物业知识教材：物业管理招标工作程序

　　一、招标准备阶段

　　招标准备阶段是指从开发商或业主决定进行物业管理招标到正式对外招标即发布招标公告之前的这一阶段所做的一系列准备工作。根据国际惯例，这一阶段的主要工作有:成立招标机构；编制招标文件；确定标底。

　　(一)成立招标机构

　　任何一项物业管理招标，无论是开发商还是业主委员会，都需要成立一个专门的招标机构，并由该机构全权负责整个招标活动。招标机构的主要职责是:拟定招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织签订合同。可见招标机构一旦成立，其职责将贯穿整个招标投标过程。

　　成立招标机构主要有两种途径。一种是开发商或业主自行成立招标机构，自行组织招标投标工作；另一种是开发商或业主委员会委托专门的物业管理招标代理机构招标。两种途径都符合我国《招标投标法》的规定，并各有特点。

　　对于开发商或业主委员会自行成立招标机构，我国《招标投标法》规定:“招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。任何单位和个人不得强制其委托招标代理机构办理招标事宜”。考虑到招标是一项较为复杂和繁琐的工作，其中在编制招标文件和组织评标方面有较强的专业性，对招标人能力的要求也较高，因此，招标人应根据自己的实际情况，量力而行。如招标人为实力雄厚的大型开发商或联合开发机构，有能力从物业的设计、施工监理到验收，整个开发的过程都统一自行成立招标机构，包揽其“一条龙”的招标工作，这时该物业管理招标也理应由开发商自行成立的招标机构来完成。再如，对于采用小范围邀请招标或议标方式的小规模物业管理项目，由于招标工作量不大，专业性不强，开发商一般都能够自行编制招标文件和组织评标，这时，招标人自行成立招标机构招标也较为适宜。自行招标的开发商或业主应按照惯例在开发商所在单位或业主委员会下设“招标工作委员会”或“招标工作组”等非常设的招标机构。其具体的组织机构设置本书第1章已作详细介绍，在此不再赘述。

　　对于招标人委托招标代理机构招标，我国《招标投标法》规定:“招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构”。采用委托招标代理机构招标的最大优点在于招标机构与投标人之间做到信息充分对称，使得在招标项目专业性较强或开发商和业主信息不充分的情况下，招标得以顺利完成。要做到这一点，开发商或业主在选择招标代理机构时应注意以下问题:

　　首先，招标人应根据自己的意愿和自身情况选择招标代理机构，任何个人和单位都无权强行指定招标代理机构给招标人。而且，招标代理机构与招标人之间仅限于委托代理的关系，招标代理机构无权将招标结果强加于招标人，招标人应是是否中标的最终决定者。特别是国有房地产开发商在委托招标代理机构招标时，应避免选择与自己有上级关系的招标代理机构。

　　其次，招标人应根据自己标的的规模大小，选择不同等级的招标代理机构进行招标。我国《招标投标法》对招标代理机构的资格和等级划分，主要依据招标代理机构所具备的两个条件:一是代理招标经历达到一定的年限，且连续几年招标金额达到一定等级；二是编制招标文件和组织评标的专业能力和技术力量，也就是配备的专家人才库的规模大小和专家素质的高低。招标人应根据自身对物业管理的要求及标的的规模大小选择相称的招标代理机构，在委托价格合理的情况下，应选取具有较高等级的代理机构进行招标。

　　招标人委托招标代理机构进行招标的方式常用于公开招标和一部分大范围邀请招标。事实上，对于一些大型的项目，开发商往往委托一家招标代理机构包揽该项目所有的招标工作；另外，业主委员会进行物业管理招标时，通常也采用委托招标代理机构招标的方式。

　　(二)编制招标文件

　　编制招标文件是招标准备阶段招标人最重要的工作内容。招标文件是招标机构向投标者提供的为进行招标工作所必需的文件。招标文件的作用在于:告知投标人递交投标书的程序；阐明所需招标的标的情况；告知投标评定准则以及订立合同的条件等。招标文件既是投标人编制投标文件的依据，又是招标人与中标人商定合同的基础，因此它是对招标机构与投标人双方，以及招标人(开发商或业主)与中标人双方都具有约束力的重要文件。招标人应十分重视编制招标文件的工作，并务必做到条款严密、周到，内容明确，合理合法。

