大厦物业工程部档案管理规定

　　工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据，加强工程档案管理是工程部的一项重要工作。为加强工程档案管理特制定本管理制度。

　　一．工程档案目录管理

　　1.工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式，基础档案材料要保留纸页档案，过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。

　　2.工程档案设置三级目录，第一级目录为类别目录，第二级目录为程序文件目录，第三级目录为工作单目录。

　　3.工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。

　　二．工程档案管理程序

　　1.工程档案管理责任

　　(1)工程部经理责任：设置文秘档案员；确定档案目录；设置档案保密等级；检查档案情况。

　　(2)工程部责任：配合工程部经理进行工作。

　　(3)文秘档案员责任：档案建立；档案修改；档案整理；销毁更新；档案资料分析报告；接受经理和上一级档案管理人员检查；检查工程部各级人员档案工作情况。

　　(4)员工责任：认真进行原始资料的记录；接受各级领导和档案员的工作检查。

　　2.工程档案管理程序

　　(1) 工程档案的建立

　　文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号，并在每卷首页建立目录清单，同时在计算机中进行目录登记。

　　(2) 工程档案的存档

　　工程档案由文秘档案员整理，按规定目录存档。

　　(3) 工程档案的查阅和借阅

　　一般工程档案查阅可向文秘档案员借出，在工程部办公室阅览；若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工程部经理批准可查阅，不可以借阅。

　　(4) 工程档案的更改清理和销毁

　　原始档案一般不可修改；工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。工程部档案应定期进行清理，过程性工作档案到期后应及时销毁，但应做好销毁记录。

　　(5) 上级档案存档

　　工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。

　　(6) 保密等级设置和更改

　　涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案，如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码，其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。

　　(7) 计算机档案管理

　　工程部档案应积极推行计算机管理，由文秘档案员设置目录菜单，将档案或目录及时录入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。

　　(8) 图书档案管理办法

　　工程部购置的技术图书由文秘档案员登记建档，制定图书借阅管理办法，严格按管理办法借阅。

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