起止时间。

  (3)卷内页号。填写卷内文件的起止页号。

  (4)目录号。填写案卷所属分类目录的号码。

  (五)填写备考表

  卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。如更改档案或补充档案材料都可在此反映。式样见表3-5-10。

  (六)编制案卷脊背

  会计档案的案卷背脊式样见表3-5-11。内容包括全宗号、目录号、案卷号、类别、期限、册号等。其他类别档案案卷脊背可编也可不编,其内容包括有案卷题名、档号。

  (七)文字材料型、图纸材料型、图文混合型案卷的装订

  案卷可采用装订和不装订两种形式;案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面;案卷装订时必须去掉金属物。

  1.装订方式:对齐左下角,采用三孔一线的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷内目录、卷内备考表装订牢固,并在封底绳结处粘上封纸,盖上骑缝章。行政管理、经营管理、党群工作档案、会计档案一般不用补充文件材料,可采用装订形式进行管理。

  2.案卷不装订时,其卷内文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序,并装入案袋或卷夹内。房产物业管理档案、基建档案等可采用不装订形式进行管理。

  (八)案卷的入盒

  案卷装订或装袋后,必须装入卷盒内保存。

  1.物业管理专门档案、党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、人员、科研档案

  卷盒尺寸采用310mm×220mm,其厚度可根据需要分别设置30,40,50,60mm的规格,在盒盖翻口处中部应设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒。

  卷盒封面项目包括全宗名称、类目名称、年度、卷数、保管期限,式样见表3-5-13。其填写规范与案卷封面同。

  卷脊项目包括年度、类别号,项目号,案卷起止号,式样见表3-5-14。其填写规范如下:

  (1)年度。填写盒内文件材料的起止年份。

  (2)卷数。填写盒内所装案卷的数量。

  (3)起止卷号。填写盒内案卷的案卷起止号。

  (4)其余项目的。填写方法同软卷皮格式。

  2.会计卷盒封面和背脊内容格式可参照以上案卷封面和背脊格式,并将项目号改为目录号。

  3.照片、录音、录像带、计算机磁盘卷盒封面内容同其案卷封面内容。

  (九)编目移交

  文件材料组卷后要按照档号顺序编制案卷目录。案卷目录随档案一并移交。

  四、物业档案案卷目录的编制

  (一)案卷目录的含义

  案卷目录是著录全宗内所有案卷的内容与成分等情况,并装订成册的一种检索工具。它是按照一定的规则编排而成的档案条目组合,是档案管理、检索、报道的工具。

  物业档案全宗内案卷目录一般有案卷总目录、案卷分类目录、案卷专题目录等三种类型

  (二)物业档案案卷总目录的编制

  物业档案案卷总目录是物业管理档案案卷的总登记账,其目的主要是为掌握物业档案数量与物业档案基本内容,便于统计管理。案卷总目录包括如下项目:

  1.总登记号

  物业公司档案管理部门对接收的档案,按照归档时间顺序,以案卷为单位登记的流水编号。

  2.归档时间

  案卷归档的实际时间,按年、月、日填写。

  3.案卷题名、档号、编制单位、编制日期

  按照案卷封面上已填写的内容填写。

  4.份数、张数

  按照案卷备考表内注明的文件份数、文件总页数填写。

  5.变更情况

  填写案卷管理过程中各种变更情况。

  6.备注

  填写针对本案卷需要说明的事项。

  案卷总目录只是按档案归档顺序登记的流水账本,一般不具有查找功能。物业公司可根据实际情况选择编与不编案卷总目录。

  (三)物业档案分类目录的编制

  物业公司档案分类目录是以全宗内一级类目或二级类目、三级类目为基本单元,以该类目的案卷为登记单位,依照案卷已整理排列顺序进行流水登记的档案目录。

  案卷分类目录与案卷总目录存在两点区别:其一,分类目录不仅能固定案卷之间的排架顺序和揭示不同类别档案的成分,并统计各类档案的数量,而且便于案卷的查询和提供利用检索服务。其二,案卷总目录是按照归档时间顺序流水登记案卷顺序,而分类目录是依据各类目内案卷排架顺序进行登记案卷的分类顺序号。

  物业公司档案分类目录的项目与案卷总目录项目基本相同,主要有分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、变更情况、备注。分类顺序号填写该分类内的案卷排列顺序号,其他项目与总目录填法一致。具体到不同类目其分类目录的编制各不相同。

  1.行政管理档案、党群档案、经营管理档案、基建档案、科研档案、设备档案、声像档案可各自编制案卷分类目录。

  2.房产物业管理档案可按照二级类目或三级类目编制若干本案卷分类目录,如物业房产档案目录、物业公司租赁档案目录(物业公司商业租赁档案目录、物业公司住宅租赁档案目录)、物业公司修缮档案目录、物业公司业主档案目录。

