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X不动产分店秘书工作细则

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X不动产分店秘书工作细则

  z不动产分店秘书工作细则

  第一章秘书的任务

  第一条秘书的任务是代替公司经理处理些可由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。

  第五章本公司秘书的工作有很多项内容,简单地表示如下:

  第三条传达;第四条运转;第五条助手;第六条书籍文件整理第七条室内整理第八条代行事务;第九条会议事务;第十条调查;第十一条记录;第十二条接待。第五章以上工作的内容以及分量,根据经理的意图和各项工作的具体内容决定。

  第二章秘书的工作内容第六章传达事务的工作内容具体如下:1.接待来访来访者各有不同,事有大小,秘书要区别对待。对应该会见的人,应直接转达对方的意图,并引其进入会客室或经理办公室,不论对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人,在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方,或是将个人意见报经理后作出答复。2.收听电话收听电话时一定要先声明“这里是××公司”等,然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情,根据对方情况,不妨碍时可明确回答,但一般不说经理是否在。3.转达需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容,并准确、迅速地转速。4.文件的收发及分送收到的邮件或送来的文件,首先要区别是需直接送呈经理的,还是需秘书先进行处置和整理的,或者是私用文书,需经理办理的要直接送交经理。经理不在时,如果有与经理直接有关的留言、电报、快递,可用电话告知。

  第七章日常运转工作1.日程的设计及其安排对所确定经理应处理的事项,如会见、出席高层职员咐、总会等会议的日期和时间进行记录整理,并随时进行调查,协助经理制定出日程表。日程计划应记入每月日程表,必要时在上面记下预定内容和变更情况。2.准备及安排有些工作需要特别的准备和安排,而且这些工作通常都有一定的时间限制,因此必须提前做好适当的准备。第八章用品的整理1.在办公室内平常经常使用的物品及备用品,应在合适的地方放置合适的数量。为些,应设计一张用品及备用品的明细表,在上面记下品种,一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期,此外还必须存有一定量的备用品,以便随时补充。2.经理外出时经理外出时需使用的钢笔、铅笔等,每天都应事先准备好一定数量,需要收入担包内的物品也要作同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表,事先贴在那里以防遗漏。3.文件、资料的准备首先要清楚哪些文件是重要的,如不明白,要详细询问,以便将可能会用的文件材料一并准备齐全。然后画一张文件明细表以方便使用。

  第九章文件整理业务1.为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱,并且随时可以提用,需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据经理意见将文件分类,并放入固定的装具和容器内,使用中还要经常整理,以便很容易地查到文件。2.整理工作的关键是分类项目的确定。保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善。3.业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件,此外还有机密类文件。根据应用根据还可以分为每日必用、常用和不常用三种。4.经过这样整理后,有必要对其进行装订,并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取经理意见后再制一张文件分类的明细表,将表张贴在保管场所或保管人的桌子上,便于参照。

  第十章整理、清扫工作此项工作应由秘书督促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意如下几点:1.清理桌面台历和墙上的日历要每天调整日期。桌子要擦抺干净。常用品要准备好,并按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处,有破损和污染的物品要清扫或更换。2.室内的物品都要放在固定的地方。3.根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。

  第十一章代行业务秘书可以代行的事务主要有:1.参加庆典、丧礼等仪式这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得快,同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。2.转达经理意见或命令表达经理意见要完整准确,注意简洁、迅速。有时根据情况,还要将对方的答复向经理汇报。

  第十二章会议事务该项事务是指由经理直接使用的几种帐目的管理,包括:各项物品的购入及发放、资产的调配及运用、现金收入及支出等方面的帐目记录及管理。1.关于资产状态及收支情况要制作明细表,至少一个月要制作一张月报表,在特殊情况下,要随时根据经理副经理的要求拿出报表。2.处理资产状况还应注意以下几点:(1)支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳帐中。现金出纳账与现金余额的多少应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任,每个月应有两三次,将这些收据汇总后让经理过目;(2)日常的现金支出应限定一定的数量,除此之外,若有特殊项目,应申请特别支出的资金或开出支票;(3)开具支票需有收据或其他凭证,并在支票上记下用途,由经理盖章;(4)资产分为土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等。应设立各种资产的台帐及有价证券簿,详细记录各种资产的内容、单价、数量、现有额及出入额等;(5)银行存款及邮政储蓄要设存款底帐。接受款项者应按名称分别立帐并明示余额。3.各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备,并及时入帐,以免遗忘和推迟记帐。

