篇2：楼盘现场资料管理制度

　　1.公开宣传资料:楼书、折页、户型单页、报价单、付款方式、宣传资料、宣传杂志等。每日检查该类资料是否用到保留底限,应及时增加摆放资料。

　　2.销售资料:《客户来访登记表》、《****楼盘认购协议书》、《价格表》、《广告来电登记表》、《购须知房》、《销控表》、《变更通知单》《客户投诉表》《楼盘折扣申请单》等。

　　销售员对该类资料使用方法:

　　客户登记表--销售员应详细填写每一项内容,并做好跟进记录。于当日填写《客户登记总表》,由并输入电脑。

　　物业认购协议书--在向客户推荐物业时填写,计算必须核对是否正确后,才能交给客户,以免因此误导客户。

　　广告来电登记表--登记来电量,用于检测广告发布效果,同时便于对媒体效果监控。

　　购房须知--签定认购书后附送。

　　缴款通知单--客户付款时,由销售员开具缴款通知单,财务联交给财务,交款人联交内勤人员。

　　收款收据--收款收据一般由财务自行保管,特殊情况由销售经理(现场专案经理)负责管理。

　　--变更房号、业主名、付款方式、折扣点、价格等都必须填写变更通知单,销售经理(现场专案经理)签字后将财务联交给财务,另一联附在认购书后存档。

　　买卖合同及按揭合同--另行规定。

　　客户投诉表----用于登记客户投诉时间、投诉内容等。

　　楼盘折扣申请单----用于客户如需多套单位或要求更多折扣。

　　3.楼盘档案资料

　　(1)已签定的客户登记表、认购书、变更表、客户档案:每日由内勤人员审核并存档。

　　(2)合同登记情况表:由内勤人员负责登记,(来自:www.pmceo.com)客户领取时在登记表上签字。

　　(3)下月应收款清单及应签合同、办理按揭清单:由内勤人员在月初与财务查核后制定,及时通知销售员。

　　(4)客户投诉表:由客户自己填写或销售员指导客户填写,处理完毕后及时反馈客户,并存档,在《投诉汇总表》上登记。

　　(5)客户基本情况表、客户付款情况表:每日由内勤人员及时登录。

　　(6)业主函:业主函由内勤协助主管执笔,寄送后原件存档。

　　(7)销售员签到及接待顺序表:由内勤人员存档。

　　4.其他资料,包括楼盘相关文件(如预售证等相关五证、建筑平面图、面积测绘报告、竣工验收报告等)、公司文件(制度、条例等)、销售员档案(销售员的调查报告、总结等)、公司其他楼盘资料、周边楼盘资料等。此类资料由内勤人员分类存档管理,销售员查看后须放回原处,如出借需经过现场内勤人员同意并登记,要如期归还。

篇3：销售合同、印鉴及顾客资料管理制度

　　一、购房合同签署及管理办法

　　为规范公司合同签署及文档管理,做好部门协同工作,特制定本办法:

　　领用购房合同(以下简称"合同")

　　销售部根据需要可一次性从办公室领取空白合同(已盖章)五十份,并登记合同编号。销售部应指定专人保管空白合同,并对领用者进行登记。因误填等原因作废的空白合同须交回办公室销毁。如有丢失,应即时通知办公室,并根据合同编号登报声明。

　　签署过程

　　1、购房合同由销售部人员(法人代表委托授权)负责签署,合同正本一式两份至五份,销售部应将公司留存的原件全部交办公室档案员保管。

　　2、收取定金:客户定金在5000元(含)以下的,由销售部指定人员收取,并在当日交到财务部;定金在5000元以上的,由财务部收取,出纳应以最快速度到达销售现场,时间不得超过40分钟。

　　合同条款的依据(公司方)

　　1、合同面积以总工室出具的《**暂测面积》为标准。以非标准分割单位出售,须经总工室测定,总经理签字认可。

　　2、合同金额以总经理签发的《**价格报告书》为标准。以低于标准的价格出售,须经总经理同意。

　　3、付款方式、(来自:www.pmceo.com)违约责任、设计变更、质量承诺、产权登记、物业管理、保修责任等各项事宜均以总经理签发的有关文件为标准。

　　4、以上标准应交办公室存档,财务部备份。

　　合同更改

　　因某种原因须更改合同,经双方协商后(公司方必须经总经理同意),签定程序同上。作废合同处理办法同上。

　　合同查询及使用

　　1、办公室将合同内容录入公司局域网供有关人士查询;

　　2、办公室负责合同资料的准确性、及时性、保密性;

　　3、查询权限为公司总经理、副总经理、销售部正副经理及该合同签署人,财务部正副经理、办公室正副主任及合同保管员;

　　4、调用或查看原件的权限为总经理、副总经理、销售部经理、财务部经理、办公室主任。其余人员须经以上人士同意,方能调用或查看。

　　合同内容审查

　　财务部根据合同条款为依据,及时(三个工作日内)对每份合同进行审查,如有不符合标准情况,须立即与总经理核实。

　　报表统计

　　财务部根据合同汇总销售报表,并通过邮件方式每周呈总经理,报表主要参数指标为:客户姓名、签约日期、成交面积、成交金额、已付金额、未付金额、本月应收款、本季度应收款、本年度应收款等。

　　二、销售部印章的使用和管理:

　　1.销售部的印章由内管员负责保管。印章的使用只限于公务用途。

　　2.员工使用印章时必须填写《印章使用登记表》,说明用途,由内管员审核后方可盖章。

　　3.发现有非法使用印章的员工将被立即开除。

　　三、顾客资料的管理:

　　对凡到各售楼处看房的来访客户,售楼员都必须详细、认真地记录有关资料,由项目经理负责整理和管理,各售楼处的客户资料共享。

篇4：X公司文档资料统一管理制度

　　某公司文档资料统一管理的制度

　　一、档案资料的管理规定

　　1.为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。

　　2.由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。

　　3.各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。

　　4.所有业务合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别由业务部、财务部存档，各业务部每月整理汇总合同清单。

　　5.图书资料由各部门自己保管，但各部门需向运营中心提交清单，并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。

　　二、文档资料的主要范围

　　1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等；

　　2、公司的各种规划、计划、总结等资料；

　　3、各部门例会和重要会议的会议纪要；

　　4、员工个人档案（员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件）以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料；

　　5、员工提案、述职报告等文字材料。

　　三、文档资料的调用原则及规定

　　1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。

　　2、调用本部门文档，须经本部门经理申批。

　　3、调用外部门文档，经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。

　　4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档，违者按情节轻重予以处罚。

篇5：乡村社区档案资料管理制度

　　乡村社区档案资料管理制度

　　一、社区各种门类的档案，由社区村委会指定专人统一管理，做到分类清楚，存放有序，查询方便。

　　二、资料一般按年度分类归档，各个档案卷中均附有案卷目录。

　　三、原始记录材料坚持做到随时发生、随时记录、随时整理归档，因特殊原因一时漏记的要及时补记。

　　四、根据气候变化，做好档案资料的防火、防潮和防虫蚀等，确保档案资料的完好无损。

　　五、档案管理人员变动时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。