篇2：后勤集团文书档案管理规定

>　　大学后勤集团文书档案管理规定

　　文书档案是集团工作运行的记录，是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度，严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作，特制订本规定。

　　一、文书档案管理的基本原则

　　文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则，以集中管理为主。

　　集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。

　　集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理，以便于及时利用和维护文书档案的完整与安全。

　　保密性文书按照上级规定执行。

　　二、归档文书的范围

　　1.学校和上级部门签发、转发的文件。

　　2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。

　　3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作计划等。

　　4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。

　　5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。

　　6.相关的法律法规及标准。

　　7.具有查存价值的资料。

　　三、管理部门及职责

　　1.集团党政办公室：负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。

　　负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。

　　2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。

　　3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。

　　4.各单位应确定一名文件管理人员，负责本单位文件的管理与归档工作。

　　5.管理职责

　　⑴ 搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。

　　⑵ 积极开展文书档案的提供与利用工作。

　　⑶ 进行文书档案鉴定与统计。

　　⑷ 保证文书档案质量，防止丢失、损坏。

　　四、文书档案的点验

　　办公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验：

　　1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺应及时询问递交人进行追查补齐。

　　2.对领导审批的文件，应确认领导签署的意见是否已办理，如已办理，应在办理结果一栏签字，并将相关文书合并统一归档。

　　3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字，主管领导审批签发，并注明签发日期。

　　五、立卷

　　1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理，每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起，不得分开，即正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批复在前，请示在后;转发在前，原件在后。

　　3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。

　　4.卷内文件应按照发文时间先后顺序，依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写，页号在公文右下角连续填写。

　　5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首, 备考表放在卷尾。

　　6.填写完整档案盒各项内容，将整理好的公文，放入档案盒存入文件柜。

　　六、归档管理

　　1.各单位文件管理人员应在每年一月底前，将上一年度的文件整理归档，归档时应按照立卷要求整理。

　　2.个人不能保存应归档的公文。

　　3.拟制、修改和签批的公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外，需翻印的须经办公室主任批准。翻印时，应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时，应当加盖复制

　　单位印章。

　　5.各单位应设立专用文件柜，保持归档文件清洁，防止受潮、虫蛀、腐蚀。

　　七、归档文书的借阅

　　1.借阅归档公文应履行借阅手续，填写《档案借(查)阅登记表》。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。

　　2.原则上案卷不许借出，只供在办公室查阅，需借出的须经主管领导或办公室批准。

　　3.借阅期限一般不超过十天，到期应及时归还。需延长借阅时间的，应经办公室主任同意。到期未还的，文件管理人员应及时催www.pmceo.com促借阅人员归还。

　　4.借阅归档公文的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、转借档案。

　　5.因工作需要复制档案时，必须经办公室主任批准。

　　6.借阅档案归还时，文件管理人员应当面认真查验档案的完整性，发现遗失、损坏时，应查问借阅人员原因，并报办公室主任。

　　7.集团以外的单位借阅归档公文时，须经主管领导同意，并按规定办理借阅手续。

　　八、公文保存期

　　1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。

　　2.指导工作运行类公文保存期为三年。

　　3.一般短期通知类公文保存期为一年。

　　九、公文的收回与销毁

　　1.不具备归档和存查价值的公文，经过办公室主任批准后，可不作为归档公文存档。需销毁时，由文件管理人员填写《文件销毁清单》，注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期，批准人和销毁人应签名。

　　2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。

　　集团各职能部门行文下发的公文由本部门负责收回并销毁。

　　各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。

　　3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理，已到保存期的公文应编写收回与销毁公文的通知和目录，明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。

　　收回的公文应建立收文登记。

　　4.收回过期公文，文件管理人员应填写《文件销毁清单》，销毁人和监督销毁人应在清单上签名，并注明销毁日期。

　　6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅，并加盖“作废保存”印章。

　　十、电子文档的处理

　　1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。

　　2.各单位应有专人和专门设备，对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。

　　3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集团党政办统一备案。

　　十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

　　十二、本规定自公布之日起执行。

篇3：（学校）安全档案管理规定

　　学院(学校)安全档案管理规定

　　第一章 总 则

　　第一条 为了加强对安全档案的管理、收集和整理工作，有效地利用和保护档案，为学校安全及各项工作的顺利开展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《邯郸学院档案管理办法》及有关法律法规，制定本规定。

