物业知识教材:物业管理者的角色培养

日期:2015-08-15  类别:培训讲义  编辑:物业经理人

  (5)财务管理人员

  财务管理人员是物业管理工作的参谋和管家,担负大厦、小区财务管理工作和会计核算,指导各部门以良好的管理关系、完善的管理制度、优质的管理服务、低成本的投入,不断提高物业的使用价值,延长物业经济寿命,给发展商、业主和使用人带来丰厚的回报。其职责包括规划和筹集资金,安排和监督资金使用,控制和反映资金耗费,核算和考核经营管理成果等。

  (6)人事管理人员

  人事管理人员的主要职责是从事对物业管理公司人力资源的管理。其任务是制定人力资源的计划,招聘和选择物业管理所需要的合格人才,并对这些人才进行有效的培训和合理使用,建立合理而有效的业绩评估、晋升、奖励、惩罚及报酬制度。

  (7)其他管理人员

  其他管理人员是指除上述六种人员以外的所有管理人员,包括一般行政人员、后勤供应管理人员、公共关系管理人员等。其职责是协助有关部门和管理人员做好一些辅助性的工作,力图使物业管理工作的各个方面日臻完善。

  (三)物业管理者的角色和所起的作用

  物业管理者的角色是指物业管理者以其作用、作为及其报酬在整个社会经济体系中的表现及其在人们心目中的评价,同时指在物业管理公司中物业管理者所扮演的角色和所起的作用。

  1.从社会经济的发展看物业管理者的社会角色

  (1)物业管理者是推动物业管理乃至房地产业发展的重要力量

  房地产作为不动产,是最基本、最重要的生产要素和生产资料,它与国民经济的各行各业、千家万户都有着密切的关系。房地产业作为一个独立的行业,在国民经济和社会发展中起着重要的作用。作为房地产售后服务的物业管理,是影响房地产业发展的重要因素。优良的物业管理,是房地产营销的重要构件;而优秀的物业管理者是造就优良的物业管理的重要条件。

  (2)物业管理者是社会财富的创造者,也是社会秩序的维护者

  物业,作为一种社会财富,通过物业管理者的养护管理,可以扩大其使用率,延长其使用期,从而实现社会财富的增值和保值。同时,物业管理者通过各种服务,为居民、客户创造有序、舒适、高效的生活及工作环境,客观上维护了社会的正常秩序,创造了优良的居住文明。

  (3)物业管理者是从事新型的服务型管理的专业人士

  一方面,物业管理者是以服务业主、使用人为一切管理的出发点和终结点,并通过不断努力,最大限度地让业主、使用人满意,以此作为工作的最高追求。这种服务型的管理,有别于传统的房地产管理,也是物业管理者广受重视的主要原因。另一方面,物业管理者面对不断变化的物业环境和人际关系,只有具备各种专业知识,方能适应管理与服务的需要,物业管理者因此成为具有专业知识的一个群体。

  (4)物业管理者是通过出售智力和劳务来获取报酬的第三产业从业人员

  物业管理属第三产业。物业管理者把智力、经验、劳务凝聚在日常的管理和服务中,以此获得相应的报酬。经历和经验越丰富,其报酬越高。由于物业管理是微利行业,不会由此诞生所谓的“未来巨富”。但由于物业管理行业比较稳定,而且是新行业,机会较多,因此成为许多年轻人向往的“朝阳”行业。

  2.从物业管理公司内部看物业管理者所扮演的角色和所起的作用

  物业管理者在物业管理公司内部所扮演的角色和所起的作用是多方面的,不同层次的管理者扮演着不同的角色,起着不同的作用。在此,我们着重研究和介绍物业管理高层管理者在管理公司时所扮演的角色和所起的作用。

  通常来说,高层管理者在管理公司时扮演三个方面的角色:

  (1)人际关系方面。由于管理者拥有正式的权力和处于较高的地位,他们从事大量的有关人际关系方面的工作和事务,特别是与下级、同级的接触和交往,与业主、客户和政府有关部门的交往。

  在人际关系方面,高层管理者具体担任了三种角色:①管理公司的象征和代表,从事着一定的礼节性事务,开展对外的交往与合作,如签署合同、文件,向业主委员会汇报工作,接见业主、客户等。②管理公司的领导人,负责招聘与选拔人才,培训和激励下属,使他们把工作做得更好。③联络人的角色,对外起着管理公司与业主、客户及政府部门的联系作用;对内起着沟通上下级之间、纵向联系与横向联系的作用。