  3.会计档案按报表、账簿、凭证、工资单各自编案卷目录。

  4.已故人员档案独立编制分类目录。

  (四)物业档案专题目录的编制

  物业档案专题目录是揭示物业管理全宗内有关某一专题的档案内容和成分的检索工具,属检索型目录之一。它的特点是选题的灵活性,集中了有关某一专题的全部档案,不受案卷顺序号的限制,目的是通过该专题的关键词来检索档案案卷号及其他相关内容。

  物业档案专题目录的项目与分类目录基本相同,不同的是专题目录将该专题的关键词排在表格的最前面,案卷号等其他项目相应的排在后面。如物业公司租赁档案分类目录,其表格内各项目是按案卷号--地址--出租人(业权人)--承租人--租赁时间--备注等顺序排列的;而物业公司租赁档案业权人专题目录,其表格内各项目是按出租人(业权人)--案卷号--地址--承租人--租赁时间--备注等顺序排列的,即将出租人栏目排在其他各项的前面。

  五、立档单位与全宗说明

  (一)立档单位与全宗说明的作用

  在整理工作中,对物业公司的历史沿革和物业档案状况进行充分研究后,写出的书面材料,称为“立档单位和全宗说明”,又称“立档单位和全宗历史考证”。它可以作为物业档案整理工作方案的一部分,也可作为单行材料。其作用有:

  1.它是正确地制订物业档案整理工作方案和科学地组织物业档案整理工作的依据。对全宗内各个部分档案整理的具体要求和方法,都只有在深刻而全面地研究物业公司和全宗历史的基础上才能确定。

  2.它是物业档案整理工作中必要的参考材料。在确定物业档案所属全宗、考证文件日期和所属组织机构、档案的归类等方面,它能提供一些可以参考的材料,可以减少立卷中的困难,提高效率。

  3.它对鉴定物业档案价值有辅助作用。了解和明确物业公司的主要职能和任务、领导关系、档案保管程度以后,才便于正确地鉴别文件的价值,比较准确地划分物业档案的保管期限。

  4.它可以作为编制检索工具的基础材料。档案馆(室)在编制各种检索工具,尤其是在编制全宗介绍、档案馆指南等大型检索工具时,都需要了解整个全宗以及物业公司的历史。

  (二)立档单位和全宗说明的内容

  1.物业公司的历史沿革。包括物业公司成立、停办、撤销的时间和原因;物业公司的性质、任务、职权范围及其变动情况;物业公司在社会中的作用及领导关系和隶属关系的变化情况;物业公司内部组织机构的设置、职能及其变化情况,负责人姓名;物业公司文书工作制度(行政管理、党群工作、经营管理)及其变化情况,文书处理中的印章及其作用。

  2.全宗档案情况。包括全宗档案内容与成分的概况;物业档案入馆(室)前的保管处所和保管情况;物业档案何时入馆、是否受过损失、是否经过鉴定、销毁数量等;物业档案利用情况。

  (三)立档单位和全宗说明的编写方法

  1.研究规定物业公司任务、职能和组织机构的决议、章程、条例、办法、命令、指示等法规性文件,并参阅物业公司历史大事记、工作总结和有关报刊资料,以熟悉物业公司和全宗的情况。

  2.通过访问物业公司内负责人和一般工作人员,获得编写历史考证的感性材料,进一步丰富内容。

  3.应由物业档案工作人员中比较熟悉物业公司历史情况的同志进行编写,内容务求简明,且有根有据,不可单凭回忆进行编写。

篇3:物业档案保管工作

  物业档案保管工作

  一、物业档案保管工作概论

  (一)档案保管、物业档案保管工作的含义及意义

  档案保管是指按照一定的原则,采用适当的技术,改善档案的存藏环境与保管条件,以便最大限度地延长档案寿命的过程(档案出版社1993年《档案管理小百科》)。

  物业档案保管工作,是采用一定的技术设备、措施和方法,对物业档案实行科学保管和保护,防止和减少物业档案的自然或人为损毁的工作。物业档案保管工作在物业档案工作中处于特殊地位,具有十分重要的意义。

  1.物业档案保管工作是延长档案寿命,维护历史真实面貌的根本保证。物业档案是物业公司历史活动的真实记录,是国家档案的一部分。物业档案是以一定的物质形态存在的,由于种种因素的作用和影响,档案处在不断老化蜕变和损毁的过程之中,直至最后消失。只有加强物业档案保管工作,采取一切科学技术措施和方法,有效地防止和减少档案的自然和人为损坏,才能最大限度的延长物业档案的寿命,保证物业档案的完整与安全,更好地维护物业公司的历史真实面貌。