　　物业管理招标文件的内容格式根据招标项目的特点和需要而有所不同，但任何招标文件都应当依据法规和惯例编写其基本的内容。我国《招标投标法》规定:“招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款”。根据这一规定和国际惯例，物业管理招标文件的基本内容可概括为三大部分:

　　1.投标人须知

　　投标人须知是招标文件的重要组成部分，它是业主或招标机构对投标人如何投标的指导性文件，其内容包括投标的条件、有关要求及手续。

　　(1)投标的条件

　　招标文件所以要对投标的条件进行说明和规定，其目的是为了保证投标人的合格性和投标的真实性。为了保证投标人的合格性，招标机构有必要对潜在的投标人进行投标资格预审，招标文件在这一部分规定参加资格预审的投标人须递交的证明资料及其格式，以便统一进行审查。为了保证投标的真实性，招标人往往还要求投标人必须交纳投标保证金，招标文件中规定了投标保证金的比例、交纳方式以及保证书的格式等。

　　(2)对投标文件的要求

　　如果说投标的条件侧重于对投标人的要求，则该部分侧重于对投标文件的要求。由于招标机构在接受投标书时，通常会检查投标书的制作和封送是否合乎程序，招标文件必须在这一部分中写明对投标文件编写的统一要求(通常提供统一的投标文件格式)以及对投标文件封存和递交的规定，以便于开标和评标工作。

　　(3)对招标程序的说明

　　由于整个招标过程应体现出公平、公正、合理的原则，而要体现公平、公正原则，重要的一条便是招标程序的公开化，以增加招标活动的透明度。招标文件这一部分的内容便是通过将开标、评标和定标的规划等招标过程的关键内容予以公开，从而体现了整个招标工作的公正透明。

　　2.合同条款

　　合同条款的目的在于将中标后所要签订的合同的内容规范化和公开化，这也是招标公平、公正原则的具体表现。合同的条款分为一般性条款和特殊性条款。前者通常是物业管理招标的行业性的约定俗成，对于不同的物业管理项目均具有一般性，通常由技术条款、商务条款和法律条款组成；后者则是针对每个具体不同的物业管理项目自身的特点而度身定造的个性化条款。按照个性包括共性的道理，在合同条款中，特殊性条款也就优于一般性条款，在两者发生不一致时，合同应以特殊性条款为准。

　　3.技术规范

　　技术规范是详细说明招标项目的技术要求(如物业管理项目的服务标准、具体工作量等)的文件，当属招标文件的重点之一。技术规范通常是以技术规格一览表的形式进行说明，另外还需附上项目的工程图纸等作为投标人计算标价时的依据。

　　考虑到招标文件的编制对整个招标活动的影响举足轻重，下一章将专门就招标文件的编制进行详细介绍，在此不再赘述。

　　最后谈一谈制定招标文件的时间。何时制定招标文件是由物业开发建设程序决定的，我国目前大多数物业管理招标均是在物业开发建设的后期。然而，随着开发商对物业管理的要求不断提高，物业管理“超前招标”已屡见不鲜。“超前招标”在我国即为在项目立项阶段，用地申请得到批准后即可进行物业管理招标工作、制定招标文件。超前实行物业管理招标确实有其优点，然而过早地制定招标文件，加之此时存在大量的不确定因素会使得招标文件编制难度加大，可靠性降低。因此，应注意把握招标文件制定的时间，使编制出的招标文件内容既严密明确，又不失前瞻性。

　　(三)制定标底

　　制定标底是招标的一项重要的准备工作。按照国际惯例，在正式招标前，招标人应对招标项目制定出标底。标底是招标人为准备招标的内容计算出的一个合理的基本价格，即一种预算价格，它的主要作用是作为招标人审核报价、评标和确定中标人的重要依据。因此，标底是招标单位的“绝密”资料，不能向任何无关人员泄露。特别是我国国内大部分项目招标评标时，均以标底上下的一个区间作为判断投标是否合格的条件，标底保密的重要性就更加明显了。

