第一、采购管理办法
一、本公司物资部之采购依本办法办理。
二、采购组根据工程部排定之物料计划,并计算本月应采购数量。
三、根据工程部送来之物料计划内本月份采购数量填写请购单,经总经理核章后将请购单送采购员办理采购事宜。
四、接到请购单后,采购组应根据品名规格积极寻找供应商,原则上每一物料应寻找三家以上之供应商,进行比价格、比质量,其必须具备之资格如下:
1、必须是有限公司。
2、必须做过其他公司之物料及零件,且目前尚继续在供应者。
3、必须自备车辆。
采购员于订购前应确实调查该供应商之信用程度、交货情形、品质情况,并将供应商资料报告呈总经理批示认可后进行订购。对于特殊规格物料、使用量很大之物料以及独家供应之物料,于采购前尤需注意供应商(协力厂)之调查工作,必要时得协调工程部、地产部、地盘经理(工程师)与品管人员共同前往考察调查。
五、经比价格、比质量决定供应商后,经双方同意后,与供应商洽谈合约,合约起草,主管副总经理审定合约后交总经理(或授权人)签约后方能物料订购。
六、物料进仓及使用前均须抽样检验,以断定物料之水准,依据品管质量、数量验收合格予以收货;对品管质量不合格者,不予收货,退回供应商提出交换。
七、物资采购人员(仓库管理验收员)在业务交往上必须遵纪守法、廉洁奉公,严禁假公济私、索贿受贿,一经发现按公司规定处理,严重者移交司法部门处理。
第二、采购程序
1、物料管理部门开出采购单,给采购组。
2、决定购买些什么物料以及购买多少数量。
3、研究市场状况,并找出有利的购买时机。
4、决定物料供应来源以进行采购事项。
5、以询价、报价、比价决定有利价格,并选取供应商。
6、与供应商签订采购合约并开立订购单。
7、监督供应商准时交货。
8、核对并完成采购交易行为,根据验收单或品质数量检验报告,核对供应商交货状况,并对不良品设法加以处理。
9、内购与外购在采购管理之精神大致相同,惟外购程序必须透过出口程序及作业手续。
第三、采购员业务职责
一、寻找物料供应来源,并分析物料市场。
二、与供应商洽谈,并安排工厂参观,建立供应商(协力厂)之资料。
三、要求报价与进行议价。
四、获取所需之物料。
五、查证进公司物料之数量与品质。
六、建立采购业务进行顺遂所需要之资料。
七、了解市场趋势,并搜集市场供给与需求价格等适切资料加以成本分析。
八、呆料与废料之预防与处理。
第四、仓库管理守则
⑴未经验收之物料不得存于仓库内。
⑵物料应依其种类、性质、体积、重量及流动性等排列整齐,放置适当之处,以便领用及查点。
⑶凡有危险易燃物品应特殊储存,并应与其他物料隔离。
⑷凡属仪器及特别贵重之物料,应储存于箱内并予加锁。
⑸物料储存处所应保持清洁干燥,以免物料污染或受潮。
⑹物料之发放或领放,依照公司规定,无关人员不得任意进入仓储区域,不按公司规定手续办理者,物料不得出库。
⑺仓库不得携入任何易燃物品,并禁止抽烟。
⑻仓库内外附近,应备用消防设备,以策安全。
⑼仓库应加强防卫,以防盗窃。
第五、进料验收管理办法
一、本公司对物料之验收入库均依本办法。
二、协力厂商或供应商送交物料时必须填写送货单一式二联,详细写明送货内容与订购单据号码,连同统一发票与所送交之物料送到物资仓库之收料处。
三、收料员核对统一发票、订购单与送货单无误后,再核对供应商资料卡是否有超交之现象。收料员在核对无误后,在送货单一式二联上签章,将第一联送货单退供应商以为送货之凭证,第二联收料员留存,之后将送货单之内容转记入供应商资料卡内。
四、收料员将进料验收单之号码抄录在该物料货品上,同时在送货单上亦填入进料验收单号码、收料日期。