　　第二条 本规定所称的安全档案是指我院安全部门过去和现在在从事日常的治安、户籍、政保、安防、消防、稳定及综合治理等工作中形成的对学校安全及其他各项工作有保存价值的各种文字、数据、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

　　第三条 保卫处工作人员有保护安全档案的义务

　　第四条 安全档案管理坚持依法治档、统一领导、分级管理、专人负责的原则，共同保护档案的完整与安全，为处室及学校工作服务。

　　第五条 安全档案管理工作接受档案管理部门的监督和指导。

　　第二章 管理部门及职责

　　第六条 安全档案的管理由保卫处领导班子统一领导。领导班子依法管理本单位档案，明确管理档案的部门和人员，增强职工档案意识，创造条件提高档案管理人员的业务水平，确保档案完整、准确和安全。

　　第七条 办公室统筹规划本单位的档案管理工作，具体职责为：

　　(一) 贯彻执行学院档案工作的各项政策、规定;

　　(二) 在本单位领导和学院档案室的指导下，实施学校档案工作计划、规划;

　　(三) 根据《档案法》及有关法律、法规，制定本单位文件材料归及档案保管、利用、销毁和移交等有关规章制度;

　　(四) 负责本单位在工作中形成的文件材料、声像材料、实物资料的收集、积累、整理、立卷和向学院综合档案室移交档案等工作;

　　(五) 参与本单位档案史料的整理和编研工作;

　　第八条 各科、室、队指定专人具体负责档案管理工作，管理人员应坚持四项基本原则，认真执行党和国家有关政策和学校有关规章制度，严守纪律，保守秘密，忠于职守，具备档案专业知识和相关的科学文化知识，认真参加学校及其他相关部门的业务培训，不断提高档案业务能力和管理水平。

　　第九条保卫处各部门定期向保卫处办公室移交档案。

　　第三章 档案的管理

　　第十条 档案的收集：

　　(一)属处办公室保管的档案由办公室负责收集，本学年初立上一学年的卷，预立本学年的卷。

　　(二)重大事件、临时性工作在工作结束后十日收集立卷。

　　第十一条 档案的整理：

　　要以事件特征为依据进行分类，特征相同的为一类，根据分类和时间整理归档。文件材料整理要符合规范。

　　第十二条 档案的立卷：

　　(一)根据有关规定和案卷的价值分为永久、长期、短期;

　　第十三条 档案的保存：

　　按照保存年限和保密级别保存，并编制检索工具，编辑档案参考资料，保存的文件书写和载体材料须能耐久保存。

　　第十四条 档案的借阅：

　　(一)因工作需要借阅档案的，应填好档案查阅单，并现场借阅，不得随意带出办公室。

　　(二)确因工作需要外带，需办理外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。

　　(三)借阅绝密文件要经处室领导批准。使用人对借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　第十五条档案的销毁：

　　须报学校有关部门及处领导批准，销毁时应有两人以上负责临销，并做好记录。

　　第十六条 档案的备份：

　　处室所有有价值的文件、安全纪录等必须备份。备份与源文件分开保存。

　　第十七条 档案的移交：按照《邯郸学院档案管理办法》定期向学院综合档案室移交整理好的档案。

　　第四章 档案管理的范围和内容

　　第十八条 根据《档案法》和《邯郸学院档案管理办法》，安全档案归档的范围包括安全基本情况和安全管理情况。

　　安全基本情况应包括以下内容：

　　(一)年度安全工作计划、部署，各种安全文件资料。

　　(二)单位基本概况，重点部位情况。

　　(三)安全责任人、管理人、安全员岗位职责。

　　(四)各种安全制度。

　　(五)各种安全设施、器材情况。

　　(六)其他与安全有关的情况。

　　安全管理情况应包括以下内容：

　　(一)安全设施、器材定期检查记录，维修保养的记录。

　　(二)安全隐患及其整改情况的记录。

　　(三)安全宣传教育培训记录。

　　(五)安全情况、事件、事故及处理记录。

　　(六)奖惩情况记录。

　　(七)其他有关安全管理的情况。

　　第五章 责任追究

　　第一十九条 有下列行为之一的，依照有关法律、法规及规章给予

　　行政纪律处分，直至追究法律责任。

　　(一)毁损、丢失或擅自销毁安全档案的;

　　(二)擅自向外界提供、抄摘安全档案的;

