篇2：房地产公司文件控制程序

　　1.目的

　　通过对质量体系运行有关文件的控制,确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。

　　2.范围

　　本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制,包括外来文件和资料。

　　3.职责

　　3.1 工程部是文件控制的主管部门,主要负责:

　　a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况;

　　b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。

　　3.2 总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;

　　3.3 各部门负责分管范围内的文件管理工作;

　　3.4 项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 受控文件的范围:

　　4.1.1 用以指导质量体系运行的文件和资料,包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件;

　　4.1.2 用以指导项目具体运作的文件和资料;

　　4.1.3 外来文件和资料,包括:法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。

　　4.2 文件和资料的编制与审批

　　4.2.1根据质量体系文件中的有关规定,由文件的归口管理部门负责编制文件,并由规定的授权人进行审核和批准:

　　a.《手册》和程序文件由工程部编制,管理者代表审核,公司总经理批准;

　　b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制,部门经理审核,管理者代表批准;

　　c.项目运作性文件由归口管理部门编制,根据各业务活动的有关规定,由相应人员进行审核和批准。

　　d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记,由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。

　　4.2.2 文件的编写要求,执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。

　　4.3 文件的标识与发放

　　4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法,对文件进行编号。

　　4.3.2 对质量手册和质量管理作业文件,需加唯一性标识以识别,对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件,具备授权人签字或盖章后即为有效,日常使用的法律法规等资料,不需加盖受控章。

　　4.3.3根据文件的发放范围,由发放部门做好发放登记,填写"文件发放登记表"。公司内部编制的文件,可在文件的原件上加盖发放章,登记发放情况。

　　4.3.3 各部门资料员负责签收文件,填写"文件接收登记表"。

　　4.4 文件的更改

　　4.4.1 文件需要更改时,由更改部门填写"文件更改申请/通知单",说明更改的理由和内容,并由原审批人审批,当原审批人因故不能审批时,应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。

　　4.4.2 文件的原编制部门负责将审批通过的"文件更改申请/通知单"发至各部门资料员。

　　4.4.3 各部门资料员根据"文件和资料更改申请/通知单"进行更改,在文件的"更改记录"中做好记录。对于局部改动,采用手写更改方式,并在更改处注明更改状态,以字母"G"加顺序数字表示,如"G3"代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性,可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后,应换版发行。

　　4.4.4对图样的修改,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

　　4.5 文件的保存与回收

　　4.5.1 对归档文件和资料的保存和管理,执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。

　　4.5.2对各部门保存的文件资料,由部门资料员负责妥善保管,防止污损遗失,保存期限为一般为3年,超过保存期的,由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。

　　4.5.3 受控文件不得随意复印,需要时,应向其归控管理部门申请,批准后,方可进行复制。

　　4.5.4文件换版后,由原发放部门负责将作废版本进行回收,并进行记录,对作废的文件和资料需保留以备参考时,应加盖"作废"章予以标识。

　　4.6 外来文件的控制

　　4.6.1对外来文件,由接收部门负责进行签收、登记和处理,纳入到受控文件的管理范围。

　　a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规,由总经理工作部负责签收登记,交分管领导签批后贯彻实施;

　　b)工程施工技术类文件,由工程部负责保存和处理,对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等,由工程部审核其是否为有效版本,并提供有效版本清单,发放项目部使用。

　　c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等,由策划营销中心负责处理。

　　4.6.2 各部门按照分工管理范围,负责主动收集相应的外来文件(如:最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等),并对文件的落实情况进行相应的跟踪。

　　4.7 项目部负责工程项目的图纸使用管理,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

　　4.8 总经理工作部负责公司的档案管理,各部门按分工做好本部门的档案管理工作,执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。

　　4.9 总经理工作部负责公司的信函管理,做好信函的收发和处理工作,执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。

　　4.10 总经理工作部负责公司的图书资料管理,执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。

　　4.11 工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查,并结合质量管理体系审核以及整改等工作,进行检查指导。