五、收料员根据送货单第二联填记进料验收单一式三联,并载明下列各项目:⑴物料编号;⑵品名规格;⑶交货者名称;(来自:www.pmceo.com)⑷统一发票号码及年月日;⑸交货数量;⑹实际接收数量;⑺订购单号码;⑻收料日期。
六、收料员若发现送来之物料混有其他物料或其他特殊情况,必须在进料验收单接收状况栏内书明,以为品管检验参考。
七、收料员于填入必要内容并核章后,将进料验收单第一、二、三联送物料计划员。
八、物料计划员根据进料验收单在"物料订购、运输、接收记录"上填记进料验单编号、收料日期以及接收记量后将进料验收单第一、二、三联立即送往品质检验员。
九、品质检验后将合格品总数填入进料验收单一至三联,经品质主管核章后,第一联进料验收单由进料品质检验单位自存,并送物料计划员登记良品总数,计算订购余额于"物料订购、运输接收记录"后将进料验收单第一联转送帐料员,帐料员根据进料验收单内良品总数转记存量管制卡入库数量栏,并填具入库日期与进料验收单号码后存查。二至三联送收料员将交货实况填入供应商资料卡交货资料各栏后,将进料验收单二至三联连同统一发票送仓储员办理入库手续。
十、仓储员核对物料数量与合格品总数是否相符,于安排物料进入仓库后在进料验收单二至三联合格品实数栏盖仓库接收章,将进料验收单二至三联送请物料主管核章。
十一、物料主管核章后之进料验收单第二联送采购部门。
十二、进料验收单第三联连同统一发票送会计部门以为付款之凭证。
十三、外购品于采购组收到提单时立即将所附之发票影印一份给物料组,经物料计划员登记入"物料订购、运输、接收记录"后转送收料员。于物料运达时,收料员根据影印之发票,核对入仓之外购品,并将交货实况填入供应商资料卡,以下进料验收程序与内购品处理程序相同。
十四、无论是向协力厂商或供应商采购之物料,送交仓库决定验收前,对该物料之价格、数量、品质、交期或其他交易条件与订购单所载明之交易条件、采购规范相核对,以查验该批物料允收或拒收,才给予验收进仓。
验收处理程序如下:
(一)先行检查协力厂商或供应商所送来之各种发票、交货证件是否齐全,交货数量与订购单或交货单上所载数量有否误差,如有误差,不应该进一步加以验收。
(二)运到物料卸入验收地时,即应先核对包装箱上所记载之收件人是否相符;物料名称、数量与交货证件所列是否相同;包装是否完整(在运货途中,是否被打开过);每箱物料之毛重与净重是否与交证件相同......凡此种种均该逐一核对。发生误差,立即注明清楚,并联络协力厂商(供应商)补足,必要时须沿请公证。
(三)开箱拆开包装,物料内容与交货文件应该核对物料名称规范是否相符。对于所交物料有混淆或夹杂其他类似之物料或零件短缺,或零件破损不堪,均应加以注意,并将详情写在物料验收单上,以为验收工作处理当中之重要资料。
(四)依公司之规定在一定期内进行全检或抽样的工作。
(五)经进料验收单位或委托其他检验单位试验物料之品质,其结果写在物料验收单上。
(六)根据物料验收单上品质检验之规定,判定该批物料为允收或拒收。
(七)如品质验收合格,数量无误,应即办理登帐进库,予以收货。
十五、超交之物料以退回为原则,但得以考虑让供应商寄存,而不作进料验收之处理。
十六、收料员根据每天进料情形填写物料外暂收品日报表,一式四联,第一联收料员自存,第二联送物料计划员,第三联送品管员,第四联送采购员。采购员根据日报表,与物资主管商讨对超交物料的处理办法。
第六、仓库盘点管理办法
一、盘点之目的
(一)资产之管理
1、查明各项物品、材料、固定资产之可用程度,以达到有效利用资产的目的。
2、利用盘存、清点物品重新妥置库存物品,使之和计数帐顺序配合达到管理之目的。
3、核对现有存货、固定资产等与帐上记载数目是否一致,以把握公司资产之准确性。
