人事档案管理制度
一、人事档案保管制度
□ 目 的
第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
□ 人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：
——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：
①取出应转走的档案；
②在档案底账上注销；
③填写《转递人事档案材料的通知单》；
④按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下：
①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
②库房备有必要的防火、防潮器材。
③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
⑥离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：
①人事档案的数量。
②人事档案材料收集补充情况。
③档案整理情况。
④档案保管情况。
⑤利用情况。
⑥库房设备情况。
⑦人事档案工作人员情况。
二、人事档案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
□ 人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(2)外借手续。
首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。
其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。
再次，人事档案部门对其进行审核、批准。
然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。
最后，归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时
，需履行以下手续：
首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；
其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；
最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
篇2：人事档案管理制度细则
人事档案是记述和反映人的经历、学识水平及工作表现的专门案卷。公司人事档案包括员工调入时原有的人事档案和在集团工作期间的人事档案及技术档案三部分。员工人事档案由集团人力资源部专人负责管理。
一、员工人事档案调入集团规定
2000年1月1日以后被集团录用的员工在与集团或各公司签订劳动合同后一个月内,经集团主管领导批准应将个人档案调入集团,由集团统一管理。
员工人事档案进入集团的工作程序是:
1、先由集团人力资源部出具《提档介绍信》,员工持介绍信办理档案调动手续。
2、人事档案进入集团时由人事业务主管负责接收。接收时接收人须检查人事档案是否封装完整,凡不符合要求的人事档案不予接收;对符合要求的人事档案,交接双方须在"人事档案交接簿"上签字、记时。至此,人事档案正式进入集团,由人力资源部档案管理人管理;
二、员工人事档案保管及档案内容
1、调入的人事档案原则上保持原卷册的封装,不予以拆封,直接装入集团专用人事档案袋内进行统一编号保管;
2、需拆封的,::须经人力资源部主管领导批准;
3、拆封后的档案及由于各种原因已经拆封的人事档案,须由人力资源部档案管理人进行整理,并编制材料目录,签字后一并装入档案袋内;
4、员工在公司工作期间,公司为每一名员工建立个人档案。包括以下材料:
a)《员工调入审批表》、《劳动合同》、《内部调动通知单》、《调离集团审批表》;
b)《干部任免命令》、《关于奖惩的通报》、《干部及员工年度考评意见》;
c)《培训费用审批表》、《培训合同》、培训及自费学习结业、毕业证书及出国相关手续的复印件;
d)公司工作期间加入或申请加入中国共产党、团组织及民主党派的相关材料;
e)其他关于个人的重要资料。
上述档案材料在员工调离集团时随原有人事档案一并转出。
5、员工在公司工作期间,公司将这段时间个人档案材料的内容摘要同时输入集团"计算机人事管理系统"中。
6、人事档案不得私自涂改、抽取或伪造,不得擅自处理或销毁。整理、补充人事档案时坚持二个在场和核查登记的原则。按规定需剔除的档案材料,要进行登记,并经主管领导审批后进行。
7、集团人事档案在档案室中设专柜保管。人事档案柜钥匙由人事部专人掌管,人事档案柜打开期间,集团人事业务主管必须始终在场。
三.档案查阅
1、除人力资源部工作人员外,集团其他部门人员原则上不允许查阅人事档案。
2、凡需查阅人事档案者,均须填写《查阅人事档案审批表》,经主管人事领导审批后,到档案室查阅。
3、查阅人事档案时,人力资源部要按照《查阅人事档案审批表》中注明的查阅项目和领导审批意见提供材料。凡表上未列项目,人力资源部不予提供。查阅期间,人事档案管理人员必须在场。
4、外单位查阅人事档案须由两名*党员干部持单位党组织介绍信,并填写《查阅人事档案审批表》,在主管人事领导审批后,::在人力资源部主管领导及人力资源部档案管理人员陪同下查阅相关资料。凡审批表上未列项目,人力资源部不予提供。
5、人事档案一般不准外借,特殊情况需借出使用的,要经集团主管人事领导批准。档案借出集团时,须以封条贴封。借用单位要注意保密、妥善保管,不得交无关人员翻阅和中途转借他人。借档单位用毕,按期退还,逾期不还者,需向档案保管单位说明情况。如发生丢失、损坏,按《档案法》追究责任。
6、所有人事档案的查阅、调阅、借出事项,集团人力资源部需予以登记。
四.人事档案调出公司规定
