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物业管理费追缴途径的完善

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物业管理费追缴途径的完善

  浅析物业管理费追缴途径的完善

  物业管理费是物业的产权人或使用人依协议委托物业管理企业对物业管理区域内的房屋建筑及其公共设施、设备、绿化、通讯、交通等进行日常维护、修缮并提供保安、卫生等服务而支付的费用。物业公司作为一个市场化化企业,其企业性质决定了其在为社会提供服务的同时以获取合理利润为目的,而对于一个基本依赖于物业管理费为支柱收入的物业公司来讲,物业管理费的收缴率将在很大程度上决定了物业公司的生存和发展。

  然而,从全国实行物业管理的住宅小区物业管理费收缴情况来看,据有关资料显示,我国大部分地区物业管理费的收缴率只能达到70%,能达到80-90%的实属凤毛麟角。收费难,是几乎所有物业管理企业、业内人士包括有关管理部门一致的感叹。因此,一些物业管理公司由于收不上物业管理费正处于年年亏损的状态。

  物业管理费的拒交以及物业管理费的追缴这两大相关问题已经成为业主与物业企业之间较为突出的问题。作为物业公司也许有很多时候工作不到位引起了业主对物业公司的不满。但多数情况业主的不满是不合理,甚至是不合法的。业主拒交管理费,等于免费享受公共服务,不只是欠物业公司的钱,对交费的业主也是不公平的。长此以往,不交费的业主可能越来越多,长此以往最终将导致物业管理服务水平的提高,影响了物管行业的健康发展。在物业管理费收缴率较低的情况下,一些物业管理企业被迫减少人员、降低物业管理服务标准,特色服务、个性化服务的开展受到极大的限制;有的物业管理长期处于扫扫地、水电费代收代缴等简单的较低的管理水平。且过低的物业管理费收缴率是制约物业管理企业发展的瓶颈,会引发诸多问题,如:从业人员收入低影响工作积极性,人才流失导致物业管理水平难以提升,企业生计无法维系,其结果最终利益受到损害的还是小区全体业主。

  为从根本上改变这一顽症应从以下几方面对物业管理费追缴的途径进行完善:

  第一,签订详细的物业服务合同,明确双方的权利和义务

  物业服务合同是物业管理企业取得物业管理权的基础,业主与物业管理企业是建立在合同基础上的民事法律关系,物业服务合同是解决业主与物业管理企业纠纷的法律依据,是业主维护自身权益的基础,也是物业管理企业保护民事权益的基础。因此,物业管理企业一定要十分重视物业服务合同的签订,要通过合同合理有效地保护自己的权益,规避不必要的风险。也就是说,要从物业管理的源头上规避风险,这比在提供服务中采取一些防范措施、补救措施来规避风险,应该是更有效、更经济的。

  物业服务合同内容的制定应具体并尽可能做到量化,即合同中就物业服务的内容与标准一定要具体化并尽可能做到量化,比如保安服务不能仅仅笼统地约定“负责辖区治安”、“协助公共秩序维护”等,而应具体到在小区哪几个出入口设几个岗、负责什么、是立岗还是坐岗,设几个巡逻保安、多长时间在辖区巡视一次,设哪几个巡视点、职责是什么等。同时还应在合同中明确物业服务不负责的具体内容,也就是免除责任的内容,如在合同中明确约定,物业服务不承担业主人身安全、家庭财产的保险和财物的保管责任等。这样,一旦将来出现治安案件或其他风险问题,如能够提供足够的证据,证实物业管理企业履行了合同约定的相应义务,即可以免除责任。此外,合同中不必要写的内容尽量不写,因为如果这些内容写多了将来解释合同时就有可能产生不必要的歧义,引起不必要的纠纷。

  第二、建立具有法律震摄力的催收机制

  对于物业管理费的追缴如仅仅依靠物业公司自身其所起的作用往往达不到应有的震摄力,而引入法律工作者对物业管理费的追缴就能起到较好的作用。具体作法是物业公司可以授权给律师事务所对相关住宅小区物业管理费进行催收,并由物业公司将相关欠费业主资料交给律师事务所进行资料录入,编辑成档案,由此进入正式催收系统。

  首先,律师事务所的专职律师通过电话方式,了解欠费原因。若该业主无正当欠费原因,则告知其欠费的法律后果,并警告其在近期内务必结清欠款,否则将承担与此相关的一切法律后果。若该业主有正当欠费原因,则将其所述原因详细记录,告知待查清具体情况后与之联系。此外,在业主承诺结清欠费的前一天或当天,律师事务所再次提醒,希望其遵守承诺。