4、为下期生产(工程)计划之依据。
5、最低与最高存货量之把握。
6、不良品、呆滞品之发现。
(二)资料金额之确定
1、确定各项资产之真实价值,以利成本之 计算。
2、据以编制资产、存货之明细表。
3、精确计算利润中心之利润,以考核各中心之贡献实绩。
二、实施时间规定
每年实施二次:六月三十日及十二月三十一日。
三、人员组织
(一)公司派财务主管人员负责。
(二)物资部经理(或副经理)、采购人员。
(三)仓库管理人员。
四、盘点报告
(一)负责人应将盘点明细表(只限材料、半成品数量表)缴交,以凭核对而利督导。
(二)盘点完毕当天应将全部盘点卡分类,依编号顺序连同空白未用之盘点卡交给复检人员交帐务员整理。
(三)各仓管员应于盘点后三日内造具盘点明细表三份,两份送会计(造册时请按计数帐、材料帐编号及盘点卡顺序填写),一份自存。
(四)负责人应将存货、资产逐项检验,若有错误或遗漏之处应随时会同财务部对其进行更正或复查。
第七、仓库领料及发料管理办法
物料由物资部根据工程(生产)计划,将仓库储存之物料,直接向生产现场发放之现象,称为发料。物料由生产部门现场人员在某项工程制造之前填写领料单向物资部领取物料之现象称为领料。
一、本公司材料、零件领用、发放依本办法办理。
二、工程(生产)人员根据工程计划所需填制领料单,核章后向物料仓库之管理人员洽领物料。
三、物料管理人员接获领料单后,一面核对一面准备物料,将物料送往工程部门。
四、工程领料人员核对物料数量、规格与领料单相符,在领料单上签收。
五、物料管理人员在无特殊情况时,备料与发料应优先发料送往工程单位。
六、在备料发料过程中,发现物料短缺或待料情形,物料管理员必须立即采取行动,一方面将缺料情形告知采购部门,一方面向供应商催货。若短缺之物料已进仓,物料管理人员应立即安排检验,将检验后之物料送往工程部门,无论如何严禁工程部门人员自行向进料检验人员领料,进料检验人员亦不得擅自发料。
七、其他单位请求物料支持,借用本公司之物料零件,物料管理人员必须核对领料单是否有总经理批准,在确保不影响工程计划之情形下,始得办理转报转帐手续,其余领料作业与一般领料手续相同。
采编:www.pmceo.cOm篇2:单位设备采购管理办法
设备采购管理办法
为加强本单位设备管理工作,提高设备采购管理的计划性和透明度,经党组研究决定,成立设备采购小组,对本单位设备采购实行如下管理办法。
一、适用范围
本办法适用于常年使用的采编播设备、器材和大宗办公设备的采购管理。
二、申购程序和采购管理办法
1、制订计划
设备器材采购应有计划,避免盲目性和零敲碎打。每年底,各有关部门应将第二年拟采购的设备器材的计划报设备采购小组;年中需添置的设备器材,有关部门也应预先拟定计划报设备采购小组。
2、申购计划单应写清以下主要内容:
1)仪器名称(包括附件、备件);
2)型号、规格、数量、预计单价;
3)生产厂商及其地址、邮政编码、传真电话;
4)申请购置理由;
5)技术质量标准程度;
6)本单位有否此仪器设备;
3、审查批准
1) 申购计划由设备采购小组汇总并签注意见,大宗设备需党组研究决定后由采购小组采购并报办公室备案。
2) 凡属国家专控的仪器设备,经党组研究批准后由设备采购小组负责向有关部门办理申报手续。
三、采购管理
1、 设备采购小组根据经批准的申购计划,确定专人,以单位各义尽快与厂商取得联系,采取“货比三家”,原则进行供方评定,在技术质量、价格、售后服务、付款方式、送货方式等方面进行综合比较,确定购买商家后报主管领导同意,再签订购货合同,办理财务手续。各部门不得自行签订购货合同,否则财务将拒付款。
