篇2：X建筑公司信息沟通程序

某建筑公司信息沟通程序
为确保公司内部各部门及外部相关方之间及时地沟通信息,由公司办公室编制《信息交流与协商控制程序》并组织实施。以便及时、准确的收集、接收、答复、传递及反馈有关信息。
信息包括外部信息如:顾客要求、相关方反馈的信息及其抱怨和投诉、法律法规和标准规范其他要求等。内部信息如:公司的方针、目标、管理者代表与员工代表的任命、管理体系的有效性、监视和测量记录、内审和管理评审报告及体系正常运行时的监视和测量结果记录、非正常信息及不符合信息、异常或突发信息、员工的建议和员工代表协商与沟通的信息等。应确保在不同层次职能之间建立有效的沟通渠道,对发生的重大事故、环境影响应急事件及时沟通。
5.5.3.1办公室是公司信息沟通管理的综合管理部门,负责内、外部信息的交流与管理,并向管理者代表汇报。
5.5.3.2其他各部室负责相应业务范围内信息的交流,并配合办公室做好信息交流工作。
5.5.3.3信息的沟通方式主要有:会议讨论交流、电脑网络、板报、通知、书面文件等形式。
5.5.3.4内部信息交流
(1) 办公室应通过召开会议、简报、画册、电子网络、板报、文件传达等各种形式将信息传达到全体员工,以增强员工的质量、环保和劳保意识。
(2) 管理体系运行中产生的信息由其产生的部门及时传递到相关部门和人员,并记录其 内容和处理结果,内审和管理评审的结果应及时传递。www.pmceo.com重大质量、环境和职业健康安全事件应在当天上报至管理者代表。
(3) 公司各级管理人员及内部员工按照相关文件的规定收集并传递日常正常信息,包括建议、改进措施等意见。办公室应每季末进行收集整理,并对其中的合理化建议、措施等进行汇总记录,报管理者代表审阅。
(4) 总经理每季召开办公例会,公司领导及各部门负责人参加,办公室组织,就管理体系运行情况进行沟通,形成会议记要,并通过中层管理人员向下级人员沟通。
(5) 公司各部室、项目部应配合办公室按照相关文件的规定传递方针与管理方案、内审、管理评审等信息。
(6) 管理体系运行中所产生的突发的、异常的信息,由其产生部门及时传递到主管部门或领导,可采用电话、传真等方式,并记录其内容和处理结果。
(7) 员工代表参加公司方针、程序文件制定和评审,参与事故、事件的调查和处理工作。
5.5.3.5外部信息交流
(1) 公司的管理方针及有关要求应及时传达给顾客及相关方。
(2) 各部门从国家有关行政主管部门、书刊、网络等方面获取最新法律法规及其他要求变更信息,并将信息通报给办公室。
(3) 收到相关方信息的单位,要认真做好记录,并传递到有关单位,由有关单位制定措施,进行处理,并将处理结果及时通报给相关方。
(4) 相关方要求提供质量、环境和职业健康安全信息时,公司应及时提供。
(5) 相关部室随时获取的环境法律、法规和其他要求更改的信息及上级主管部门下发的相关文件。及时传递到生产安全处,具体按<法律法规与其他要求管理程序》和《文件控制程序》进行控制。
(6) 顾客及相关方的意见、报告、要求等信息由各主管部门及时收集,并按有关规定予以确认处理,记录其处理结果。
5.5.3.6办公室负责建立公司的信息交流记录,并组织各部门对收集的各类信息进行归纳和分析,寻找管理体系持续改进的机会。
5.5.3.7各部门对收集、传递的信息予以记录,并按《记录控制程序》进行控制。
5.5.3.8相关文件
《信息交流与协商控制程序》

篇3：建筑公司协商沟通信息交流控制工作程序

　　建筑公司协商、沟通与信息交流控制程序

　　1 目的

　　通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康安全和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。