　　(三)涂改、伪造安全档案的;

　　(四)未及时上报归档或档案管理不善的;

　　(五)未按手续借阅、外带档案的。

　　第六章 附 则

　　第二十条 本规定解释权归保卫处。

篇4：广告公司档案管理规定

　　广告传媒公司档案管理规定

　　(一)公司的档案范围

　　1、企业行政文书档案：包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划和工作总结;有关人员的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。

　　2、企业管理档案：包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

　　3、企业技术档案：包括技术研究档案、项目方案、样片等。

　　4、企业会计档案：包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。

　　5、企业业务档案：包括与客户往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据等。

　　6、企业声像档案：包括照片、录音、录像档案等。

　　(二)公司档案管理体制

　　1、公司档案管理机构：办公室统一管理公司各类档案(会计档案除外)。

　　2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

　　(三)立卷归档制度

　　1、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办(理)完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

　　2、归档范围：凡本单位具有考查利用价值的文件材料。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

　　3、归档时间：办(理)完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度归档。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，签订后就立即归档。当事人、部门负责人留复印件备查。

　　(3)凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

　　(4)项目、科研课题，鉴定，验收后，两个月内归档。

　　4、归档要求

　　(1)材料完整齐全。

　　(2)系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，并区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

　　(3)立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

　　(4)在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

　　(5)由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办(理)移交手续，双方在移交清册上签字。

　　5、部门归档要求

　　(1)编制立卷项目，将办(理)完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。

　　(2)文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

　　(3)一个客户一个立卷，一个项目立一个卷，一个档案盒。

　　(4)贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的办(理)流水号放在文件袋里。

　　(5)定时交档案室：文件量少的，一季交一次，季后第一个月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分类编目排列。

　　7、记录档案文件材料目录须打印，统一用A4纸。

　　(四)、档案管理工作

　　1、档案的管理：区分全宗，正确立档单位;分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。

　　2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

　　3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

　　4、档案的销毁编制销毁清册;办(理)销毁手续，经总经理批准，方能销毁;销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

　　(五)、档案利用工作

　　1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

　　2、档案利用方式有：提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。

　　3、档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。

　　4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

篇5：公司会计档案管理规定

　　公司会计档案管理规定

　　1.0 目的

　　会计档案是记录和反映公司各项经济业务的重要史料和证据，财务部要切实加强对会计档案的管理工作，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等制度，切实把会计档案管好。

　　2.0 适用范围

　　2.1会计凭证:原始凭证、记帐凭证、银行对帐单、银行存款余额调节表。 2.2会计帐薄:现金和银行存款日记帐、明细帐、总帐、固定资产卡片、辅助帐薄。

　　2.3会计报表:月、季度会计报表，年度会计报表。 2.4电脑磁盘:储存会计核算资料、电脑核算程序。 2.5其他会计资料:帐单、发票、收据存根、计划统计报表、经济合同、会计移交清册等等。

　　3.0工作职责

　　(略)

　　4.0 程序要点

　　4.1公司每年形成的会计档案，都应由财务部按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案在会计年度终了后可暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部编造清册归档入库。

　　4.2已入库的会计档案，应保持原卷册的封装，需拆封整理的，由会计档案管理人员处理。

　　4.3会计档案的保管，必须存放有序，查找方便，同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损，散失和泄密。

　　4.4会计档案的保管期限据财政部的有关规定执行。

　　4.5公司保存的会计档案应根据本单位的业务需要，积极给予利用。公司其他部门查阅会计档案，须经有关负责人同意，要向保管人说明查阅范围，并按规定进行登记，查阅后及时归档。

　　4.6外单位查阅会计档案，需凭查阅单位介绍信，说明查阅范围，查阅人还应出示身份证件，经财务部经理批准后，才能办理登记查阅手续。

　　4.7查阅会计档案必须由保管人陪同，不得让查阅人单独在场。

　　4.8查阅时会计档案需保持原样，不得拆抽，涂改，如需复印的，须经财务部经理同意。

　　4.9会计档案保管期满，需销毁时，应指定专人鉴定审查、编造会计档案销毁清册，经酒店领导同意，报主管部门批准后方能销毁。对于其中未了结的债权债务的原始，应单独抽出，另行立卷，保管到结清为止。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

　　5.0 记录文件与控制表格

　　6.0 支持文件

　　无