2、 验收与入库管理
收到提货通知单后,由设备采购小组安排提货,通知有关职能部门组织人员进行验收和安装调试,验收的内容包括:1)包装有效性;2)整机完整性;3)配套材料;4)零配件数量;5)使用说明书、图纸、有关资料及产品合格证书,并详细填写验收单,根据发票办理财务报销、入库手续和财产登记入册。设备器材入库必须由有关职能部门确定专人接收保管,明确保管责任。
3、退货
设备器材在验收和安装调试中发现质量问题、残缺零件及资料不全等由设备采购小组负责与生产厂家、外商、商检等有关部门办理退货、索赔或追补等事宜。
本办法由本单位办公室督查。
附:设备采购小组成员名单
组长:
副组长:
成员:
篇3:图书馆图书采购管理办法
图书馆图书采购工作管理办法
第一章 总则
第一条 为规范图书采购行为,执行采购程序,严格采购纪律,根据教育部《关于加强各类高等学校教材和图书采购管理工作的通知》和相关法律法规,结合图书馆图书采购工作实际,制定本办法。
第二条 图书采购工作遵循“统筹计划,确保质量;透明程序,阳关采购;规范管理,廉洁高效”的原则。
第三条 图书采购,包括各类中外文纸质图书、期刊及电子图书、电子期刊、数据库、光盘和影像资料等。
第四条 凡图书馆使用各类经费进行的图书采购活动,均适用本办法。
第二章 采购计划制定
第五条 图书馆根据学院发展规划、学科专业建设与教学科研工作实际需要,在听取师生意见、专家充分论证的基础上,制定年度、季度、月份及临时图书采购工作计划。
第六条 图书采购兼顾纸质文献、电子文献和其它载体文献的购买,兼顾文献载体和使用权的购买,注重重要文献和特色资源的完整性与连续性,注重本院及与本院相关的出版物和学术文献的收藏,逐步优化馆藏结构,提高馆藏质量,形成馆藏特色。
第七条 图书馆根据学院实际需要,参加中国高等教育文献保障系统(CALIS)或CALIS内蒙古自治区文献信息服务中心(NALIS)组织的集团采购。
第三章 采购工作规范
第八条 图书采购实行招投标制度。图书馆依据《中华人民共和国招投标法》等相关法律法规和z市政府的有关规定,参加政府集中采购。
第九条 图书采购程序:
1、公开招标方式采购:图书馆制定采购计划,经学院领导批准后转交学院国资处,国资处将采购计划上报z市政府采购办公室;采购办转批z市政府采购中心,由采购中心公开招标确定供应商,图书馆参加公开招标。
2、政府委托方式采购:当公开招标流标后,以政府委托方式进行采购;委托形式分单一来源采购、竞争性谈判、邀请招标。
第十条 参加政府采购招投标的图书供应商必须具有相应新闻出版部门批准的图书批发销售资质。杜绝采购盗版图书。确保图书采购质量与后续服务质量,降低采购成本,提高采购经费使用效益,为采购过程的阳光操作提供制度保障。
第十一条 当z市政府采购中心委托图书馆进行采购时,由学院纪检监察、审计、计财处、国资处和图书馆等相关部门负责人组成评标委员会进行单一来源采购或竞争性谈判招标。
第十二条 图书馆与中标的图书供应商,依据《中华人民共和国合同法》签订采购合同。合同图书的订到率、到书周期、书目数据信息、折扣、相关服务、履行合同保证金等有明确、详细的规定。学院国资处、计财处和评审委员会对中标合同的执行情况进行监督。
第十三条 为保证图书建设的系统性和全面性,对中标单位不能提供的或其他特殊需要零星采购的图书,经z市政府采购办公室同意www.pmceo.com,可通过委托方式进行采购,由专人负责,并接受监督。
第十四条 购买的图书由图书馆负责初验收,学院监审处予以审计,国资处负责复验收签发入库单并盖章后,有经办人、馆长、分管院长、院长签字的发票一起到财务处办理报销手续。