　　2 范围

　　适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交流管理。

　　3 职责

　　3.1 最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策。

　　3.2 管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理。

　　3.3 综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。

　　3.4 工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务。参与有关职业健康安全和环境方针、程序等的讨论、决策。

　　3.5 各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合管理部或管理者代表通报传递和处理情况。

　　3.6 各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流。

　　4 管理内容与方法

　　4.1 内部信息

　　4.1.1 内部信息内容包括：

　　-- 质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况；

　　-- 法律、法规、规范、标准及其他要求；

　　-- 顾客要求过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息；

　　-- 企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环境管理方案；

　　-- 各部门的质量、职业健康安全和环境职责：

　　-- 质量、职业健康安全和环境培训的信息；

　　-- 监测、测量结果；

　　-- 不符合与预防纠正措施的信息；

　　-- 质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果的信息；

　　-- 管理评审结果的信息；

　　-- 员工的建议与意见。

　　4.1.2 综合管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。

　　4.1.3 工会作为员工代表机构，负责组织员工积极参与管理体系的有关事务，负责收集员工的意见和建议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。

　　4.1.4 部门的质量、职业健康安全和环境信息由各部门主管按规定要求负责将其汇总至综合管理部，各部门之间的质量、职业健康安全和环境信息交流由各部门间相互传达。

　　4.1.5 内部信息的接收和处理

　　4.1.5.1 体系运行信息，包括企业的质量、职业健康安全和环境方针、目标、指标、管理方案等，由最高管理者公布或授权管理者代表公布，综合管理部向各部门发布，再由各部门传达。

　　4.1.5.2 由下往上传递的信息，包括员工的意见、建议及投诉等，接收和处理的方式为：

　　-- 有关人员向各部门的主管汇报，将质量、职业健康安全和环境保护方面的信息转交至综合管理部，员工的建议与意见经研讨后，由综合管理部通过所在部门给予答复；

　　-- 员工向其代表机构工会反映或工会召开员工座谈会，收集有关意见、建议信息，向综合管理部或其他相关部门反映。

　　4.1.5.3 横向传递的信息，包括法律、法规、及其他要求，质量因素、危险源和环境因素的识别、评价与更改、监测测量的结果、不符合纠正措施等，由各部门与综合管理部之间进行信息传递。

　　4.1.5.4 对信息交流中涉及的质量、环境和职业健康安全的重要问题要采取对策并及时传达到员工。

　　4.1.5.5 全体员工应参与质量方针、职业健康安全和环境方针的制定、评审，工会作为员工代表，参与制定决策。

　　4.1.5.6 全体员工应接受适宜的培训，了解掌握相应的质量管理、职业健康安全和环境管理技术、方法。

　　4.2 外部信息

　　4.2.1 外部信息内容包括：

　　-- 质量方针、职业健康安全和环境方针的公开；

　　-- 与相关方沟通的信息，对合同方施加影响、控制、管理或进行调查的信息；

　　-- 质量、职业健康安全和环境法律法规获取或变更的信息；

　　-- 应急准备与响应的信息；

　　-- 相关方的投诉，包括周围居民、上级主管部门、新闻媒体及质量监督、职业健康安全和环境保护主管部门。

　　4.2.2 外部信息的传达方式：

　　4.2.2.1 质量方针、职业健康安全和环境方针：

　　由综合管理部负责提供质量方针、职业健康安全和环境方针样稿、登记备案并对外公布，同时作好发放记录；

　　4.2.2.2 与相关方建立联络：

　　各职能部门负责各自职能范围内的与相关方联络。

　　4.2.3 外部投诉的接收与处理：

　　4.2.3.1 当外部信息涉及对公司的重大质量事故、职业健康安全和环境事故或施工影响投诉时、或政府部门通过现场检查而提出的强制性要求，直接向公司投诉的，由综合管理部填写《信息交流表》，并调查核实，由管理者代表提出处理意见，责成责任部门或相关供方采取相应缓解措施，以削减由于事故或施工而造成的质量、职业健康安全和环境影响，并由责任部门向外部相关方就投诉的处理实施情况进行书面回复。