　　5.质量记录

　　5.1 QR05-01 文件发放登记表

　　5.2 QR05-02 文件接收登记表

　　5.3 QR05-03 文件借阅登记表

　　5.4 QR05-04 文件更改申请/通知单

　　5.5 QR05-05 受控文件清单

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件编码规定》

　　6.2 Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》

　　6.3 Q/TZH-WI-008《档案管理办法》

　　6.4 Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》

　　; 6.5 Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》

　　6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理办法》

　　6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》

篇3：某产业公司文件和资料控制规定

　　某产业公司文件和资料控制规定

　　总经理办公室负责按《文件和资料控制程序》对公司执行的质量文件、引用外部标准、技术文件进行总体控制，保证公司相关管理人员、操作人员执行的质量文件、技术资料、引用外部标准均为最新版本的有效文件。

　　1.各部门执行《文件和资料控制程序》，控制本部门使用的质量体系文件、技术资料、引用的外部标准.保证本部门使用的这些文件和资料均为有效最新版本。

　　2.公司使用的质量体系文件、技术资料、外部标准，均须得到总经理或其授权人批准后，方能生效执行。

　　3.发至部门应根据文件内容涉及的部门、确定文件分发范围，并做好发至记录，必须文件更改、作废时，能及时撤回，防止误用失效、作废文件。

　　4.文件的页改必须得到控制，原则上文件和资料的页改由原批准人进行，如果指定更改人则更改人应有原批准人所依据的背景资料。

　　5.文件和资料的作废，须由原发放部门根据发文记录文件和资料使用部门及时撤回防止使用作废文件。

篇4：X公司文件和资料控制规定

　　某公司文件和资料控制规定

　　总经理办公室负责按《文件和资料控制程序》对公司执行的质量文件、引用外部标准、技术文件进行总体控制，保证公司相关管理人员、操作人员执行的质量文件、技术资料、引用外部标准均为最新版本的有效文件。

　　1.各部门执行《文件和资料控制程序》，控制本部门使用的质量体系文件、技术资料、引用的外部标准.保证本部门使用的这些文件和资料均为有效最新版本。

　　2.公司使用的质量体系文件、技术资料、外部标准，均须得到总经理或其授权人批准后，方能生效执行。

　　3.发至部门应根据文件内容涉及的部门、确定文件分发范围，并做好发至记录，必须文件更改、作废时，能及时撤回，防止误用失效、作废文件。

　　4.文件的页改必须得到控制，原则上文件和资料的页改由原批准人进行，如果指定更改人则更改人应有原批准人所依据的背景资料。

　　5.文件和资料的作废，须由原发放部门根据发文记录文件和资料使用部门及时撤回防止使用作废文件。

篇5：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行。

　　2.范围：

　　本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料(包括外来文件)的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。

　　3.职责：

　　3.1总裁负责管理文件的批准。

　　3.2管理者代表负责管理文件的审核。

　　3.3办公室负责文件的管理和控制，包括外来文件的管理和控制。

　　3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的编写、审批。

　　4.1.1公司文件根据文件的性质有相关部门起草。

　　a) 管理体系文件由总裁批准。

　　b) 行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，办公室主任审核，总裁批准。

　　c) 作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制，经部门领导人审核后，由主管领导批准。

　　4.2文件的编号

　　所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存。具体编号方法：

　　a)管理手册的编号方法

　　SY MM ****

　　年代号

　　管理手册代号(MM-Management Manual：管理手册)

　　公司代号()

　　b)程序文件的编号方法

　　SY PF **

　　顺序号

　　程序文件代号(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代号()

　　c)作业文件的编号方法

　　SY OF ***

　　顺序号

　　作业文件代号(OF-Operantion File)