第四章 采购工作纪律
第十五条 高等学校应严格遵守国家相关法律法规和学校财务制度,在图书采购过程中一定要保证优价、高质、高效、公开、公平、透明、廉洁。坚决杜绝商业贿赂。
第十六条 图书优惠款项的处理,严格按国家及学院有关文件执行,绝不允许任何部门和个人以权谋私。
第十七条 按照国家有关规定,图书馆图书采购人员或评标专家中,凡与供应商有亲友或其他利益关系的,应主动回避,不得参与采购或评标工作。
第十八条 图书采购人员应做到:
1.增强服务意识,具备良好的职业道德,以高度的责任心做好图书采购管理工作。
2.加强学习,努力提高专业知识、业务技能与采购管理工作水平。
3.牢固树立反腐倡廉思想,自觉抵制社会不良风气和商业贿赂的侵袭。
4.严守国家法律法规和廉洁自律各项规定,不得在采购活动中收受贿赂,不得发表有可能影响采购公正的意见,不得参加有可能影响采购公正的宴请或娱乐活动,不得与供应商串通以获取好处或损害学院利益,不得在供应商处报销应由个人或单位支付的费用等。
第十九条 图书采购人员、主管领导、学院国资、评标、审计、审核等部门当事人,在采购过程中有违纪违规行为的,学院依据有关规定给予党纪政纪处分。情节严重构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。
第二十条 本办法自公布之日起实施。
篇4:职院教材采购管理办法
职业技术学院教材采购管理办法
为规范教材采购行为,维护学院的合法权益,保障公平竞争,提高资金使用效益,从源头上预防和治理腐败,促进学院党风廉政建设,根据国家有关法律法规,结合学院实际,制订本办法。
一、招标的组织领导
学院成立“教材采购招投标工作领导小组”,负责学院教材采购的招标管理和监督工作。领导小组组长由分管院长担任,教务处长和监察处长担任副组长,成员由监察处、审计处、财务处、教材科等部门负责人,以及法律顾问组成。
二、教材采购的范围、方法
(一)教材采购的范围:正式出版的教学用教材,包括基础课、专业课、选修课、实践课教材,专项训练部门提供的教学用教材等。
(二)教材采购的方法:招标、邀标、特定教材采购和零星采购。
采用上述方法的基本原则为:
1、招标:主要用于春、秋两季教材征订,或一次性采购金额较大的(5万元以上)临时教材采购等。
2、邀标:主要用于学期中的教材采购,或金额不大(5万元以下)的临时教材采购等。
3、特定教材采购:上级主管部门有明确规定的教材采购,与出版社有购书协议的特定教材采购,专项训练的教学用教材采购等。
4、零星采购:主要用于数额不大的紧急教材采购,急需的教师备课用书采购,对已采购教材的缺损进行补充采购等,严禁拆整为零。
(三)教材采购方法的管理:
1、教材采购招投标工作领导小组负责决定采购方法,采购方法确定时间应为:春季教材9月底前,秋季教材3月底。紧急情况下由组长和副组长(监察处必须参加)讨论决定。
2、招标、邀标、特定教材采购、零星教材采购,按规定程序和权限执行,并按照财务报销制度进行。
三、招标、邀标以及询价的程序及规定
(一)教材采购招投标规则
1、教材采购必须按照国家招投标法规定进行,除特定教材、零星教材采购外,一律进行招投标。
2、教材采购的招标要以确保教材质量、服务周到、兼顾价格优惠为原则。
3、教材采购招投标一般每学年进行一次,招标时间在4月底以前进行。
4、参与投标者必须是具有独立法人资格,有良好资信和供书能力的书店。
5、招投标方式为公开招标或邀请招标两种,每次参与投标者不少于五家。当投标者超过八家时,由教材采购招投标工作领导小组进行初步筛选,确定八家入围供应商。
6、按照招投标程序进行“开标、评标、定标”。