  2.物业档案保管工作是物业档案业务工作的关键性环节,对整个物业档案工作具有重大影响,在一定条件下甚至有决定性影响。档案保管得好,就为整个物业档案档案工作提供了物质对象,这是物业档案工作最起码、最基本的前提;如果档案保管得不好,杂乱无章,乃至霉烂损毁,就会影响其他档案业务工作的正常进行,甚至无法进行。如火灾、失盗或人为破坏,造成档案实体的不复存在,其损失都是无法补救的,以后的利用工作便无法开展。1998年云南某县档案馆发生大火,部分档案即刻化成灰土,就是最有教训意义的例子。所以,保管工作在物业档案业务工作中居于特殊地位,具有极其重要的意义。

  (二)物业档案保管工作的任务

  物业档案保管的任务,概括来说,就是维护物业档案的完整与安全,有效地延长物业档案的寿命。它的具体任务是:

  1.防止物业档案的损毁

  掌握物业档案损坏的原因和规律,采取有效的技术措施和方法,最大限度地消除可能导致档案损毁的各种自然的或人为的因素,把档案的自然损毁率降低和控制在最低限度。

  2.延长物业档案的寿命

  采取积极有效的措施和方法,从根本上改善保管条件,去除档案本身不利于耐久性的因素,增强物业档案对外界不利因素的抵抗力,缓解档案的老化趋势,并提高档案的修复和复制技术,尽可能地延长档案的寿命。

  3.维护物业档案的安全

  包括两方面:一方面是指物业档案作为一种物质存在形态,必须保证其安全、完整地存在下去,不损毁丢失;另一方面是指物业档案作为一种社会现象,要建立切实可行的严格的安全保密制度,防止失盗和失密、泄密事件的发生,保证物业档案的信息安全。

  (三)物业档案保管工作的基本原则

  1.分类保管

  物业档案机构对各部门移交的档案应分类进行保管,要保持档案文件的有机联系,做到档案存放条理化,排列系统化,保管科学化,便于档案的调阅提还,并有利于物业档案的保护管理。对于声像档案,由于其制作材料的特殊性,更应分库保管。

  2.以保护为宗旨,以利用为目的

  档案馆(室)的工作可概括为“管好”和“用好”两项。“管好”是为了“用好”。不能片面地强调保护档案,而不考虑到利用的方便;同时,也不能只迁就一时的利用方便,而不顾档案的保护,影响长远的利用。在实际工作中,“管好”和“用好”既有具体的矛盾,又有总体的一致性。所以,物业档案保管工作应在保护措施、制度、方法和具体技术处理各方面,做到既能保护档案不受损害,以利于延长档案的寿命和长远的利用,又能积极创造条件,保证当前利用的需要。

  目前,很多单位采用计算机技术和缩微技术将档案信息录入数据库或将档案原件拍成缩微平片后提供给用户使用,这样既有效保护了档案实体,延长了档案寿命,又方便利用,真正实现了“保管是为了利用”的目的。

  3.以防为主,防治结合

  物业档案保管中最为忧患的是火、水、盗、虫、霉等“五害”。对这“五害”,必须以防为主,防治结合。特别是前“三害”,一旦事发,损失将无法挽回,尤应预防。在防、治两方面,防是关键,是主导方面。从总体上讲,以防为主,“防患于未然”,是积极主动的治本方法。

  二、物业档案保管工作的物质条件

  做好物业档案保管工作,除要求配备具有一定专业知识、熟悉档案自然损毁规律的专职管理人员外,还必须有一定的物质条件。

  (一)档案库房

  具备相当容量和适宜条件的库房,是物业档案保管的首要物质条件。根据保管档案的特点和档案库房的合理要求,选择档案库房要注意坚固耐用,经济美观,能够抗震、保温、隔热、防潮、防虫、防霉、防尘、防光、防火、防盗、防鼠。

  档案库房是存放档案的专用房间,它有别于物资仓库、办公室和技术用房,有其自身独特的要求。在设计上考虑与周围环境协调的情况下,应以利于档案的安全保护为根本前提。因此,在新建或改建、装修档案库房时,要以加强库房围护结,提高其保温、隔热、防潮性能为主,以空调设备的造型、利用为辅。

  一般情况下,档案库房建筑的基本要求有以下六点:

  1.加厚库房墙体。具体厚度,可依据使用材料性能、墙体结构形式进行热工计算,以达到保温、隔热性能良好为度。

  2.库房窗户宜小不宜大,宜少不宜多。每开间的窗户面积与外墙面积之比,不应大于1:10。有条件采取全部空调的档案部门,库房可不设窗户,这有利于库房保温、隔热、防潮、防尘、防虫和节约能源。

  3.库房的外观式样,应以利于档案保护为前提,适当考虑档案室专业功能的独特风格及当地周围环境的和谐。

  4.库房地面单位面积的承重,应大于其他用房。库房排放一般的木质、金属柜架,每平方米荷载不应小于500kg;采用密集架,每平方米荷载不应小于1200kg。

  5.库房的开间大小、层高、门窗的结构和形式,都应不同于其他用房,以有利于柜架排放、管理及安全为原则。库房开间面积,应根据存储档案的类别、数量等情况的不同,一般小库60~100m⒍2,中库100~200m⒍2,大库200~300m⒍2。库房层高一般以2.5~2.8m为宜。

  6.档案库房应集中,自成一体,不与其他办公、技术用房相混杂或穿插,以便于档案的整理、保管、利用。

  (二)档案装具

  档案装具是保管档案必须的基本设备。主要有档案柜、档案箱、档案架等,一般有铁制、木制两种。铁制的防火、耐久,便于机械加工,做成组合构件,有可调节性和机动性,便于运输、组装,便于使用,但造价较高。档案装具种类很多,各有所长,应按库房特点、档案价值以及规格的不同,合理使用,灵活配置。

  物业公司档案室在库房面积不是很宽敞的条件下,可选用新型的档案密集架,既节省空间又美观方便。对于图纸档案多的单位,为了避免纸张的折叠影响物业档案的利用及其寿命,最好选购专门的图纸柜。

  (三)包装材料

  档案包装材料既能防止光线、灰尘和有害气体对档案直接损害,又能减少机械磨损,对档案有保护作用。目前我国档案包装材料一般有卷皮、卷盒和包装纸。声像档案、缩微胶片则有相册、磁带盒等保护。

  (四)温湿度调节装置及其他库房设施

  1.温湿度计

  根据我国的实际情况,档案库房温湿度的正常要求是:温度为摄氏14~24℃,相对湿度为45%~60%。为了掌握库房温湿度是否符合正常要求,库房应设有对温湿度进行测试的仪表。目前有一种专门为档案库房设计的温湿度计,可以很直观的了解库房的温湿度状况。

  2.空调和抽湿机

  为有效的控制和调节库房的温湿度,在现有的技术条件下,最好的措施是安装空调和抽湿机。

  3.窗帘

  光线对档案纸张和字迹能造成很大的危害,其中破坏作用最大的是太阳光中的紫外线。除了在库房建筑和档案装具排放上考虑减少阳光直射外,库房窗户上应安装防光和防火的窗帘。

  4.灭火器

  档案库房应放有消防器材。有条件的单位可安装烟感报警装置和自动灭火装置。

  三、物业档案库房的管理

  (一)档案分库的一般原则

  档案如何分库存放,是库房管理的重要一环。这一步考虑周全了,就为以后的库房管理奠定了基础,会省去很多麻烦和困难。需要特别注意的是,不同载体的档案要尽量分库存放,声像档案和档案缩微胶片应单独存放。

  (二)档案装具的排放要求

  档案装具在库内排放,应本着便于档案的提调、运送、采光、空气流动、整齐美观的要求。库房门应对着库内的主通道,主通道的净宽不少于1.5m。固定式的装具,相邻两排之间的净宽应不少于0.8m。为便于通风和防潮,装具不能紧贴墙壁,与墙壁的距离应不少于8cm,装具于墙壁之间的通道不少于0.6m。有窗户的库房,装具的行排应与窗户垂直,利于通风和避免室外光线直射档案。

  各排装具靠近主通道的一端,应有整齐统一的侧板,以便于贴插标签。

  (三)档案的排列次序和方法

  档案在库内的排放次序,包括档案装具的编排次序、全宗内各类项档案之间的排列次序,以及同一类项档案在柜架上的排放次序。

  装具在库内的编排次序,应根据库房的形状、装具的排放方式而定。无论是固定式柜架还是活动式柜架,其编排次序一般是:人站在库内主通道上,面对各排行柜架,左起第一排为首排,右起第一排为末排。

  全宗内档案的排放要保持相互之间的联系,按照分类方案逐类排放。每类档案排完后预留一定的空间。

  档案在柜架内的排放次序,应先左后右,先上后下。对于一个档架来说,起始卷号在架的左上角,终止卷号在架的右下角。一个排面的档案排放满后,转到背面的柜架,仍是按前一排面的方式次序排列。

