工程项目文件资料的管理包括公司发文、项目对外收发文、418#文件所覆盖的技术资料、其他质量记录等四个方面的内容。
项目资料员在项目技术负责人的领导下,具体负责文件资料的管理工作。
项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。
管理目标是技术资料真实同步,达到长城杯的资料要求;非技术资料编目清晰,便于查阅。
文件资料的日常管理制度
一、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全,符合《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的要求。
二、项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料的收集整理工作,检查资料员的资料归档工作,不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。
三、418#文件涵盖的技术资料要求:
1、项目总工组织各专业工程师和资料员学习418#文件。
2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理。每月月底将本月技术资料移交项目资料员。
3、项目资料员负责技术资料的整理、归档工作,资料归档时应按《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的标准来做。::如果技术资料不符合要求,资料员做以详细记录交给专业工程师,专业工程师应及时补齐。
四、为了加强项目管理,除了418#文件的规定之外,其它质量记录由资料员统一管理。
五、各业务口收集、整理本专业质量记录,定期报送资料员处。资料员进行分类归档。
公司发文管理制度
一、对公司发文进行分类收存,类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。
二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。
三、项目资料员在接到文件后,根据文件归属类别是行政文件还是党群文件,附上文件和资料传阅学习单后分别送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后,在文件就资料传阅学习单上签署意见,并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围,由资料员送各相关业务人员学习。各相关业务人员必须认真学习文件内容,并在文件和资料传阅学习单上签名。
四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。
五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。
六、质量体系投入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。
七、项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。
项目对外收发文管理制度
一、项目对外发文应由室主任审核,项目经理审批签发。对业主发文应该用微机打印,发文格式执行《北京中铁建筑工程公司CI手册VI分册工程项目部分(试行)》的要求。
二、建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文,属于技术文件的,由项目技术负责人统一保存。属于合同类文件的,由成本经理统一保存,并根据文件内容组织责任人员进行学习。
公司发文管理制度
一、对公司发文进行分类收存。类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。
二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。
三、项目资料员在接到文件后,根据文件归属类别是行政文件还是党群文件,附上文件和资料传阅学习单后分别送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后,在文件就资料传阅学习单上签署意见,并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围,由资料员送各相关业务人员学习。各相关业务人员必须认真学习文件内容,并在文件和资料传阅学习单上签名。
四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。
五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。
六、质量体系投::入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。
七、项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。
项目对外收发文管理制度
一、项目对外发文应由室主任审核,项目经理审批签发。对业主发文应该用微机打印,发文格式执行《北京中铁建筑工程公司CI手册VI分册工程项目部分(试行)》的要求。二、建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文,属于技术文件的,由项目技术负责人统一保存。属于合同类文件的,由成本经理统一保存,并根据文件内容组织责任人员进行学习。 www.pmceO.com 物业经理人网
篇2：工程项目文件资料管理规定
1、内容工程项目文件资料管理包括整个项目实施过程中的文书资料、工程技术资料、施工资料、科研项目资料,竣工图等。
2、由资料员负责项目文件资料的统一管理并督促其他各部门对相应的文件资料进行收集、整理。
3、文书与资料处理要点
1)项目文书处理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、签发、用印、传递、立卷、归档与销毁等程序。
2)项目经理部的文件收、发由项目资料员统一登记,视公文内容和性质,准确及时交项目经理、业主、监理和其他有关部门批示或办理。
3)对于不符合国家有关法令、法规与违反制度的文件,可拒收或不予办理。
4)按照ISO9002标准对项目的文件资料进行管理,做好文件受控管理工作。对于涉及有关项目成本、技术、质量及其它必须保密的公文与技术资料,未经项目经理同意,任何人不准借阅。对于上级有关印有密级的文件,项目不准擅自翻印。
4、文件往来与信息传递
1)外发出的所有文件,都纳入编号系统并实行分级管理,并将来函的收入文件也纳入编号系统,以便统一管理。
2)文件签发分三级管理