(二)招投标程序
1、由教务处编制招标文件,经监察处、审计处审核,分管院领导批准后,在学院网站上以通告的形式发布招标信息。
2、教务处负责收集投标书,汇总投标单位报教材采购招投标工作领导小组。
3、对投标单位的考察。必要时,由教务处组织有关部门对投标单位进行考察,并形成考察报告。
4、确定入围书商。当超过八家投标单位时,由教材采购招投标工作领导小组根据考察报告进行筛选。
5、成立评标小组。成员由分管院领导、教务处、监察处、审计处、财务处及相关专业人员参加。
6、评标前,由教材采购招投标工作领导小组通过评标办法。
7、依照招投标法规和评标办法进行开标、评标、定标。在公开、公正、公平竞争的基础上,根据综合因素,确定中标者。
8、招标过程及结果应在校务公开栏公布。
9、发出中标通知书。由教务处向中标单位发出中标通知书,并通知未中标单位。
10、由教务处与中标单位在规定的时间内签订采购合同。合同内容应包括教材质量、服务承诺、违约违规处罚等。合同由教务处起草,经监察处、审计处审签,报分管领导批准后签订。合同一式四份,教务处、审计处、财务处、中标者各执一份。
(三)特定教材和零星教材采购程序及权限
1、特定教材采购:教育部、省教育厅的政策性采购不进行招标,按上级文件办理;本院教师编写的与出版社有购书协议的特殊教材,按经分管院领导审批过的购书协议执行。
2、零星采购额在2万元以内的由教务处审批,教材科组织实施;超过2万元的报分管院长审批。零星采购按财务报销管理制度执行。
四、招标过程中的责任分解
(一)教务处教材科
教务处教材科是全院教材采购管理的责任部门,其基本职责是:
1、编制招标方案和标书。经审计处审查同意后报招标领导小组审批。
2、负责发布有关招标信息,接受投标单位的报名,发放和收取标书。
3、组织对投标单位资质的审查。
4、主持评标会,制定评标办法,并推荐评委,报监察处审定。
5、起草合同,经监察处、审计处、财务处审核,报分管领导批准后,与中标单位签订合同。
6、将全院春、秋两季征订教材汇总,经有关程
序审批后按购书合同外订。
7、组织验收,负责合同的履行,及负责有关材料的收集和整理工作。
(二)监察处
监察处是教材采购招标工作的组织协调单位,其基本职责是:
1、审查有关招标文件和合同。
2、参与确定评委会组成人员。
3、参加评标会,明确评标程序和有关纪律。
4、受理有关投诉,及时查处违纪违规事件。
(三)审计处
审计处参加教材采购招标过程,其主要职责是:
1、对教材采购招标文件进行审核。
2、参加评标会。
3、负责对标书的审核和合同的审签。
(四)财务处
财务处参加教材采购招标的工作,其主要职责是:
1、参加评标会。
2、根据学院资金情况,确定付款方式和时间,根据合同要求,对支付款项进行审查,负责把好资金出口关。
五、招标原则及有关要求
1、坚持公开、公正、公平、择优的定标原则。
2、严格招标工作纪律,招标工作小组和评标委员会成员的亲属在招标过程中应实行回避。
3、招标必须集体讨论www.pmceo.com,严禁擅自指定中标单位。
4、禁止明招暗定,泄露标书。
5、学院与中标单位签订的合同中,必须对杜绝商业贿赂,确保清廉有明确要求,供应商的让利应全部入学院财务账,并严禁学院工作人员收受供应商的任何馈赠和回扣。
6、禁止投标单位联手哄抬标价,一经发现,将永久取消竞标资格。
7、对违反国家招标投标法律、法规、规章和学院规定,造成学院损失的责任人,要追究行政责任,构成犯罪的,提交司法机关追究刑事责任。
六、附则
1、按照本办法规定必须实行招标的教材采购未进行招标的,所签合同或协议,合同审核部门不得通过审核,未经审核的和审核未通过的合同或协议,学院财务处不得为其办理付款和报销。