　　由于标底是衡量投标报价竞争力的一把尺子，标底制定的好坏，直接影响到招标工作的有效性。标底定的过高，进入合格范围内的投标人数量太多，就会使评价的工作量和难度大大增加；标底定得过低，又容易使所有的投标人都落空，从而导致招标失败。因此，标底制定得好，可以说是招标工作成功的一半，而编制一个先进、准确、合理、可行的标底需要认真细致，实事求是。首先，标底的制定与招标文件的编制有着密不可分的关系。标底制定得是否正确很大程度上取决于招标文件中对项目工作量的说明是否正确，因此招标文件对项目的工作量进行说明时应尽量减少漏项，同时将工作量尽可能算准确，力争将招标文件中计算出的工作量与实际量的误差控制在5%以内。其次，标底的制定应建立在一个比较先进的物业管理方案基础上，这样编制出的标底才切合实际。如果开发商或业主属自行招标，则可参照相关物业近年来国内外先进的物业管理方法，或者开发商或业主可以委托招标代理机构制定标底。

　　二、招标实施阶段

　　招标实施阶段是整个招标过程的实质性阶段。招标的实施主要包括以下几个具体步骤:发布招标公告或投标邀请书；组织资格预审；召开标前会议；开标、评标和定标。

　　(一)发布招标公告或投标邀请书

　　我国《招标投标法》和国际惯例都规定，招标人采用公开招标方式招标的，应当发布招标公告；招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或其他组织发出投标邀请书。无论是招标公告还是投标邀请书，其目的是一致的，都是为了向尽可能多的潜在投标者提供均等机会，让其了解招标项目的情况，并对是否参加该项目投标进行考虑和有所准备。两者的区别在于对公开招标公告的要求更为严格。以下对发布招标公告的渠道和时间安排、招标公告的内容和格式等进行详细介绍。

　　1.发布招标公告的渠道

　　发布招标公告应根据项目的性质和自身特点选择适当的渠道。国际惯例中常见的招标公告发布渠道有:指定的招标公报、官方公报、本国报纸、技术性或专业性期刊以及信息网络等其他媒体。

　　一般来说，一些必须招标的大型项目的招标公告都应在指定的刊物上刊登。如实行国际竞争招标的公告的指定发布刊物为联合国出版的《发展商务报》(DevelopmentBusiness)；必须实行国内公开招标的项目的招标公告指定必须在我国出版的《中国招标》期刊上刊登。除了必须在指定的刊物上刊登以外，此类项目还可以在官方公报上刊登招标公告，使投标具有广泛性，如在我国还主要刊登在《人民日报》、《中国日报》上。

　　对于大多数中小规模的物业管理招标项目，其招标公告一般选择在国内广泛发行的一种报纸上刊登。如果是实行地方性公开招标的项目，其招标公告应选择在本地的官方公报或本地区广泛发行的一种报纸上刊登。另外，还可以选择在一些专业类期刊上刊登，如房地产、物业管理专业期刊等。

　　实际上，除了一些必须要在指定刊物刊登的招标项目外，国际惯例对招标公告的发布一般只要求符合信息广泛性原则。因此通常情况下，一项招标项目往往同时通过几种渠道发布其招标公告，而不拘泥于某一种渠道，比如在当今的信息网络刊登招标公告。

　　2.发布招标公告的时间安排

　　为使潜在的投标人对招标项目是否投标进行考虑和有所准备，招标人在刊登招标公告时，在时间安排上应考虑两个因素:

　　(1)刊登招标公告所需时间。各类刊物从接受广告申请到刊出广告需要一定时间，如果没有充分地考虑，招标公告可能会在投标截止日期之后才能刊登出来。另外，如果要通过几个渠道发布招标公告，要考虑到各类渠道的出版周期(如报刊的出版周期显然要比网络媒体长)，以便能让招标公告基本在同一时间刊登出来。

　　(2)投标人准备投标所需时间。这一时间应从招标公告预计发布日期开始计算。投标人申请投标→得到招标文件→准备投标→递交投标书需要有足够的时间。按照国际惯例，从招标公告发布之日算起，应让投标人至少有45天(通常有60~90天)来准备投标和递交标书。

　　3.招标公告的内容和格式

　　招标公告应以简短、明了和完整为宗旨。通常情况下应包括以下内容:

　　①招标单位(业主或开发商)名称；

　　②项目名称；

　　③项目地点；

　　④项目资金来源(物业管理资金来源，如业主分摊或开发商预付等)；

　　⑤招标目的(邀请资格预审还是邀请投标)；

　　⑥项目要求概述(项目性质、规格及管理要求)；

　　⑦购买招标文件的时间、地点和价格；

　　⑧接受标书的最后日期和地点；

　　⑨开标日期、时间和地点；

　　⑩如果需要，规定资格预审的标准，以及提供资格预审文件的日期、份数和使用语言；

　　B11必要时规定投标保证金的金额；

　　B12招标单位的地址、电话等联系方法。

　　招标公告的具体内容和格式可以根据招标人的具体要求进行变通，然而招标公告的基本内容，如招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间，以及获得招标文件的办法等关键事项，按照我国《招标投标法》规定必须载明。至于投标邀请书的内容和格式与招标公告大致相同，在此便不再重复了。

　　(二)组织资格预审

　　资格预审是招标实施过程中的一个重要步骤，特别是大型的项目，资格预审更是必不可少。

　　资格预审是对所有投标人的一项“粗筛”，也可以说是投标者的第一轮竞争。资格预审可以起到以下作用:首先，资格预审可以减少招标人的费用。因为投标人数量过多，招标人的管理费用和评标费用就会大大提高，通过资格预审淘汰一部分竞争者则可以减少这笔费用。其次，资格预审还可以保证实现招标目的，选择到最合格的投标人，此投标人不仅报价最低或较低，而且他的报价是以其技术能力、财务状况及经验为基础的，防止了一些素质较低的投标商以价格进行恶性竞争。此外，资格预审能吸引实力雄厚的物业管理公司前来投标，招标人还可以通过资格预审了解投标人对该项目的投标兴趣大小。

　　若招标物业预计投标公司的数目众多，可预先对各投标公司进行资格预审，剔除资信较差的公司，重点选择6~10家申请者参与投标，这就是所谓早期预审；若投标公司数量较少，则可待投标机构已递送标书且开标之后进行资格预审，这也就是所谓后期预审。无论资格预审在何时进行，其审核程序和要求投标公司递交的文件都大致相同。

　　1.资格预审的程序

　　资格预审包括以下三个步骤:

　　(1)发出资格预审通告或资格预审邀请书。发布资格预审通告通常有两种做法，一种是在前述的招标公告中写明将进行资格预审，并通告领取或购买资格预审文件的地点和时间；另一种做法是在报纸上另行刊登资格预审通告。资格预审通告的主要内容包括:招标项目简介；项目资金来源；参加预审的资格；获取资格预审文件的时间、地点以及接受资格预审申请的时间和地点。按照惯例，从刊登资格预审通告的日期到申请截止期应不得少于45天。

　　(2)出售资格预审文件。资格预审文件应提供招标人及招标项目的全部信息，并且其内容应比资格预审通告更为详细，如对若干物业管理企业组成联合体投标的要求等。此外，资格预审文件中还可规定申请资格预审的基本合格条件，或对外资物业管理企业单独或联合投标的一些规定，以及申请投标资格预审的一些基本要求，例如从事该行业至少已达若干年以上，承担过类似的物业管理项目等。最后，招标人还应在资格预审文件中规定资格预审申请表和资料递交的份数、时间和地点及文件所使用的语言等。

　　(3)评审。资格预审申请书的开启不必公开进行，开启后由招标机构组织专家进行评审。如有必要，还可召开资格预审准备会议，以便申请人取得有关项目情况的第一手资料。

　　2.资格预审的内容

　　资格预审的重点在于投标人的经验、过去完成类似项目的情况；人员及设备能力；投标人的财务状况，包括过去几年的承包合同收入和可投入本项目的启动资金等。具体内容包括:

　　(1)申请人的基本情况:公司名称、地址、电话和传真、公司等级、注册资本、关系企业等，以及与本合同有关的主要负责人、项目授权代表；公司组织机构情况，专业人员及管理人员的人数；公司历年承包合同的类型、金额及主要所在地区等。

　　(2)申请人的财务状况:公司资产负债表、损益表等财务报表；银行过去5年的资信证明以及对未来2年财务情况的预测。

　　(3)经验和过去的表现:过去5年内申请人完成的类似项目的基本情况，如这些项目和业主的名称、项目工作量、合同金额、服务期限等等。

　　对于上述在预审中申请人必须提交的重要内容应当在资格预审文件中予以明列，或制成表格，要求申请人按要求填写。

　　3.资格预审的评审方法

　　招标单位可以根据自己的要求来决定资格预审的评审方法。目前国际上广泛采用的是“定项评分法”，同时采用比较简便的百分制计分。“定项评分法”就是对申请人提交的资料进行分类，并按一定标准制分，最后确定一个取得投标资格的最低分数线，达到或超过最低分数线的申请人被视为合格，可以参加投标；未能达到最低分数线的申请人则被视为不合格，不能参加投标。