  第十一条协助调查公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时,办公室秘书须做好协助工作。1.进行调查工作时,秘书应选择并委托合适的专家、顾问进行或将他们列为调查委员,并与之保持日常联系,需要时提出调查课题请他们完成。2.有些专业事项的调查,秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见,或在调查各方面情况后,将调查情况汇总后报告给经理。

  第十二条文书工作文书工作有三个方面:书写信函、起草文件以及誉清或印刷文件。1.信函的完成对经理经常会使用的信件种类可事先汇


集为“标准通信范例”,需要时选择一种略加增删便可使用,较为方便。

  2.文件的誉清及印刷主要包括将草案以笔记形式誉清、用打字机打印、直接印刷以及辑灵图书杂志上的有关内容等四项工作。

  第十三条联系业务联系工作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理意图,听取对方的答复,并将答复再次反馈给经理。

  第十四条招待事务招待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待,多指派事务员或勤杂工来完成。款待包括向导、收存携带物品、奉送茶点、迎来送往等。1.为经理服务为经理服务的工作内容主要有以下一些:(1)经理外出时应备好车辆;(2)回到公司时,要接过脱下的外磁、帽子等,然后放到一定的地方,并随时用刷子清洁这些衣物;(3)从外面回到办公室的时候,夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水,冬天应马上递上热茶或咖啡;(4)还要视天气情况调好空调。2.为客人服务秘书还须为客人服务,比如出入公司时参照对经理的服务进行接待。若需要来访者等候时,应递上报纸、画报等。

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篇2:某集团公司秘书处工作细则

>  集团公司秘书处工作细则

  第一章总则

  第一条为进一步明确秘书处岗位职责,结合秘书处实际工作状况,特制定本工作制度。

  第二条本工作制度适用于江苏**实业集团有限公司行政部秘书处。

  第二章日常事务工作细则

  第三条文件管理

  (一)收文处理

  1.收文分为内收文和外收文。内收文主要包括各分子公司、部门递交的工作报告、请示等,外收文主要包括外单位发至我公司的会议通知、活动邀请函等。

  2.各部门请示文件和重要的外收文呈董事长阅示前必须经过办文。办文主要流程为:填写办文单(来文单位、文件页数、文件标题、内容摘要、附件标题及页数、紧急程度、密级)打印办文单在办文单和文件(附件除外)每页右上方空白处盖办文章(如有附件,须在附件每页右上方空白处盖附件章)填写办文章空白处(文号、经手人、办文日期)用订书机装订办文单与文件加盖骑缝章交相关领导填写拟办意见呈董事长阅示。