　　公司代号()

　　d)记录文件的编号方法

　　RF ** **

　　顺序号

　　程序文件顺序号

　　记录代号(RF-Record File：记录文件)

　　e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。

　　4.3文件的发布

　　4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围，经管理者代表审批，并填写好《文件发放范围签收表》(QR0501)

　　4.3.2经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。

　　4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。

　　4.4文件的标识

　　4.4.1管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。

　　4.4.2非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。

　　4.4.3作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。

　　4.4.4对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。

　　4.4.5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。

　　4.4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签，标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)。并要进行必要的书面记录。

　　4.5文件的使用的实施

　　4.5.1办公室编制好公司《文件控制清单》(QR0502)控制文件使用情况。

　　4.5.2受控文件不可转抄、外传，管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。

　　4.5.3工作场所如发现过期或作废文件，应交办公室处理，过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。文件卷面要保持整洁，不可乱涂乱画。

　　4.5.6各部门应编制本部门所使用的受控文件清单，控制本部门文件使用情况。

　　4.5.7办公室每季度至少一次对文件进行检查，以监督文件的完好保存及贯彻实施，并做好《文件检查记录表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用过程中发现有错误或操作性不强，可申请更改，更改程序按本程序4.6条执行。

　　4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》(QR0504)，经审批后交原发放部门执行更改。

　　4.6.1.2更改审批由原文件的审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他)。

　　4.6.1.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写《文件更改申请单》(QR0504)，经管理者代表审核，总裁批准后，办公室统一发放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1笔误可用划改。

　　4.6.2.2文件只改动某页内容时，可用换页方式。

　　4.6.2.3文件内容多处或多次改动，可用改版方式。

　　4.6.3办公室编制好《文件修改状态控制清单》(QR0509)并保存，以控制文件修改状态。

　　4.6.4《文件更改申请单》(QR050

　　4)应注册更改性质：笔误、更改、删除、新增。

　　4.7作废文件处置

　　4.7.1更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围/签收表》范围发放， 并从原使用场所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作废文件以及过期文件由办公室填写《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)，经管理者代表审批后销毁。

　　4.7.3因需要保留作废文件，由办公室确定并填写好《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)经管理者代表审批，办公室按4.4.4标识后方可继续保留作废文件。

　　4.7.4电子媒体文件作废处置程序

　　4.7.4.1由申请人填写《文件销毁(保留)控制清单》。

　　4.7.4.2经管理者代表审核，总裁批准。

　　4.7.4.3由电脑操作员进行清除。

　　4.7.5其它媒体文件(例照片、底片)由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留)控制清单》，经总裁批准后自行销毁。

　　4.8文件的归档

　　4.8.1文件经批准发布后，经批准人签署的原件及打印件，由办公室归档并登记。

　　4.8.2外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查，再登记归档。需贯彻执行的外来文件，经审批后(审批手续按4.3)将复印件转发到相关部门贯彻执行。

　　4.9文件和资料的借阅

　　4.9.1部门经理及以下人员借阅文件，应填写《文件和资料借阅登记卡》(QR0507)，在公司内阅览由管理者代表审批，借出公司外由总裁审批，并登记。

　　4.9.2副总裁以上人员可直接向资料室借阅，并作好登记。

　　4.9.3公司以外人员借阅资料由总裁审批，并作好登记。

　　4.9.4外来文件的管理控制：标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制，并作好登记。

　　4.10行政文件由办公室，管理体系文件由质管部，技术文件由技术部按本程序控制。

　　5.相关文件：

　　SYPF02 《记录控制程序》

　　6.记录：

　　QR0501《文件发放范围/签收表》

　　QR0502《文件清单》

　　QR0503《文件检查记录表》

　　QR0504《文件更改申请单》

　　QR0505《文件和资料销毁(保留)控制清单》

　　QR0506《文件和资料归档登记卡》

　　QR0507《文件和资料借阅登记卡》

　　QR0508《文件和资料编号登记卡》

　　QR0509《文件和资料修改状态控制清单》