  其次,在催收中,业主拒不偿还欠费,应再进一步向其送达物业费催缴律师函。所谓律师函,是指律师接受公司的委托就相关法律事实进行法律评价和风险估计,以律师事务所和律师名义发送的以达到一定预期法律效果的专业法律文书。律师函具有较强的心理强制功能,通过律师函能够使对方迫于法律名义的说服而产生威胁的恐慌,使之成为一种强势的意思表示。以此告知其严重的法律后果,让业主做好将可能被诉讼至法院的心理预备,同时也是给业主时间考虑是否交纳物业管理费,如业主仍然不交费,再依法采取进一步的法律手段。

  第三、物业管理费追缴中仲裁机制的选择

  面对少数恶意拒交物业管理服务费的业主,物业管理公司往往束手无策,缺乏有效的处理手段,恶意欠费行为不能及时得到处理。少数法制意识较强的物业管理公司虽能与业主对簿公堂,但往往需要数月甚至更长的时间,法院才能宣判。且还要交上一笔不菲的律师费、诉讼费等。在欠费业主太多的情况下,物业管理公司没有精力和时间耗在一个个旷日持久的官司上。有的公司干脆撤诉不告了,业主欠费不了了之,恶意欠费现象不断蔓延。

  纵观现有的物业合同绝大多数在解决物业管理费追缴纠纷时都没有选择仲裁程序,这样就只能选择司法救济,但是司法救济的程序十分繁琐,整理材料难,诉讼时效衔接难,诉讼时间长,一审6个月,二审3个月,实际都要超过一年。这给物业提起诉讼造成了很大不便。因此,物业管理企业在与业主签订合同时,可选择仲裁。所谓仲裁,是指根据当事人之间的协议,由双方指定的仲裁机构以第三者的身份,对双方发生的争议,在事实上作出认定,在权利义务上依法作出“裁决”的一种法律制度,这种裁决是具有法律效力。

  以裁决方式解决物业管理费的追缴其优点在于:

  第一,尊重当事人的自由意愿。仲裁没有级别、地域管辖,当事人可以自主选择信任的仲裁机构;当事人可以决定仲裁庭的组成方式,选择仲裁员以及仲裁事项、内容;仲裁庭的气氛既严肃又宽松,双方当事人可充分陈述主张,处分自己的权利。因此,仲裁裁决易于被当事人接受和执行。

  第二,节省费用。欠缴或拒交物业管理费的纠纷往往是业主败诉,如果通过法院诉讼,律师费、诉讼费一般都有物业公司自己承担,但仲裁可由败诉方承担律师费和诉讼费,从而减低了物业公司追缴物业管理费的司法成本,加大了业主的违法成本,对业主也形成强有力的约束。

  第三,高效,仲裁实行一裁终局,仲裁庭作出调解书或裁决书后即具有法律效力,节约了时间。这就保证了高效,物业管理公司约定仲裁方式解决纠纷,就可以避免无谓的时间消耗。

  第四、物业管理费追缴中诉讼机制的完善

  从全国各地物业管理费收费标准来看,绝大部分每年只有几百元、几千元,对于中等收入的业主来说,这笔费用并不高。但从物业管理公司的角度来看,由于住户人数多,那么物业管理费的总额则非常巨大。就我国目前而言,物业管理费的追缴在法律诉讼上存在着诸多问题:

  首先,我国目前民事诉讼特别程序中的支付令程序不能很好地解决物业管理费追缴的问题。按照民事诉讼法规定,如双方权利义务关系明确,可以适用支付令程序,支付令生效而经过一定时间后,申请人可以要求法院强制执行。但支付令有一个致命的弱点即只要被申请人在法定时间内提出异议,支付令就失效,而法院对被申请人的异议只是形式审查。

  其次,民事诉讼普通程序和简易程序所需时间太长,对于物业管理公司、业主以及整个社会来说都不利。物业管理费对于业主来说是小额的,但普通程序和简易程序都是二审终审,因此一旦原被告任何一方对判决结果不满,就有可能提起上诉,这不但损害双方的利益,而且损害社会的利益。英美法上有句法律谚语--“司法不理琐事”。试想,为了几百元人民币的物业管理费,原被告双方要经受二级法院的审判,而法官则要安排至少两次审前程序及两次庭审程序,做笔录、写判决,这对于社会来说太过浪费了。