集团员工自离开公司之日起三个月内,人事档案随人事关系转出公司。逾期未转出公司者,公司有权将其人事档案转往市劳动服务公司或收取档案保管费,并不对由此产生的任何后果负责。
篇3：地产公司人事档案和人事资料管理制度
地产公司人事档案和人事资料管理制度
为了加强公司人员人事档案的保密性，建立建全人事资料和档案，制定本制度如下：
一.人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料（公司内部人事资料）。
二.员工一旦转正，应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司，本人必须提交书面说明，报人力资源部归档。
三.员工转入公司的人事档案应该包括：
1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历；
2.相关学历证书、毕业生登记表；
3.以往工作期间产生的劳动合同原件；
4.相关职称评定的资料；
5.其它存档人事资料
四.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入，有权调查确定真实情况。
五.员工与公司签定www.pmceo.com的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存，定期向市人才移交，存入员工人事档案中。
六.员工入职时，需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目，公司有权进行甄别。如有虚假，视同严重违反公司规章制度。
七.员工若有以下信息的变更，需15日内通知公司人力资源部，以确保与员工有关的各项权益：
1.姓名、身份证号码；
2.家庭住址或电话号码；
3.婚姻状况及家庭成员状况；
4.员工本人工资卡号；
5.遇意外或在紧急情况下需通告的人；
6.新取得的某种学历、技术、资格、称号等。
7.其他你认为有必要知会公司的个人信息
以上个人资料均应如实填写，公司保留审查的权利，严禁虚假，否则立即予以除名。
八.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，不得加以删除或销毁，并且必须严格保密。
员工人事档案，由公司统一委托市人才交流中心保管。
篇4：地产公司人事档案和人事资料管理规定
地产公司人事档案和人事资料管理规定
为了加强公司人员人事档案的保密性，建立建全人事资料和档案，制定本规定如下：
第一条：人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料（公司内部人事资料）；
第二条：员工一旦转正，应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司，本人必须提交书面说明，报人力资源部归档。
第三条：员工转入公司的人事档案应该包括：
A、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历；
B、相关学历证书、毕业生登记表；
C、以往工作期间产生的劳动合同原件；
D、相关职称评定的资料；
E、其它存档人事资料
第四条：公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入，有权调查确定真实情况。
第五条：员工与公司签定的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存，定期向市人才移交，存入员工人事档案中。
第六条：员工入职时，需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目，公司有权进行甄别。如有虚假，视同严重违反公司规章制度。
第七条：员工在职期间，如员工个人情况（如居住地、联络电话、婚姻状况、家庭人员情况等）有所变动，应立即通知人力资源部，以健全公司内部人事资料，确保管理需要与员工有关的各项权益。
第八条、公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，不得加以删除或销毁，并且必须严格保密。
第九条、员工人事档案，由公司统一委托市人才交流中心保管。
篇5：房地产公司人事档案资料管理规定
房地产公司人事档案资料管理规定
（一）人事档案内容原始人事档案。职工人事关系转入企业时具备的档案原始资料、调动介绍信、调转表、工资介绍信、保险基金、公积金等原始材料。企业人事档案。在本企业内建立的包括《员工应聘登记表》、《试用协议》、《员工承诺保证联》、《定级与绩效考核表》、《劳动合同或劳动协议》、《职务（级）考核评价表》、〈职位确认书〉〈劳动手册与保险手册〉、内部晋升调转考核、任职文件、调转记录、奖惩记录等人事材料。
（二）档案保管
1、职工人事档案由公司人事部门设专人调转、记录、整理，并永久保存。
2、公司人事部门建立并保管除总经理和上级派入人员以外所有员工的人事档案。
3、员工人事档案从试用期起予以建立。
4、人事档案调阅需经人事部门负责人同意，财务人员档案调阅需经财务总监同意。
（三）档案调转
1、员工通过转正定级考核后，由人事部门出具调动表及介绍信，由员工本人将人事关系调转至本企业，并与企业签订《劳动合同》。因特殊原因暂时不能将人事关系转至企业的，需在《转正审批表》或《职位确认书》上予以注明，并与企业签订《劳动协议书》。
2、一般员工在企业内部调动，由新单位出具介绍信，将原始人事档案不予调转，但建立新的考核档案。
3、公司部员工如调离企业，需填写《调离审批表》，经所在部门、人事部门、财务部门负责人以及总经理签字后，方可按“离职”的有关规定办理人事手续，但企业人事档案不予调转。
（四）档案查阅
部门负责人以上人员可以提出阅看下层属下申请。须经行政人事部经理同意方可阅档。员工档案严禁借阅出行政人事部。