弘神企业集团行政部职责及规范

　　一、部门阐述

　　行政部主要以文秘工作，人力资源，后勤保障工作为主。文秘工作主要根据集团领导的各项决议，要求等负责起草，拟定各项集团内部规章制度，并监督各部门执行，负责集团公司各项商务活动及会议安排等工作;人力资源主要对集团公司内部在职所有人员人事档案登记备案，统一管理;

　　负责人员招聘工作，办理所有员工入职，调动，离职及社会保险等手续，对集团公司所有人员进行素质和绩效考核统计;后勤保障工作是指要配合集团公司各个部门做好协调和沟通工作，提供强大有力的后备资源，给予工作上的物质保障及工作环境上的精神保障。

　　在集团公司不断发展壮大的路程中，行政部充当着保驾护航的作用，不断提供新鲜血液注入到集团公司的优秀队伍中，不断完善和充实集团公司的管理团队，增强后勤保障工作的力度，尽快完善和系统化对集团公司各个部门合理有序的管理和监督。

　　二、部门职责

　　(一)、文秘工作岗位职责：

　　1、接待工作：来电，信件接收，来访客人接待，会议接待，商务活动接待;

　　2、会议工作：集团公司会议、商务会议组织，协调，会场布置、会中服务;

　　3、文案工作：集团公司内部规章制度、通知起草，颁布，会议记录，合同模板制作;

　　4、归档工作：集团公司所有合同文本原件归档，借阅;

　　5、集团公司OA办公系统的编辑，维护，更新。

　　(二)、人力资源工作岗位职责：

　　1、人事档案管理：集团公司所有员工入职，调动，离职手续办理，薪酬待遇备案;

　　2、人员招聘工作：针对个部门人员配备要求招聘人员;

　　3、社会保险办理：集团公司全部人员社会保险办理。

　　(三)、后勤保障工作岗位职责：

　　1、集团公司固定资产的购买，发放，登记;

　　2、集团公司办公用品及电子设备的购买，登记，发放;

　　3、集团公司参展用品的配备，回收;

　　4、集团公司通讯及网络环境的维护和安全保障;

　　5、集团公司车辆的管理和配备;

　　(四)、集团公司企业文化建设

　　1、新入职人员的企业文化培训;

　　2、集团公司网站内容的编辑，更新;

　　三、岗位设置：

　　(一)、人员编制：现有人员：负责人1名，行政助理2名，网络工程师2名，前台2名，司机4名，保洁人员1名，共计11人。

　　岗位分配：负责人岗位，行政部秘书岗位，资产管理员岗位，前台岗位，网络工程师岗位，司机岗位，保洁员岗位。

　　(二)、岗位原则：负责人：统管整个部门工作;

　　行政部秘书岗位：分管部分文秘工作，人力资源工作及集团公司企业文化建设;

　　资产管理员岗位：后勤保障工作及资产管理;

　　前台岗位：各类接待，预定，会议服务工作及部分简单文秘工作;