　　(三)召开标前会议

　　投标资格预审确定合格申请人后，应尽快通知合格申请人，要求他们及时前来购买招标文件。紧接着，按照国际惯例，招标机构通常在投标人购买招标文件后安排一次投标人会议，即标前会议。

　　召开标前会议的目的是澄清投标人提出的各类问题。《投标人须知》中一般要注明标前会议的日期，如有日期变更，招标人应立即通知已购买招标文件的投标人。招标机构也可要求投标人在规定日期内将问题用书面形式寄给招标人，以便招标人汇集研究，给予统一的解答，在这种情况下就无须召开标前会议。

　　标前会议通常是在招标人所在地(同时又为招标项目所在地更好)召开，因为在标前会议期间，招标人往往会组织投标人到现场考察，如果标前会议在招标项目所在地召开就较为方便。标前会议的记录和各种问题的统一解释或答复，应被视为招标文件的组成部分，均应整理成书面文件分发给参加标前会议和缺席的投标人，这是应特别注意的事。当标前会议形成的书面文件与原招标文件有不一致之处时，应以会议文件为准。我国《招标投标法》规定，招标人应在提交投标文件截止时间至少15日前，将已澄清和修改部分以书面形式通知所有招标文件收受人。因此，凡已收到书面文件的投标人，不得以未参加标前会议为由对招标文件提出异议，或要求修改标书和报价。最后，招标人应在标前会议上宣布开标日期。另外，参加会议的费用应由各投标人自理。

　　(四)开标、评标与定标

　　开标、评标与定标是招标实施过程的关键阶段，也是整个招标过程中程序最严密、对招标人能力要求最严格的阶段。

　　招标人或招标机构收到物业管理企业封送的投标书后，经过审查认为各项手续均符合规定时，即可收入，并在公开预定的时间(一般为招标文件确定的提交投标文件截止时间)、地点(招标文件中预先确定的地点)当众拆封开标，公开宣读各物业管理企业的标的，并声明不论管理服务费高低均有中标希望。之后便由各方面专家组成的评标委员会或评标小组进行评标。

　　从开始评标到最后定标，一般要经过3~6个月的定标期。在这段时间内，招标人或招标机构要多方面对各个投标人的标书进行研究，必要时还要分别召开答辩会，方能最后定标。在评选过程中，应以管理服务费报价、管理服务质量和管理方案先进程度作为主要的衡量标准。

　　评标工作结束时，评标委员会通常最后会向招标人筛选出几个最有竞争力的中标推荐人，由招标人(业主或开发商)作最后决定。在这一阶段，招标人往往通过同时与中标推荐人进行谈判，以最充分地获取投标人的信息，这种谈判在惯例中也被称为“议标”(不同于招标方式中的“议标”)。经过“议标”后，最后才由招标人决定谁中标。值得注意的是，我国《招标投标法》规定，通常情况下招标人从评审委员会推荐的几位中标候选人中选取一个作为中标人，但在中标候选人均不符合招标人要求的情况下，招标人有权拒绝定标，从而取消招标。然而，招标人不得从评标委员会推荐的中标候选人之外的投标人中选定中标人，否则视作中标无效。

　　三、招标结束阶段

　　招标人在最后选出中标人时，招标工作便进入结束阶段。这一阶段最大的特点是招标人与投标人由一对多的选拔和被选拔关系逐渐转移到一对一的合同关系。这一阶段的具体内容包括合同的签订与履行，以及资料的整理与归档。

　　(一)合同的签订

　　我国《招标投标法》规定:“招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同”。合同的签订，实际上就是招标人向中标人授予承包合同，是整个招标投标活动的最后一个程序。在招标与投标中，合同的格式、条款、内容等都已在招标文件中作了明确规定，一般不作更改，然而按照国际惯例，在正式签订合同之前，中标人和招标人(开发商或业主)通常还要先就合同的具体细节进行谈判磋商，最后才签订新形成的正式合同。以下所说的合同，均是指双方经过磋商后拟签订的正式合同。