　　4.2.3.2 直接向供方投诉的，供方应向综合管理部或工程部汇报，并由综合管理部或工程部填写《信息交流表》，负责调查核实，提出纠正措施，并由责任部门向外部相关方就投诉的处理实施情况进行书面回复。同时，应将有关处理情况向综合管理部通报。

　　4.2.3.3 综合管理部可视情况的严重程度决定是否向管理者代表或最高管理者报告。管理者代表负责投诉实施过程中的协调工作。

　　对于因技术、资金等问题一时无法落实措施的，由整改部门提出书面意见，经管理者代表批准、并根据情况将其转化为目标与指标。

　　4.3 各类信息的传递方式

　　4.3.1 有关相关方的投诉及政府部门的要求，由有关部门作好记录，并填写《信息记录表》，由综合管理部负责管理。

　　4.3.2 有关内部信息由发出信息部门填写在《信息记录表》或其他有关表格上进行传递。

　　4.3.3 各类信息也可由各部门通过文件、记录、

电话、电于邮件等各种形式及时进行相互传递和沟通，但应确保信息传达的准确性和及时性，在必要的情况下，应能够出示信息传递的可追溯性证据。

　　4.4 工作会议

　　公司每年召开质量、职业健康安全和环境工作会议，通过工程协调会协商、交流、通报有关质量、职业健康安全和环境的动态和要求。在特殊或必要的情况下，应及时召*议。对发生重大质量、安全和环境问题时，由管理者代表或总经理召集召开工作会议。

　　公司相关部门和工会的有关质量、职业健康安全和环境的工作会议，应形成和保持记录。

　　5 相关文件

　　《文件控制程序》

　　《法律、法规控制程序》

　　《记录控制程序》

　　《危险源辩识、风险评价和环境因素识别和评价控制程序》

　　《事故、事件、不符合控制程序》

　　《纠正和预防措施控制程序》

　　《监测和测量控制程序》

　　《工程安全管理规定》

　　6 相关记录

　　《信息交流表》

　　《会议记录》

　　7 附录

　　附录A 流程图

　　附录B 《信息交流表》

　　附 录 A（资料性附录）流程图

　　附 录 B（规范性附录）

　　信息交流表

篇4：客户信息传递与沟通管理规程

　　客户信息传递与沟通

　　1.1目的

　　制定有效的管理制度,建立良好的客户关系。

　　1.2适用范围

　　适用于与客户交流工作。

　　1.3职责

　　客户服务部负责对客户联系与服务的统一管理。

　　1.4工作要求

　　1.4.1客户入住时,客户服务部要为客户做好登记;

　　1.4.2客户的投诉或报修,由客户服务部统一受理;

　　1.4.3对客户的投诉,要求做到"有求必应,有应必解,有解必答";

　　1.4.4物业部主任或管理员在客户入住一个月内,对新客户进行回访,获取客户对物业公司的有关评价;

　　1.4.5物业部经常走访客户,倾听他们对管理与服务的意见,并予以解释和改正,以此作为与客户沟通与联系的桥梁,建立起相互的理解和信任;

　　1.4.6物业部走访工作应注重与有投诉、建议或意见的客户之间的交流,并切实为他们解决问题。

　　2.对客服务承诺

　　2.1保障每日24小时供电,如供电局停电或检修需要停电,将提前24小时在各大堂书面公告,情况特别紧急时除外。

　　2.2为给客户提供各种需要和方便,管理公司提供室内报修服务、商务服务和其

　　他一些有偿服务。本着"服务为主、保本微利"的原则,有偿服务的收费标准管理公司将明码标价。

　　2.4为便于客户与管理公司联系,管理公司的热线服务电话每日24小时开通。

　　2.5为了保证服务(来自:www.pmceo.com)的及时性,满足实际需要,管理公司对于客户所有室内报修事项,按照特急(10分钟内到场或处理)、急(15分钟内到场或处理)和一般(当日或与客户约定时间内到场或处理)的三级处理原则为理。