　　网络工程师：管理，维护集团公司通讯和网络环境安全

　　司机岗位：尽量满足集团公司各部门用车需求，保证集团公司领导用车方便快捷，以用车安全为首要准则。

　　保洁岗位：保证办公环境的干净，整洁。

　　鉴于行政工作的繁杂和琐碎，各岗位之间无明显单独的界定，在保证自己岗位工作完成的情况下，以相互配合，相互帮助为工作基本原则，顾全大局，集体行动。

　　(三)、人员发展计划：

　　计划达到部门人数13人，主要在文秘工作上增加2名人员，分管企业培训和文件归档工作。

　　(四)、部门组织架构：

　　行政部

　　文秘工作

　　人力资源工作

　　后勤保障工作

　　企业文化建设

　　接待工作

　　会议筹备

　　文案撰写

　　合同归档

　　OA系统

　　人事档案

　　人员招聘

　　社会保险

　　固定资产

　　办公用品

　　展会用品

　　通讯网络

　　车辆使用

　　入职培训

　　网站编辑

　　四、岗位职责：

　　(一)、负责人岗位职责

　　1、在集团领导下，负责行政部及其属下单位的服务管理工作。

　　2、负责集团员工的政治思想学习和公司理念学习，进行职业道德教育和职工培训工作。

　　3、协助集团领导搞好各项接待工作。

　　4、负责人事、劳动考核、资产管理等工作的监管。

　　5、根据集团公司领导要求和决议提出各项规章制度、法规制定的提纲和要领。

　　6、主持本部门会议，制定和健全本部门各项规章制度。

　　(二)行政部秘书岗位职责

　　1、负责行政部文件的草拟，打印，复印等日常事务性工作。

　　2、负责集团公司的人员招聘，维护和管理集团公司的招聘网站，向各部门提供符合招聘条件的人员资料，安排面试。

　　3、负责集团公司所有人员的考勤，根据《员工手册》要求，严格考勤管理，人事档案管理;办理入职，社保，转正，调动及离职手续，同时对集团公司所有人员的人事档案要高度保密。

　　4、负责集团公司所有合同及协议原件归档管理，制作电子版归档表格，便于查阅。归档合同的借阅及归还均需实名制签字，复印或长期借阅合同需要注明使用时间及用途，合同原件一般不外借，外借合同原件需督促及时归还;如发生丢失或损害合同原件情况，需及时向相关领导报告，相关责任人承担相关责任;对于涉及到集团公司机密或技术类合同，不予外借，仅供公司内部参阅，不得随意复制，摘抄相关内容，如需特殊情况，需部门领导审批。

　　5、协助集团公司来访宾客接待工作，集团公司召开的各项会议制定会议议程，洽谈会议地点，会场布置，安排会务人员，参会人员食宿及商务活动项目。

　　(三)资产管理员岗位职责

　　1、负责集团的资产管理，包括固定资产、办公用品及集团内部环境设施的

　　管理。

　　◆固定资产的管理：要求对固定资产登记造册，妥善保存固定资产附带的各种票据，单据以便查询，维修。

　　◆办公用品的管理：

　　a、办公用品包含日常办公用品及集团公司正常工作设备耗材的管理，所有办公用品领用及借用要严格执行节约和爱惜的原则;

　　b、电脑等电子产品设备的借用要严格遵守集团公司《台式电脑及笔记本电脑的使用管理办法》的规定;

　　c、办公用品负责人，要对领用人员领取办公用品进实名行登记，对于工作使用设备例如投影仪、视频会议设备等，专人负责的同时，对于借用情况必须实名制签字，如出现丢失，损坏情况由相关责任人负责赔偿;

　　d、对于集团公司各部门召开会议，展会所需用品所使用部门提交《办公用品申请表格》，由资产管理员统一准备，对于可回收利用的办公用品原则上要求使用后归还。

　　2、日常办公用品及电脑及所有耗材用品的购买

　　◆日常办公用品购买：资产管理员申请申请3000元备用金，以月份为购买单位，对每月需采购的办公用品列清单，集中一次性购买，根据现有库存用品情况适量购买，杜绝无用或极少用办公用品库存积压，浪费;其他部门如需特殊购买办公用品，需提前申请，视使用情况而决定是否集中购买。

　　◆电脑及办公耗材购买：(暂由网络工程师兼任)申请3000元备用金，以月份为购买单位，对耗材使用情况做简单记录，以节约和爱护为基本原则，公司个人或部门申请购买或更换电脑，打印机，扫描仪等设备，填写购买申请，由行政部组织集中采购，耗材购买所选择的采购点避免经常性更换，保证耗材产品与设备的匹配和质量，避免产品使用不当造成设备损害或者影响正常工作。