  (2)信息沟通方面。在管理公司,每一个管理者都是一束信息源,其信息沟通方面的角色十分重要。在一座大厦、一个小区,由于业主、客户众多,信息沟通的质量如何,直接影响到管理与服务的水平。在这方面,管理者也充当了三种角色:①“神经中枢”的角色。大厦、小区的各种情况和信息集中到管理公司,不论是直接的还是间接的,管理者都必须准确地获取有关的信息。②信息传播者角色。在了解了各方面的信息之后,经过处理,及时地把有关的信息情报传达给下属人员。③对外发言人角色。即管理者作为管理公司的发言人向业主、客户发布有关管理与服务的信息。

  (3)决策方面。作为决策方面的角色,高层管理者要平衡与业主、客户、社区乃至政府等方面相互对立的利益并作出选择,通过决策,使管理公司的理念、宗旨、策略得以实现。在这方面,管理者充当了以下几方面的角色:①创业与创新的角色。主要是设计和发动管理公司的创新与变革活动,以满足业主、客户不断增长的需要及外部环境的变化。②制度制定者角色。主要是根据管理公司的管理理念和目标制定有关规章制度,以规范管理与服务的行为。③投诉处理者角色。针对一些重大的带有普遍性质的投诉,采取正确的行动迅速而巧妙地处理,化解重大问题和矛盾。④资源分配者角色。管理者要根据计划和需要,决定给有关部门调配人力、资金等资源。⑤谈判者角色。主要是参与管理公司的各种谈判,以保护业主、客户及管理公司的利益不受侵犯。

  一个正常而高效的物业管理机构,其高层管理者自然发挥了重要的作用,主要表现在以下几个方面:

  (1)决策作用。作为物业管理公司的高层管理者,其面临的主要决策问题大都是关于如何忠实地履行管理合同,更好地为业主、客户提供满意的服务,同时解决管理与服务过程中遇到的重大问题。此外,管理与服务行动的策划、重要的人事安排、重要资源的分配等,也是管理者日常决策的内容。正确的决策,取决于管理者对业主、客户的了解,对管理合同的熟悉,对管理公司各种资源和物业周边环境的认识,也取决于管理者丰富的管理经验和对物业管理技术的熟练运用。

  (2)影响和引导的作用。高层管理者确定了物业管理公司的管理目标、管理策略和服务宗旨后,就要带领和引导下属为实现管理目标而努力。一方面,管理者要通过自身的行为,影响并吸引下属为完成既定目标而努力;另一方面,管理者要采用各种手段和方法去调动下属的积极性。

  (3)组织作用。任何决策的实施都需要组织工作做保证。这首先需要有一定的组织形式。组织结构合理与否,组织分工合理与否,组织内资源配备合理与否,都直接影响到管理的有效性。因此,管理者的一个重要任务,就是搞好物业管理公司的组织设计,并在这一基础上合理用人,合理调配管理公司的各种资源,保证决策的实施与贯彻,更好地实现管理目标。

  (4)教育作用。管理公司要实现管理目标并高效地运作,要求管理公司全体员工都要有相对集中的理念。意志和行为准则不可自发地产生,管理者必须主动地、经常地对员工加强教育,向其灌输管理公司的目标、理念,使管理公司管理与服务的精神、观念为全体员工理解和接受,并转化成日常的行为规范和准则,为实现管理目标而共同努力。

  二、物业管理者的专业素质

  优质的物业管理与服务端赖于物业管理者良好的服务意识和专业的管理技术。现代物业管理的各项工作,其专业性和技术性都很强,为了进行有效的管理,物业管理人员必须具备相关的专业知识,否则难于面对现代物业先进的技术环境和复杂的人际关系。当前,关于物业管理的投诉颇多,其原因是多方面的,如法规不健全、收费与服务不对板、乱收费等。但其中一个重要原因,不能不说是许多物业管理者服务精神、专业素质都未达到基本的要求。从发展的眼光来看,即使物业管理法规已经基本完善了,物业管理的社会经济环境有了很大的改善,但如果物业管理者不从根本上提高自身素质,我国物业管理业的快速发展、并上升到较高的水平也是不可能的。

  与其他行业的管理者一样,物业管理者的专业素质包括许多方面的内容。研究物业管理者的专业素质问题,是物业管理学面临的一个重要课题。概括地说,研究物业管理者的专业素质可以从知识结构、能力结构两方面着手。

  (一)物业管理者的知识结构

  知识结构是指管理者所掌握的与管理和服务相关的知识构成。具备一定的知识结构,是管理者承担管理任务的基础和条件。就目前的情况来看,物业管理者至少要具备以下的知识结构:

  1.管理学知识

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