　　2.6物业公司服务时间承诺,见下表(略):

　　3.管理费标准及收缴规定

　　为保障用户在本物业的长远利益,以达到投资保值和升值的效果,因此各业主/用户亦需要承担本物业之保养、维修及日常管理开支等费用,按时交纳管理费。

　　3.1费用标准的核定:

　　3.1.1根据政府物业管理服务收费指导标准、物业及配套设施的档次和物价局的审批标准进行合理收费,具体情况请参见财务部《政府经营服务性收费价目表》。

　　3.2费用使用:

　　3.2.1管理费主要用以支付下列各项之费用:

　　1)管理及其他服务人员酬金、津贴、福利及办公费用;

　　2)公共地方安全管理服务;

　　3)公共地方清洁服务;

　　4)公共地方环境保护;

　　5)公共地方园艺绿化;

篇5：内部信息沟通控制工作程序

1.0 目的
通过各种方式方法的信息传递沟通,使物业集团各部(室)及其所属各物业公司(管理处)、各部门之间信息畅通,便于提高工作效率。

2.0 范围
适用于物业集团高、中、基层间的纵向沟通,各部门之间的横向沟通以及部门内部、员工之间的沟通沟通控制。

3.0 职责
3.1 业务总部负责政策、法规、各类文件的获取、识别、收集、整理、分析使用、以及传递和反馈。
3.2全面质量管理办公室负责监督、检查、考核有关信息(包括政策法律、法规,文件精神,会议决定,领导指示等)学习和执行情况。
3.2 行政管理总部负责信息的发布和管理。
3.3 物业集团总经理负责主持物业集团管理评审,副总经理负责主持物业集团公司例会。
3.4 各部门负责实施公司有关决议政策,并把有关情况反馈到公司领导或相关部门。
3.5 各部门负责人负责本部门的信息沟通,组织本部门例会。

4.0 工作内容
4.1 内部信息沟通的主要渠道:
a.印发文件、通知、通报;
b.召开各种会议(如工作例会、领导办公会、专项研讨会、管理例会、座谈会等);
c.出版公告栏、电话、传真;
d.各类管理检查、评审活动。

4.2 印发文件、通知、通报
4.2.1 行政管理总部和各行政管理部根据各单位的决定或领导的指示,印发有关文件或通知等公文至各部门,并提出相关的要求。
4.2.2 各部门根据文件精神落实各项工作。
4.2.3 各部门在执行过程中,应将各类信息及时反馈、上报及高效快速处理。
4.2.4 行政管理总部和行政管理部对其他部门反馈的情况进行汇总、综合,并上报单位领导。
4.2.5 各级单位领导根据反馈的情况做出下一步的工作计划。
4.2.6 内部文件处理详见《内部行政公文处理程序》。

4.3 召开各种会议
4.3.1 物业集团每两周组织各物业公司、管理处负责人召开一次工作例会。
4.3.2 各部门在工作例会上汇报前期重点工作进展情况、物业管理中存在的问题、以及需要领导协调的事项,下一步工作计划。
4.3.3 对于重大的问题,须在领导办公会上研究决定;对于具有专业特点的问题,须召开专项研讨会;对(来自:www.pmceo.com)各部门举行的会议,内容涉及到管理、业务、业户等,可通过座谈会等形式。
4.3.4 例会及重要的临时性会议均应以《会议纪要》形式记录,由组织部门编写并发放至各参加单位,抄报公司领导,行政管理总部和相关职能部门负责存档。
4.3.5 各部门根据会议要求和决定事项,切实执行。
4.3.6 各部门应及时把落实执行情况反馈、汇报公司领导。
4.3.7 各物业公司(管理处)每星期召开一次管理例会,《会议纪要》报集团公司领导。
4.3.8 各物业公司(管理处)每天召开晨会,《晨会纪要》呈阅集团公司领导。

4.4出版公告栏
4.4.1 行政管理部负责将公