　　3、负责集团固定资产的入册和存档及固定自产报废登记。

　　4、完成上级领导交办的其他工作。

　　(四)行政部前台岗位职责

　　1、负责接听，转接公司来访电话，及来访客人接待工作，工作时间前台岗位避免无人职守状态。

　　2、负责日常的行政事务和会议通知、会议过程中服务工作。

　　3、负责集团公司领导及相关部门人员的机票、火车票，住宿预定工作，严格遵守《集团公司票务订购制度》，对预定款项分类细化登记，月底核实各类费用款项。

　　4、监管集团内部的所有环境设施的维护，例如：鱼缸的维护和护理，绿植的维护和护理等工作。

　　5、负责集团公司各部门各类邮件，文件及报纸的分类和收发工作。

　　(五)网络工程师岗位职责

　　1、负责集团公司网络安全工作，维护和管理集团公司网络环境，定期检查和更新公司网络杀毒防毒工具的使用，严格监控网络资源的使用情况，对于无线网络使用，严格控制密匙的发放，有效制定网络故障应急方案;

　　负责集团公司网站维护及后台管理;

　　2、保证电话，网络视频会议的链接及使用通顺，在各部门培训出一名操作人员，由网络工程师负责培训。

　　(六)司机岗位职责

　　1、首先保证集团领导办公用车，其次合理安排和保证集团公司各部门车辆使用，尽量避免车辆使用冲突。

　　2、保证车辆的使用安全，及时进行车辆的维修和保养;保证驾驶安全,车辆出行严格遵守各项法律规章制度。

　　3、不得私自使用集团公司车辆，不得随意委派集团公司其他人员驾驶集团公司车辆外出。

　　4、严格遵守《集团车辆及司机管理办法》

　　(七)保洁岗位职责

　　1、负责整个集团公司的办公环境卫生，每天早上8:30到公司，清洁所有人员的办公室，工位

　　桌面卫生;

　　2、晚上负责倾倒所有人员每天的办公垃圾;

　　3、每个月清理一次地毯卫生;

　　4、负责各种会议接待工作后的接待用具洗刷工作;

　　5、平时临时需要打扫清理等工作。

　　五、部门工作流程

　　【行政部工作流程图(一)】

　　责任部门

　　接待工作流程

　　相关文件

　　相关要求

　　前台

　　会议接待

　　来访客人

　　各部门人员

　　会中服务

　　会议结束

　　热情有礼接待客人。

　　各部门人员

　　提供会中服务，记录，茶水等

　　办公用品及耗材购买流程

　　相关文件

　　相关要求

　　资产管理员

　　办公用品及耗材购买

　　备用金购买

　　支票购买

　　联系供货商

　　月结报销

　　会计回票

　　支票结账

　　备用金结账

　　验收，收货

　　填写《文件审批表》列购买用品清单，需要支票购买的填写《支出凭单》支取支票。

　　提交购买的产品名称，数量，价格，做初步预算，领导品准后购买。办公用品及耗材基本一个月购买一次。

　　资产管理员、财务

　　联系办公用品或耗材供货商送货，验收，结账，开具发票，备用金支付的当月报销，支票支付的给会计回票。

　　资产管理员

　　入库登记

　　库存登记表

　　对每次购买办公用品及耗材的时间，种类，数量登记。

　　【行政部工作流程图(二)】

　　责任部门

　　入职离职手续办理

　　相关文件

　　相关要求

　　前台

　　离职手续

　　入职手续

　　各部门经理签字确认

　　办公用品、电子设备、财务交接

　　行政部、人力资源经理签字

　　总裁审批

　　行政部、人力资源经理签字

　　填写《入职登记表》、《离职审批表》

　　入职离职人员亲自填写，准备身份证复印件，简历，学历证明，原公司离职证明。

　　各部门人员

　　入职手续：由部门经理签字，人力资源部经理签字后转总裁审批，正式入职

　　离职手续：可回收的办公用品回收，借用的公司电脑、U盘等电子设备归还，如果有损坏或丢失承担赔偿责任，办公用品、电子设备、财务借款亲算完毕后，人力资源经理签字后转总裁后办理离职手续。