2、本办法自颁布之日起执行。以前行文与本办法有冲突的,以本办法为准。
3、本办法由招标领导小组负责解释。
篇5:职院文献资源采购管理办法
> 职业技术学院文献资源采购管理办法为规范本院图书馆图书采购的行为,维护学院的合法权益,保障公平竞争,提高资金使用效益,从源头上预防和治理腐败,促进学院党风廉政建设,根据国家有关法律法规,结合学院实际,制订本办法。
一、招标的组织领导
学院成立“图书采购招投标工作领导小组”,负责学院图书采购的招标管理和监督工作。领导小组组长由分管院长担任,图书馆长和监察处长担任副组长,成员由监察处、审计处、财务处等部门负责人,以及法律顾问组成。
二、图书采购的范围、方法及权限
(一)、图书采购的范围:中外文图书、中外文期刊、数字图书、数字期刊、多媒体教学教辅资源、教学科研数据库等文献资源。
(二)、图书采购的方法:招标、邀标、询价(含竞争性谈判)和零星现采。
采用上述方法的基本原则为:
1、招标:主要用于对象相对固定、形式相对稳定、金额较大的(5万元以上)文献资源的采购,如中文图书和期刊等。
2、邀标:主要用于对象有一定的特点、市场无统一的产品标准和计价方法的文献资源的采购,如数字图书、数字期刊等。
3、询价:主要用于对象针对性很强、可选择范围很窄,或以前采购过,市场变化不大、金额不很高的文献资源,如多媒体教学教辅资源、特色数据库、专业数据库、外文图书、外文期刊等。
4、零星现采:主要用于有特殊需要的采购。如教学、科研的应急资料和特殊资料、不定期的外文赠送(付运输加工费)图书,以及大折扣的中文图书。
(三)、图书采购方法的管理:
1、图书采购招投标工作领导小组负责决定采购对象应采用的采购方法。紧急情况或特殊情况下由组长和副组长(监察处必须参加)讨论决定。
2、招标、邀标、询价、零星现采的采购方法,按规定程序和权限执行,并按照财务报销制度进行,严禁拆整为零。
(四)、图书采购工作权限
在遵守图书采购基本原则和管理方法的前提下,采购金额在2万元以下的,其采购形式的选择,由图书馆馆长确定。对2~5万元的采购对象,如确因情况特殊,无法实施招标的,必须按规定程序报批。
三、招标、邀标以及询价的程序及规定
(一)、图书采购招投标规则
1、图书采购必须按照国家招投标法规定进行,除独家经营的书刊发行外,一律进行招投标。
2、图书采购的招标要以确保图书质量、服务周到、价格优惠为原则,有效使用购书经费,提高图书馆整体效能。
3、图书采购招投标每年进行一次,招标时间在3月底以前进行。
4、参与投标者必须是具有独立法人资格,有良好资信和供书能力的书店。
5、招投标方式为公开招标或邀请招标两种,每次参与投标者不少于五家。当投标者超过八家时,召开图书采购招投标工作领导小组会议,进行初步筛选,确定八家入围供应商。
6、按照招投标程序进行“开标、评标、定标”。
(二)、招投标程序
1、由图书馆编制招标文件,经监察处、审计处审核,分管院领导批准后,在学院网站上以通告的形式发布招标信息。
2、对投标单位的考察。必要时,由业务部门组织有关单位对投标单位进行考察,并形成考察报告。
3、成立评标小组。成员由分管院领导、监察处、审计处、财务处及图书馆领导和相关专业人员参加。
4、发标前根据考察情况,确定入围单位,评标前应先通过评标办法。
5、依照招投标法规和评标办法进行开标、评标、定标。在公开、公正、公平竞争的基础上,根据综合因素,确定中标者。
6、招标过程及结果应在校务公开栏公布。
7、发出中标通知书。由图书馆向中标单位发出中标通知书,并通知未中标单位。