  档案在装具内不应放得过紧过挤,以免给提取和存放带来困难,并因此造成卷皮和卷盒的损伤。此外,每一类项的排尾,要空留一定数量的装具空间,以备以后档案增补、修复或改装卷盒卷皮时的体积增大。

  (四)档案柜架贴插标签

  档案柜架贴插标签,是库房管理中的一项必须工作。其作用在于:使库房管理人员明了档案存放位置,便于提还档案,便于新来工作人员熟悉环境、业务,便于检查、参观。

  具体做法是,在每一排柜架靠近主通道的一端,在适当高度位置统一贴插字体工整醒目的标签,每一柜架内的各个隔层,也要标明档案类项名称和案卷起止号,以便查找和提还案卷。

  档案装具标签内容包括全宗名称、全宗号、分类号、项目号、案卷起止号、年度、保管期限、箱柜号。

  (五)物业档案存放位置索引

  为了便于保管工作人员和提供利用工作人员全面掌握档案存放情况,迅速地提还档案,物业档案分库分类排好之后,应该编制《档案存放位置索引》(或称《档案存放地点索引》)。依其作用分为两种:

  其一,是指明档案存放位置的,以档案类项为单位,标明存放处所。

  其二,是指明各档案库房保存档案情况的,以档案库房和档案架(柜)为单位,标明所存放的是何种档案。

  上述两种索引,按形式又可分为书本式和卡片式两种。第二种并可采取图表形式,把每个库房(楼、层、房间)内档案的存放情况绘成示意图,悬挂在醒目的地方,以便随时参看。这两种索引的详略程度和项目,可根据档案馆(室)的具体情况决定。

  (六)库房卫生

  档案库房卫生是库房管理中的经常性工作,是档案保护技术中诸多内容的一个重要项目,关系到档案的生虫、长霉、污染、磨损等问题。库房卫生的要求是:(1)地板、门窗、墙壁、灯具及顶棚保持光洁明亮;(2)档案柜架各部位及所放档案和包装材料清洁无土;(3)档案放置整齐,其他器材物品放置有序;(4)与库房管理无关的器材、杂物一律不准存放等。

  为保证库房卫生清洁,还应采取以下措施:(1)新建或改建库房时,地板应为水磨石;(2)在资金允许的条件下,将墙壁四周和顶棚粘贴墙布或涂刷涂料;(3)窗户要严实,最好少设或不设窗户;(4)对新增添的装具,接收或征集来的档案、出库利用较久的档案,入库前必须进行擦洗、除尘和消毒;(5)管理人员入库必须穿工作服、换鞋,非库房管理人员禁止入库,尽量少接待或不接待库房参观;(6)坚持经常和定期进行清扫卫生和维护工作。

  (七)档案安全检查

  定期和不定期地对档案进行安全检查,是库房管理工作中的一项重要内容,是维护档案安全和完整的一项重要措施。

  1.检查的内容和目的

  主要从三个方面进行检查:一是从政治安全方面出发,检查档案有无被盗、被损和泄密等情况,及时发现不安全的因素,以便采取有效措施,确保档案的安全;二是从保护技术方面检查,看档案有无发黄变脆、字迹褪色、虫霉感染、潮湿粘连等自然损毁现象,以便采取相应措施,积极防治;三是从档案管理方面检查档案是否缺少、案卷有否错位。并应检查库房是否进水、门窗是否牢固、消防设备是否齐全、有无异常变化等情况,以便分析原因,改进工作,加强管理,防止意外事故的发生。

  2.检查方式和方法

  定期检查一般一年或两年一次,按档案目录逐卷检查。不定期检查一般在库房发生水火灾害、档案被盗或怀疑被盗、发现虫蛀、鼠咬和霉烂等现象以及档案保管人员调换工作等情况时进行。可先局部检查,发现问题再全面检查。检查时必须做检查记录,以一级类目为单位进行。检查后应写出检查报告,内容包括检查工作的组织、人员、检查时间、进行情况、发现的问题,以及妥善处理发现的问题和改进工作的意见等。

  (八)借阅档案制度

  馆内外人员借阅档案,必须办理正式借阅手续,填写提调单。提调单一式二份,一份留库房存查,一份随档案送交利用出纳台。并应严格规定:正常情况下,档案原件不能调离档案馆(室);利用者不得在档案上作任何圈点勾划标记;阅览室内不得吸烟,阅览桌上不得放置水杯、墨水等易污染档案之物品;破损、待修的档案,一律不提供利用;有复印件、缩微品的档案,除特殊原因经批准同意者外,不再提供档案原件。

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