①一级文件:必须由项目经理或项目副经理签发,所有经项目经理审阅的施工组织设计;季、月度计划;重要的会议记录[[(必须由参加会议各方对整理后的《会议纪要》签名后有效)。
②二级文件:备忘录,整改通知;业务联系单;催款通知;技术核定单等。(须由业主和监理部门负责人签字后方有效)
③三级文件: 会议通知等。
3) 文件的分发与传递
①一级文件由项目部办公室分发;二级文件由各部门自行分发。
②外来文件,必须由项目部办公室统一收文,逐一处理,原则上各部门不直接收文。
③有关工程的传真文件统一由项目部办公室收文、编号并分送有关部门。
4) 发文规则
①所有文件使用统一文稿纸,由办公室印制。
②文件署名签发必须用钢笔书写,不使用原珠笔或铅笔。
5) 归档时间
施工过程中的各种资料在施工过程中由资料员收集,工程竣工后一个月内由资料员提供竣工资料,归档。
6) 档案的借阅
为充分发挥工程档案作用,因工作需要在工作时间随时可借阅。但需办理借阅手续,档案不得带出本项目。
7) 档案的检查、核对及移交
工程档案定期进行检查核对,做到帐物相符,待工程竣工后,工程评定结束,按有关规定向有关档案管理部门移交。
篇3：工程项目文件资料管理制度(2)
工程项目文件资料管理制度（二）
文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。
1、收发文件管理制度
1）对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发，做好收发文记录，接收人签字。
2）文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。
3）外发文件的具体要求
公司外发文件在发放记录上注明原件存放处，办公司室统一标识发放文件编号。
4）公司内发或传阅文件的具体要求
（1）公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字，注明原件存放处。
（2）建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文，由办公室统一接收，并及时上报公司经理，由公司经理签署意见。
（3）建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文，由项目部接收，由项目负责人签署意见，项目负责人根据具体情况上报公司。
（4）项目发放施工队的文件规定：
发放施工队的文件、通知（不含技术交底），均在项目备案，同时由发放责任人保存原件和发放记录。
2、竣工资料
1）项目经理部按竣工验收条件的规定，认真整理工程竣工资料。
2）竣工资料的内容应包括：工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图，规定的其它应交资料。
3）竣工资料的整理应符合下列要求：
（1）工程技术档案的整理应始于工程开工，终于工程竣工，真实记录施工全过程，可按形成规律收集，采用表格方式分类组卷。
（2）工程质量保证资料的整理应按专业特点，根据工程的内在要求，进行分类组卷
（3）工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序，进行分类组卷。
（4）竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。
4）交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案。承包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时，检查验证手续必须完备。
3、文件、资料保密规定
1）公司全体员工要树立爱护公司资料，保守公司秘密的观念。
2）未经公司领导同意，任何人不得私自拷备或复印资料，转借他人使用酌情给予处罚。
3）归档的公司文件未经公司经理同意不得外借；
篇4：项目建设管理文件资料收发和归档规定
关于项目建设管理文件资料收发和归档的规定
1 总则。为规范项目建设管理文件资料的收发和归档工作，特制定本规定。
2 项目建设管理文件资料的管理由项目经理负责。
3 对项目经理部所签发的各种文件资料，必须在经项目经理审定、签署并加盖项目管理印章之后方可外发。所有外发文件资料应留底存档。
4 对项目经理部收到的各种文件资料，必须在接收之前对其有效性进行检查，不得接收签字、盖章不全或经涂改的文件资料。所有外来文件资料应签收登记。
5 对设计单位发出的设计变更通知，承包商提交的工程变更申请，监理机构签发的工程质量事故处理报告、停（复）工令、重要的监理通知以及安全事故处理报告等重要文件，项目经理部在收到文件资料24小时之内必须上报业主。
6 项目经理应根据工程建设进展情况，不定期地主持项目建设管理文件资料的分类、整理、立卷及归档工作，及时将己归档的文件资料提交业主。
7 工程建设管理工作结成后，所有项目建设管理文件资料应纳入项目建设管理档案归档。
8 罚则
违反本规定对项目经理和有关人员给予批评或通报批评；情节严重的，通报批评并处50-1000元罚款。
篇5：商业城工程文件资料管理
商业城工程文件资料管理
文件资料管理执行《文件和资料控制程序》。对质量体系文件及外来的质量文件、工程图纸及附件、标准、规程、规范和设备开箱资料等进行控制。保证对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都用相应文件的有效版本。通过文件和资料的批准、发布和更改的控制，保证文件和资料的有效性。
工程科负责建立管理类现行有效文件一览表和文件和资料接收、发放登记台帐、借阅登记台帐。
项目部质量管理组统一按规定进行文件资料的接收、分类、编码、标识、登记和发放。有效文件按程序签批发放、借阅、回收和归档。加盖参考章的文件、资料或图纸仅限于管理人员参考使用。
作为受控文件的延伸管理，文件、资料的复印由原责任人、职能部门确认，同等于文件、资料的管理。
对需要反馈的文件、资料，及时进行封闭，归档。
作废的文件、资料，由质量管理组统一收回并编制作废申请单和加盖"作废"章集中处理。
质量管理组不定期地对所发放到各部门、责任人的文件、资料进行跟踪检查，确保文件、资料使用始终有效。
内部文件资料的更改，由该文件原审批部门进行审批，若指定其它部门审批时，原审批部门应向新指定的审批部门提供审批所需要的有关背景资料或信息。
工程科将更改后的文件和资料归档，抽出并销毁作废的文件和资料，将更改后的文件和资料发送至相关部门。
外部文件资料的更改（设计修改等），由质量管理组统一签收后按文件资料更改程序进行。
作废的文件资料（包括内，外部流转使用的）需要暂时保留时，由质量管理组统一加盖"作废"章方可保留。同时由质量管理组进行归档记录、跟踪管理。