8、由图书馆与中标单位在规定的时间内签订采购合同。合同内容应包括质量,及配套服务承诺、违约处罚等。合同由图书馆起草,经监察处、审计处审核,报分管院领导批准后签订。合同一式三份,图书馆、审计处、中标者各执一份。
(三)询价和零星采购程序
1、由需求或使用部门提出采购建议,图书馆根据采购内容的具体情况和金额的大小拟订采购方案,或询价(含竞争性谈判)或零星采购,填写采购工作审批表,报分管院领导审批,由图书馆具体执行。
2、图书馆根据需求或使用部门的要求,结合市场实际情况,组织对供应商进行调研。
3、在调研的基础上,确定进行询价(含竞争性谈判)或零星采购的供应商。
4、如采用询价(含竞争性谈判)方法采购的标
的,则在调研的基础上选择不少于3家的供应商,进行询价谈判或竞争性谈判。
5、询价(或竞争性谈判)由图书馆组织,审计处、财务处参与进行,监察处监督。询价(或竞争性谈判)结果应形成记录报告,整理存档。
6、零星采购由图书馆组织实施,按财务报销管理制度执行。
四、招标过程中的责任分解
图书馆
图书馆是全院图书采购管理的责任部门,其基本职责是:
1、接受院内各用户单位图书采购的申请。申请报告须经有关领导签字。
2、组织论证:由图书馆组织学院图书工作委员会研究决定图书采购的内容。
3、项目论证后,要及时与监察处联系,协商有关招标事项。
4、召集有关人员编制招标方案和标书。经审计处审查同意后报招标领导小组审批。
5、负责发布有关招标信息,接受投标单位的报名,发放和收取标书。
6、参与投标单位资质的审查。
7、推荐评委,报监察处审定。
8、主持评标会。
9、起草合同,经监察处、审计处、财务处审核,报分管院领导批准后,与中标单位签订合同。
10、组织验收,负责合同的履行,及负责有关材料的收集和整理工作。
监察处
监察处是图书采购招标工作的组织协调单位,其基本职责是:
1、参加论证会。
2、审查有关招标文件和合同。
3、参与确定评委会组成人员。
4、参加评标会,明确评标程序和有关纪律。
5、受理有关投诉,及时查处违纪违规事件。
审计处
审计处参加图书采购招标过程,其主要职责是:
1、事前对图书采购招标文件www.pmceo.com或采购文献资源的计划和预期价格进行审核。
2、参加评标会。
3、负责对标书的审核和合同的审签。
4、参与验收。
财务处
财务处参加图书采购招标的工作,其主要职责是:
1、参加评标会。
2、根据学院资金情况www.pmceo.com,确定付款方式和时间,根据合同要求,对支付款项进行审查。负责把好资金出口关,付款时供货单位必须提供有关业务部门的签收审查,以及分管领导签字的详细清单、验收报告和合同才予以付款。
五、招标原则及有关要求
1、坚持公开、公正、公平、择优的定标原则。
2、严格招标工作纪律,招标工作小组和评标委员会成员的亲属在招标过程中应实行回避。
3、招标必须集体讨论,严禁擅自指定中标单位。
4、禁止明招暗定,泄露标书。
5、学院与中标单位签定的合同中,必须对杜绝商业贿赂、确保清廉有明确要求,供应商的让利应全部入学院财务帐,并严禁学院工作人员收受供应商的任何馈赠和回扣。
6、禁止投标单位联手哄抬标价,一经发现,将永久取消竞标资格,重新投标。
7、违反国家招标投标法律、法规、规章和学院规定造成学院损失的责任人要追究行政责任,构成犯罪的,提交司法机关追究刑事责任。
六、附则
1、按照本办法规定必须实行招标的图书采购未进行招标的,所签合同或协议,合同审核部门不得通过审核,未经审核的和审核未通过的合同或协议,学院财务处不得为其办理付款和报销。
2、本办法自颁布之日起执行。以前行文与本办法有冲突的,以本办法为准。
3、本办法由招标领导小组负责解释。