  因此,有必要采用小额程序来解决物业管理费纠纷。从国外小额程序的运行来看,其对于物业管理费纠纷的解决卓有成效。如香港,设立一个小额钱债审裁法庭,限定钱债数额,对小额钱债进行简易审判。香港地区的物业公司对于业主欠费,可以采取小额上法庭追讨的方式。只要事实清楚,证据确凿,小额法庭可当庭判决。对于拒不执行判决的,法院还可以拍卖业主的房产用于还债。再如日本,小额诉讼制度针对的是60万日元以下申请支付的诉讼请求,是一种花钱少、时间短的解决纠纷的制度。经过一天的审理就可以进行判决,既迅速、简单,而且费用也少。因此,国内物业管理行业也应借鉴香港等地先进经验,积极争取法院等政法部门的支持,实行联合办公,组建物业管理或房地产专业法庭,快诉快判,督促欠费业主及时缴清物业管理费用。在我国建立我国小额诉讼程序的设想:

  第一,小额程序对诉讼标的有法律关系性质或金额的限制。就法律关系性质来说,仅限于几种简单明了的关系,比如简单欠费、借贷关系等;就金额来说,争议金额不能超过特定数额。物业管理费纠纷是十分简单的合同纠纷,且金额很小。完全可以适用小额诉讼程序。

  第二,小额程序不允许被告提出反诉,以保障法律关系的简单化。业主不缴纳物业管理费的理由往往是多种多样的,而实际上许多理由是由物业管理者以外的原因引起的,由于物业管理公司不仅仅是一个以营利为目的的企业,其还担负许多社会责任和功能,保障其正常运行也是维护社会稳定的重要环节,因此在物业管理费收取纠纷中禁止业主反诉是必要的。

  第三,小额程序一审终审,不允许上诉,这可以减少司法资源的浪费。物业管理费的收取纠纷以一审终审方式解决是相当合适的。

  随着民事诉讼法修改进程的推进,小额程序在我国的确立势在必行,因此在未来的物业管理费收取争议中适用小额程序是一个非常理想的选择。

篇2:物业管理费追缴责任书


各小区费用追缴责任书

根据总公司财务部提供的欠费报表,截止20**年6月30日,各小区业主欠费情况具体如下:

一、**花园
欠管理费(49户)+欠各种停车费(35户)
=6726.47+4878.74
=11605.21(元)

二、**庭
欠管理费(146户)+欠各种停车费(49户)
=27396.97+4300.00
=31696.97(元)

三、**居
欠管理费(492户)
=182204.02 元

以上三个小区欠费总为:225506.2元。

为确保公司正常经营,针对各小区20**年6月30日前的欠费状况,现对各小区的追缴目标、期限及责任,具体要求如下:

☆**花园要求:于20**年8月31日前,追回的欠款指标为:
11605.21×92%=10676.79(元)

☆**庭要求:于20**年9月30日前,追回的欠款指标为:
31696.97×90%=28527.27(元)

☆**居要求:于20**年11月30日前,追回的欠款指标为:
182204.02×80%=145763.21(元)

以上三个小区,截止20**年11月30日,对上半年前的追费总目标为:184967.27元。
剩余欠收的百分比,届时各管理处另列专题分析报告,属长期欠帐、历史坏帐或其它客观原因的,上交公司上级决定处理,经分析审核后,属常规拖欠的,各管理处须在2个月内分别追收完成。
追缴措施:

1、在开展工作的头三天,针对欠款的业主,实行电话催收
2、各管理处将责任指标落实到人,并分头上门书面动员追收。
3、对每天的追收动态实行记录,每周进行总汇统计,并将收得的数额与目标数额进行对比,明确任务差距。
4、想方设法,说服业主,对故意刁难的住户,注意方式方法,减少矛盾的升级。
5、属特殊情况个案或部分老帐、坏帐折扣减免的,须以专题报告审批后再执行。每月根据每周收费情况进行汇总。
6、在执行中遇特殊困难情况,及时向经理汇报情况,为避免各种意外发生,上门追收时,须有两人以上在场。
7、总之,想尽办法,将业主的欠款追收回笼,完成公司下达的任务。

追款工作是物业公司经营头等大事,不按公司下达的目标任务和追缴措施开展工作,影响公司正常经营的,视其情节轻重,给予相应的处罚处理。对追款工作成绩显著的,给予相应的嘉奖鼓励。

注:截止20**年6月30日前欠费财务报表1份附后.

目标制定:各小区负责人签署:

抄 报:董事办、总经办各1份
抄 送:行政人事部、财务部各1份
下 发:各物业管理处各1份

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