　　三、部门绩效考核方案及部门管理办法

　　1、部门绩效考核办法及方案

　　绩效考核是对本部门所有人员进行的工作态度及行业素质的统一考核，绩效考核占月工资20%，平均总分60分以下绩效为O，61-70系数40%，71-80分系数60%，81-90分系数80%，91-100分系数100%。

　　2、部门管理办法：

　　考核表

　　岗位名称：

　　姓名：

　　项目及考核内容

　　分值

　　自评

　　上级评审

　　平均总分

　　工作任务

　　20分

　　能保质保量，提前完成任务20-15

　　能保质保量，按时完成任务14-10

　　在监督下能完成任务9-5

　　在指导下，偶尔不能完成任务4-0

　　工作能力30分

　　处理能力15分

　　理解力极强，对事判断极正确，处事能力极强15-13

　　理解力强，对事判断正确，处事能力强12-10

　　理解判断力一般，处理事务不常有错误9-7

　　理解较迟钝，对复杂事务判断力不够6以下

　　迟钝，理解判断力不良，经常无法处理事务0

　　工作技能15分

　　在工作作业改善方面，经常有创意性报告并采纳15

　　有时在作业方法上有改进，14-10

　　偶尔有改进建议，能完成任务9以下

　　工作技能无改善，勉强能完成任务0

　　工作协调10分

　　与人协调无间，为工作顺利完成尽最大努力10

　　爱护团体，常协助别人9-7

　　肯应他人要求帮助别人6-4

　　仅在必要与人协调的工作上与人合作3-1

　　精神散漫不肯与别人合作0

　　责任感10分

　　任劳任怨，竭尽所能完成任务10

　　工作努力，能较好完成分内工作9-7

　　有责任心，能自动自发6-4

　　交付工作需要督促方能完成3-1

　　敷衍了事,态度傲慢，无责任心，做事粗心大意0

　　工作勤惰

　　10分

　　不浪费时间不畏劳苦，交付工作抢先完成10

　　守时守规不偷懒，勤奋工作9-7

　　偶有迟到，但上班后工作兢兢业业6-4

　　借故逃避繁重工作，不守工作岗位3-1

　　时常迟到早退，工作不力，时常离开工作岗位0

　　工作质量

　　10分

　　无工作错误，并经常改善10

　　无工作错误亦无改善建议9-7

　　需在指导下才能做好工作质量6以下

　　在指导下工作，仍有错误0

　　纪律性

　　10分

　　自觉遵守和维护公司各项规章制度

　　10能遵守公司规章制度,但需要有人督导

　　9-7偶有迟到，但上班后工作兢兢业业

　　6-4纪律观念不强,偶尔违反公司规章制度

　　3-1经常违反公司制度,被指正时态度傲慢

　　0

　　总分

　　平均总分60分以下绩效为O，61-70系数40%，71-80分系数60%，81-90分系数80%，91-100分系数100%

　　考核人签名

　　部门负责人签字

　　考核日期

　　3、部门日常费用管理办法：

　　1》费用支出的申请和审批

　　主要费用：办公用品购买，每月3000元备用金

　　电子设备耗材购买，每月3000元备用金。

　　其他临时性费用支出：购买会议招待食品，用品;公司客人入住酒店押金费用等。

　　申请方式：资产管理员需要申请购买用品，填写《文件审批表》列明所需要购

　　买用品的数量，单价，做好预算，部门领导批准后购买。

　　2》专项费用费用：购买电脑及大型设备款项、会议备用金。

　　3》日常费用标准：以自然月为单位每个月购买办公用品费用在800元左右。购买电子产品耗材用品在3000元左右。

采编：www.pmceo.cOm