  3.收文处理必须及时,需要办文的应立即办文,不得延误。

  (二)发文处理

  发文分为对内发文和对外发文两种。对内发文主要包括内部通知、会议纪要等会议文件、请示批复等。对外发文须以公司名义,采用红头文件,由董事长签发。

  (三)文件草拟

  负责草拟董事长发言稿、外收文回函、通知、会议议程、会议记录、部门请示等。

  (四)文件翻译

  负责相关文件、资料的翻译及相关英文文件、资料的草拟。

  (五)董事长办公室文件整理

  1.每日及时上报资金日报、要情通报等文件。

  2.每日对董事长办公室文件进行分类整理,形成目录,确保董事长查阅文件方便、快捷。

  第四条董事长工作日程安排

  做好董事长工作日程安排,确保合理、有序。

  第五条对外沟通联系

  协助领导做好各部门及外单位的综合协调工作,对外联系工作。

  第六条集团大事记管理

  负责集团大事记的记录,保证记录的及时、准确、完整。

  第七条部门制度建设

  配合部门制度建设工作,负责草拟、修订部分部门制度。

  第八条会议组织

  (一)会议通知:秘书处在接到会议安排任务后应及时以书面通知或电话形式通知与会人员会议的时间、地点、议题等相关事宜。

  (二)会议用餐或住宿等后勤服务:遵循厉行节约的原则,做好与会人员就餐桌次及座位,车辆、房间安排等

  (三)会场布置:根据会议类型和级别于会前二十分钟完成会场布置工作。

  (四)会议录音:秘书科会议记录人员负责对公司重要会议进行录音,关于会议录音资料要求于会后及时转交档案室存档。

  (五)会议记录等会议文件的草拟与下发:一般情况下,要求于会议当日完成会议简报、会议纪要等的草拟工作。

  第九条印章、介绍信管理

  严格遵守公司用章审批程序,协助部门负责人管理公司印章及介绍信。

  第十条签证、护照、港澳通行证的办理

  负责公司人员因公出差的签证、护照、港澳通行证的办理。

  第十一条发票报销、费用缴纳

  (一)负责部门及董事会发票审核、酒店月结帐单审核,同时在费用软件中做好登记。

  (二)负责做好物业管理费、董事长车位费、酒店月结费、礼品费等相关款项的资金计划,及时缴纳或支付。

  第十二条部门预算

  (一)负责草拟部门月度及年度预算,主要包括办公用品费、电话费、差旅费等。

  (二)每月按期上报部门下月预算,力求精准。

  第十三条考勤管理

  (一)定期整理各部门负责人出差登记记录,经董事长审批后及时发文至人力资源部和财务部。

  (二)负责部门月度及年度考勤统计,跟催部门人员及时办理请假、出差等相关手续,确保考勤记录真实、准确且上报及时。

  第十四条门禁管理

  负责门禁录入工作,同时在接到人力资源部通知后及立即删除离职员工门禁指纹。

  第十五条资产管理

  (一)固定资产及低值易耗品管理

  1.协助财务部清查董事会资产,定期盘点部门资产,及时上报清查与盘点结果。

  2.合理配置公司资源,及时办理资产调拨。

  3.负责公司固定资产及低值易耗品的报修。

  4.办理本部门离职员工固定资产及低值易耗品的交接。

  (二)图书管理

  1.定期检查各部门图书管理情况,及时上报检查结果。

  2.办理各部门新购图书的缴库和编号。

  3.负责董事会图书借阅登记工作。

  (三)办公用品管理

  参照《办公用品管理规定》,负责

  公司办公用品、仪器设备的缴库、出库。

  (四)礼品管理

  参照《礼(赠)品管理制度》,负责公司礼品的管理、出库。

  第十六条来宾接待

  (一)参照来宾接待管理规定,协助领导做好来宾接洽及相关准备工作。

  第十七条通讯录管理

  (一)董事长名片资料管理:

  1.做好外部人员名片资料的分类、录入等整理工作,同时做好保密工作。

  2.及时备份最新名片资料,确保查找高效。

  (二)董事长外部联系通讯录:及时更新、确保查找高效。

  (三)公司内部通讯录管理:

  1.负责公司各部门通讯录的更新与发布。

  2.负责各分子公司各部门最新通讯录的收集、整理与发布。

  3.注意做好公司员工手机号码的收集、更新与对外保密工作。

  第十八条部门培训管理

  负责部门员工的培训、考核及课时统计工作。

  第十九条其他

  1.做好订餐、订房、订票、购买礼品等后勤服务工作,遵循厉行节约的原则,确保及时、无失误。

  2.负责每月公司各部门固定电话费、公车使用费的分摊,并及时将费用分摊结果报至财务部。

  3.负责公司各部门固定电话各项业务办理及移动电话相关业务的办理。

  4.负责公司会议室的管理和安排使用。

  5.做好政务电话的接听和处理工作。

  6.负责公司各部门年度报刊征订工作。

  7.完成领导交办的各项临时工作

  第三章附则

  第二十条本工作细则解释权及监督、考核权归行政部领导。

  第二十一条本细则自颁布之日起试行。

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