　　1.合同的组成

　　通过招标投标签订的合同，一般由三部分组成:合同序文；合同内容；合同结尾。

　　合同序文部分要写明订立合同的双方当事人(即招标人与中标人)的法定名称和地址。甲方当事人为开发商或业主委员会；乙方当事人为中标的物业管理企业。

　　合同内容即合同条款，是合同最主要的组成部分，一般包括技术性条款、财务条款和法律条款三类条款。下一章将对其进行详细介绍。

　　合同结尾部分要写明签订合同的日期、地点以及拟订合同的语言文字，最后还要写明合同生效日期，以及由合同双方当事人或代理人签字。

　　通常情况下，招标成交方式的合同，其形式是一份简单的协议书，合同的内容都分散在招标文件中，以及商谈过程中对招标文件和投标文件的修改和补充所形成的书面材料中。合同一般分为两部分，一部分是不变的，包括投标须知和合同一般条件等；另一部分是合同特殊条款、投标文件、技术规格说明及补充修改文件等。合同的格式都由招标人预先拟好，待中标人确定后再由双方签订。合同协议书的格式将在下一章专门介绍。

　　2.合同的主要条款

　　合同条款是构成合同的主要内容。合同条款因招标项目的性质和类型而异。然而，一般来说不论哪一类合同，其主要条款总是由技术性条款、商务性条款和法律性条款构成，其中主要包括:价格条款、支付条款、不可抗力条款以及索赔条款等。这些都属于合同的一般条款，此外，还有合同特殊条款，也就是合同一般条款的补充和修改。无论是合同一般条款还是合同特殊条款，都属于招标文件中的一部分。本书在下一章还会作详细介绍。

　　(二)合同的履行

　　合同的履行，是指合同双方当事人各自按照合同的规定完成其应承担的义务的行为，在此特指中标人应当按照合同约定履行义务，完成中标项目的行为。在合同履行过程中，有两方面的问题值得注意:

　　首先是合同履行的要求。按照法律规定，合同必须全部履行。这意味着:①违约一方不能以其他财物或赔偿代替，即使支付了违约金或赔偿金，双方如果继续要求履行的，则仍应继续履行。②履行合同时，在合同标的物的品种、规格、数量、质量以及主体、时间、地点、方式等方面都必须适当。如我国《招标投标法》规定:“中标人不得向他人转让中标项目，也不得将中标项目肢解后分别向他人转让”。除非预先合同有约定或者经招标人同意，可以将中标项目的部分非主体、非关键性工作分包给他人完成，对于项目主体或关键工作，必须由中标人按要求完成。

　　其次是关于合同履行中的担保。我国《招标投标法》规定:“招标文件要求中标人提交履约保证金的，中标人应当提交”。根据国际惯例，招标文件中通常应规定在签订合同后的30天内，中标人应按照合同的条款和条件，向招标人递交一份履约保证金合同。履约保证金的金额通常为合同总金额的10%，且通常可由中标人此前递交的投标保证金转入，充当履约保证金的一部分。保证金的额度大小，应以担保金额足以抵偿中标人违约时所造成的损失为原则。履约保证金合同通常以银行保函的形式订立，且履约保函的有效期通常要比合同期略长一些。

　　(三)资料整理与归档

　　合同签订后，标志着招标工作已经结束，招标人和投标人(这时为中标人)进入一对一的长期契约合同关系。由于物业管理合同具有长期性的特点，因此，为了让业主或开发商能够长期对中标人的履约行为实行有效的监督，招标人(业主或开发商)在招标结束后，应对形成合同关系过程中的一系列契约和资料进行妥善保存，以便查考。招标活动是一项十分复杂的活动，涉及大量的合同、文件及信件往来，招标人应对其予以整理。通常这些文件主要包括:①招标文件；②对招标文件进行澄清和修改的会议记录和书面文件；③招标文件附件及图纸；④中标人投标文件及标书；⑤中标后签订的承包合同及附件；⑥中标人的履约保证书；⑦与中标人的来往信件；⑧其他重要文件。另外，业主或开发商还应注意经常核对物业中的实际项目和实际管理标准与原标书和合同是否相符；合同期间，业主或开发商与物业管理企业商办一切事务时，要习惯于通过书信方式进行，以便日后作为凭证。